Elementos de la Comunicacin y el rol del moderador en el proceso de comunicacin

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Elementos de la Comunicación y el rol del
moderador en el proceso de comunicación
RECORD ASESORES CIA. LTDA.
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Elementos de la Comunicación y Facilitación
TEMARIO

• Elementos de la Comunicación
• El rol del facilitador en el proceso de
  comunicación
• Técnicas de manejo de grupos
• Técnicas de visualización

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LA COMUNICACIÓN
Elementos de la Comunicación y Facilitación
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La Comunicación
Mensaje

• Emisor

Receptor
La Comunicación es un intercambio de mensajes,
significa hacerse entender y entender lo que
dice el otro.Puede ser un campo lleno de
conflictos y malentendidos
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Modelo ideal de la comunicación
Recibe, filtra, interpreta y entiende el mensaje

• Transmite el mensaje

Emisor
Receptor
Confirma el mensaje
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Niveles de Comunicación
20
80
El mensaje verbal
El mensaje no verbal
En el mensaje no verbal se esconde las emociones,
confianza, inseguridad, alegría
Siempre acompañamos a los mensajes verbales
gestos y expresiones
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Problemas de comunicación
El receptor interpreta el mensaje de manera
diferente al emisor y contes-ta de acuerdo a su
interpretación
El receptor enfoca solo un aspecto del mensaje y
no percibe el resto y res-ponde según su sobre
interpretación
La única manera de evitar los malos entendidos es
verificar el mensaje. Esto podemos hacerlo al
comunicar nuestra interpretación del mensaje.
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Dos aspectos importantes del mensaje en la
comunicación
El contenidoLa información fría de los hechos
La relación entre la persona emisora y
receptoraExiste o no un nivel de relación
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LA FACILITACION
Elementos de la Comunicación y Facilitación
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Función del Facilitador

• Organizar la reunión o taller de trabajo
• Preparar el lugar de encuentro
• Definir y manejar los horarios de trabajo
• Determinar quien toma apuntes
• Establecer las reglas y aplicarlas
• Manejar la dinámica grupal
• Motivar la participación de todas las personas
• Apoyar a los tímidos y frenar a los habladores
• Prestar atención a conflictos y tensiones
• Permanecer imparcial y neutral
• Aplicar técnicas y herramientas de moderación
• Explicar las herramientas que va a utilizar
• Buscar consenso sobre la metodología de trabajo
• Apoyar la aplicación de las herramientas
• Estructurar el proceso
• Resumir con palabras claves y elaborar
  conclusiones
• Orientar la temática
• Aclarar puntos confusos o equivocados con
  preguntas
• Asegurar la elaboración de un plan de acción

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Ciclo de la Facilitación
Preparación Definir objetivos claros,
participantes, información, logística y plan de
moderación. Introducción Conocer a los
participantes, inaugurar la reunión y presentar
el tema, facilitar el contacto entre los
participantes, (dinámica), fijar las
expectativas y temores definir los objetivos,
presentar una agenda acordar la metodología
y el rol del moderador. Temas Recolectar los
puntos de discusión, acuerdos, puntos fuertes y
débiles Priorización Priorizar los temas más
urgentes o relevantes (discusión o pareto).
analizar los diferentes aspectos de cada
tema se exponen posiciones opuestas y se
intercambian argumentos a favor y en contra. El
moderador debe resumir y visualizar los puntos
clave. Se puede trabajar en grupos
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Ciclo de la facilitación
Acciones Se fijan los resultados y se les
convierte en acciones concretas, definir
responsables por acción, establecer un
cronograma de trabajo, Acordar un sistema de
monitoreo. Conclusión y Motivar la
implementación de los resultados Evaluación asegu
rar que no quede nada pendiente, si no alcanza
el tiempo, definir como seguir, realizar una
retrospectiva y evaluación, fijar la fecha, los
contenidos y responsables para la próxima
reunión. evaluar el evento se han cumplido mis
expectativas? considero efectivo el trabajo?
estoy contento con los resultados? me sentí
bien con el grupo? me gusto la moderación?
cuáles son mis sugerencias? agradecer a los
participantes.
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Tipología de participantes
Agresivo Mantenerse tranquilo y objetivo.
Motivar al grupo de rebatir sus
declaraciones. Positivo Pedir que resuma los
resultados. Involucrarlo en la discusión. Sabeloto
do Pedir al grupo que tome decisión en cuanto a
sus declaraciones Hablador Interrumpirlo
discretamente. Fijar un tiempo de
intervención. Tímido Referirse a él con
preguntas y apoyarle Negativo Reconocer sus
conocimientos y experiencias. Dirigirse a él como
experto. Desinteresado Preguntar sobre su
trabajo. Motivarle a hablar en su campo de
conocimiento Gran jefe No criticarlo
directamente y si es arrogante no prestarle
atención Interrogador Devolver sus preguntas al
grupo. No hacer caso sus sutilezas Payaso
Reconocer su aporte al ambiente. Orientarle al
trabajo
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TECNICAS DE MANEJO DE GRUPOS
Elementos de la Comunicación y Facilitación
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Técnicas para el manejo de grupos
Cómo Preguntar? Las preguntas son el instrumento
central del moderador para guiar la
discusión Preguntas cerradas solo permite la
contestación de sí o no. Preguntas abiertas
permite contestar con opiniones Preguntas
manipuladoras propone la respuesta dentro de la
misma pregunta La pregunta que proviene del
Público se devuelve la pregunta, el moderador se
mantiene neutral. Preguntas útiles que sirven
para Disolver bloqueos Qué más se podría hacer?
Qué se necesita para lograrlo? Concretar en
términos más específicos Qué quiere decir con
ello? Qué significa esto para usted? Aclarar
supuestos Cómo sabe que no quiere? Está
seguro que no existe apoyo? Recuerde no se trata
de un interrogatorio
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Técnicas para el manejo de grupos
Fijar Reglas Establecer reglas de juego claras
son avisos generales para nuestra conducta con el
objetivo de facilitar y ordenar las
discusiones Las perturbaciones tienen prioridad
el desacuerdo, la inquietud, el cansancio y la
falta de ánimo son factores que el moderador debe
esclarecer y buscar su cambio. Todos tienen la
responsabilidad del éxito el éxito no depende
del moderador, sino de todos. Respetar las reglas
básicas de la comunicación hablar en nombre de
uno mismo y no del prójimo, hablar con los
presentes y de ellos, hablar uno después de otro
y con brevedad. Partir de la situación actual de
los participantes los participantes llegan con
sus propios conocimientos y opiniones. Puede ser
necesario aclarar los puntos de partida del
taller. Buscar transparencia en situaciones
difusas buscar mayor transparencia en las
posiciones y opiniones y favorecer la
discusión. Replantear el proceso hay situaciones
en las que el moderador no sabe como seguir,
entonces se debe consultar al grupo como seguir.
Quieren seguir discutiendo este tema?
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Técnicas para el manejo de grupos
Retroalimentación Retroalimentación persigue
sensibilizar a los participantes respecto a
comportamien-tos difíciles (dormir, conversar,
escribir, etc.) y buscar soluciones
concretas Hacerse la vista gorda no es
conveniente reaccionar, en principio a
comportamientos desagradables, puede no volverse
a repetir. Exhortar a través de gestos invitar
a la colaboración constructiva. Anunciar la
perturbación tengo un problema decir lo que
esta molestando (estan conversando), indicar sus
impactos negativos (esto nos distrae), hacer una
propuesta (podrían exponer su punto de vista),
ponerse de acuerdo como seguir (es posible que
discutan luego), agradecer el acuerdo
(gracias) Mensajes personales en casos de
perturbación utilizar la primera persona (yo
discutiría esto en el receso). Proximidad en el
tiempo la retroalimentación se debe realizar
cuando se manifiesta el problema, así se puede
eliminar la perturbación (se puede hablar en el
receso).
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Técnicas para el manejo de grupos
Manejo de situaciones conflictivas Los conflictos
surgen con frecuencia y se requiere manejarlos.
Al inicio permanece invisible, emerge
progresivamente y al final se manifiesta
abiertamente. Existen conflictos escondidos y
abiertos, la causa más común es el malentendido o
la mala interpretación, diferencia en las
expectativas, frustraciones, etc. El moderador
debe identificar el conflicto de manera temprana
y tomar medidas para evitar su escalada
(recipiente lleno). Los participantes no son los
adecuados en el caso de que no estén presentes
personas con poder de decisión, entonces se debe
buscar una solución conjunta. El grupo no acepta
el procedimiento propuesto entonces el
moderador debe trabajar con el grupo, pero n o se
debe ceder fácilmente sobre la metodología
propuesta. El grupo pierde el hilo conductor
cuando la metodología no tiene éxito, en este
caso se debe buscar un nuevo comienzo. El tiempo
se acaba demasiado rápido aunque se planifica el
tiempo, si este no es suficiente, el moderador
debe llamar la atención y buscar una solución Los
participantes entran y salen si esto molesta
demasiado se debe establecer reglas El jefe esta
presente si esto molesta demasiado se debe
conversar con él
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TECNICAS DE VISUALIZACIÓN
Elementos de la Comunicación y Facilitación
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Técnicas de visualización
VISUALIZACIÓN La visualización es un método de
participación que permite tener presente,
permanentemente, el desarrollo de la discusión,
facilitando el proceso de búsqueda de acuerdos en
el grupo. VENTAJAS Es democrática Garantiza la
participación igualitaria de los participantes
equilibra las desventajas que se presentan debido
a las diferencias en la capacidad de expresión
oral pone en un plano de igual importancia todas
las ideas permite la existencia y expresión de
puntos de vista minoritarios, y evita la fácil
adhesión a opiniones ajenas.
Se identifican las ideas y no las personasMejora
la participaciónLas contribuciones no se pierden
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Técnicas de visualización
Facilita consensos Permite que cualquier idea se
haga pública y forme parte del aporte general del
grupo es decir que la propiedad de las ideas se
diluya, facilitando acuerdos rápidos sobre el
dejar, reformular o cambiar una idea, con qué
otras agruparla y cómo relacionar unos grupos de
ideas con otros
Centro de atención común
Facilita la comprensión Ya que este método obliga
a precisar los conceptos y seleccionar lo
esencial de cada idea, evita divagaciones,
permitiendo tener todas las ideas presentes para
establecer relaciones entre ellas
El estado de la discusión puede ser verificado en
todo momento
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Técnicas de visualización
Es dinámica, simple y ágil Permite la
participación activa de todos los participantes
hace interesante y agradable el trabajo, y
facilita el tratamiento de temas complejos y
conflictivos
Método efectivo para estructurar las
discusionesApoya la presentación de los
resultados
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Materiales para la visualización
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LEER
10
20
ESCUCHAR
30
VER
70
ESCUCHAR VER
80
DECIR
90
?
HACER
90
100
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ELEMENTOS DE VISUALIZACION
Agrupar por bloques
Para mejor estructuración
Es necesario trabajar por temas
Menos de 30 tarjetas en un pizarrón
Para preservar claridad
Demasiadas ideas aburren a la audiencia
Dos tamaños de escritura
Para distinguir puntos importantes
Escritura demasiado fina en relación a su tamaño
Utilizar mayúsculas y minúsculas
Para una lectura rápida
SOLO LETRAS MAYUSCULAS SON MAS DIFICILES DE
DESCIFRAR
Juntar las letras de las palabras
Para facilitar la lectura
Deje espacio entre las palabras
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ELEMENTOS DE VISUALIZACION
Nubes
Líneas de conexión
Tarjetas
Puntos adhesivos
Óvalos
Círculos
Flechas de conflicto