DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN KESELAMATAN DAN KESEHATAN KERJA Pertemuan IV

1
DOKUMENTASISISTEM MANAJEMEN KESELAMATAN DAN
KESEHATAN KERJA Pertemuan IV

• Matakuliah ltltD0662gtgt/ltltKeselamatan dan
  Kesehatan Kerjagtgt
• Tahun ltlt2008gtgt

Reference Rudi Suardi . 2005. Sistem
Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja. Edisi
I. PPM. Jakarta (Halaman 55 - 68)
2
Persyaratan OHSAS 18001Organisasi harus
menetapkan dan memelihara informasinya dengan
media yang sesuai, baik dalam bentuk kertas
maupun elektronik, serta A. Menjelaskan
elemen inti dari sistem manajemen dan
interaksinya.B. Menyediakan petunjuk pada
dokumen yang terkait.
3
Model Sistem Health SafetyOHSAS 18001 1999
4

• Persyaratan Permenaker 05/ Men/ 1996
• ? Pendokumentasian merupakan unsur utama dari
  setiap sistem manajemen dan harus dibuat sesuai
  dengan kebutuhan pelanggan.
• ? Pendokumentasian Sistem Manajemen K3 mendukung
  kesadaran tenaga kerja dalam rangka mencapai
  tujuan dan evaluasi terhadap sistem dan kinerja
  keselamatan dan kesehatan kerja

5
Perusahaan harus mengatur dan memelihara kumpulan
ringkasan pendokumentasian untuk A.
Menyatukan secara sistematik kebijakan, tujuan
dan sasaran keselamatan dan kesehatan
kerja.B. Menguraikan sarana pencapaian tujuan
dan sasaran keselamatan dan kesehatan
kerja.C. Mendokumentasikan peranan, tanggung
jawab dan prosedur.D. Memberikan arahan
mengenai dokumen terkait dan menguraikan
unsur lain.E. Menunjukkan bahwa unsur Sistem
Manajemen K3 yang sesuai untuk
perusahaan telah ditetapkan.

6
Dokumentasi merupakan bentuk dasar untuk memahami
sistem mengkomunikasikan proses dan persyaratan
pada organisasi serta menentukan keefktifan
penerapannya.
Manual Prosedur Instruksi Kerja
Dalam satu sistem Cuma ada satu manual Dalam satu manual terdapat beberapa prosedur Dalam satu prosedur terdapat beberapa instruksi kerja
Merupakan interaksi proses-proses organisasi melibatkan semua pihak / fungsi dalam organisasi Merupakan tahapan aktivitas melibatkan banyak orang dari beberapa pihak/ fungsi Merupakan tahapan aktivitas yang hanya dilakukan oleh satu orang fungsi
Lebih umum Lebih rinci dari manual Lenih rinci dari prosedur

7
DOKUMENTASI BERDASARKAN TINGKAT KEDUDUKANNYA
Manual
Prosedur
Instruksi Kerja
Rekaman
8
ManualManual hanya menjelaskan
kebijakan-kebijakan dasar saja dari penerapan
Sistem Mananjemen K3 yang disesuaikan dengan
semua klausul dalam OHSAS 18000 atau Permanaker
05/ MEN / 1996.Prosedur? Prosedur merupakan
penjelasan detail dari aktivitas-aktivitas di
perusahaan.? Dalam tahap ini setiap gugus tugas
dapat menggambar bagan alir tentang proses dari
kegiatan yang berhubungan dengan elemen tanggung
jawabnya.
9

• Ada beberapa cara untuk mempermudah dalam
  penulisan prosedur, diantaranya
• Beberapa perusahaan secara khusus menggunakan
  konsultan untuk penulisan ini dengan bagan alir
  yang sudah ada disusun sebagai dasar penulisan.
• Dapatkan buku-buku tentang cara praktis menulis
  prosedur.
• Instruksi Kerja
• Instruksi kerja biasanya digunakan oleh operator
  dalam mengerjakan aktivitasnya, seperti
  pengoprasian mesin, penggunaan alat pemadam
  kebakaran dan lain-lain.
• Instruksi kerja bersifat lebih teknis
  dibandingkan dengan prosedur.
• Instruksi harus menjelaskan tahapan-tahapan
  aktiitas itu dilakukan,

10
Dokumentasi Proses
11
TIPE-TIPE DIAGRAM ALIRAda tiga jenis diagram
alir yang dapat digunakan dalam membuat sistem
Manajemen K3 yaitu 1. DIAGRAM ALIR OPERASI
Merupakan bagan alir yang paling banyak digunakan
dalam membuat sebuah prosedur dan paling
mudah diterapkan.2. DIAGRAM ALIR FUNGSIONAL
Diagram alir fungsional ini kita dapat memasukan
penanggung jawab dari pelaksanaan aktivitas,
tidak hanya menjelaskan bagaimana proses
dilakukan dan diagram ini paling
aplikatif.3. DIAGRAM ALIR LAYOUT Keuntungan
menggunakan diagram alir jenis ini adalah kita
dapat menghitung waktu pelaksanaan pekerjaan
dan mendiagnosis kesibukan lalu lintas
pekerjaan, sehimgga kita bisa melakukan perbaikan
terhadap penempatan kerja.Organisasi dapat
menggunakan media apapun untuk mendokumentasinya,
ini bereti manual K3, prosedur dan dokumen
lainnya dapat diterbitkan sesuai dengan keinginan
organisasi, yang paling penting tujuam
dokumentasi sebagai panduan pelaksanaan penerapan
sistem Manajemen K3 dapat terpenuhi.
12
TIPE-TIPE DIAGRAM ALIRAda tiga jenis diagram
alir yang dapat digunakan dalam membuat sistem
Manajemen K3 yaitu 1. DIAGRAM ALIR OPERASI
Merupakan bagan alir yang paling banyak
digunakan dalam membuat sebuah prosedur
dan paling mudah diterapkan.2. DIAGRAM
ALIR FUNGSIONAL Diagram alir fungsional ini
kita dapat memasukan penanggung jawab dari
pelaksanaan aktivitas, tidak hanya menjelaskan
bagaimana proses dilakukan dan diagram ini
paling aplikatif.
13
DIAGRAM ALIR OPERASIDIAGRAM ALIR
FUNSIONALBAGIAN OPERASIBAGIAN
PEMELIHARAANBAGIAN PENGADAAN
14
DIAGRAM ALIR LAYOUT
15
PENGENDALIAN DOKUMENPersyaratan OHSAS
18001Organisasi harus menetapkan dan memelihara
prosedur dengan syarat sebagai berikut ?
Dokumen-dokumen dapat ditunjukkan?
Dokumen-dokumen ditinjau secara periodik? Versi
muthakir dari dokumen dan data yang relevan
terdapat pada semua lokasi operasi penting?
Dokumen dan data yang sudah tidak berlaku lagi
harus dipisahkan? Tempat penyinpanan
dokumen dan data untuk tujuan pengawetan
peraturan dan pengetahuan atau keduanya,
teridentifikasi.
16
Persyaratan Permenaker 05/MEN/1996Pengendalian
Dokumen ? Dokumen dapat diidentifikasi sesuai
dengan urutan tugas dan tanggung jawab di
perusahaan. ? Dokumen ditinjau ulang secara
berkala, jika diperlukan dapat direvisi.
? Dokumen sebelum diterbitkan harus lebih
disetujui oleh personel yang berwenang.
? Dokumen versi terbaru harus tersedia di tempat
kerja.Pengendalian Administratif ? Prosedur
harus ditinjau ulang secara berkala terutama jika
terjadi perubahan peralatan, proses atau
bahan baku yang digunakan.
17
Kriteria minimum sebuah dokumen - Tanggal
terbit - Nomor dokumen - Referensi-
Tanggung jawab - Nomor revisi -
Definisi- Persetujuan - Tujuan pembuatan
dokumen. - Halaman- Judul dokumen - Ruang
lingkup - Uraian dokumen
18
?Dokumen yang dicetak dalam bentuk kertas diberi
stempel atau label seperti Terkendali
atau Tidak Terkendali. Sedangkan dokumen
yang dibuat dalam bentuk soft copy atau media
intranet diberi label Read Onlly.? Tujuan
dokumen dibuat adalah sebagai panduan, maka perlu
secara jelas diidentifikasi siapa saja yang
menggunakan dokumen dan ditempatkan di mana
dokumen tersebut.? Tanda terima dokumen perlu
dibuat sebagai bukti bahwa dokumen telah
didistribusikan.
19
PENGENDALIAN REKAMANRekaman merupakan
satu-satunya bukti bahwa Sistem Manajemen K3
telah dilaksanakan. Dari rekaman kita dapat
menentukan apakah pekerjaan sudah sesuai dengan
persyaratan atau belum.Persyaratan OHSAS
18001? Organisasi harus menetapkan dan
memelihara prosedur untuk identifikasi,
pemeliharaan dan disposisi rekaman K3
sebagai hasil audit dan ditinjau. ? Rekaman K3
harus dapat dibaca dan dapat diidentifikasi
dan ditelusuri sesuai dengan aktivitas yang
terkait? Rekaman-rekaman harus dipelihara sesuai
dengan sistem dan organisasi untuk
memperlihatkan kesesuaian pada spesifikasi
K3 ini.
20
Persyaratan Permenaker 05/MEN/ 1996Pencatatan
merupakan sarana bagi perusahaan untuk
menunjukkan kesesuian penerapan Sistem Manajemen
K3 dan harus mencakup- Persyaratan
eksternal - Rincian insiden, keluhan dan
tindak lanjut- Resio dan sumber bahaya -
Identifikasi produk termasuk komposisinya-
Kegiatan pelatihan keselamtan dan kesehatan
kerja - Informasi mengenai pemasok dan
kontraktor- Kegiatan inspeksi , kalibrasi dan
pemeliharaan - Audit dan peninjauan ulang Sistem
K3
21
Rekaman-rekaman yang terkait sistem Manajemen K3
? Rekaman-rekaman pelatihan? Laporan
inspeksi? laporan-laporan audit? Bukti-bukti
konsultasi? Laporan kecelakaan / insiden?
Laporan tindak lanjut insiden? Minutes meeting
dari K3? Hasil tes medis? Rekaman pemeliharaan
K3? Latihan tanggap darurat? Tinjauan
manajemen? Rekaman identifikasi bahaya? Rekaman
penilaian resiko? Rekaman pengendalian
resikoBentuk nyata penerapan klausul ini ?
Prosedur pengendalian rekaman? Rekaman-rekaman
kegiatan dalam lingkup Sistem Manajemen K3
22
TERIMA KASIH