Introduksjon til SIF8102 Eksperter i Team (EiT): Landsby 28 -- Holdninger til formelle kvalitetssystemer i ulike bransjer

1
Introduksjon til SIF8102 Eksperter i Team
(EiT) Landsby 28 -- Holdninger til formelle
kvalitetssystemer i ulike bransjer

• Intro-møte, 16. jan. 2002 (v2)
• Reidar Conradi
• Institutt for datateknikk og informasjonsvitenskap
  
• Norges teknisk-naturvitenskaplige universitet
• www.idi.ntnu.no/conradi, conradi_at_idi.ntnu.no,
  www.idi.ntnu.no/grupper/su/eit2002/eit-general.htm
  l
• Tel [phone], Fax [phone]

2
Agenda, oppstartsdag 16. jan 2002

• 0815-1000 Fellesåpning for IME-fakultet, aud. R1
  (U1-etg.), Realfagbygget
• Foredrag ved Stein Tore Nybrodahl, Telenor fokus
  på samarbeid i grupper
• 1015-1100 Landsbyen samles, aud. R6 (U1-etg.),
  Realfagbygget v/ Reidar Conradi
• Målene for faget, tverrfaglighet, faglig tema,
  samarbeidsprosesser, planlegging
• Landsbyhøvdingens og stud.assistentenes roller,
  fasiliterings-team
• Pensum, senere gruppeøvinger og rollespill
• Leveranser, gruppeprosessrapport, faglig rapport,
  presentasjon, evaluering, karaktersetting
• Annen praktisk info gruppeinndeling, møter,
  kurs, BSCW, Web-side
• Spørsmål og diskusjon, hvordan bruke
  landsbydagen?
• 1100-1200 Plenum i R6, der problem-eierne
  innleder
• Wenche Lorentsen, Notar (Elisabeth Aanes den
  16.1)
• Gunn Sæther, RiT
• Finn Amundsen, CapGeminiEY
• Einar Evju, SAS
• 1200-1245 Gruppevis lunsj i kantina i
  Realfagbygget
• 1245-1430 Gruppemøter i R6 (to grupper), D5-144
  (5.etg. samme bygg) og ITsør-222
• Gruppedeltagerne presenterer seg i gruppen Hva
  er min og gruppens faglige styrke og svakhet?
• Samsvar mellom gruppens faglige ekspertise og
  problemstilling?
• Hvordan kan vi få til en best mulig
  gruppeprosess? Planlegging av arbeid.

3
Agenda, andre landsbydag 23. jan 2002

• 0815-0900 Gruppearbeid i D5-144 og R6
• Fortsettelse av gruppearbeidet fra intro-dagen,
  forberede plenum-status på BSCW
• 0900-1130 Plenum i R6
• Rapport fra hver av gruppene om faglig- og
  prosess-status, behov for koordinering osv. 1 t
  
• Gruppe 1 underviser pensum fra kap. 4 og 5 i Bob
  Dick, med diskusjon 1 t
• Beslutninger, aksjoner, oppsummering 0,5 t
• 1130-1215 Lunsj
• 1230-1430 Plenum i R6
• Gruppe 2 underviser pensum fra kap. 6 og 9 i Bob
  Dick, med diskusjon max. 2 timer
• NB Gruppe 2 og 3 bytter onsdager!
• 1430-1600 Gruppearbeid i D5-144 og R6
• Formulere læringsmål
• Formulere faglig problemstilling for gruppen og
  felles problemstilling/oppgaver for landsbyen
• Beskrive ønsket gruppeprosess med
  tverrkoordinering mot andre grupper
• Formulere spilleregler og samarbeidsavtale
• Utarbeide fremdriftsplan
• Skrive refleksjonsbok

4
Agenda, tredje landsbydag 30. jan 2002

• 0815-0900 Gruppearbeid i D5-144 og R6
• Fortsettelse av gruppearbeidet fra forrige gang,
  forberede fellespresentasjon på BCSW
• 0900-1130 Plenum i R6
• Rapport fra hver av gruppene om faglig- og
  prosess-status, behov for koordinering osv. 1 t
• Gruppe 3 og 4 underviser pensum fra kap. 10, 11
  og 12 i Bob Dick 2 t
• Beslutninger, aksjoner, oppsummering 0,5 t
• 1145-1230 Lunsj
• 1230-1500 gruppearbeid i D5-144 og R6
• Gjøre ferdig faglig problemstilling for
  gruppen/landsbyen, innleveres for godkjenning
• Gjøre ferdig spilleregler og samarbeidsavtale m/
  tverrkoord., innleveres for godkjenning
• Ferdigstille fremdriftsplan, innleveres for
  godkjenning
• Skrive refleksjonsbok
• Senere landsbydager
• 0815-0900 gruppearbeid
• 0915-1100 plenum i R6
• 1100 og utover gruppearbeid etter behov

5
Målene med EiT-faget
NTNU, Institutt for telematikk, Leif Arne
Rønningen
Kunnskaper

• Gruppeprosess
• Tverrfaglig
• samarbeid

Ferdigheter
Holdninger
6
Fag, mål, oppgave, landsby

• Tverrfaglig prosjekt 2,5 vt for alle
  siv.ing.studenter i 4.klasse. Gruppearbeid om
  realistisk problemstilling.
• Tre mål Faglig, prosess (prosjekt), egen læring.
  Eks. Prosessmål kunnskap, ferdigheter,
  holdninger.
• Problemorientert læring i grupper frihet under
  ansvar, takle faglige/gruppe-utfordringer under
  tids / ressurspress.
• Oppgave Holdninger til formelle
  kvalitetssystemer i ulike bransjer, med felles
  faglig rapport.
• Oppdragsgiver IDI/NTNU og fire eksterne
  problem-eiere Notar, RiT, CapGeminiEY og SAS.
• Organisert i en landsby, med samarbeidende
  grupper rundt en landsbyhøvding, problem-eier og
  biveiledere.

7
Veiledere og oppgavestruktur

• Problem-eiere Wenche Lorentsen fra Notar, Gunn
  Sæther fra RiT, Finn Amundsen fra CapGeminiEY,
  og Einar Evju fra SAS.
• gt Disse og andre må aktivt oppsøkes for å
  få avklart problem, få tak i litteratur o.l.
• Tilretteleggere (facilitators) prof. Reidar
  Conradi og stip. Carl Fredrik Sørensen, begge
  IDI stud.ass. Morten Saue (bygg) og M. Pernille
  Dørstad (ind.øk.).
• gt Vil mest svare på prosess-spørsmål
  (legge til rette), men også litt faglig -- en
  utfordring for begge parter!
• Har forhåndsstrukturert oppgaven m/ fire
  hypoteser, gruppeinndeling, felles faglig rapport
  og forslag til tidsplan.
• gt Dere må ta fatt i alt dette, pluss
  koordinere grupper vs. landsby.
• Eks. Arbeidsform mot problem-eiere f.eks.
  ved samtale, spørreskjema, strukturert intervju
  og/eller idedugnad.

8
Gruppeinndeling

• Gruppe 1 mot Notar
• SIO3-PB heidinil_at_stud.ntnu.no Heidi
  Nilsen (ikke møtt første gang)
• SIF1-IM idas_at_stud.ntnu.no Ida
  Scheel
• SIS1-IØ roarboe_at_stud.ntnu.no Roar
  Bøe
• ? mortelok_at_stud.ntnu.no
  Morten Løken
• ? toveanet_at_stud.ntnu.no
  Tove Anette Haug
• Gruppe 2 mot RiT
• SIS1-IØ dagbjorg_at_stud.ntnu.no
  Dagbjørg Straume (ikke to første gangene)
• SIB1-B juliees_at_stud.ntnu.no
  Julie Elisabeth Sandvik
• SIN1-MS myrene_at_stud.ntnu.no Terje
  Myrene
• SIB1-VM ahl_at_stud.ntnu.no Rolf
  Magnus Åhl
• SIB1-KON rosand_at_stud.ntnu.no Eskild
  Røsand
• Matematikk sveiel_at_stud.ntnu.no Svein
  Erik Lien (etteranmeldt)
• Gruppe 3 mot CapGeminiEY
• SIB1-B juritzen_at_stud.ntnu.no Tone
  Line JuritzenSIS1-IØ lovseth_at_stud.ntnu.no
  Marthe Tøsse Løvseth
• SIB1-KON stiantho_at_stud.ntnu.no Stian
  Thorsø
• SIE3 KYB haheim_at_stud.ntnu.no Anders
  Lund Håheim
• SIS1-HS bergerse_at_stud.ntnu.no
  Camilla Elen Bjørneide Bergersen
• Gruppe 4 mot SAS

9
Praktisk om gjennomføring

• Gruppeinndeling gjort på forhånd -- 21 stud. i 4
  grupper.
• Faste landsbymøter hver onsdag 0815-ca. 1200,
  obligatorisk fellesdel 0915-1100 i R6 (maks 4
  fravær!).
• Presisere faglig opplegg/prosess/fremdriftsplan
  til onsdag 30. jan.
• Midtpresentasjon onsdag 27. feb. for
  problem-eiere.
• Avslutning onsdag 24. april felles faglig
  rapport (100 s., 50), prosessrapport (15 s.,
  25), web?-presentasjon (45 410 min., 25).
  Alle i gruppa får samme karakter.
• Prosessrapport opplevd (tverr)faglig samarbeid,
  refleksjoner om egne erfaringer, bruk av
  FIDO-modellen til Bob Dick, forslag til
  prosessteknikker, utfordringer i tverrfaglig
  samarbeid, rammevilkår, egen kompetanseheving m/
  alternative tilnærmingsmåter.
• Alle fører refleksjonsbok (prosesslogg) over
  fremdrift / endringer / problemer / læring osv.
  Diskutere observasjoner i uka etterpå?
• Landsbyen må opprette egen web-side.

10
Faglig bakgrunn (1)

• Kvalitet de egenskaper ved et produkt/tjeneste
  som tilfredsstiller kundens uttrykte og skjulte
  behov, dvs. fører til fornøyd
  kunde.
• Negativ kvalitet fravær av feil (jfr.
  garantitid),
  positiv kvalitet å dekke helt nye behov (jfr.
  SMS).
• Betyr dokumenterte (formaliserte)
  kvalitetsrutiner enten som papir i tykke permer
  eller via web, egne kval.sjefer osv.
• Total kvalitetsledelse (Total Quality Management,
  TQM) hele bedriften og alle dens ansatte
  fokuseres mot å oppnå slik kvalitet. Basert på
  arbeid til Deming, Juran og Crosby.
• Koordinert i Norge av Norsk forening for kvalitet
  og ledelse, NFKL. Jfr. Asbjørn Aunes bok i
  litteraturlista.

11
Faglig bakgrunn (2)

• Kvalitetsrutiner lett for å støve ned ingen
  bryr seg, og de berørte har ikke vært med å lage
  dem, dvs. intet eierforhold -- en klassisk
  blokkering i endringsarbeid.
• Se Conradi og Dybå (2001) erfaringer fra
  datafirmaer.
• Se Brown og Duguid (1991) om storytelling ved
  kaffetrakteren o.l. som alternativ
  kompetanseoverføring.
• Jfr. militær (følg boka) vs. improvisatorisk
  oppfølging (gjør hva du synes best) trenger
  begge.
• Jfr. problemer med rapportering av
  nesten-ulykker i transportsektor eller av
  feildiagnoser i sykehus, begge med formål om å
  lære ikke å straffe.
• De fleste bedrifter har egne kvalitetssystemer,
  og meta-rutiner for oppfølging og forbedring. Men
  virker de?

12
Faglig bakgrunn (3)

• Mulige hypoteser/spørsmål fra Conradi og Dybå,
  2001 med underspørsmål
• Q1 What is the knowledge of the routines being
  used?
• Q2 How are these routines being used?
  
• Q3 How are they updated?
  
• Q4 How effective are they as a medium for
  transfer of knowledge and
  experience?
• Dere må gripe fatt i alt dette som en felles
  problemstilling for landsbyen!
• Anbefalt disposisjon for faglig rapport vil utgis.

13
Faglig bakgrunn, noe litteratur (4)

• Asbjørn Aune Kvalitetsstyrte bedrifter, Ad
  Notam, Gyldendal, 1995 hver gruppe bør kjøpe
  denne.
• John S. Brown and Paul Duguid Organizational
  Learning and Communities of Practice Toward a
  Unified View of Working, Learning, and
  Innovation, Organization Science, Vol. 2, No. 1
  (Feb. 1991), pp. 40-57 utdelt første dag.
• Reidar Conradi og Tore Dybå "An Empirical study
  on the utility of formal routines to transfer
  knowledge and experience", In Volker Gruhn (Ed.)
  "Proc. European Software Engineering Conference
  2001 (ESEC'2001)", Vienna, 10-14 Sept. 2001, pp.
  268-276 utdelt første dag og kan nås via
  hjemmesiden til faget.

14
Prosessmotivasjon (1)

• Siv.ing.-jobb er å finne konstruktive løsninger
  -- la oss bli enda bedre,
  tverrfaglig, muntlig/skriftlig.
• Medisinstudiet, NTNU problembasert læring fra 1.
  dag.
• Trend fra individuell ekspert til samspill
  bort fra
  i retning av
• løs problemet gt
  skap fremtiden
• få inn en ekspert gt
  hjelp folk å lære
• identifiser en ansvarlig leder gt involver
  alle
• finn den riktige teknikken gt finn en
  egnet prosess
• finn den beste måten gt finn en
  bedre måte
• få ordnet dette raskt gt
  kontinuerlig forbedring
• Meget nyttig kunnskap i kommende 5. studieår, og
  overalt ellers jobb, familie, venner, frivillige
  org., ...

15
Prosessmotivasjon (2)

• Prosessferdigheter etterspurt av næringsliv og
  samfunnet, jfr. gallup ifm. innføring av 5-årig
  siv.ing.studium og Gullfaks PBL.
• Sosial prosess å avklare krav/oppgave og å lage
  løsning.
• Nær sammenheng mellom EiT og lederegenskaper.
  Typiske lederskapshandlinger er
• Gir positive kommentarer til andres arbeid
• Aktiv lytting, holder øyekontakt, spør, gjentar
  med egne ord, utbroderer
• Ber om nærmere forklaring, og sier seg enig eller
  uenig
• Spør andre om deres syn, oppmuntrer til å delta
• Er uenig i sak, uten å angripe person
• Se prosess-læreboka til Bob Dick.
• Har du/dere synspunkter her?

16
Prosess stud.ass.-rolle (3)

• To stud.ass.
• M. Pernille Dørstad, 3. ind.øk., 23 år
• Morten Saue, 3. bygg, 22 år, også EiT-stud.ass. i
  fjor
• Rollen som fasilitator / hjelper
• Kun gruppeprosess, ikke faglig
• Hjelp til refleksjonsrapport
• Være verktøy/ressurs, men ingen fasit!
• Typiske oppgaver
• Rollespill
• Skjemaer (tre stk.)
• 1. Analyse av selvbilde, 2. Gruppens utvikling,
  3. Personlighetstyper
• Refleksjonsskriving
• Hjelp ved evt. problemer
• Observatør

17
Prosess mulig fremdriftsplan (4)

• Matriseorganisasjon primærgrupper mot hver
  bedrift. I tillegg delvis
  felles faglig problemstilling, -metode og
  sluttrapport, samt web-side. Utfordring for
  dere!
• To første uker oppstart med målformulering,
  felles faglig problemstilling, prosess/grupperolle
  r og fremdriftsplan over 12t/uke!
• Neste fire uker Få frem metodikk m/
  spørreskjemaer o.l.
• Midtveisrapport etter uke 6 (27. feb.) fremlegge
  opplegg til godkjenning.
• Neste fire uker Gjøre feltarbeid om holdninger.
• En uke påske (31. mars er 1. påskedag).
• Siste tre uker analyse og sluttrapport.
• Hele tiden prosessøvinger, rollespill o.l.
• Avslutning onsdag 24. april.

18
Noen praktiske ting

• Refleksjonsbok skrives av hver student (ikke en
  per gruppe), på papir og/eller elektronisk.
• Litteratursøkekurs
• Aud. H3, 1615-1800, onsdagene 30.1 og 6.2 for
  denne landsbyen.
• Skrivekurs opp til hver landsby, mer info
  senere.
• Kurs i presentasjonsteknikk blir organisert
  sentralt av EiT, mer info senere.
• Bruk av BSCW samarbeidsverktøy, se
  http//bscw.ntnu.no og EiT-stud.ass. Thorvald
  Johannessen, thorvaj_at_stud.ntnu.no, tel [phone].
• Premie for beste avslutningspresentasjon gratis
  middag på hele landsbyen.

19
Pensum fra prosessboka til Bob Dick

• Bob Dick Helping groups to be effective,
  Interchange Resource Document, ISBN
  1-875260-09-9, 1991, 379 p. Kan kjøpes på Tapir
  fra 15.jan.
• FIDO-metoden Feelings, Information,
  Decisions (actions), Outcomes.
• Kap 2 The process of problem solving, pp.
  12-28
  
• Kap 4 Team building activities
• - team building
  (icebrakers) pp. 58-60
• Kap 5 Goal setting activities
• - goal setting, pp. 72-77
• - complaint session, pp. 85-89
• Kap 6 Climate setting activities
• - climate (norm) setting, pp. 94-98
• Kap 9 The design of robust processes, pp.
  187-222
• Kap 10 Communication skills for group
  facilitation, pp. 225-242
• Kap 11 The fundamentals of facilitation, pp.
  243-263
• Kap 12 The facilitation process, pp. 264-282
• Dette gir et kjernepensum på 129 sider
• Se foiler på de neste sju sidene fra
  kap. 1-2 i boka.
• De fire første er laget av prof. Leif
  Arne Rønningen, Inst. for telematikk, de tre
  siste av f.aman. Jørn Hokland, IDI.
• Annen prosesslitteratur

20
Chapter 1, Introduction (Bob Dick)

• Facilitation
• Prevention
• Preparation Robust Intervention
• processes
• Goal setting, ch 4 Process design, ch 9
  Communication, ch 10
• Climate setting, ch 5
  Fundamentals, ch 11
• Team building, ch 6 Facilitation style,
  ch 12

21
Chapter 2, The process of problem solving

• Planning vs action

PLAN
DO
PLAN
DO
PLAN
DO
22
Chapter 2, The process of decision making

• Feelings
• Information
• Decisions, actions
• Outcomes

23
Chapter 2, The process of problem solving

• Define the desired outcome
• Define the decisions to be made
• Define the information required
• Collect, exchange, and interpret the information
  
• Make the decisions
• Implement the decisions to achieve the outcomes

24
(Feelings) Information Decisions Outcomes som
møtestruktur
O D I I D O
definer utfall
Hva prøver vi å oppnå i det lange løp?
definer beslutninger for å nå utfall
Hvilke beslutninger må vi treffe for å veilede
oss mot disse målene?
agenda -setting
definer informasjon nødvendig for beslutninger
Hvilken informasjon trenger vi for å gjøre disse
beslutningene?
utveksle og analyser informasjon
Hvilken relevant informasjon har
vi? Hvordan samler vi den informasjon vi ikke har?
hoveddel
gjør beslutninger på basis av informasjon
Hva foreslår informasjonen at vi gjør?
Hva må gjøres av hvem, til når, for å få de
ønskede utfall?
implementer beslutninger for å nå utfall
etter møtet
25
Feelings Information Decisions Outcomes som
prioriteter
følelser fra verdier følelser fra oppfatninger
følelser fra prosessens innhold informasjon bes
lutninger utfall som er øyeblikkelige utfall som
er målrettede, midlertidige utfall som utgjør det
ultimate ideal/mål
F I D O
26
Fasilitator spør A
Sa eller gjorde B noe som du reagerte på? Hva?
(evnt. Jeg så at du ristet oppgitt på hodet da
B sa jeg vil at du A skal lese prosessboka
til neste gang. Hva reagerte du på?)
B
handling
konsekvens
følelse
Betyr det at du må gjøre noe du ikke har lyst
til? Hva? Betyr det at du ikke får gjøre noe du
har lyst til? Hva?
oppfatning
oppfatning
Tror du B har andre motiver for å si dette?
Hvilke? Tror du B har negative holdninger til
deg? Hvilke?
følelse
konsekvens
Hva føler du lyst til å gjøre (med B)? (evnt.
Hva fikk det deg til å føle?)
handling
... ved mistanke om at reagerte på B sin
handling.
A