Analisis Pekerjaan

1
Analisis Pekerjaan

• Manajemen Sumberdaya Manusia
• Dinnul Alfian Akbar

2
Analisis Pekerjaan (Job Analysis)

• Prosedur untuk menetapkan tugas dan keterampilan
  yang dibutuhkan sebuah pekerjaan dan juga tipe
  orang yang tepat untuk pekerjaan tersebut
• Menganalisis dan mendesain pekerjaan apa saja
  yang harus dikerjakan, bagaimana mengerjakannya,
  dan mengapa pekerjaan itu harus dikerjakan

3
Hasil Dari Analisis Pekerjaan

• Deskripsi Pekerjaan
• What is expected in the job
• Daftar tugas, tanggung jawab, aliran pertanggung
  jawaban dan pelaporan, kondisi kerja, dan
  tanggung jawab kepenyeliaan yang dituntut suatu
  pekerjaan.
• Spesifikasi Pekerjaan
• States the qualification experience that is
  required in the job
• Menyatakan tentang kualifikasi dan pengalaman
  yang dibutuhkan dalam sebuah pekerjaan
• Tuntutan pekerjaan terhadap aspek manusianya yang
  menyangkut syarat pendidikan, keterampilan, dan
  kepribadian

4
Langkah-langkah Analisis Pekerjaan

• Tentukan kegunaan hasil informasi analisis
  jabatan
• uraian jabatan, spesifikasi jabatan, evaluasi
  jabatan
• Kumpulkan informasi tentang latar belakang
  organisasi
• bagan organisasi, jenis-jenis pekerjaan yg ada
• Seleksi orang yang akan diserahi jabatan yg akan
  dianalisis
• Kumpulkan informasi analisis jabatan
• aktvitas pekerjaan, perilaku karyawan, kondisi
  kerja, syarat-syarat pengisi jabatan
• Verifikasi kebenaran data/informasi kepada
  pekerja dan atasan langsung
• Susun uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan
• Ramal atau perhitungkan kemungkinan pengembangan
  analisis Jabatan thd perkembangan perusahaan
  pada masa yang akan datang

5
Pekerjaan Dianalisis, Dideskripsikan, dan
disediakan spesifikasinya

• Menentukan tugas-tugas dan pekerjaan dan
  keterampilan yang dibutuhkan
• Membuat list tugas, tanggung jawab, pelaporan,
  kondisi kerja, supervisi jabatan/pekerjaan.
• Syarat-syarat manusianya (Human Requirements)

6
Informasi Apa yang Dikumpulkan ?

• Aktivitas-aktivitas Kerja
• Membersihkan
• Menjual
• Mengajar
• Bagaimana, mengapa, dan kapan aktivitas
  dikerjakan
• Perilaku Manusia
• Berpikir/berperasaan
• Berkomunikasi
• Memutuskan
• Menulis
• Tuntutan pekerjaan
• Mengangkat
• Berjalan
• Dikendalikan

7
Informasi Apa yang Dikumpulkan ?

• Mesin, alat, peralatan, dan alat bantu kerja
• Produk-produk dibuat
• Bahan-bahan diproses
• Pengetahuan
• Jasa/pelayanan
• Standar Prestasi Kerja/Kinerja
• Konteks pekerjaan
• Kondisi kerja
• Jadwal
• Konteks organisasional
• Konteks sosial
• Persyaratan Manusianya (Human Requirements)

8
Informasi Apa yang Dikumpulkan ?

• Persyaratan Manusianya (Human Requirements)
• Pengetahuan dan keterampilan yang berkaitan
  dengan pekerjaan
• Pendidikan
• Pelatihan
• Pengalaman kerja
• Atribut-atribut personal
• Kecerdasan
• Karakteristik fisik
• Kepribadian
• Ketertarikan/keinginan

9
Penggunaan Informasi Analisis Pekerjaan
10
Penggunaan Informasi Analisis Pekerjaan

• Rekrutmen dan Seleksi
• Analisis pekerjaan menyediakan informasi tentang
  apa pekerjaan yang dilakukan dan karakteristik
  manusia yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan
  tersebut, membantu manajemen memfokuskan siapa
  yang dipilih untuk direkrut dan dipekerjakan.
• Kompensasi
• Analisis pekerjaan menyediakan informasi untuk
  menentukan nilai setiap pekerjaandan kelas yang
  tepat bagi tiap pekerjaan tersebut.
• Nilai pekerjaan, gaji, bonus

11
Penggunaan Informasi Analisis Pekerjaan

• Penilaian Kinerja
• Manajer menggunakan analisis pekerjaan untuk
  menentukan aktivitas khusus pekerjaan dan standar
  kinerja dari pekerjaan tersebut.
• Pelatihan
• Deskripsi pekerjaan memperhatikan aktivitas dan
  keterampilandan oleh karenanya juga
  pelatihanyang dibutuhkan.
• Pemantauan Pelaksanaan Pekerjaan
• Membantu menemukan tugas yang belum ditetapkan

12
Penggunaan Informasi Analisis Pekerjaan

• Evaluasi Jabatan
• Informasi analisis jabatan memberikan pemahaman
  yg jelas mengenai berat/ringannya pekerjaan,
  besar kecilnya resiko yg dihadapi pekerja,
  sulit/mudahnya mendapatkan personil. Dengan
  demikian perusahaaan dapat menetapkan gaji pada
  posisi jabatan tersebut.
• Promosi dan Pemindahan
• Informasi analisis jabatan akan digunakan untuk
  membantu menentukan promosi ataupun pemindahan
  karyawan.
• Organisasi
• Informasi jabatan yang diperoleh dari analisis
  jabatan seringkali memberikan petunjuk bahwa
  organisasi yang ada perlu diperbaiki.

13
Penggunaan Informasi Analisis Pekerjaan

• Pemerkayaan Pekerjaan
• Informasi analisis jabatan dapat dipergunakan
  untuk memperkaya pekerjaan pada suatu jabatan
  tertentu.
• Penyederhanaan Pekerjaan
• Informasi analisis jabatan digunakan juga untuk
  penyederhanaan atau spesialisasi pekerjaan.
  Dengan perkembangan perusahaan dan spesifikasi
  yang mendalam mengakibatkan pekerjaan-pekerjaan
  yang harus dilakukan dalam suatu jabatan semakin
  terspesialisasi.
• Penempatan
• Informasi analisis jabatan digunakan untuk
  menempatkan para karyawan pada pekerjaan-pekrjaan
  yg sesuai dengan keterampilannya agar mereka
  bekerja secara efektif.

14
Penggunaan Informasi Analisis Pekerjaan

• Peramalan dan Perekrutan
• Informasi analisis jabatan digunakan untuk
  peramalan dan perekrutan tenaga kerja yg akan
  dibutuhkan perusahaan.
• Orientasi dan Induksi
• Informasi analisis jabatan digunakan untuk
  orientasi dan induksi bagi karyawan baru mengenai
  sejarah perusahaan, hak dan kewajibannya,
  menginduksi dan lainnya.

15
Metoda Mengumpulkan Informasi Analisis Pekerjaan

• Interview (wawancara)
• Kuesioner
• Observasi (Pengamatan)
• Buku harian pastisipan
• Teknik-teknik kuantitatif
• Berbagai sumber informasi

16
Wawancara

• Wawancara banyak digunakan
• Wawancara individual dengan tiap-tiap karyawan
• Wawancara kelompok dengan kelompok karyawan yang
  memiliki pekerjaan yang sama
• Wawancara supervisor dengan satu atau lebih
  supervisor yang mengetahui pekerjaan

17
Petunjuk Wawancara

• Analis pekerjaan dan supervisor perlu
  mengindentifikasikan pekerja yang mengetahui
  dengan baik dan objektif.
• Membangun hubungan dengan yang diwawancarai.
• Mengikuti petunjuk atau daftar (checklist) yang
  terstruktur
• Meminta pekerja untuk menulis tugas-tugas sesuai
  dengan urutan pentingnya dan frekuensi
  kejadiannya.
• Meninjau dan menguji data

18
Contoh Pertanyaan Dalam Wawancara

• Apa pekerjaan yang dilakukan ?
• Apa tugas utama pada posisi anda ? Apa sebenarnya
  yang anda lakukan ?
• Di lokasi fisik seperti apa anda bekerja ?
• Apa syarat pendidikan, pengalaman, keterampilan,
  dan (jika diperlukan), sertifikat atau lisensi
  yang dibutuhkan ?
• Pada aktivitas apa anda berpartisipasi ?
• Apa tanggung jawab dan tugas-tugas dalam
  pekerjaan anda ?

19
Contoh Pertanyaan Dalam Wawancara

• Apa pertanggung jawaban dasar atau standar
  kinerja dari pekerjaan anda ?
• Apa tanggung jawab anda ? Kondisi atau
  likngkungan kerja apa yang dibutuhkan pada
  pekerjaan anda ?
• Apa tuntutan fisik pekerjaan anda ? Tuntutan
  emosi dan mental ?
• Kondisi kesehatan dan keamanan apa yang
  dibutuhkan ?
• Apakah anda dihadapkan pada kondisi beresiko atau
  kondisi tidak seperti biasa atau umumnya ?

20
Pengamatan (Observasi)

• Observasi mungkin dikombinasikan dengan wawancara
• Buat catatan yang lengkap
• Berbicara dengan orang yang diobservasijelaskan
  apa yang terjadi dan mengapa
• Tanyakan berbagai pertanyaan

21
Diari dan Buku Harian (Logs)

• Menghabiskan waktu
• Laporan diri
• Mengingatkan apa yang dikerjakan terlebih dahulu

22
Teknik-teknik Kuantitatif Analisis Pekerjaan

• Kuesioner Analisis Posisi
• Digunakan untuk mengumpulkan data yang dapat
  dikuantifikasikan berkaitan dengan tugas-tugas
  dan tanggung jawab dari berbagai macam pekerjaan.
• Analisis Jabatan Fungsional
• Metoda yang mengklasifikan dan membandingkan
  setiap jenis pekerjaan, tetapi instruksi, alasan
  pertimbangan dan kemampuan matematik dan verbal
  adalah penting untuk melaksanakan tugas
  pekerjaan.

23
Menulis Deskripsi Pekerjaan/Jabatan

• Deskripsi Pekerjaan
• Suatu peryataan tertulis tentang apa yang
  sesungguhnya dilakukan oleh pemegang pekerjaan,
  bagaimana dia melakukannya, dan dalam kondisi
  apakah pekerjaan itu dijalankan.
• Informasi tertulis yang menguraikan tugas dan
  tanggung jawab, kondisi pekerjaan, dan
  aspek-aspek pekerjaan pada suatu jabatan tertentu
  dalam organisasi

24
Menulis Deskripsi Pekerjaan/Jabatan

• Tidak ada format standar, tetapi kebanyakan
  uraian memuat bagian-bagian tentang
• Identifikasi pekerjaan
• Ringkasan pekerjaan
• Hubungan pekerjaan, tanggung jawab, dan kewajiban
• Tanggung jawab dan tugas pemegang pekerjaan
• Standar kinerja
• Kondisi kerja dan lingkungan fisik

25
Identifikasi Pekerjaan/Jabatan

• Judul
• Tanggal
• Disetujui
• Supervisors Tittle
• Gaji (Salary)
• Grade Level

26
Menulis Spesifikasi Pekerjaan/Jabatan

• Spesifikasi Pekerjaan
• Menunjukkan orang macam apakah yang direkrut dan
  dalam kualitas apakah orang tersebut hendaknya
  diuji.
• uraian persyaratan kualitas minimum orang yang
  bisa diterima agar dapat menjalankan suatu
  jabatan/pekerjaan dengan baik dan kompeten
• Spesialisasi untuk karyawan terlatih vs tidak
  terlatih
• Spesialisasi pekerjaan berdasar judgment
• Kebanyakan spesifikasi pekerjaan datang dari
  perkiraan orang yang terdidik, seperti supervisor
  dan manajer SDM
• Prosedur dasar adalah dengan bertanya apa yang
  harus dimiliki (dalam hal pendidikan, kemampuan
  intelegensi, pelatihan, dan lainnya) untuk
  melakukan pekerjaan dengan baik ?
• Spesifikasi pekerjaan menggunakan analisis
  statistik

27
Isi Spesifikasi Pekerjaan/Jabatan

• Isi Spesifikasi Pekerjaan
• Tingkat pendidikan pekerja
• Jenis kelamin pekerja
• Keadaan fisik pekerja
• Pengetahuan dan Kecakapan kerja
• Batas umur pekerja
• Nikah atau belum
• Minat pekerja
• Emosi dan temparamen pekerja
• Pengalaman pekerja

28
Statistik dan Analisis Pekerjaan

• Tujuan untuk menentukan secara statistik hubungan
  antara (1) beberapa prediktor atau sifat manusia,
  seperti tinggi, intelgensi, atau keterampilan
  jari, dan (2) beberapa indikator atau kriteria
  keefektifan kerja, seperti prestasi kerja seperti
  apa yang dinilai oleh supervisor.
• Prosedurnya memiliki lima langkah
• Menganalisis pekerjaan
• Menyeleksi sifat-sifat personal
• Test
• Mengukur prestasi kerja berikutnya
• Menganalisis secara sistematis hubungan antara
  sifat dan prestasi kerja

29
Job Evaluation

• Menilai berat atau ringan, mudah atau sukar,
  besar atau kecil resiko pekerjaan dan memberikan
  nama, rangking, serta harga atau gaji suatu
  jabatan.
• Bila pekerjaan berat, sukar, berisiko besr, dan
  rangking jabatan semakin tinggi maka harga atau
  gaji semakin besar. Sebaliknya, bila pekerjaan
  mudah, ringan, resiko kecil, tanggung jawab
  kecil, dan rangking jabatan rendah, makagaji
  jabatannya semakin kecil.

30
PERUSAHAAN CV. METRO DATA PRATAMA Spesifikasi
Pekerjaan
Nama Jabatan Kepala Bagian Komputer Kode
Jabatan R-239 Tanggal 12 September
2005 Penyusun Ir. Chacha Maricha
Heihei Departemen Divisi Administrasi Lokasi
Palembang

• PERSYARATAN PEKERJAAN
• Pendidikan Akademi Komputer menguasai
  komputer
• Pengalaman 3 Tahun bekerja di bidang
  komputer
• Persyaratan Fisik Kesehatan baik untuk
  melakukan pekerjaan dan mempunyai
• stamina
  serta daya tahan cukup kuat untuk melaksanakan
• tugas
  berat
• Persyaratan Mental Jujur, inisiatif dan
  kreatif , dapat mengambil keputusan dengan
• cepat
  mampu menganalisis
• Supervisi Rentang kendali 3-9 orang
  lulusan SMA. Mampu berkomunikasi
• efektif
  lisan dan tertulis, vertikal dan horizontal dalam
  perusahaan
• Kondisi Kerja baik, 75 duduk di kursi
  yang nyaman, tenang dan
• dalam ruang
  AC

31
PERUSAHAAN Dinoel Manis Uraian Pekerjaan

• Nama Jabatan Manajer Latihan Pengembangan
• Kode Jabatan A-25537 Dep.
  Personalia
• Tanggal 12 September 2004 Lokasi
  Kantor Pusat
• Penyusun Siti Tergeli
• Fungsi Di bawah supervisi umum direktur
  personalia, mengembangkan-
• menyelenggarakan dan mengevaluasi
  program2 latihan on the job
• off the job. Bertindak sbg
  penasesat bagi manajemen operasional
• dalam pelaksanaan latihan.
• Tugas-Tugas
• Bekerjasama dg para anggota manajemen lainnya
  menentukan
• kebutuhan latihan.
• Dengan persetujuan direktur mengembangkan
  struktur program latihan
• Menentukan metoda latihan,
• dll

32

• Wewenang
• Menentukan struktur dan para pelaksana program
  latihan
• Menentukan jadwal latihan, dll
• Tanggung Jawab
• Bertanggung-jawab atas kelancaran pelaksanaan
  latihan
• Bertanggung-jawab atas biaya-biaya latihan yang
  dikeluarkan
• Hubungan Lini
• Atasan langsung Direktur Personalia
• Bawahan langsung Para pelatih, Kepala Bagian
  Administrasi Latihan.
• Kondisi Kerja
• Bekerja di kantor yang nyaman. Waktu kerja mulai
  jam 8.00 pagi sampai 16.00
• Sore kecuali bila memberikan latihan dan
  melakukan perjalanan (tiga hari per bulan)