CALIDAD EN LA UNIVERSIDAD

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Habilidades y Competencias de la Gestión
Universitaria
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• Habilidades y competencias de la Dirección
• Carmen García de Elías
• Jefe del Área de Planificación y Evaluación
• Madrid 21 de febrero de 2006

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La Dirección en la gestión universitaria

• Encaminar guiar, orientar, conducir, llevar de
  la mano,
• Intenciones y las operaciones objetivos claros,
  conocidas o consensuadas y hechos que responden a
  las intenciones.
• Fin determinado meta, objetivo (alcanzables,
  evaluables, corregibles, mejorables).

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La Dirección en la gestión universitaria

• Tres niveles de Dirección
• Estratégico
• - decidir cuál es la Misión y los grandes
  objetivos
• - valorar el entorno, hacer el diagnóstico
  interno, localizar los recursos
• - decidir sobre las estrategias de dirección y
  sus resultados
• Táctico - estructurar cada uno de los subsistemas
  funcionales
• - configurar la organización para que de
  respuesta a los grandes objetivos
• - integrar los recursos y las funciones
• - motivar y fijar los sistemas de recompensa
• Operativo - estructurar los trabajos dentro de
  cada área
• - supervisar las funciones de cada área
• - coordinar las acciones dentro de cada área
• - establecer sistemas de evaluación de los
  resultados

Alta Dirección
Dirección Media
Dirección Básica
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La Dirección en la gestión universitaria
Habilidades asociadas a cada nivel de Dirección
Nivel de Dirección
Habilidad
Estratégica

Conceptual
Táctica
Técnica
Humana
Operativa
Conceptual - capacidad de pensar de forma
creativa y analítica - permite relacionar
fortalezas y debilidades con oportunidades y
amenazas del entorno - permite tener una
visión integral, centrar la misión y fijar los
objetivos estratégicos Técnica - capacidad de
utilizar los conocimientos, métodos, técnicas,
tecnología, equipamientos y demás
recursos, en la ejecución de las tareas Humana
- facultad de relacionarse, comunicar, motivar,
guiar y arrastrar

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La Dirección en la gestión universitaria
Funciones propias de la Dirección
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COORDINAR
ORGANIZAR
DIRECCIÓN
PLANIFICAR
ACOMPAÑAR
4
1
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La Dirección en la gestión universitaria

• 1. PLANIFICAR
• Hacer el plan o proyecto de actuación, o
  proyectar una unidad o una institución hacia el
  futuro deseado.
• Requiere decidir los objetivos, determinar las
  políticas y las estrategias y prever el
  desarrollo de las acciones necesarias.
• Debe garantizar el uso eficaz de los recursos.
• No garantiza el éxito, si las metas no son
  alcanzables, o no se dispone de las capacidades
  necesarias, o falta motivación, coherencia,
  estabilidad o continuidad en el proceso de toma
  de decisiones.

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• FASES O ETAPAS DE LA PLANIFICACIÓN

PLAN ESTRATÉGICO
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EFECTO MERLIN
presente ahora estado real
futuro mañana estado ideal
ESTRATEGIA
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FASES O ETAPAS DE LA PLANIFICACIÓN

• MISIÓN
• Objetivo de orden superior que clarifica el
  propósito de la institución y justifica la razón
  de su existencia. Es la razón de ser de una
  organización.
• ANÁLISIS EXTERNO E INTERNO
• DAFO Debilidades, Amenazas, Fortalezas,
  Oportunidades.
• Análisis de la situación interna y externa en la
  que condiciona o determina la organización o
  unidad.
• VISIÓN
• Conjunto de valores y definición de un estado
  deseado ideal que se pretende alcanzar a medida
  que implementa sus diferentes objetivos y
  estrategias y cumple su misión.
• OBJETIVOS Y ESTRATEGIAS
• Objetivos estratégicos, generales y específicos,
  junto con las acciones estratégicas para su
  consecución.

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La Dirección en la gestión universitaria

• 2. ORGANIZAR
• Disponer los componentes de forma conveniente
  para lograr un fin.
• La organización es el instrumento del que se vale
  la institución para coordinar los recursos y las
  distintas actuaciones, de manera que puedan
  lograrse los objetivos en términos de máxima
  eficiencia.
• Supone el enunciado de principios y parámetros,
  requiere diferenciar e integrar, establecer
  marcos de acción, concretar las partes de la
  organización y definir su estructuración.
• El modelo organizativo depende de la institución
  y unidad considerados.

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La Dirección en la gestión universitaria
EL SÍMIL DEL EDIFICIO (1)
La estructura vertical Elementos que realizan
la transmisión de las cargas hasta el terreno
donde está cimentado el edificio. Pilares,
cimientos. La estructura horizontal Elementos
que reciben localmente las cargas,
transmitiéndolas a la estructura vertical,
repartiéndolas. Vigas, forjados y
arriostramientos. La solidez de la estructura
vertical y el buen entramado de la estructura
horizontal dan resistencia y flexibilidad.
Principios esenciales y criterios de
orientación la identidad profunda, los
valores. Idearios, normas, reglas, estatutos
Relaciones entre personas, unidades, colectivos e
instituciones. Participación, consenso.
Conciencia de comunidad. Vinculación e inserción
en el entorno. Trabajo en equipo.
Profesionalización. La institución sólida
resiste a las presiones y tiene elasticidad para
variar y adaptarse a las vicisitudes del entorno,
sin perder su identidad.
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La Dirección en la gestión universitaria
La tabiquería Elementos que definen y configuran
los diferentes espacios del edificio, limitando
su superficie y volumen en función del uso al que
serán destinados. Tabiques, puertas,ventanas. Las
instalaciones Sistemas que facilitan el
correcto uso y explotación del edificio. Energía
eléctrica,red informática, agua, desagües,
seguridad. La decoración Conjunto de elementos
que aportan diferencias más visibles.
Proporcionan la imagen de los que habitan el
edificio.
(2)
Establecimiento de ámbitos o unidades
diferenciadas y las relaciones entre las mismas y
con la sociedad. Tan importante como los
espacios interiores lo son los de conexión entre
espacios y su accesibilidad. Funcionamiento
de la interconexión entre unidades.
Compatibilidad de enfoques y métodos.
Coordinación. Comunicación. Comparación. Trabajo
en equipo. Relación, trato, formas de
convivencia entre personas y grupos. Gestos y
detalles que marcan una línea, un estilo que
remite a los valores intangibles.
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La Dirección en la gestión universitaria

• 3. COORDINAR
• Asegurar que tras una distribución clara de
  funciones y tareas, cada unidad y cada
  responsable pueda desarrollar las acciones
  necesarias para contribuir a alcanzar los
  objetivos últimos de la institución.
• Se hace imprescindible la comunicación entre las
  personas que ocupan puestos de base y toda la
  cadena de mando y entre los distintos niveles de
  dirección.
• Es absolutamente necesario el contacto personal,
  para no limitarse a una transmisión mecánica de
  normas y consignas. Las personas -los directivos
  también- necesitan ser orientados, motivados y
  estimulados.
• Hay que garantizar los recursos indispensables
  -personas, dinero, espacio, equipamientos- si se
  pretende un alto nivel de exigencia.

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La Dirección en la gestión universitaria
EL SÍMIL DEL VELERO

• En el velero todos tiene un objetivo común, ganar
  la regata, pero cada uno, desde el puesto y las
  funciones asignadas, tiene objetivos específicos
  
• - El armador ha conseguido un barco, una
  tripulación, unos recursos económicos, un
  tiempo de preparación. Objetivo que todo marche
  a la perfección.
• - El patrocinador ha puesto el dinero y ha
  confiado en el armador. Objetivo rentabilizar la
  inversión, mediante la promoción de su imagen.
• - El patrón ha formado a la tripulación, la ha
  entrenado y tomará las decisiones definitivas
  sobre las maniobras a realizar durante la regata.
  Objetivo acertar en las tácticas y conseguir la
  máxima coordinación y precisión.
• - El caña o timonel dirigirá la embarcación,
  siguiendo las instrucciones del patrón. Objetivo
  cumplirlas sin errores.
• - El táctico analizará la situación y aconsejará
  al patrón. Objetivo la rapidez y el acierto.
• - El navegante lleva el control electrónico de
  todos los datos necesarios. Objetivo la
  fiabilidad de los cálculos.
• - Cada uno de los tripulantes -proa, palo de
  proa, piano, trimer de génova, trimer de espi,
  bañera, trimer de mayor- realizará las tareas
  propias de su puesto siguiendo las órdenes del
  patrón. Objetivo la precisión.
• El objetivo específico más importante de todos
  ellos para ganar la regata, es la
• COORDINACIÓN.

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• ORIENTACIÓN clara hacia los clientes
  estudiantes, empleadores, empresas, sociedad,
  administración...
• MEJORA CONTINUA revisiones periódicas de todo
• LIDERAZGO y ejemplo de los directivos
• Organización por PROCESOS ,que se analizan y se
  mejoran
• INFORMACIÓN para la toma de decisiones
• COMUNICACIÓN en todos los sentidos (comunicación
  poner en común)
• COMPARACIÓN con organizaciones de referencia
• Trabajo en EQUIPO
• RECONOCIMIENTO claro del esfuerzo de las personas

• PARTICIPACIÓN de las personas

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• Los Modelos de Calidad identifican los elementos
  clave de toda organización y ofrecen mecanismos
  de evaluación para la mejora

Modelos de CALIDAD

• Modelo japonés Premio Deming. 1951
• Modelo norteamericano Premio Malcolm
  Baldrige.1987
• Modelo Europeo Premio Europeo.1991
• Modelo Iberoamericano Premio Iberoamericano.1999
  
• Otros modelos (Australia, Sudáfrica) Premios
  nacionales

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Modelo Europeo de la EFQM
AGENTES FACILITADORES 500
RESULTADOS 500
Procesos 140
Resultados Globales 150
Personas 90
Resultados en las Personas 90
Liderazgo 100
Política y Estrategia 80
Resultados en los Clientes 200
Alianzas y Recursos 90
Resultados en la Sociedad 60
INNOVACIÓN Y APRENDIZAJE
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La Dirección en la gestión universitaria

• 4. ACOMPAÑAR
• Verificar si todo se realiza conforme a lo
  previsto, siguiendo las órdenes impartidas y de
  acuerdo a los principios y criterios admitidos,
  para poder comprobar eficazmente si se alcanzan
  los resultados señalados como objetivos o metas.
• Hay que evaluar los inputs (planificación,
  medios, preparación) , los outputs (resultados,
  costes, rendimiento) y el proceso (personas,
  funciones, métodos) e identificar faltas o
  errores, a fin de poder subsanarlos y evitar su
  repetición.
• El acompañamiento debe hacerse antes, durante y
  después de la ejecución de acciones o programas y
  en cada momento tomar las decisiones necesarias
  para conseguir la mejora continua.

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La Dirección en la gestión universitaria

• ALGUNOS PROBLEMAS DE ALGUNAS INSTITUCIONES (1)
• Características (standard) de las organizaciones
  burocráticas complejas (por ejemplo, una
  universidad) que dificultan un buen
  acompañamiento.
• OBJETIVOS. Objetivos complejos, numerosos,
  difíciles de esclarecer, poco consensuados,
  mecanismos pocos y pobres para lograr los
  objetivos.
• INFORMACIÓN Y DATOS. No hay métodos desarrollados
  para recoger, interrelacionar y usar datos sobre
  inputs, procesos, y outputs, destinados a la toma
  de decisiones.
• GOBIERNO. Toma de decisiones compartida, poderes
  delegados, heterogeneidad.
• ORGANIZACIÓN. Las funciones y las acciones no
  suelen ser interdependientes. Los programas,
  cursos y servicios no están organizados como
  procesos.

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La Dirección en la gestión universitaria

• CULTURA INSTITUCIONAL. Falta de cultura de
  planificar, trabajar en equipo, lograr el
  consenso, replantear los procesos, evaluar los
  resultados, asumir riesgos, solucionar los
  conflictos.
• PERSONAL. No se miden las cargas de trabajo y se
  asigna el personal por criterios de oportunidad.
  Falta de incentivos internos.
• DIRECCIÓN. A menudo se exige a los profesionales
  que realicen funciones para las que no están
  capacitados, sin la formación adecuada para el
  desarrollo de sus funciones.
• PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA. Poca planificación
  sistemática y poco basada en una buena evaluación
  cíclica previa.
• TRABAJO EN EQUIPO. Más comisiones que equipos
  de trabajo y trabajo en equipo. Líderes poco
  preparados, pérdida del tiempo, escasa
  planificación de la tarea, mal modelo de
  comunicación, inadecuado apoyo al personal,
  procesos de toma de decisiones deficientes, pobre
  capacidad de resolución de problemas.

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La Dirección en la gestión universitaria
Funciones propias de la Dirección
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COORDINAR
ORGANIZAR
DIRECCIÓN
PLANIFICAR
ACOMPAÑAR
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La Dirección en la gestión universitaria

• UNA REFLEXIÓN FINAL o DEL DICHO AL HECHO (1)
• Lo que sucede a menudo
• La alta dirección delega en un técnico las
  funciones de planificación y de evaluación y se
  dedica a dirigir el día a día.
• Instinto de supervivencia.
• Existe un abismo entre la alta dirección y la
  base se ignoran o tienen sólo alguna información
  de por donde van los tiros.
• Consecuencia las decisiones se toman por
  impactos individuales y los rumores circulan a
  toda velocidad.
• Cuando se planifica se hace más con visión de
  pasado que de futuro cómo podemos mejorar lo
  que hacemos más que cómo llegar hasta donde
  queremos ir o qué debemos cambiar para
  conseguir lo que pretendemos?

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La Dirección en la gestión universitaria

• Clima general de desconfianza, escepticismo, más
  favorable
• a la inercia, al ir tirando que a la visión de
  futuro, a la
• planificación, a la organización, a la
  coordinación y al control.
• La Dirección Estratégica se asume de forma
  anecdótica y
• ajena a la gestión ordinaria. De vez en cuando
  toca planificar,
• u organizar, o coordinar, o acompañar. Y
  después?
• Tendencia a introducir mucha burocracia en los
  procesos Vale más el marco que la pintura. Poca
  creatividad e innovación en metodologías y
  contenidos.
• La intuición y la dirección estratégica se hacen
  la competencia y luchan a muerte por sobrevivir.

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MUCHAS GRACIAS POR VUESTRA ATENCIÓN...