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ANIMER UNE REUNION Une r union? Pour quoi faire? Source: http://www.animerunereunion.com/index.htm Pourquoi une r union ? C est la premi re question se poser ... – PowerPoint PPT presentation

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Title: Source: http://www.animerunereunion.com/index.htm


1
ANIMER UNE REUNION
Une réunion? Pour quoi faire?
  • Source http//www.animerunereunion.com/index.htm

2
Définition
3
Pourquoi une réunion ?Cest la première question
à se poser
  • L'intérêt dune réunionProfiter de la dynamique
    dun groupe et de sa créativité.
  • 3 types de réunion
  • Information -faire part dinformations-faire
    partager linformation.Par exemple réunion pour
    une formation pour apprendre à faire
  • Échange Entendre lavis de chacun, senrichir
    les uns les autres Par exemple une réunion de
    créativité trouver des idées.
  • Décision Valider ensemble une décision comprise
    et acceptée par tous. Par exemple réunion pour
    une résolution de problème

4
Pourquoi une réunion ?Cest la première question
à se poser
5
Une opportunité qui a besoin de règlespour
gagner du temps
  • Se réunir permet
  • de profiter de la vision de chacun et délargir
    la vision de tous
  • de partager une vision commune et/ou des projets
    communs
  • d'être plus perspicace et plus intelligent
    (lunion fait la force)
  • Clarifier les règles permet d'éviter
  • les luttes d'influence
  • les conflits
  • les procès dintention
  • les prises de pouvoir
  • la dispersion, les retraits, les apartés, les
    passes temps.

6
Une opportunité qui a besoin de règlespour
gagner du temps
7
Un nombre judicieux de participants dernier CRI
Il faut savoir sentourer
  • Motivation et efficacité
  • La motivation est favorisée lorsque chacun sait
    ce qu'il doit faire, chacun à un rôle et que le
    groupe partage un objectif.
  • Le nombre
  • Le nombre peut varier en fonction des réunions. 3
    est le minimum pour créer un groupe. 5 permet
    davoir un début de dynamique. A partir de 9,
    lanimation doit être plus directive. Les
    échanges deviennent plus difficile et le temps
    consacré à chacun est plus limité.

8
Un nombre judicieux de participants dernier CRI
Il faut savoir sentourer
9
Lanimateur a un rôle particulier à jouer
  • Les fonctions de l'animateur
  • Lanimateur doit diriger vers la production et
    peut y participer.
  • Lanimateur doit faciliter les échanges.
  • L'animateur doit réguler les interactions.
  • L'animateur doit éviter les conflits.
  • L'animateur doit créer les conditions de la
    réalisation de l'objectif.

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Lanimateur a un rôle particulier à jouer
11
3 styles de participants
  • Une réunion rassemble avant de les ré- unir
    trois groupes dindividus
  • Les badauds venus là par hasard dune rencontre
    ou parce quils ont du temps et de la bonne
    volonté. En général ils nont pas lu la
    convocation, nont rien préparé et sont là sans
    être impliqués.
  • Les spectateurs ont lu la convocation, sont
    ponctuels et attendent dêtre guidés par
    lanimateur comme au spectacle
  • Les participants ont lu la convocation, sont
    ponctuels, ont préparé la réunion, sont prêts à
    léchange et à apporter leur contribution pour
    faire avancer la réunion.

12
3 styles de participants
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Participants les typologie
    Typologie 1 Les "taiseux" et les
"diseux" ceux qui écoutent et ceux qui parlent
facilement. Typologie 2 ( analyse
transactionnelle ) Les "parents" vont porter des
jugements utiles pour valider la solution. Les
"adultes" vont structurer le contenu, le temps et
clarifier les échanges. L' "enfant libre"
proposera des idées. L' "enfant adaptée" attendra
l'autorisation de l'animateur pour s'exprimer.
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Participants les typologie
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Les fonctions du groupe
"Une réunion sert à decider de l'ordre du jour de
la réunion suivante."Jean Loup CHIFLET
  • Le groupe a deux fonctions
  • une fonction de production, cette fonction est
    centrée sur la tâche (objectif) de la réunion.
    Lanimateur doit diriger vers la production et
    peut y participer.
  • une fonction relationnelle linteraction entre
    les individus. Lanimateur doit faciliter la
    participation de tous et lanimateur doit réguler
    les interactions

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Se préparer cest se donner les moyens de réussir
Si jai 6 heures pour abattre un arbre, jen
prends 5 pour aiguiser ma hache Abraham
LINCOLN. Motivation et efficacité La
motivation vient du fait que chacun sait pourquoi
il est là, et ce quil va tirer de la
réunion. Un Thème qui cadre la réunion Un
Objectif pour cette réunion Un Plan de la
réunion
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Se préparer cest se donner les moyens de réussir
Une réunion est d'autant plus longue que l'ordre
du jour est plus creux. Roger Martin Extrait
de Patron de droit divin
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Linstallation des participants
4 grands types de disposition Classe décole
Sous lautorité de lanimateur ou du
formateur En rond ou carré Tous égaux, cette
disposition facilite léchange Face à face
Disposition de négociation, les deux clan se
font face chacun a son porte-parole En U
Cette disposition combine, la place
prépondérante de lanimateur et des supports
visuels avec la possibilité déchanges des
participants.
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Linstallation des participants
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Le lancement de la réunion
Le lancement de la réunion remplit trois
fonctionsune fonction humaine il sagit de
constituer, souder le groupe au delà des
individus qui le composent. une fonction
dorganisation lanimateur doit annoncer
lobjectif de la réunion et le rôle de
chacun. une fonction concrète lanimateur doit
dire lessentiel tout de suite.
21
Le lancement de la réunion
Droit au but ! Devise de lOlympique de
Marseille
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Structurer le temps de la réunion
Il existe six manières de structurer le temps de
la réunion pour optimiser cette ressource
stratégique Cinq allocations de temps sont
contre-productives Le retrait des
participants, lorsque ceux-ci font, pensent ou
réfléchissent à autre chose que le thème de
travail commun, Les rituels sociaux comme les
pauses café longues en début de réunion ou les
présentations qui nen finissent pas.. Les
procès dintentions existent lorsque deux ou
plusieurs participants utilisent à tort la
réunion comme tribune ou champ clos de leur
colère, de leur mal-être ou de leurs règlements
de compte .
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Structurer le temps de la réunion
Lintimité trouve son expression dans des
conversations privées entre deux participants
assis côte à côte. Les passe-temps permettent au
groupe de respirer , déchanger des
informations hors sujet , et de détendre le
groupe. Les passe-temps, source de convivialité
sont les plus gros consommateurs de temps. Le
rôle de lanimateur est den faire prendre
conscience le groupe et de les faire
cesser. Lallocation productive est, bien sûr
lactivité cest à dire la poursuite de
lobjectif du groupe accepté, affiché et partagé.
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Structurer le temps de la réunion
"Le Temps est le bien le plus rare parce que
c'est le seul bien qu'on ne puisse ni produire,
ni donner, ni échanger, ni vendre. "Jacques
Attali
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Fixer le cadre
Un groupe fonctionne dans un cadre qui lui
apporte, confort, sécurité et optimise la
contribution de chacun. Les trois éléments
constitutifs du cadre sont les suivants Un
objectif commun, affiché, accepté, adapté ( les
trois A) par le groupe Par exemple Trouver
une solution pour réduire de 10 les frais
généraux des commerciaux dans les deux mois à
venir. /
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Fixer le cadre
Une méthode de travail les participants ont
besoin de savoir, tout de suite, comment
lanimateur va faire et quelle contribution
concrète il attend deux. Le plus simple est
encore de le leur dire. Par exemple Je
souhaite que vous posiez des questions par écrit,
que vous preniez la parole en proposant une idée
ou une action et je demanderai à Jacques et
Isabelle de nous rendre compte oralement pendant
cinq minutes de leur visite du site dAngers .
Un rôle les personnes invitées veulent
connaître précisément leur contribution.
Sagit-il de prendre des notes ? et/ou de poser
des questions / et/ou dintervenir ?
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Fixer le cadre
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Répondre aux questions
Un animateur face/avec un groupe est conduit à
répondre à des questions. Une question prouve
lintérêt de votre interlocuteur. Pensez à ceux
qui nen posent jamais Une question est
toujours un appui parce quelle crée de fait une
relation entre le participant et
lanimateur. Une question présente un autre
point de vue respectable et source déchanges, ce
qui est parfois difficile à accepter pour
lanimateur surtout lorsque linterlocuteur émet
ou propose un autre point de vue.
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Répondre aux questions
"Celui qui pose une question risque cinq minutes
d'avoir l'air bête. Celui qui ne pose pas de
question restera bête toute sa vie."Proverbe
chinois
  1. Dites à votre interlocuteur Vous avez raison
    ! Cette affirmation magique le rassure, vous
    rassure, reconnaît la légitimité de son opinion
    et vous permet de diminuer la pression denjeu et
    le stress !!

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Répondre aux questions
"Bien écouter, c'est presque répondre. "Marivaux
Conseil utilisez lénergie de votre
interlocuteur ! commencez toujours en
consonance/avec lautre avant dentrer en
dissonance/différence avec lui !
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Résoudre un conflit
Une réunion permet lexpression dopinions
différentes, dissonantes et parfois
divergentes. Le débat repose sur lexistence
dune autre manière dagir, de faire ou de
penser. La manière la plus efficace de résoudre
un conflit consiste à le médiatiser cest à dire
à trouver un tiers . Ce tiers peut être un
participant perçu comme neutre par le reste du
groupe et par les deux protagonistes, ou
lanimateur sil respecte la neutralité ou une
méthode permettant de décrire rapidement,
complètement et dafficher le conflit qui
nintéresse quune minorité et ralentit le
travail de la majorité !
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Résoudre un conflit
"Quand, dans un État, vous ne percevez le bruit
d'aucun conflit, vous pouvez être sûr que la
liberté n'y est plus. "Edouard Herriot
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Résoudre un conflit
"Exister, c'est aussi s'opposer, ne pas toujours
suivre l'opinion générale."Christophe Malavoy
Affichés sur un tableau, lensemble des points
daccord est souvent plus important que celui des
divergences, la clarification de lobjet de la
querelle permet de faire apparaître soit
directement la solution soit les conditions pour
y parvenir. Conseil Mettez noir sur blanc les
points de divergence écrire cest réaliser!
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Conclure
    Une réunion de travail doit se conclure
utilement sur Un qui fait quoi pour quand
? Un compte-rendu de décisions réalisé en séance
de manière tournante par les participants à
partir de lordre du jour de la réunion .
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Conclure
"Je ne campe pas sur le passé, j'en tire des
conclusions pour le présent.  Eric Fisher
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Un compte rendu
Les réunions se terminent parfois sur un
compte-rendu.Pour être efficace celui-ci doit au
moins être rédigé et si possible remis en séance
à la fin aux participants, ce qui est possible
avec les portables. Vous avez le choix entre deux
types de compte-rendus Le compte-rendu des
débats, fidèle, exhaustif, exprimant les opinions
des participants. Les réunions de co-propriété,
les réunions de délégués du personnel, de comité
dentreprise prennent souvent cette forme.( qui
na pas de valeur légale)
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Un compte rendu
Le compterendu de décisions reprend les
décisions prises en réunion, les actions décidées
et rappelle les points en suspens. Il peut être
rédigé à partir de lordre du jour de la réunion.
Cette manière de faire permet à chacun de
connaître les points de progrès et les axes de
travail. Il est, bien sûr, possible dévoquer les
positions ou les opinions des participants
lorsque celles-ci contribuent à éclairer le
débat, les actions et les décisions prises.
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Un compte rendu
"L'ABC d'un métier d'écrivain, ça s'apprend avec
l'observation et la poubelle, la comparaison et
le foyer, la rédaction et les ciseaux. Noircir
des pages n'éclaire pas nécessairement les idées.
"Jacques Lamarche
39
Outils danimationLe double tour ou comment
trouver une définition commune
Le double tour permet de senrichir des points
de vue des autres participants du groupe et de
donner la parole à chacun. Il oblige chacun à
structurer sa pensée. Il implique une écoute
réciproque.
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Outils danimationLe double tour ou comment
trouver une définition commune
"... c'est là même un élément assez important de
sa définition que cette propriété d'être
difficile à définir "(Valéry).
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Outils danimation le Brainstorming ou comment
chercher ensemble et profiter de la dynamique
créative du groupe
    Cette technique permet de recueillir de
façon spontanée une production quantitativement
riche d'idées, de propositions. Il est utilisé
pour recueillir des idées quand on se situe dans
une phase d'exploration recherche d'un sujet
à traiter recherche des causes d'un
problème recherche d'une solution...
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Outils danimation le Brainstorming ou comment
chercher ensemble et profiter de la dynamique
créative du groupe
"Ils s'offrirent une petite séance de
brain-storming d'où émergea cette lumineuse idée
(Perec).
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Outils de résolution de problèmesLe QQOQCpour
définir un contexte
  •    
  • Le QQOQC permet de définir et danalyser
    précisément les différentes composantes dun
    sujet en prenant en compte tous les éléments qui
    ont une influence sur celui-ci.
  • Il est utilisé pour définir
  • une situation
  • un problème à résoudre
  • un plan d'actions
  • une procédure...

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Outils de résolution de problèmesLe QQOQCpour
définir un contexte
Un problème bien posé est à moitié résolu
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Outils de résolution de problèmes Les 5
pourquoi pour chercher les causes premières
    C'est un outil de recherche des causes
premières dans une situation simple. Il sagit
de se poser 5 fois de suite la question
pourquoi ? , et vous trouverez la vraie
raison - d'un probleme - d'une situation -
d'un conflit
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Outils de résolution de problèmes Les 5
pourquoi pour chercher les causes premières
"Vous n'allez pas répondre pourquoi à toutes les
questions que je vous pose ?- Pourquoi pas ?
"Henri Verneuil - Dialogue du film Le corps de
mon ennemi
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Outils de résolution de problèmesLe vote
pondéré pour faire des choix accepté par tous
C'est un outil de prise de décision en groupe. Il
est utilisé pour sélectionner des éléments parmi
une liste lorsqu'on ne peut pas établir de
critères de choix objectifs et mesurables identi
fication des causes principales d'un
problème choix d'un sujet...
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Outils de résolution de problèmesLe vote
pondéré pour faire des choix accepté par tous
"Voter, c'est écrire l'histoire"Alex LE GALL
Les éléments les plus forts en points sont
retenus ou choisis en priorité.
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Outils de résolution de problèmesLa matrice de
décision
  • C'est un outil de prise de décision en groupe.
  • Il est utilisé pour sélectionner des éléments
    parmi une liste sur la base de critères
    objectifs.
  • Critères à utiliser par exemple
  • Facilité de mise en place
  • Efficacité de la décision

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Outils de résolution de problèmesLa matrice de
décision
" Il faut se décider, agir et se taire."Benjamin
CONSTANT
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Outils de résolution de problèmesLa matrice de
décision
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Outils créatifsLe scénario catastrophe -
chercher les obstacles et les freins à la
réussite pour éviter la catastrophe
Créativité négative Cette technique sert à
recenser et prendre en compte tous les obstacles
possibles à l'atteinte d'un objectif ou les
freins à la mise en oeuvre d'une
action. Utilisée en dernière étape d'un plan
d'action, elle permet d'éviter les pièges qui
n'ont pas encore été perçus. Elle peut aussi
être utilisée pour préparer un argumentaire de
"vente" de ses idées. Il s'agit de définir la
représentation la plus négative de l'objectif, de
la situation, en répondant à la question
Comment faire pour être sûr d'arriver à un
échec ?
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Outils créatifsLe scénario catastrophe -
chercher les obstacles et les freins à la
réussite pour éviter la catastrophe
"Des catastrophes arrivent. Puis, elles sont
arrivées. Et on passe à autre chose."Hubert
REEVES
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Outils créatifsLavocat de lange pour
améliorer et faire grandir les idées
L'avocat de l'ange permet daccueillir et de
"faire grandir" les idées nouvelles. Cet outil
stimule l'énergie de production par la
reconnaissance qu'il génère, et par la dynamique
volontariste, il suscite une gymnastique de
transposition. Comme l'ange, les participants se
concentrent sur la construction et la
proposition.
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Outils créatifsLavocat de lange
"Les pires censeurs sont ceux qui osent réprimer
les idées et font taire les contestations."Michae
l MOORE
Chacun exprime une idée et les idées sont
inscrites au tableau. Puis chacun intervient sur
chaque idée en formulant deux types de phrases
  • Ce que japprécie dans cette idée, cest
    parce que . puis, valide en quoi elle répond
    à tout ou partie de lobjectif et fait une
    proposition
  • Je propose pour lenrichir de

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Outils créatifsLavocat des anges pour
améliorer et faire grandir les idées
"Les pires censeurs sont ceux qui osent réprimer
les idées et font taire les contestations."Michae
l MOORE
Chacun exprime une idée et les idées sont
inscrites au tableau. Puis chacun intervient sur
chaque idée en formulant deux types de phrases
  • Ce que japprécie dans cette idée, cest
    parce que . puis, valide en quoi elle répond
    à tout ou partie de lobjectif et fait une
    proposition
  • Je propose pour lenrichir de

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Outils créatifs Le dessin projectif pour
faciliter lexpression et la créativité
Utilisation dimages imposées ou des dessins des
participants. Cet outil fait appel au cerveau
droit (créativité), il permet de travailler sur
la symbolique et de sexprimer de manière
affective, intuitive, libre et spontanée.
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Outils créatifs Le dessin projectif pour
faciliter lexpression et la créativité
"Le dessin est la base de tout."Alberto
GIACOMETTI
Chacun commente son dessin (ou une image
choisie), et explique en quoi cela représente le
sujet traité (son problème). Les participants
donnent ensuite leur lecture du dessin
(interprétation), et font leurs commentaires. La
première personne se tait et écoute, elle prend
ou pas ce qui lui est proposé.
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Outils créatifs La carte mentale ou schéma
heuristiquepour recueillir de linformation
Il sagit dun brainstorming organisé . C'est
une technique de recueil d'informations, de
perceptions, de représentations. Elle permet
d'appréhender une situation, une idée, sous un
oeil neuf et d'en envisager tous les aspects.
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Outils créatifs La carte mentale ou schéma
heuristiquepour recueillir de linformation
"Nous sommes bombardés d'informations que nous
sommes censés digérer plus rapidement que nous ne
le pouvons"Atom Egoyan
Notez dans une bulle centrale, le thème, l'idée
ou la situation à explorer.Associez les mots
vous venant à l'esprit. Notez chaque mot autour
de la bulle centrale. Prenez alors les mots de
cette première couronne un par un, et relancez
l'association en roue libre pour
chacun. Choisissez deux ou trois mots-clefs en
les soulignant dans la carte mentale.Utiliser
éventuellement un vote pondéré.
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Outils créatifs Le portrait en creux pour
définir de manière précise un objectif
Enoncer tout ce que nest pas la chose souhaitée
permet de préciser un objectif peu clair. Le
portrait en creux aide à définir un thème, une
situation, un produit, un projet. Nous savons
plus facilement déterminer que l'on ne veut pas
que l'inverse !
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Outils créatifsLe portrait en creux pour
définir de manière précise un objectif
"A pauvre coeur, petit souhait"Proverbe français
Définissez la situation, le produit..., par ce
qu'il n'est pas. Notez toutes les idées
recueillies en brainstorming. Reprendre chaque
idée, une par une et décrire lautre côté du
miroir.
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Outils créatifs La pensée magiquepour aller
plus loin, tourné vers l'avenir
Et si Outil pour inventer lavenir en se
plaçant dans un univers sans contraintes.Approche
tournée vers la solution. Permet de tourner la
pensée vers la solution idéale, le rêve, le
plaisir
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Outils créatifsLa pensée magiquepour aller
plus loin, tourné vers l'avenir
"Lorsque vous lui ouvrez la porte, la magie est
partout."Olivier Lockert
Brainstorming en utilisant une formule du type
Et si "et si les voitures avaient des
roues carrées" ou Si javais une baguette
magique, "je peindrai les voitures en jaune
pour les reconnaître dans le brouillard"
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Outils créatifsL'anagramme - Un brainstorming
rapide
Il sagit dune déclinaison du brainstorming et de
la carte mentale, permet de focaliser lesprit
sur le sujet traité.
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Outils créatifsL'anagramme - Un brainstorming
rapide
!!!???
Prendre le mot clé et chercher des mots utiles
commençants par les lettres de ce premier mot et
permettant denrichir le sujet.
67
Fin
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