Kolmas%20teema.%20Leadership-n

1
Kolmas teema.Leadership-näkökulma
johtamisviestintään

• Leif Åberg
• Johtajuus- ja asiantuntijaviestinnän
  erikoiskurssisyyslukukausi 2006

2

• Johtamisviestintä yksilön näkökulmasta
• Johtamisviestintä ryhmätasolla
• Viestintä verkossa

3
Johtamisviestintä yksilön näkökulmasta

• Tehokkaiden johtajien kanavien käyttö
• Palautteen anto
• Viestintä motivoinnissa ja sitoutumisen
  aikaansaamisessa
• Ikävien asioiden viestiminen

4
Kanavien käyttö johtajien näkökulmasta

• Daft, Lengel ja Trevino (1987 2002) johtamisen
  tehon ja viestimien käytön suhde
• johtajat luokiteltiin tehokkaisiin ja vähemmän
  tehokkaisiin
• viestimet luokiteltiin rikkaisiin (rich) ja
  vähemmän rikkaisiin (lean), kriteereinä
• 1 palautteen nopeus
• 2 rinnakkaisten vihjeiden käyttö
• 3 luonnollinen kieli
• 4 henkilökohtaisuus

5
henkilökohtainen viestintä pienryhmäkokoukset käyt
ävä- ja kahvipöytäkeskustelut videoneuvottelut puh
elinkeskustelut ääniposti sähköposti isot
ryhmäkokoukset henkilökohtaiset kirjeet kopioidut
asiakirjat faksit toimistojen väliset
muistiot viralliset puheet kirjeet tiedotteet rapo
rtit
6
Palaute

• Palaute viestinnän näkökulmasta
• tietoa siitä, että vastaanottaja on reagoinut
  sanomaan. Palautetta on pään nyökkäys,
  kiitoskirje, asian toistatus, mutta sitä ovat
  myös erilaiset eleet ja ilmeet
• käsitys omien viestien perillemenosta. Kumpikin
  osapuoli saa keskustelun aikana palautetta omien
  viestiensä ja tarkoitusperiensä onnistumisesta
• Palaute liikkeenjohdon näkökulmasta
• tietoa siitä, millaisena toinen koetaan
  henkilönä, millaisena hänen käyttäytymisensä
  koetaan tai miten hän on suoriutunut tehtävistään

7
Nyrkkisääntöjä palautteesta

• Palautteen kerääminen on sinun vastuullasi. Jos
  haluat todella varmistua, menikö sanoma perille,
  on pallo sinulla
• Palautteen tulisi olla mahdollisimman
  konkreettista
• Myönteistä palautetta tulisi antaa aina, kun
  siihen on aihetta arkista pienpalautetta.
  Myönteinen palaute kolahtaa parhaiten silloin,
  kun toinen on itsekin sitä mieltä että tuo meni
  hyvin
• Kielteinen palaute tulisi antaa rakentavassa
  hengessä. Kukaan ei ole erehtymätön. Mikään ei
  lamauta niin paljon kuin jatkuva kielteinen
  palaute tuotakaan et osannut hoitaa.
  Rakentavassa palautteessa ei etsitä syyllisiä
  vaan sitä, miten asiat voisi tehdä eri tavalla,
  jotta ensi kerralla asiat sujuvat. Tämä on eräs
  oppivan organisaation perusperiaatteista
  virheistä oppii

8
Viestintä, motivointi ja sitouttaminen

• motivoitunut olen motivoitunut silloin, kun
  jokin vaikutin saa minut toimimaan
• motivoiminen on pyrkimystä toisen käyttäytymisen
  muuttamiseen vetoamalla seikkoihin, joiden
  arvellaan olevan hänen vaikuttimiaan

• sitoutunut kun olen sitoutunut, koen, että
• teen tärkeää työtä
• sisäistän tavoitteet
• haluan antaa panokseni tavoitteiden
  saavuttamiseksi
• sitouttamisella pyritään saamaan aikaan
  sitoutumista

9
Motivoiva viestintä

• vuorovaikutuksen kautta selviää, mikä toista
  motivoi
• aineelliset tai aineettomat tekijät, palkinta tai
  rankaisu, jopa piilevät motiivit
• vuorovaikutuksen kautta selviää myös toisen
  senhetkinen tarvetila
• korosta työn merkitystä ja mielekkyyttä

10
Edellytysten luominen sitoutumiselle

• Pitkällä aikavälillä
• vision kokeminen tärkeäksi tähän haluan antaa
  panokseni
• mahdollisuus käyttää omia kykyjään täällä
  arvostetaan minua ja minuun luotetaan
• mahdollisuus kasvaa osaajana ja ihmisenä täällä
  kehityn

• Lyhyellä aikavälillä
• mielekäs työ
• hyvä työilmapiiri
• osallistuminen omaa työtä koskevaan suunnitteluun
• välitön palaute

11
Sitoutumista aikaansaava viestintä

• Viestinnässä voisi korostaa seuraavia tekijöitä
• visio, missio ja niistä johdetut tavoitteet
  mitä ovat ja mitä tarkoittavat yksilön
  näkökulmasta
• uskoa ja luottamusta yksilöön
• mahdollisuutta kasvaa osaajana ja ihmisenä
• työn mielekkyyttä
• osallistumista omaa työtä koskevaan suunnitteluun
• työviihtyvyyden tila
• palaute työstä

12
Ikävien asioiden viestiminen (Phillip Hodson)

• Pane itsesi likoon!
• Älä viivyttele liikaa!
• Asiat on keskusteltava loppuun asti!

13
(No Transcript)
14
1 Valmistautuminen

• Tilanteen on pakko pysyä hallinnassasi
• Mitkä ovat asiaan liittyvät tosiseikat?
• Miten toinen tulee reagoimaan asiaan?
• Mitkä ovat vaihtoehdot tästä eteenpäin?

15
2 Asian kertominen

• Varaa rauhallinen tila ja paljon aikaa
• Mieti sanatarkasti, miten ilmoitat asian toiselle
• Rohkaise puhumaan vapaasti
• Esitä asiasi ja perustele se

16
3 Analyysi ja4 Tunteiden hallinta

• Kaikkein haastavin vaihe
• Voimakkaat tunteet on kanavoitava analyysin
  kautta
• Tunteiden hallintaan on kiinnitettävä huomiota
  silloinkin, kun toinen ei niitä ilmaise

17
5 Hyväksyminen ja6 Jatkotoimet

• Ratkaisumalleja tarvitaan
• Työyhteisön on tehtävä kaikkensa toimivien
  ratkaisumallien etsinnässä

18
1 Valmistautuminen
2 Asian kertominen
4 Suuttumusja muutkielteisettunteet
3 Analyysi
5 Hyväksyminen
6 Jatkotoimet
19
Johtamisviestintä ryhmätasolla

• Ryhmän kehitysvaihe huomioon
• Delegointi ryhmälle tai tiimille
• Synergisen ryhmän viestintä

20
Delegointi ryhmälle tai tiimille

• Pääerot yksilölle delegointiin
• Delegoitava tehtävä ei ole yksilötehtävä, vaan
  työryhmän tehtävä, joka koostuu ryhmän jäsenten
  panoksista.
• Delegointiin liittyy päättäminen työpanosten
  yhdistämisestä kuka tekee mitäkin.
• Ryhmädelegointi on nopeampi ja luotettavampi kuin
  ryhmän jokaisen jäsenen yksilödelegointi.
  Ryhmädelegoinnissa alaiset voivat tuoda esiin
  näkökohtia, joita esimies ei ole tullut
  ajatelleeksi. Tällöin päätökset näistä asioista
  käsitellään kokouksessa ja ne tulevat samaan
  aikaan kaikkien tietoon.
• Ryhmädelegoinnissa voidaan käyttää hyväksi
  ryhmädynaamisia tekijöitä.

21
Integroivaa viestintää
Dissipatiivista viestintää
22
Synergian laukeaminen ja häviäminen

• laukeaminen
• haaste
• hanke tai muu uusi kokoonpano
• uusi, karismaattinen jäsen
• johtaja, joka antaa tilaa ideoille

• häviäminen
• haaste muuttuu arkiseksi
• kantava hahmo lähtee
• ryhmän työ päättyy
• naapuriosaston esimies huolestuu

23
Synergia, jatkuu

• synergistä vaihetta tulisi pidentää siten, että
  tekemisen riemu kanavoituu oikein
• johtajan tulisi luoda ilmapiiri, jossa ryhmä
  kokee työn iloa ja saa mahdollisuudet henkiseen
  kasvuun
• näin luodaan edellytykset sille, että ryhmä saa
  aikaan samanaikaisesti enemmän ja parempaa laatua

24
Synergia, jatkuu

• jokaisen esimiehen vastuulla on kaikkien
  alaistensa henkinen kasvu
• henkinen kasvu on ihmisen kokema tunne siitä,
  että saa käyttää omaa kapasiteettiaan hyödyksi ja
  kasvattaa sitä

25
Synergisen ryhmän johtaja

• saa aikaan
• enemmän ja
• parempaa laatua
• siten, että alaiset
• kokevat työn iloa ja
• kasvavat henkisesti

Mistä moinen kaava? Synergian määritelmästä!
26
lähde Pentti Sydänmaanlakka Ihminen, työ ja
organisaatio uuden paradigman hahmottelua
http//www.prohumanum.fi/artikkelit/sydanmaanlakka
.html
27
Ryhmähengen nostatus

• paljon myönteistä palautetta
• kielteinen palaute rakentavasti
• terve kilpailutilanne haasteet
• työylpeys ja uho
• ryhmää korostavat symbolit
• ryhmän puolustaminen
• kannustava ilmapiiri

28
Kannustava ja puolustautuva ilmapiiri

• puolustautuva
• syytökset ja arvostelu
• käyttäytymisen ohjaus
• ylimielisyys tai alentuvuus
• oman aseman ja omia ideoiden korostaminen, muut
  unohtaen

• kannustava
• kuunnellaan ja kysytään
• yhdessä ratkaisuja ongelmiin, ei syyllisten
  etsintää
• spontaani, luonnollinen ja yhdenvertainen
  viestintä
• empatia

29
Viestintä tiimissä

• selkeä vision viestiminen tiimit suunnataan
  vision avulla
• toiminta joustavissa sekaryhmissä edellyttää
• tehokasta pienryhmäviestintää
• ryhmädelegointia
• toimivia kokouksia
• koordinoivaa viestintää
• tietoverkkoja ja verkkojohtamista

30
Viestintä tiimissä, jatkuu

• Sitoutumisen ja omistamisen tunteen synnyttäminen
  ja ylläpitäminen tapahtuu motivoivan viestinnän
  avulla
• Tiimi tarvitsee operatiivisen tiedon lisäksi
  tietoa yleisemmistä asioista
• oman työn asemointi ja työn edistymisen
  hahmottaminen
• luovat ongelmanratkaisumenetelmät ja
  huipputasovertailu
• Yhteisöllisyyden korostaminen, ryhmähenki ja sen
  suuntaaminen

31
Tosiaikaisen keskinäis-viestinnän haasteet

• tuttu ryhmä
• kiinnostavuus
• uskottavuus
• ennakkoasenteet
• rooliodotukset
• valmistautuminen
• avaus
• puitteet
• kriittinen massa

• outo ryhmä
• keitä ovat ?
• haarukointi
• empatia
• vakuuttavuus
• ensivaikutelma
• oheisaineistot

32
Viestintä verkossa
33
Mitä hyvää sähköpostijohtamisessa?

• tietyt sähköpostiviestinnän tekniset ominaisuudet
  kuten nopeus, vaivaton vastaaminen ja edelleen
  lähetys sekä helppo kuittaus, jakelulistat,
  linkitykset, dokumentoitavuus, asynkronisuus
• irtautuminen ajan ja paikan rajoista
• sisältö ja esitystapa viihteellistäkin,
  epämuodollistakin. Helppo oikaista asioita
  menettämättä liikaa kasvojaan. Verkkoviestintä
  muuttaa kielenkäyttöä.
• tietyt työtilannetta helpottavat seikat.
  Palaveroinnin tarve vähenee. Joustava käyttö
  muiden töiden välissä. Vaikuttamiskynnys on
  alentunut verkon kautta on helpompi lähestyä
  tahoja, joita muuten ei ehkä vaivattaisi.
• Sopii hyvin tilanteisiin, jossa välitetään
  eksaktia tietoa.
• Ainoa keino arkijohtaa virtuaaliorganisaatiota
• Myös silloin, kun alaiset ovat hajallaan ympäri
  maata tai maailmaa, tai kun itse on paljon on
  liikkeellä, on verkko puutteineenkin entisiä
  muotoja parempi.
• Mahdollistaa tehokkaan yhdeltä monelle
  viestinnän, saavutetaan sen hyvällä käytöllä
  selvää ajansäästöä ja hyvä kustannus/hyötysuhde

34
Mitä huonoa sähköpostijohtamisessa?

• Eräät tekniset ominaisuudet tekninen riippuvuus
  häiriöalttiista verkosta. Massajakelu liian
  monelle. Osoiterekisterit. Vaikka verkko on
  reaaliajassa, ei verkkoviestintä sitä ole.
• Viestien sisältö ja esitystapa herkkä
  vahinkoviesteille. Aroissa asioissa aito
  turvallisuusriski. Käsitykset luottamuksellisuudes
  ta voivat erota. Koska helppo kirjoittaa, ei aina
  ajatella loppuun. Huolimatonta viestiä saattavat
  muut tulkita tarkasti ja etsiä merkityksiä, joita
  ei ole. Vaikea kuvata sävyjä (siksi hymiöt!)
• Määrä heikentää tehoa. Tärkeitä viestit hukkuvat
  massaan.Roskaposti syö luotettavuutta.
• Käyttökulttuurin puute netikettiä ei ole, tai
  sitä ei noudateta.
• Kirjoittaminen haastavaa. Monitulkintaisuus
  korostuu. Väärinkäsityksiä jos huono otsikointi,
  huolimaton sisältö tai suuri tekstimassa.
  Epämuodollisuus vie terää tärkeältä asialta.
  Suurkäyttäjillä oma vaikea murre.
• Vaikuttaa työtapoihin myös kielteisesti. Syö
  aikaa. Katkoo päivää ja työrytmiä. Pakoillaan
  päätäntää verkon taakse. Asiaa pyöritellään eikä
  mitään tapahdu.
• Sähköpostijohtaminen ei esimiesten mukaan sovellu
  kovin hyvin isojen tehtävien delegointiin tai
  tiimin ja alaisten motivointiin

35
eLeadership ?

• verkkojohtamista harjoitetaan välitetyn
  viestinnän (mediated communication) tilanteissa
• näyttää siltä, että tällaisissa tilanteissa
  pyritään mahdollisimman luonnolliseen
  viestintätilanteeseen
• Daftin ja kumppaneiden tutkimukset tukevat tätä

36
eLeadership

• entä kun rikas, tosiaikainen kasvokkainviestintä
  ei ole mahdollista?
• eli kun pitäisi verkon kautta pähkäillä yhdessä,
  innostaa tai viestiä ikävistä asioista?
• Mahdollisimman rikas asetelma
• puheyhteys ja tosiaikainen chat
• verkkokonferointi
• lisäksi epävirallisia sosiaalisia kokoontumisia,
  jotta ihmiset oppivat tuntemaan toisiaan

37
Hyvää verkkoviestintää

• 1 mieti, milloin on syytä käyttää sähköpostia,
  milloin taas muita viestinnän muotoja. Vaikka
  sähköpostiviestintä on vaivatonta, se ei aina ole
  tehokkainta viestintää.
• Sähköpostijohtaminen sopii oivallisesti tarkan ja
  melko yksiselitteisen viestin välittämiseen. Se
  ei ole parhaimmillaan moniselitteisten asioiden
  pohdintaan, motivointiin, sitoutumisen
  aikaansaamiseen tai ikävien asioiden
  viestimiseen. Näissäkin tilanteissa verkko voi
  toimia erinomaisesti muun viestinnän tukena,
  esimerkiksi lisäaineiston tai muistion
  lähettämiseen tai muistuttamiseen edessä olevista
  määräajoista.
• Verkkoa voi myös käyttää korvaamaan kokouksia.
  Joskus riittää, että aineistot ovat verkossa
  ryhmän jäsenten luettavissa ja että he
  kommentoivat asioita sähköteitse.
• 2 ole vuorovaikutteinen myös verkossa. Vastaa
  toiselle, että viesti on tullut perille ja mitä
  aiot tehdä, ellet heti ehdi hoitaa asiaa. Mikäli
  et reagoi viestiin, ei lähettäjä voi tietää onko
  viesti tullut perille ja miten aiot toimia.

38

• 3 mieti esitystapaa. Otsikoi jämäkästi ja
  houkuttelevasti. Pidä teksti lyhyenä, ota mallia
  tekstitelevision esitystavasta. Murra perinteinen
  looginen järjestys, jossa johtopäätökset ovat
  lopussa kerro tärkein ensin ja laita
  yksityiskohdat loppuun. Käytä hymiöitä kuvaamaan
  tarkoittamiasi sävyjä. Vältä ironiaa tai
  sarkasmia. Viittaa kuviin ja laajempiin
  asiakirjoihin. Mieti, kannattaako vastaukseen
  jättää alkuperäinen viesti vai pitääkö se
  poistaa. Häntä on sikäli hyvä, että samasta
  viestistä voi seurata, miten asiat ovat edenneet.
  Mutta häntään voi jäädä jotain, jota ei ole
  tarkoitettu eteenpäin viestittäväksi apua,
  tässä taas tämä kiusankappale. Please, tehkää
  joku jotain!
• 4 tee jakelulistat huolella. Vältä turhaa
  varmuuden vuoksi viestintää.

39

• 5 Ajattele vielä kerran ennen kuin lähetät.
  Parinkymmenen sekunnin pohdinta ja tekstin
  läpiluku voi säästää tunteja. Oliko sävy oikea?
  Jäikö kirjoitusvirheitä? Onko jakelu liian laaja?
  Pitääkö jollekin lähettää kopio tai piilokopio?
  Tarkemmin ajatellen, pitääkö sittenkään lähettää?
  
• 6 rytmitä verkkoviestintäsi osaksi päivittäistä
  toimintaa ja varaa siihen aikaa. Toinen ei odota
  aivan välitöntä reagointia. jos hän odottaisi,
  hän olisi soittanut tai tullut itse. Jatkuva
  sähköposteihin reagointi rikkoo muun työrytmin.
• 7 Arkistoi tärkeät viestit vuotuisesti ja
  teema-alueittain. Tällöin viestit löytyvät
  helposti. Tuhoa turhat viestit heti, koska ne
  jäävät turhaan syömään tilaa.
• 8 noudata työyhteisösi netikettiä. Se löytyy
  verkosta

40
Lisäyksiä (tuotti sl -06 kurssi)

• kuitti-viesteissä tilanne huomioon
• tärkeyspainotukset käyttöön
• pyydä kuittia
• lähetettyjenkin sähköpostien säilöminen
• uuden työntekijän kanssa netiketti lävitse
• delegoi selkeästi määrittäen
• mieti mille listoille liityt
• hymiöt eivät aina sovi viralliseen viestintään!
• kulttuurisidonnaisuudet huomioon, myös
  yksilötasolla
• tarkista että liitetiedostot ovat mukana
• ohjelmistot näyttävät erilaisilta
• mallinna sisäistä viestintää intraa,
  sähköpostimalleja tms
• kohteliaampaa joskus soittaa ensin ennen kuin
  lähettää sähköpostia