MANAJEMEN KENDALI MUTU AKADEMIK

1
MANAJEMEN KENDALI MUTU AKADEMIK
Drs. Husain Jusuf, M. Pd
BADAN PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN TINGGI
QUALITY ASSURANCE BOARD FOR HIGHER EDUCATION
UNIVERSITAS NEGERI GORONTALO-2005
2
PENGERTIAN KENDALI MUTU

• KENDALI MUTU PADA MULANYA BERARTI PENGENDALIAN
  MUTU YANG DITERAPKAN PADA PROSES PRODUKSI,
  TERUTAMA PEMERIKSAAN UNTUK MENOLAK BAHAN BAKU
  ATAU BARANG-BARANG JADI YANG TIDAK MEENUHI SYARAT
  PADA AKHIR LINI PRODUKSI

3

• TETAPI SEGERA DISADARI BAHWA PEMERIKSAAN SAJA
  TIDAK CUKUP UNTUK MENYEMPURNAKAN MUTU PRODUKSI,
  DAN HAL ITU HARUS DIMULAI PADA TAHAP PRODUKSI.
  MASUKKAN MUTU DALAM PROSES ADALAH UNGKAPAN
  POPULER DALAM PENGENDALIAN MUTU DI JEPANG.

4
PENGENDALIAN MUTU TERPADU (PMT)

• KENDALI MUTU (KM) KEMUDIAN BERKEMBANG MENJADI
  PENGENDALIAN MUTU TERPADU (PMT) YANG MELIBATKAN
  SELURUH UNSUR DALAM ORGANISASI ATAU LEMBAGA MULAI
  DARI UNSUR PIMPINAN TERTINGGI SAMPAI UNSUR
  KARYAWAN TERENDAH UNTUK MENYEMPURNAKAN KEGIATAN
  MANAJER PADA SEMUA TINGKAT

5
TUJUAN PENGENDALIAN MUTU TERPADU

• TUJUAN PMT ADALAH UNTUK MEMUASKAN PELANGGAN
  ATAU STAKEHOLDER.
• MELALUI PENERAPAN PMT, PERU-SAHAAN JEPANG
  TELAH MEMBEN-TUK SISTEM UNTUK MENDESAIN,
  MENGEMBANGKAN, MEMPRODUK-SI DAN MEMBERI LAYANAN
  PRO-DUK DENGAN SASARAN UTAMA MEMUASKAN PELANGGAN.

6
MENGAPA PERLU KENDALI MUTU?

• ERA GLOBALISASI ADALAH ERA PER-SAINGAN MUTU.
  MAHASISWA YANG BELAJAR DI PERGURUAN TINGGI
  MENGHARAPKAN AKAN MEMPEROLEH ILMU PENGETAHUAN,
  GELAR, KETE-RAMPILAN, DAN PENGALAMAN YANG
  BERMUTU, SERTA KEYAKINAN, DAN PERILAKU LUHUR YANG
  DAPAT DIGUNAKAN UNTUK SUKSES HIDUP DALAM
  PERSAINGAN GLOBAL.

7

• PERGURUAN TINGGI YANG TI-DAK MAU MENGIKUTI
  ARUS-NYA PERKEMBANGAN PERU-BAHAN SEKARANG DAN DI
  MASA DATANG AKAN DITING-GALKAN OLEH MASYARAKAT
  DAN LAMBAT ATAU CEPAT AKAN MENGALAMI KEMUN-DURAN
  , YANG AKHIRNYA AKAN MENGALAMI KERUNTUHAN.

8
MENGAPA PERLU LATIHAN MANAJEMEN KENDALI MUTU?

• PENINGKATAN KEMAMPUAN UNTUK MENGELOLA DAN
  MENGEMBANGKAN PERGURUAN TINGGI SUDAH SANGAT
  DIRASAKAN PERLU TERUTAMA KEMAMPUAN MENGGUNAKAN
  PRINSIP-PRINSIP MANAJEMEN MODERN YANG
  BERORIENTASI PADA MUTU/KUALITAS.

9

• BAGI PARA PENGELOLA PERGURU-AN TINGGI, SISTEM
  MANAJEMEN MUTU PADA HAKEKATNYA BERINTI PADA
  PERBAIKAN TERUS MENE-RUS UNTUK MEMPERKUAT DAN
  MENGEMB. MUTU TERSEBUT.
• MASALAH PENTING YANG PERLU DIPERHATIKAN ADALAH
  BAGAIMA-NA MANAJEMEN PT DIATUR DA-LAM SUATU
  ADMININSTRASI YANG RAPI, EFISIEN DAN TRANSPARAN

10
Manajemen Kendali Mutu
Kaizen/continuous Improvement
PDCA
SDCA
PDCA
SDCA
PDCA
SDCA
PDCA
SDCA
Model PDCA
11
Manajemen Kendali Mutu

• Prinsip yang melandasi pola pikir dan pola tindak
  pelaku manajemen kendali bebasis PDCA
• Quality first
• Stakeholder-in
• The next process is our stakeholders
• Speak with data
• Upstream management

12
PLAN-DO-CHECK-ACT BY DR. DEMING

• COMMONLY USED WHEN DESCRIBING CONTINUAL
  QUALITY IMPROVEMENT. ESSENTIALLY, THE SYCLE SAYS
• P PLAN ACTIVITIES
• D IMPLEMENT THE PLAN
• C CHECK THE RESULT
• A IMPROVE THE PROCESS.
• THE CYCLE WAS FIRST DEVELOPED BY WALTER A.
  SHEWHART LATER INTRODUCE BY EDWARD DEMING IN
  JAPAN

13
TITIK TOLAK PENYEMPURNAAN

• TITIK TOLAK SETIAP PE-NYEMPURNAAN IALAH
  MENGIDENTIFIKASI MASALAH
• PERIBAHASA MASALAH ADALAH KUNCI HARTA
  TERSEMBUNYI.

14
Manajemen Kendali Mutu
Mulai
Penentuan Standar Mutu
Continuous Improvement (KAIZEN) Mutu Berkelanjut
an Sustainable Quality
Audit Standar Mutu
Identifikasi action untuk memenuhi Standar Mutu
Ya
Ada gap antara Standar Mutu dan Hasil ?
Laksanakan Action
Tidak
Evaluasi untuk peningkatan Standar Mutu
Integrasikan pada proses SDCA lanjutnya
15
SIKLUS PEMECAHAN MASALAH MODEL PDCA
APA
DEFINISI MASALAH
ANALISIS MASALAH
PLAN/ RENCANAKAN
MENGAPA
ANALISIS PENYEBAB
MERENCANAKAN TINDAKAN
BAGAIMANA
DO/LAKSANAKAN
IMPLEMENTASI
CHECK/PERIKSA
PEMASTIAN HASIL
ACT/TINDAKAN
STANDARDISASI
16
SIKAP MANAJER JEPANG

• SETIAP KALI KITA MELAKSANAKAN SUATU TINDAKAN,
  KITA LIHAT BAGAIMANA KERJANYA, PERIKSA HASILNYA,
  CARI DAN AKUI KESALAHAN KITA DARI SUDUT
  MANAJEMEN, KEMUDIAN MENCOBA UNTUK BERBUAT YANG
  LEBIH BAIK.

17
KONSEP KAIZEN MENUNTUT

• SETIAP ORANG, TIDAK PEDULI GELAR-NYA ATAU
  KEDUDUKANNYA, MAU MENGAKUI SECARA TERUS MENERUS
  SETIAP KESALAHAN YANG DIPERBUAT-NYA ATAU SETIAP
  KEGAGALAN YANG TERDAPAT DALAM TUGASNYA, DAN
  MENCOBA UNTUK BERBUAT LEBIH BAIK DI KEMUDIAN
  HARI. KEMAJUAN TIDAK MUNGKIN TERCAPAI TANPA
  KESEDIAAN UNTUK MENGAKUI KESALAHAN.

18
APA ITU KAIZEN?

• KAIZEN ADALAH ISTILAH JEPANG YANG BERARTI
  PENYEMPURNAAN BERKESINAMBUNGAN (CONTINUOUS
  IMPROVEMENT) YANG MELIBATKAN SEMUA ORANG, BAIK
  MANAJEMEN PUNCAK, MANAJER, MAUPUN KARYAWAN.
  STRATEGI KAIZEN MERUPAKAN KUNCI KEBERHASILAN
  JEPANG DALAM PERSAINGAN.

19
KAIZEN ACTIVITIES

1. CHANGE WORKERS OPERATIONS TO MAKE HIS JOB MORE
   PRODUCTIVE, LESS TIRING, MORE EFFICIENT AND
   SAVER.
2. IMPROVE EQUIPMENT, LIKE INSTALLING FOOLPROOF
   DEVICES AND/OR CHANGING THE MACHINE LAYOUT.
3. IMPROVE PROCEDURES

20
GOOD HOUSEKEEPING 5 S

1. SORT SORT OUT WHAT IS NEEDED AND WHAT IS NOT
   NEEDED. WHEN IN DOUBT THROW IT OUT.
2. STRAIGHTEN KEEP EVERYTHING THAT IS NEEDED IN AN
   ORDINARY FASHION, SO THAT THINGS CAN BE ACCESSED
   EASILY.

21
GOOD HOUSEKEEPING 5 S (CONT.)

• 3. SWEEP KEEP THE WORKPLACE
• CLEAN
• 4. STANDARDIZE MAKE STANDARDS
• SO THAT ANY ABNORMALITY
• BECOMES OBVIOUS
• 5. SELF DISCIPLINE ADHERE
• PROCEDURE AT WORK.

22
ELIMINATE WASTES

1. OVERPRODUCTION AND INVENTORY NOT IMMEDIATELY
   NEEDED
2. DEFECTIVE PRODUCTS REQUESTING REPAIR OR SCRAPING
3. PROCESS IMPOSING INEFFICIENT AND/OR UNNECESSARY
   TASK, FAIL TO SYNCHRONIZE SYSTEMS
4. MOTION UNNECESSARY MOVEMENT AND ENERGY USED TO
   PERFORM TASKS

23
ELIMINATE WASTES (CONT.)

• 5. TRANPORT TOO FREQUENT OR INFREQUENT MOVEMENT
  OF GOODS.
• 6. POOR TIMING OR WAITING
• 7. IDLING BY EXCESSIVE SET-UP EQUIPMENT
  BREAKDOWNS

24
10 COMMANDMENTS OF IMPROVEMENT

1. ABANDON FIXED IDEAS
2. THINK OF WAYS TO MAKE IT POSSIBLE
3. NO EXCUSE NEEDED
4. GO FOR THE SIMPLE SOLUTION, NOT THE PERFECT ONE
5. CORRECT MISTAKES RIGHT AWAY

25
10 COMMANDMENTS OF IMPROVEMENT (CONT.)

1. USE YOUR WIST, NOT YOUR WALLET
2. PROBLEMS ARE OPPORTUNITIES
3. REPEAT WHY? FIVE TIMES
4. SEEK IDEAS FROM MANY PEOPLE
5. THERE IS NO END TO IMPROVE-MENT

26
THE 3 EVILS OF MEETINGS

• Meet But Dont discuss.
• Discuss But Dont Decide.
• Decide But Dont Do

27
PENGERTIAN MANAJEMEN

• MANAJEMEN ADALAH PROSES MENGGERAKKAN ORGANISASI
  DENGAN MENGGGUNAKAN SUMBER-SUMBER YANG TERSEDIA
  DALAM ORGANISASI DENGAN SEBAIK MUNGKIN SEHINGGA
  MENCAPAI HASIL KERJA YANG MAKSIMAL DENGAN USAHA
  YANG MINIMAL

28
John F. Mee (1962

• MANAGEMENT IS THE ART OF SECURING MAXIMUM RESULT
  WITH MINIMUM OF EFFORT AS TO SECURE MAXIMUM
  PROSPERITY AND HAPPINESS FOR BOTH EMPLOYER AND
  EMPLOYEE AND GIVE THE PULIC THE BEST POSSIBLE
  SERVICE

29
Skinner Ivancevich (1992)

• MANAGEMENT IS DEFINED AS THE APPLICATION OF
  PLANNING, ORGANIZING, STAFFING, DIRECTING, AND
  CONTROLLING FUNCTIONS IN THE MOST EFFICIENT
  MANNER POSSIBLE TO ACCOMPLSH OBJECTIVES

30
HUBUNGAN MANAJEMEN KENDALI MUTU
DENGAN PENJAMINAN MUTU (QA)

• PENJAMINAN MUTU (QUALITY ASSURANCE) PENDIDIKAN
  TINGGI DAPAT DISELENGGARAKAN MELALUI PELBAGAI
  MODEL MANAJEMEN KENDALI MUTU. SALAH SATU MODEL
  YANG DAPAT DIGUNAKAN ADALAH MODEL PDCA

31
Definisi Penjaminan Mutu

• Proses penetapan dan pemenuhan standar mutu
  pengelolaan secara konsisten dan berkelanjutan,
  sehingga stakeholder memperoleh kepuasan

32
Konsep Penjaminan Mutu

• Perguruan tinggi tersebut mampu menetapkan dan
  mewujudkan visinya melalui pelaksanaan misinya
  (aspek deduktif)
• Perguruan tinggi tersebut mampu memenuhi
  kebutuhan stakeholder (aspek induktif), berupa
• - Kebutuhan kemasyarakatan (societal
  needs)
• - Kebutuhan dunia kerja (industrial
  needs)
• - Kebutuhan profesional (professional
  needs)

33
Tujuan Penjaminan Mutu

• Secara internal penjaminan mutu dilakukan untuk
  mewujudkan visi dan misi perguruan tinggi serta
  memenuhi kebutuhan stakeholder, yang dikontrol
  dan di audit oleh BAN-PT atau lembaga lain secara
  eksternal

34
Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi Secara Internal
dan Eksternal
MUTU
PENJAMINAN MUTU (Internal) PT Ybs
Penjaminan Mutu (Eksternal) BAN/ Lembaga lain
35
Strategi Penjaminan Mutu

1. Direktorat Jendral Pendidikan, Depdiknas
   menetapkan Pedoman Penjaminan Mutu pendidikan
   tinggi di perguruan tinggi
2. Perguruan tinggi menggalang komitmen untuk
   menjalankan penjaminan mutu pendidikan tinggi
   yang diselenggarakannya
3. Perguruan tinggi memilih dan menetapkan sendiri
   standar mutu pendidikan tinggi yang
   diselenggarakan untuk tiap program studi

36
Strategi Penjaminan Mutu
Lanjutan....

1. Perguruan tinggi menetapkan dan menjalankan
   organisasi beserta mekanisme kerja penjaminan
   mutu pendidikan tinggi
2. Perguruan tinggi melakukan benchmarking mutu
   pendidikan tinggi secara berkelanjutanm baik ke
   dalam maupun ke luar negeri

37
Butir-Butir Mutu

1. Kurikulum program studi
2. Sumber daya manusia
3. Mahasiswa
4. Proses pembelajaran
5. Sarana dan Prasarana
6. Suasana akademik
7. Keuangan

38
Butir-butir Mutu (Lanjutan)
Lanjutan....

1. Penelitian dan publikasi
2. Pengabdian kepada masyarakat
3. Tata pamong (governance)
4. Manajemen lembaga (institutional management)
5. Sistem informasi
6. Kerjasama dalam dan luar negeri

39
ARTI PENTING PENJAMINAN MUTU
New Approach in QA (Internally Driven)
New Approch in Objectives (Focus on
Nations Competitveness)
New Approach With FEE (Facilitating Empowering
Enabling)
HEALTS (2003-2010) Higher Education Longterm
Strategy
Higher Education Institution HEI Workable QA
COMMUNITY
Prosperity Security Social Welfare
Workable QA paves The way for better future
High Quality of HEIs Product
40
Proses Penjaminan Mutu

1. Perguruan tinggi menetapkan visi dan misinya
2. Setiap program studi menetapkan visi dan misinya
   berdasarkan perguruan tinggi
3. Penjabaran visi, misi program studi menjadi
   serangkaian standar mutu
4. Rumusan standar mutu harus spesifik dan terukur
   yaitu mengandung ABCD (Audience, Behavior,
   Competence, Degree)

41
Proses Penjaminan Mutu(Lanjutan)

1. Perguruan tinggi menetapkan organisasi dan
   mekanisme kerja penjaminan mutu
2. Perguruan tinggi melaksanakan penjaminan mutu
   dengan menerapkan manajemen kendali mutu
3. Perguruan tinggi mengevaluasi dan merevisi
   standar mutu melalui benchmarking secara
   berkelanjutan

42
PELAKSANAAN PENJAMINAN MUTU

1. Komitmen
2. Perubahan Paradigma
3. Sikap Mental
4. Pengorganisasian
5. Kiat

43
Komitmen

• Komitmen yang tinggi senantiasa menjamin dan
  meningkatkan mutu pendidikan tinggi yang
  diselenggarakan

44
Perubahan Paradigma
Paradigma Lama Mutu pendidikan tinggi
terpelihara dan dapat ditingkatkan apabila
dilakukan pengawasan oleh pemerintah
Paradigma Baru PT harus menjaga
dan meningkatkan mutu pendidikan tinggi
45
Sikap Mental

• Plan your work
• And
• Work your Plan

46
Pengorganisasian

• Pengorganisasian harus mampu menumbuhkan
  kesepahaman tentang penjaminan mutu pendidikan
  tinggi sehingga menumbuhkan sikap suportif dari
  seluruh komponen

47
Kiat

1. Adakan lokakarya
2. Susun rencana penjaminan mutu yang jelas
3. Hubungi pihak-pihak yang berkompeten dalam
   penjaminan mutu sebagai fasilitator
4. Informasiqa_dikti_at_yahoogroups.com

48

Terima Kasih