Assalamualaikum wbt dan salam sejahtera diucapkan kpd para juri dan hadirin yg dihormati sekalian

1
Assalamualaikum wbt dan salam sejahtera diucapkan
kpd para juri dan hadirin yg dihormati
sekalian kami kumpulan Q-INN dari unimap ingin
membentangkan laporan KIK di bawah tajuk Stock
Item Control System (SICS).
2
Unimap ditubuhkan pada 25 Julai 2001, menawarkan
13 program ijazah dan 6 program diploma. Terdiri
daripada 8 pusat pengajian dan kami adalah wakil
kumpulan KIK daripada PPK Bahan.
3
Pusat Pengajian Kejuruteraan Bahan ditubuhkan
pada Mac 2004 dan sehingga kini mempunyai 46
orang staf dan 457 orang pelajar.
4
Pusat Pengajian Kejuruteraan Bahan terletak di
Kubang Gajah, Jejawi dan Taman Muhibah.
5
Misi jabatan adalah menjadi pusat akademik dan
penyelidikan yang bertaraf dunia dalam bidang
sains dan kejuruteraan bahan. Visi jabatan pula
adalah untuk merialisasikan aspirasi negara dan
menyumbang kepada ketamadunan dunia dalam bidang
sains dan kejuruteraan bahan.
6
Organisasi PPK Bahan diketuai oleh Prof Madya Dr
Shamsul Baharin sebagai dekan

7

Kumpulan Q-Inn ditubuhkan pada 3 Februari 2006
dianggotai oleh 9 orang ahli. Projek ini adalah
merupakan projek pertama kumpulan Dan telah
menjadi johan konvensyen kmk peringkat kukum 2006
8
Pembentukan Q-Inn bermula dengan pembentukan
carta organisasi kumpulan, pemilihan nama
kumpulan serta menetapkan misi, motto dan
objektif kumpulan,

9

Organisasi Q-Inn diketuai oleh En Syed Nuzul
Fadzli.
10

11
Nama Q-INN diadaptasi daripada perkataan
kualiti dan inovasi. Setiap warna dan simbol
mempunyai makna tersendiri

12
Objektif kumpulan dibentuk daripada kesinambungan
visi dan misi jabatan. Terdapat 6 objektif utama
kumpulan.
13
Modus operandi aktiviti mesyuarat bermula dengan
panggilan mesyuarat melalui email diikuti minit
mesyuarat dan proses tindakan.
14
Purata kehadiran ahli ke mesyuarat mingguan
adalah 96.2.
15
Perancangan projek bersandarkan pada kitaran
aktiviti PDCA - Plan, Do, Check and Action
16
Setiap aktiviti teras diketui oleh ahli yang
berlainan dalam memastikan pelaksanaan tindakan
berjalan lancar dan menepati masa.
17
Carta perbatuan menunjukkan perancangan aktiviti
dan tarikh sebenar aktiviti dijalankan.
18
Aktiviti pemilihan masalah dijalankan melalui
kaedah brainstorming iaitu mengenalpasti masalah,
menganalisa, memilih dan menilai masalah serta
menentukan sasaran.
19
Beberapa pelan tindakan telah dijalankan untuk
mengenalpasti masalah.
20
Format borang survey disediakan dan aktiviti
survey mendapat kelulusan dekan pada 9 Februari
2006.
21
Daripada survey, terdapat 5 kategori masalah
utama yang dihadapi.
22

• Data daripada survey dianalisa menggunakan carta
  pareto.
• Konsep rules of thumb digunapakai iaitu 80
  masalah disebabkan oleh 20 punca, di mana 20
  punca tersebut ialah
• penyimpanan dan pengeluaran bahan kimia,
• kelengkapan makmal ,
• penghawa dingin rosak,
• jadual waktu padat dan
• sistem bas yang lemah.

23
Hasil dari sesi perbincangan dengan pihak
pentadbiran dan UKKP unimap dan rujukan akta
kilang dan jentera 1967 dan sesi brainstorming
dipaparkan seperti dilayar.
24
Masalah yg tersenarai dianalisa melalui beberapa
peringkat. Peringkat pertama melibatkan
saringan misi dan visi jabatan, serta objektif
kumpulan.
25
Hasil dari analisa peringkat satu, terdapat 6
masalah yang melepasi saringan I dan II,
iaitu 1. Sistem pendawaian komputer yg tidak
teratur 2. Kesukaran utk menyimpan mendapatkan
bahan kimia di makmal 3. Kos penggunaan bahan
kimia yg tinggi 4. Masalah penggunaan bahan
kimia tanpa kawalan 5. Ketiadaan buku daftar
bahan kimia dan 6. Ketiadaan sistem penyenggaraan
mesin
26
6 masalah yg tersenarai akan disaring di
peringkat kedua melalui analisa SMART.
27

• Hasil dari analisa SMART, 4 masalah telah dipilih
  iaitu,
• Sukar menyimpan mengeluarkan bahan kimia
• Kos bahan kimia yg tinggi
• Penggunaan bahan kimia tanpa kawalan dan
• Ketiadaan buku daftar bahan kimia

28
Selepas itu pemilihan masalah menggunakan analisa
FORCE RANKING. Dalam kaedah ini beberapa faktor
penilaian telah dipilih iaitu 1. Keupayaan
objektif kumpulan 2. Keupayaan utk menampung kos
projek 3. Keupayaan utk menganalisa data 4.
Keupayaan kumpulan utk mengatasi masalah
29
Hasil daripada FORCE RANKING didapati 4 masalah
adalah lebih menonjol, iaitu sama dengan 4
masalah yg ditonjolkan dalam analisa SMART
30
Dalam analisa faedah, 4 faktor penilaian telah
dipilih dengan nilai pemberat dan skala telah
diberikan berdasarkan kepentingan faktor-faktor
tersebut
31
Hasil dari analisa faedah ini didapati cuma 1
masalah yg lebih menonjol iaitu masalah kesukaran
utk menyimpan mengeluarkan bahan kimia di
makmal
32
Hasil dari analisa-analisa yg digunakan dalam
pemilihan masalah peringkat 2-4 diringkaskan
seperti dalam paparan. Masalah kesukaran utk
menyimpan mengeluarkan bahan kimia di makmal
didapati lebih menonjol dari masalah2 yg lain
33
Oleh itu masalah ini telah dipilih sebagai projek
Q-INN dan permohonan memilih masalah tersebut
telah diluluskan oleh Dekan PPK Bahan pada 5 Mac
2006.
34
Punca paling mungkin masalah ini dianalisa
melalui kaedah 5W dan 1H.
35
Untuk menilai tahap kritikal masalah, analisa
masa, kos dan survey aduan pengguna telah
dilakukan.
36
Dalam analisa masa, kami mendapati purata
cycletime utk mendapatkan bahan kimia ialah 15.5
minit.
37
Trend kos pembelian bahan kimia dari Jan 2004
sehingga Jan 2006 semakin meningkat dari bulan ke
bulan. Dijangkakan jika keadaan ini tidak
terkawal, peruntukan VOT27 cuma boleh digunakan
untuk pembelian bahan kimia sahaja. Padahal wang
peruntukan ini perlu juga digunakan untuk
keperluan lain
38
Maklum balas pengguna direkodkan di dalam format
borang yg disediakan dan dianalisa dengan
menggunakan carta pai
39
Dari carta pai yg dihasilkan, didapati hampir
semua masalah melibatkan kekurangan pengetahuan
pengguna untuk mendapatkan bahan kimia di makmal.
40

• Bersandarkan kepada kemampuan kumpulan,
  sasaran-sasaran yg ditetapkan ialah
• Mengurangkan kos bulanan pembelian bahan kimia
  sebanyak 25
• Mengurangkan purata cycletime utk mendapatkan
  bahan kimia sebanyak 80
• Mengurangkan purata aduan pengguna sebanyak 85

41
Pemilihan punca masalah dimulakan dengan
mengenalpasti, verifikasi, dan menilai punca
masalah.
42
Rajah ishikawa atau tulang ikan dihasilkan dengan
menggunakan faktor-faktor 4M 1E
43
Di dlm kaedah sebab akibat, sesuatu punca
masalah akan diterima jika terhasil hubungan yg
jelas antara akibat masalah. Sebagai contoh,
punca2 masalah yang dikategorikan di dalam faktor
manusia tidak membentuk hubungan yg jelas antara
akibat dan masalah, oleh itu semua punca2 telah
ditolak.
44
Punca2 paling mungkin di dlm persekitaran juga
tidak menunjukkan hubungan jelas antara akibat
dan masalah. Oleh itu semua punca2 masalah telah
ditolak.
45
Kategori bahan juga tidak mempunyai punca2 paling
mungkin untuk diketengahkan.
46
Sebaliknya, kategori kaedah sahaja yg
menghasilkan hubungan yg jelas antara akibat dan
masalah. Oleh itu semua punca2 paling mungkin
telah diterima.
47
Hasil daripada soal selidik mendapati 95
respondan bersetuju bahawa masalah berpunca dr
ketiadaan sistem utk mengawal proses tersebut.
48
85 respondan juga bersetuju bahawa tiada
pengkelasan dan lokasi penyimpanan yg tetap
merupakan salah satu punca masalah .
49
Ketiadaan prosedur juga merupakan faktor utama
yg menyebabkan masalah ini berlaku. 89 respondan
bersetuju dengan cadangan ini. Dari proses
verifikasi, kami mendapati hampir 90 respondan
bersetuju bahawa masalah ini disebabkan oleh
ketiga-tiga punca tersebut.
50
Secara keseluruhan, terdapat 7 cadangan
penyelesaian hasil dari perbincangan antara ahli
kumpulan.
51
Objektif penilaian cadangan terbahagi kpd 2 1.
Objektif yg mesti ada atau MUSTs iaitu mandatori
dan boleh diukur. 2. Objektif WANTs pula adalah
objektif yang dikehendaki oleh ahli kumpulan
bukan mandatory tapi plus points utk projek
52
Di dalam objektif MUSTs, cadangan-cadangan
penyelesaian mesti mengandungi 9 ciri yg
dipaparkan di skrin.
53
Sebagai contoh, cadangan utk menyediakan tempat
penyimpanan bahan kimia berasingan utk staf telah
ditolak kerana cadangan ini menyukarkan rekod
penggunaan disediakan dan memerlukan budget
melebihi RM600.
54
Cadangan2 penyelesaian yg lain telah memenuhi
semua objektif MUSTs dan diterima pakai untuk
proses saringan objektif WANTs.
55
Objektif WANTs terdiri dari beberapa keperluan
yang difikirkan perlu oleh ahli kumpulan. Setiap
keperluan diletakkan nilai pemberat dan skala
markah seperti yang dipaparkan di
skrin. Cadangan mesti memenuhi
sekurang-kurangnya 60 daripada keperluan
objektif untuk diambil kira sebagai cadangan yang
baik
56
Sebagai contoh, cadangan untuk melantik seorang
staf utk mengawal keluar-masuk bahan kimia akan
menambahkan beban kerja staf yg terlibat. Walau
pun begitu, cadangan ini dapat dilaksanakan
dengan kadar segera dan mudah diselenggara.
57

• Hasil dari proses penilaian, kami mendapati 3
  cadangan di bawah lebih menonjol dari cadangan2
  yg lain, iaitu
• Menyediakan senarai, lokasi dan kelas bahan kimia
• Meyediakan prosedur kerja selamat dan
• Menyediakan sistem kawalan berkomputer

58
Penilaian dilakukan terhadap 1. kebarangkalian
ancaman akan berlaku, 2. risiko terhadap
kesihatan, 3. kewangan dan 4. ancaman pada
kejayaan projek jika cadangan penyelesaian
dijalankan.
59
Untuk menyediakan senarai, lokasi penyimpanan dan
kelas bahan kimia, ancaman yang paling kritikal
adalah kegagalan untuk menyediakan senarai yang
dikehendaki. Tindakan pencegahan telah
disediakan untuk memastikan projek ini tidak
gagal .
60
Jika prosedur kerja tidak dapat disediakan,
projek ini ada kemungkinan utk gagal. Oleh itu
kawalan proses secara manual telah dibangunkan
sebagai langkah pencegahan.
61
Projek ini juga mungkin akan gagal jika sistem
kawalan berkomputer tidak berjaya dibangunkan.
Oleh itu kami membangunkan satu perisian yang
ringkas berpandukan kepada program NorthWind
Trader Microsoft Access sebagai benchmark.
62
Dari senarai faedah dan risiko yang dinilai bagi
setiap cadangan penyelesaian kami mendapati tiada
perbezaan ketara di antara cadangan cadangan
penyelesai. Ketiga-tiganya menghasilkan faedah
dan risiko yang hampir sama.
63
Oleh itu kami telah sebulat suara untuk
melaksanakan ketiga-tiga cadangan penyelesaian.
Permohonan untuk melaksanakan cadangan
penyelesaian ini telah diluluskan oleh Dekan PPK
Bahan pada 5 Apr 2006.
64
Beberapa pelan tindakan telah dilaksanakan untuk
menyediakan senarai, lokasi kelas bahan kimia.
65
Satu senarai kriteria telah disediakan
berpandukan peraturan-peraturan di dalam akta
keselamatan dan kesihatan pekerjaan 1994 dan
guidelines for the preparation of a chemical
register.
66

• Antara kriteria-kriteria tersebut ialah
• Mengandungi rekod bahan kimia merbahaya.
• Senarai bahan mesti dikemas-kini
• Chemicals safety data sheet disediakan

67
Hasilnya satu senarai bahan yg mengandungi nama
dan kelas bahan kimia, tahap ancaman dan lokasi
tempat penyimpanan bahan kimia telah disediakan.
68
Tindakan seterusnya ialah menyusun kedudukan
bahan kimia mengikut lokasi dan kelas yang telah
ditetapkan.
69
Akhir sekali, data dari ujian masa menunjukkan
purata cycletime telah menurun dari 15.5 minit
kepada 2.5 minit.
70
Beberapa halangan telah ditempuhi, antaranya
ialah terdapat bahan kimia yang tidak mempunyai
CSDS. Utk mengatasi masalah, bahan ini telah
dikuarantin dan pengeluaran bahan ini hanya boleh
dilakukan oleh penyelaras bahan kimia.
71
Lokasi penyimpanan bahan kimia telah didaftar di
dalam senarai bahan kimia utk memudahkan
juruteknik makmal mengenal pasti bahan kimia yg
mempunyai label yang kecil dan sukar dilihat.
72
Setiap bahan kimia dilabelkan semula dengan nama
bahan yang baru utk memudahkan juruteknik makmal
mencari bahan kimia yg mempunya saiz bekas dan
warna label yang sama.
73
Penyediaan prosedur kerja selamat atau SOP
merangkumi penyediaan prosedur formal yang akan
diguna pakai untuk menguruskan proses keluar
masuk bahan kimia.
74

• SOP terbahagi kepada 3 dokumen
• CHEM01
• CHEM02
• CHEM03

75
Disebabkan beban kerja yang banyak, seorang ahli
baru telah diambil iaitu Cik Siti Sarah. Cik
Siti Sarah telah dilantik menjadi ahli secara
rasmi pada 24 April 2006.
76
Untuk membangunkan satu sistem kawalan
berkomputer, satu carta alir kerja manual telah
disediakan. Keberkesanannya ini telah diuji
dengan menjalankan trial run program secara
SEMI-AUTO. Setelah keberkesanan carta alir ini
dibuktikan, barulah satu program komputer
dibangunkan.
77
Carta alir kerja manual menerangkan secara
terperinci aliran kerja dan akses yang diberi
kepada pengguna program.
78
Proses ujilari program secara semi-auto dilakukan
dengan menggunakan borang seperti di skrin untuk
melihat keberkesanan program.
79
Akhir sekali satu terminal SICS yang dilengkapi
dengan program komputer telah disediakan untuk
kegunaan pengguna makmal.
80
Masalah sistem crashed yg dihadapi telah
diatasi menyediakan fail hardcopy rekod sebagai
backup.
81
Satu sesi penerangan dan latihan mengenai SICS
telah dijalankan pada 12 dan 13 Jun 2006.
Kelulusan untuk mengadakan sesi ini telah
diberikan oleh Dekan PPK Bahan pada 9 Jun 2006.
( Start movie) Di dalam sesi tersebut
peserta telah diberi penerangan mengenai prosedur
kerja selamat dan cara-cara menggunakan SICS
program.
82
Di hujung sesi satu ujian untuk menilai tahap
kefahaman dalam menggunakan prosedur kerja
selamat dan program SICS dijalankan. Akses
program SICS hanya diberikan kepada peserta yang
menghadiri sesi ini dan lulus ujian pemahaman.
83
Akhirnya pada tanggal 19 Jun 2006, pihak
pentadbiran tertinggi pusat pengajian telah
meluluskan perlaksanakan SICS di makmal.
84

• 3 kaedah yang digunakan untuk memantau prestasi
  projek adalah
• analisa aduan pengguna
• analisa trend cycle time dan
• analisa trend kos pembelian

85
Pemantauan ke atas kos pembelian bahan kimia di
makmal mendapati bahawa kos pembelian telah
merudum selepas SICS dilancarkan. Bajet tahunan
dapat dijimatkan sebanyak 26
86
Masa pengeluaran bahan kimia juga telah dapat
diturunkan dengan ketara. Walaubagaimanapun,
terdapat suatu ketika semasa projek dijalankan,
masa pengeluaran bahan kimia didapati meningkat 3
kali secara mendadak.
87
Hasil dari maklum balas juruteknik dan pengguna
makmal, masalah ini berpunca drpd maklumat
mengenai bahan yang diberi oleh pengguna adalah
tidak lengkap.
88
Bagi mengatasi punca masalah ini, kami telah
menyediakan carta alir penggunaan SICS untuk
rujukan pengguna makmal. Carta alir tersebut
telah mendapat kelulusan dekan pada 19 MAY 2006.
89
Carta alir penggunaan SICS tersebut telah di
tampal pada pintu stor bahan kimia juga di
terminal SICS untuk rujukan pengguna makmal.
90
Selepas pemantauan pusingan ke-2 dilakukan,
purata cycle time dapat diturunkan daripada 15.5
minit kepada 2.5 minit pengurangan purata
cycletime melebihi 83 .
91
Aduan pengguna makmal terhadap SICS didapati
menurun dgn ketara, iaitu sebanyak 95. Trend
maklum balas juga didapati stabil.
92

• Pencapaian projek dinilai berdasarkan tiga faktor
  iaitu purata cycletime, kos dan aduan pengguna.
• Purata cycletime berkurangan daripada 15.5 minit
  ke 2.5 minit iaitu pengurangan masa sebanyak 84.
  

93

• Penjimatan sebanyak 30 dalam kos pembelian
  bulanan bahan kimia dicatatkan semasa sesi
  pemantauan
• Faktor penjimatan disebabkan oleh pengawalan
  ketat yg dapat mengurangkan penggunaan berlebihan
  bahan kimia.

94

• Purata aduan pengguna juga telah berkurangan
  sebanyak 93 selepas perlaksanaan SICS.
• Ini menunjukkan keberkesanan sistem SICS yang
  digunapakai.

95

• Di paparan adalah contoh-contoh borang
  maklumbalas daripada pengguna makmal, dari
  kalangan staf dan pelajar PPK Bahan

96

• Kejayaan projek diukur melalui pencapaian
  beberapa sasaran yang ditetapkan di peringkat
  awal projek iaitu,
• Peratus pencapaian untuk mengurangkan kos
  pembelian,
• Peratus pengurangan purata cycletime,
• Peratus pengurangan purata aduan, perbelanjaan
  projek tempoh siap projek.

97

• Senarai bahan kimia dan borang2 disediakan
  berhampiran pintu stor utk membantu pelanggan
  mendapatkan bahan kimia dengan kadar segera.

98

• Kedudukan bahan-bahan kimia juga lebih teratur
  dan disusun mengikut klasifikasi bahan dan
  keselamatan.

99

• Kedudukan bahan kimia diatur mengikut lokasi
  penyimpanan dan lebih mudah dilihat

100

• Antara faedah tidak ketara yang diperolehi oleh
  ahli-ahli kumpulan
• 1. Pendedahan terhadap penggunaan alat-alat KMK
• 2. Dapat mengasah ciri-ciri kepemimpinan
• 3. Memupuk kerjasama antara ahli.
• 4. Meningkatkan imej jabatan.

101

• sebelum projek dilaksanakan kelemahan yang paling
  ketara adalah kerjasama dalam kumpulan.

102

• Selepas projek dilaksanakan, kelemahan dalam
  kerjasama antara ahli kumpulan dapat diatasi
  dengan baik.

103

• Carta radar menunjukkan peningkatan prestasi ahli
  kumpulan secara keseluruhan di antara julat 2.4
  hingga 4.5.

104

• Untuk perancangan masa depan, ahli-ahli kumpulan
  bersetuju untuk melakukan penambahbaikan terhadap
  sistem SICS yang dibangunkan.

105

• Antara aktiviti untuk meningkatkan mutu program
  SICS adalah dengan melancarkan program SICS
  melalui portal KUKUM.
• Dengan ini pengguna dapat mengakses program SICS
  24 jam sehari.
• Selain itu, kemaskini prosedur kerja selamat
  dapat dilakukan dengan lebih sistematik secara
  online. Pelancaran telah dilakukan pada Feb 2007

106

• Pemeriksaan dan pengawasan berterusan akan
  dilakukan berpandukan prosedur kerja selamat yang
  disediakan.

107

• Projek ini telah mendapat penghargaan daripada
  pihak pentadbiran tertinggi PPK Bahan pada 2
  Oktober 2006.

108

• Projek ini telah mendapat anugerah penghargaan
  khas bagi kategori anugerah inovasi UNIMAP 2006

109

• Keseluruhannya kumpulan Q-Inn telah berjaya
  mencapai dan melebihi sasaran yang ditetapkan.
• Cadangan kumpulan Q-Inn ini telah berjaya
  membantu mengurangkan masalah dan meningkatkan
  prestasi serta kualiti kerja pengguna makmal.
  Selain itu projek ini dapat mengurangkan kos dan
  masa kerja.

110

• Dipaparkan di sini demo program SICS yg
  dibangunkan.
• Selepas melalui latihan dan penerangan SICS,
  program administrator akan memberi access kepada
  staff atau pelajar untuk menggunakan program ini.
• Setiap pengguna diberi password untuk access
  program
• Pengguna boleh memohon bahan kimia dengan mengisi
  request form seperti yang tertera di skrin

111

• Permohonan pengguna akan dihantar kepada penyelia
  masing-masing melalui emel
• Penyelia akan menyemak, meluluskan dan memajukan
  permohonan kepada program administrator
• Program administrator akan mengemaskini borang
  permohonan dan menyediakan bahan kimia
• Program akan mengemaskini stok bahan kimia,
  merekodkan masa memproses permohonan dan tahap
  penggunaan bahan kimia