Projektinhallinta

1
Projektinhallinta

• RASE
• 10.5.2006

2
Projektinhallinta

• Projektinhallintaan liittyy seuraavia tehtäviä
• projektin suunnittelu
• projektin käynnistäminen
• toteutumisen seuranta ja ohjaus
• projektin päättäminen

3
Projektinhallinta

• Projektin suunnittelu
• lähtökohtana tavoite
• tehdään määrittelydokumentin spesifioima
  järjestelmä
• tavoite tulee olla sellaisessa muodossa, että sen
  toteutuminen voidaan projektin päättyessä
  arvioida. Liian epämääräisiä tavoitteita tulee
  välttää
• reunaehdot ja rajoitteet vaikuttavat
  suunnitteluun
• liittyvät usein resursseihin (sekä henkilö että
  raha) sekä aikatauluihin

4
Projektinhallinta

• suunnitteluun liittyvät myös organisointi,
  riskien analysointi, teknologioiden ja
  työmenetelmien valinta, tukitoimintojen
  (dokumentointi, tuotteenhallinta,
  laadunvarmistus) suunnittelu, projektin
  osittaminen ja osien aikatauluttaminen
• ositus ja osien aikataulutus vaikein pala
  purtavaksi
• osien työmäärien arviointi hankalaa
• työmääriä saatetaan joutua muuttamaan
  epärealistisiksi, jotta suunnitelma näyttää
  kelvolliselta paperilla
• joskus voidaan myös joutua toteamaan, että
  tavoitteita on mahdoton saavuttaa nykyisten
  reunaehtojen vallitessa

5
Projektinhallinta

• Projektin aloitus
• vain pieni osa projektia, mutta sitäkin tärkeämpi
• joskus projektit käynnistyvät ikään kuin
  huomaamatta ja välttämättä kaikki eivät edes
  tiedä olevansa projektissa mukana
• aloitustilaisuus voi olla kahvipöytäkeskustelu
  tai koko päivän kestävä tilaisuus riippuen
  projektin koosta
• läsnä projektiin osallistujat ja sidosryhmien
  edustajat
• tilaisuudessa käydään läpi projektin tavoitteet,
  tärkeys, osallistujat ja sidosryhmät, aikataulu,
  seuranta ja raportointitavat jne
• voidaan sopia myös työtiloista, työvälineistä,
  palaveriajoista ja muista käytännön järjestelyistä

6
Projektinhallinta

• tilaisuuden jälkeen jokaisella tulisi olla
  tiedossa oma osuutensa projektin toteutuksessa ja
  jokaisen tulisi olla sitoutunut projektin
  tavoitteiden saavuttamiseen

7
Projektinhallinta

• Seuranta ja ohjaus
• projektipalaverit, projektikatselmukset,
  toteutumien kirjaaminen ja projektisuunnitelman
  tarkentaminen projektin edetessä (ja vauhdin
  kiihtyessä)
• seurannan tarkoituksena on huomata vääristymät
  mahdollisimman ajoissa. Mitä aikaisemmassa
  vaiheessa ne huomataan, sen helpompi niitä on
  korjailla
• epäonnistumisten syynä ongelmien liian myöhäinen
  havaitseminen ja jopa niiden salailu

8
Projektinhallinta

• Projektin päättäminen
• projektin päättymisen kriteerit oltava selkeästi
  kirjattuna projektisuunnitelmaan!
• katkeria riitoja asiakkaan ja tekijän välillä,
  kun epäselvyyttä projektin päättymisestä ja
  ylläpidon alkamisesta Saattaa olla rahallisesti
  merkittävä seikka
• tarpeettomat dokumentit ja tiedostot tuhotaan ja
  tarpeelliset arkistoidaan ylläpitoa varten
• tuotetaan loppuraportti, jossa kerrotaan
  projektin tuotto (tai tappio), onnistumiset,
  epäonnistumiset, vinkkejä mitä kannattaisi tehdä
  toisin
• kerätään metriikkaa laatujärjestelmää varten
  työmäärä- ja aikatauluarvioiden vs toteutuneet,
  muutosvaatimusten lukumäärä, korjattujen
  virheiden lukumäärät eri vaiheissa jne

9
Projektinhallinta

• asiakaspalautteen saaminen projektin
  onnistumisesta ja mahdollisesti myös tietyn
  käyttö/ylläpitoajan jälkeen
• lopetuspalaverissa esitetään yhteenveto
  projektista ja sen tuloksista
• ja lopuksi nollataan muisti ja siinä sivussa
  kerrotaan asiakkaalle kuinka miellyttävää hänelle
  oli tehdä töitä ?

10
Projektinhallinta
linjaorganisaatio
projektiorganisaatio
Lähtötiedot tavoitteet, reunaehdot, rajoitteet
Suunnittelu
Käynnistäminen
Projektisuunnitelma ja muu projektiin
liittyvä materiaali
PROJEKTI
Seurantaraportti
Seurantaraportti
SEURANTA JA OHJAUS
Ohjaus
Ohjaus
Päättäminen
Loppuraportti
Päätösraportti
Tuote
11
Projektinhallinta
Käyttäjät
Tyypillinen projektiorganisaatio
ASIAKAS
Asiakkaan projektipäällikkö
Ohjausryhmä
Projektiryhmä
Tukiryhmä
TOIMITTAJA
Projektipäällikkö
12
Projektinhallinta

• Asiakas voi olla ulkoinen tai sisäinen asiakas
• Projekti koostuu projektipäälliköstä ja projektin
  jäsenistä
• projektipäällikkö saattaa olla samassa tehtävässä
  useassa projektissa yhtä aikaa
• samoin projektin jäsenillä saattaa olla muita,
  ulkopuolisia, tehtäviä samaan aikaan. Voidaan
  määritellä, että resurssi XX on 40 projektin
  käytettävissä
• projektin jäsenet saattavat sijaita myös eri
  puolilla maata tai jopa eri puolilla maapalloa.
  Tällöin ohjaus ja seuranta luonnollisesti
  vaikeutuu
• Projektin tukiryhmässä on tyypillisesti teknisiä
  asiantuntijoita
• esimerkiksi tietyn työkalun erityistuntijoita
• antavat ohjeita teknisiä ratkaisuja
  suunniteltaessa ja tarkastavat myös niiden
  toteutuskelpoisuuden

13
Projektinhallinta

• Projektipäällikkö raportoi ohjausryhmälle
  projektin edistymisestä, isoista ongelmista ja
  projektisuunnitelmaan tarvittavista muutoksista
• Ohjausryhmä koostuu sekä asiakkaan että
  toimittajan edustajista. Ryhmä hyväksyy
  projektisuunnitelman muutokset ja auttaa
  ongelmien ratkaisemisessa

14
Projektinhallinta

• Asiakasprojektissa tarvitaan yleensä myös
  asiakkaan resursseja ja työpanosta tietyissä
  toiminnoissa
• laitteistojen hankinta, koulutuksen suunnittelu,
  toimialan asiantuntijoiden apu tarvittaessa jne
• Työmäärä saattaa kasvaa asiakkaankin puolella
  suureksi. Se voi olla monesti yllätys, varsinkin
  jos asiakkaalle ei aikaisempaa kokemusta
  tietotekniikkaprojekteista
• Projektisuunnitelmassa tuotava tarve selkeästi
  esille ja nimettävä asiakkaan organisaatiosta
  henkilö (asiakkaan projektipäällikkö), jonka
  vastuulla on resurssien haaliminen aina
  tarvittaessa

15
Projektinhallinta

• Moniprojektiympäristö luo omat ongelmansa, kun
  eri projektit kilpailevat samoista resursseista
• joka projektissa tarvitaan AINA juuri niitä
  parhaita ihmisiä, jotka pystyvät projektin
  pelastamaan
• Jonkun pitää priorisoida resurssien tarve ja
  määrätä kuinka asia hoidetaan.

16
Projektinhallinta

• Projektin seurannan ja suunnittelun kannalta
  projektin osittaminen on tärkeää
• projekti ositetaan aktiviteeteiksi ja tehtäviksi
• Aktiviteetti on suuri osakokonaisuus tai koko
  projektin ajan kestävä toiminto
• aktiviteettiin liittyy alkamis- ja
  päättymisajankohta, resurssit, käytettävä
  työpanos ja tuotokset
• aktiviteettien päättymisajankohtia sanotaan
  etapeiksi ja se saavutetaan, kun kaikki
  aktiviteetin tuotokset on hyväksytty sovitulla
  tavalla (projektisuunnitelmassa määritelty)
• Aktiviteetit pilkotaan edelleen tarkasti
  rajatuiksi kokonaisuuksiksi, tehtäviksi
• tehtävä voidaan osoittaa yhdelle henkilölle,
  parille tai pienelle ryhmälle tilanteesta
  riippuen
• Työmääräarviot saadaan sitä luotettavimmiksi mitä
  pienempiä tehtäviä saadaan ositettua
• seurannassa poikkeamat huomataan nopeasti
• toisaalta liian pienet tehtävät aiheuttavat
  lisähommia, koska tehtävät määritellään
  projektisuunnitelmassa, ne aloitetaan, niitä
  seurataan ja ne kirjataan päättyneeksi

17
Projektinhallinta

• Aikataulutuksen lähtökohtana on projektin
  reunaehdot
• kalenteriaika, käytettävissä olevat henkilöt ja
  käytettävissä oleva rahamäärä
• Projektin aktiviteetit jaetaan sopivan kokoisiksi
  tehtäviksi
• koko riippuu siis sovellusalueesta ja
  projektiryhmän kokemuksesta
• Tehtävien työmäärät arvioidaan
• usein lähtökohtana ohjelmiston koko. Kun
  tiedetään organisaation tuottavuus
  (koodirivejä/työpäivä) saadaan jonkinlainen arvio
  laskettua, ei ole helppo homma
• organisaation tuottavuuteen vaikuttaa ohjelmiston
  koko, aikataulun kireys, tekijöiden kokemus ja
  ammattitaito, vaatimukset luotettavuuden ja
  reaaliaikaisuuden suhteen
• Tehtävien keskinäiset riippuvuudet määritellään
• jotain tehtävää ei voida aloittaa ennen kuin
  jokin toinen tehtävä on kokonaan tehty jne
• Valitaan henkilö suorittamaan tehtävä ja
  arvioidaan tehtävän suorittamiseen kuluva
  kalenteriaika
• kalenteriaika riippuu ammattitaidosta,
  kokemuksesta, sovellusalueen tuntemuksesta ja
  panoksesta projektiin

18
Projektinhallinta

• Projektien seuranta hoidetaan raportoinnin,
  ajankäytön seurannan, projektipalaverien,
  katselmusten ja tarkastusten avulla
• Projektipalaveri on hyvä järjestää kerran
  viikossa vakioaikaan, jolloin kaikki tietävät
  olla sopimatta muuta
• jos palaveri pystytään pitämään vielä
  vakiopaikassa, niin seinille voidaan askarrella
  lakana, joihin kirjataan tehtävät ja edistymiset
• palaverissa käydään läpi menneen viikon tilanne
  ja tulevan viikon tavoitteet. Ongelmista
  keskustellaan ja mietitään ratkaisutapoja niiden
  selvittämiseksi
• Viikkopalaverit tulisi dokumentoida
• voidaan käyttää myös projektipäiväkirjaa

19
Projektinhallinta

• Projektin riskien hallintaan kuuluu riskien
  kartoittaminen ja niihin varautuminen
• kartoittamisella tarkoitetaan riskien
  tunnistamista, analysointia ja niiden
  toteutumistodennäköisyyden arviointi
• varautumisella tarkoitetaan varasuunnitelmien
  laadintaa ja toteutumistodennäköisyyksien
  minimointia
• Riskien löytymiseen voidaan käyttää apuna
  tarkistuslistoja tai alan kirjallisuudesta
  löytyviä listoja
• yleisimmät riskit eivät liity tekniikkaan vaan
  projektin suunnitteluun, seurantaan ja
  organisointiin

20
Projektinhallinta
RISKI
HALLINTAKEINO
Avainhenkilö siirtyy toisen yrityksen palvelukseen Varahenkilöt, varmistetaan ettei siirry (sopimustekniset asiat, palkkaus, bonukset)
Epärealistiset aikataulut ja budjetit Huolellinen projektisuunnittelu, yllättävien tehtävien huomioiminen, pitäydytään riittävän pienissä projekteissa
Tehdään vääriä toimintoja ja turhia ominaisuuksia Käyttöohjeen laatiminen alkuvaiheessa, protot, markkinatutkimukset
Huono käyttöliittymä Protot, asiantuntijoiden käyttäminen, käyttäjän työskentelyn analysointi
Muutokset määrittelyssä Protot, muutosten byrokratisointi ja rahastus, asiakasvaatimusten huolellinen selvitys
Muualta hankittujen komponenttien/palveluiden ongelmat Referenssiasiakkaiden hyödyntäminen, suorituskyvyn ja toiminnallisuuden testaus, yhteensopivuuden varmistus, toimittajan laatujärjestelmän arviointi
Tekniset ongelmat Simulointi, mallintaminen, protot, referenssiasiakkaiden hyödyntäminen
21
Projektinhallinta

• Miksi epäonnistui
• työmääräarvio virheellinen
• määrittely puutteellinen
• muutosvastarinta
• liian suuri projekti
• asiakkaan/toimittajan
• asiantuntemattomuus
• suunnittelematon käyttöönotto
• henkilöstövaihtuvuus
• huono projektipäällikkö

• Miten epäonnistui
• aikataulu petti
• kustannukset ylittyivät
• asiakas tyytymätön tuotteeseen
• jälkihoidon työmäärä valtava

22
Projektinhallinta

• Projektisuunnitelmalla kuvataan miten
  käytettävissä olevilla resursseilla saavutetaan
  haluttu lopputulos ja vielä halutussa
  aikataulussa
• lisäksi kuvataan riskejä, tukitoimintoja,
  toteutusvälineitä, vastuuhenkilöitä jne
• aikataulujen ja resurssien käytön poikkeamat
  havaitaan ajoissa -gt projektin seurannan
  apuväline
• Pieniinkin projekteihin kannattaa suunnitelma
  tehdä (projektikortti)
• tehtävä(t), tekijä(t), aikataulu, toteumat ja
  hyväksyminen

23
Projektinhallinta - projektisuunnitelma

• Johdanto
• 1.1 Yleiskuvaus
• 1.2 Tuote
• 1.3 Suunnitelman ylläpito
• 1.4 Viitatut dokumentit
• 1.5 Määritelmät, termit ja lyhenteet
• Projektin organisointi
• 2.1 Projektin vaiheistus
• 2.2 Organisaation rakenne
• 2.3 Sidosryhmien kuvaus
• 2.4 Vastuuhenkilöt
• Projektin ohjaaminen
• 3.1 Tavoitteet ja priorisointi
• 3.2 Oletukset, riippuvuudet, reunaehdot
• 3.3 Riskien hallinta
• 3.4 Seuranta ja ohjaus
• 3.5 Henkilöresurssien käytön suunnittelu

• Tekniikka
• 4.1 Menetelmät ja työkalut
• 4.2 Dokumentointi
• 4.3 Tuotteenhallinta
• 4.4 Laadunvarmistus
• Vaiheet, aikataulut ja budjetti
• 5.1 Projektin osittaminen
• 5.2 Riippuvuudet
• 5.3 Resurssien käyttö ajan funktiona
• 5.4 Budjetti ja resurssien allokointi
• 5.5 Aikataulu
• - Alihankkijoiden käyttö
• - Suojaukset ja turvallisuus
• - Koulutus ja asennussuunnitelmat
• - Ylläpitosuunnitelmat
• - Muutosmenettely

24
Projektinhallinta-työvälineet

• Projektinhallinnassa tarvitaan sovellus, joka
  osaa
• kuvata projektin eri vaiheita
• tehdä eri vaiheiden ajoitukset
• näyttää eri vaiheiden ajoitukset
• näyttää vaiheet kalenteriaikaan sidottuna
• laskea kustannusarvion
• laskea toteutuneet kustannukset
• Sovelluksia ovat mm
• MS-Project (projektinhallinta)
• PlanMan Planet (projektinhallinta)
• Dokumentointi (ohjelmistosuunnittelun
  työvälineet, toimistosovellukset, sposti,
  vuorovaikutusvälineet)
• Ideointi (MindMap-sovellukset)
• Jne.