SELAMAT DATANG

1
SELAMAT DATANG
KE PROGRAM PENYEDIAAN PROJEK ICC YANG
BERKUALITI 22-23 JULAI 2010 UNIVERSITI MALAYSIA
PERLIS
Pemudahcara Maskor Bajuri Perbadanan
Produktiviti Malaysia Pejabat Wilayah Utara
2
APAKAH PERSEMBAHAN ICC ?
PERSEMBAHAN ICC IALAH SATU SUASANA APABILA
KUMPULAN IC BERKOMUNIKASI KEPADA ORANG LAIN
BERHUBUNG PENGALAMAN, CADANGAN DAN PENCAPAIAN
MEREKA
3
JENIS JENIS PERSEMBAHAN

• PERSEMBAHAN PENGURUSAN
• PERSEMBAHAN KEPADA ORANG LUAR

4
TUJUAN PERSEMBAHAN

• UNTUK MEMPERLIHATKAN AKTIVITI KUMPULAN TENTANG
  PENYELESAIAN DAN PENCAPAIAN MEREKA
• UNTUK MEMPERLIHATKAN CADANGAN-CADANGAN DENGAN
  TUJUAN MENDAPATKAN SOKONGAN
• UNTUK BERKONGSI IDEA, FIKIRAN PENGALAMAN DAN
  PENEMUAN

5
TUJUAN PERSEMBAHAN

• UNTUK MENDAPAT PENGHARGAAN
• UNTUK MELAHIR KEMAHIRAN BARU DALAM PUBLIC
  SPEAKING, PENULISAN LAPORAN, PENGGUNAAN ALAT
  PANDANG DENGAR.
• LAIN-LAIN

6
KRITERIA PENILAIAN PERSEMBAHAN ICC
NO. KRITERIA FAKTOR
I PENGENALAN 5
II PEMILIHAN DAN DEFINISI PROJEK 15
III ANALISIS PELUANG PENAMBAHBAIKAN 15
IV PENYELESAIAN KREATIF INOVATIF/PERLAKSANAAN 30
V PENGAWASAN DAN STANDARDISASI 10
VI PENCIPTAAN NILAI 20
VII PERSEMBAHAN 5
JUMLAH JUMLAH 100
Skor Maksimum 10 Skor Penilaian 1 -
4 Lemah 5 - 6 Sederhana 7
- 8 Baik 9 - 10 Cemerlang

7
KRITERIA PENILAIAN PERSEMBAHAN ICC
BIL PERKARA FAKTOR UNTUK DIAMBIL KIRA FAKTOR UNTUK DIAMBIL KIRA SKOR MAX (10) FAKTOR JUMLAH SKOR KOMEN/ SOALAN
1 PENGENALAN (skor maksimum 50) 1 Latar belakang syarikat dan kumpulan, pemilihan ahli-ahli kumpulan 1.5
1 PENGENALAN (skor maksimum 50) 2 Bukti penyertaan, komunikasi berkesan di antara ahli dan perancangan yang berkesan 3.5
II PEMILIHAN DAN DEFINISI PROJEK (skor maksimum 150) 3 Terangkan bagaimana projek dipilih 4
II PEMILIHAN DAN DEFINISI PROJEK (skor maksimum 150) 4 Terangkan mengapa projek dipilih 3
II PEMILIHAN DAN DEFINISI PROJEK (skor maksimum 150) 5 Target diterangkan 2
II PEMILIHAN DAN DEFINISI PROJEK (skor maksimum 150) 6 Projek didefinisikan dengan jelas 5
II PEMILIHAN DAN DEFINISI PROJEK (skor maksimum 150) 7 Terminologi yang digunakan diterangkan dengan jelas 1
8
BIL PERKARA FAKTOR UNTUK DIAMBIL KIRA FAKTOR UNTUK DIAMBIL KIRA SKOR MAX (10) FAKTOR JUMLAH SKOR KOMEN/ SOALAN
III ANALISIS PELUANG PENAMBAHBAIKAN (skor maksimum 150) 8 Pengenalpastian peluang-peluang penambahbaikan menggunakan data/maklumat diperolehi melalui berbagai kaedah dan alat/sistem yang sesuai 5
III ANALISIS PELUANG PENAMBAHBAIKAN (skor maksimum 150) 9 Analisis yang tersusun dan sistematik dan penilaian prestasi peluang penambahbaikan telah dijalankan untuk mengenalpasti, menghuraikan punca-punca dengan penggunaan alat-alat QC yang sesuai. 5
III ANALISIS PELUANG PENAMBAHBAIKAN (skor maksimum 150) 10 Verifikasi dan pengesahan peluang penambahbaikan akhir punca sebenar telah dijalankan dengan berbagai kaedah 3
9
BIL PERKARA FAKTOR UNTUK DIAMBIL KIRA FAKTOR UNTUK DIAMBIL KIRA SKOR MAX (10) FAKTOR JUMLAH SKOR KOMEN/ SOALAN
IV PENYELESAIAN KREATIF INOVATIF/ PERLAKSANAAN (skor maksimum 300) 11 Kumpulan telah mengenalpasti berbagai kemungkinan potensi tindakan kreatif dan inovatif / penyelesaian. 7
IV PENYELESAIAN KREATIF INOVATIF/ PERLAKSANAAN (skor maksimum 300) 12 Kumpulan telah dengan teliti menilai kebaikan/ keburukan setiap pilihan penyelesaian kreatif dan inovatif dengan penilaian berasaskan berbagai kriteria seperti keperluan sumber, kos, masa, praktikal dan keberkesanannya untuk perbandingan. 7
IV PENYELESAIAN KREATIF INOVATIF/ PERLAKSANAAN (skor maksimum 300) 13 Kumpulan telah memilih penyelesaian kreatif dan inovatif yang muktamad melalui analisis dan penilaian yang sistematik 3
IV PENYELESAIAN KREATIF INOVATIF/ PERLAKSANAAN (skor maksimum 300) 14 Kumpulan telah mengesahkan penyelesaian penyelesaian muktamad kreatif dan inovatif dengan objektif yang disasarkan 3
10
BIL PERKARA FAKTOR UNTUK DIAMBIL KIRA FAKTOR UNTUK DIAMBIL KIRA SKOR MAX (10) FAKTOR JUMLAH SKOR KOMEN/ SOALAN
15 Kumpulan telah menjalankan dan melaksanakan penyelesaian kreatif dan inovatif dengan jayanya (termasuk masalah/ halangan dan cara mengatasinya jika ada 4
16 Penyelesaian kreatif dan inovatif yang muktamad yang dipilih dan dilaksanakan itu adalah unik dan breakthrough dalam pencapaian telah direkodkan. 6
V PENGAWASAN DAN STANDARDISASI (skor maksimum 100 markah) 17 Kumpulan telah menjalankan pengawasan yang sistematik disokong dengan rekod kemajuan, analisis aliran, carta larian, graf, penjadualan dan pengesanan (tracking) 3
11
BIL PERKARA FAKTOR UNTUK DIAMBIL KIRA FAKTOR UNTUK DIAMBIL KIRA SKOR MAX (10) FAKTOR JUMLAH SKOR KOMEN/ SOALAN
18 Kumpulan mampu membuat penyesuaian untuk memastikan tindakan penambahbaikan berjalan baik 3
19 Langkah-langkah diambil bagi memastikan prosedur baru telah didokumenkan dan disahkan. Contoh manual arahan baru, carta aliran baru, dll. 1.5
20 Penambahbaikan telah di panjangkan, ditandaaras dan di kongsi. 1.5
21 T indakan telah diambil bagi memastikan prosedur-prosedur baru diguna dan dikekalkan. Contoh, carta, aktiviti verifikasi, mesyuarat, maklumbalas, laporan, dan lain-lain. 1
12
BIL PERKARA FAKTOR UNTUK DIAMBIL KIRA FAKTOR UNTUK DIAMBIL KIRA SKOR MAX (10) FAKTOR JUMLAH SKOR KOMEN/ SOALAN
VII PENCAPAIAN DAN PEMBENTUKAN NILAI (skor maksimum 200) 22 Terangkan jenis-jenis pencapaian dan pembentukan nilai 3
VII PENCAPAIAN DAN PEMBENTUKAN NILAI (skor maksimum 200) 23 Pencapaian quantum dan kos terlibat 3
VII PENCAPAIAN DAN PEMBENTUKAN NILAI (skor maksimum 200) 24 Penyesuaian di antara sasaran dan pencapaian dan pembentukan nilai 3
VII PENCAPAIAN DAN PEMBENTUKAN NILAI (skor maksimum 200) 25 Pencapaian yang diperolehi dengan pembentukan nilai 3
VII PENCAPAIAN DAN PEMBENTUKAN NILAI (skor maksimum 200) 26 Kesan pemikiran/Masyarakat / sosial 3
VII PENCAPAIAN DAN PEMBENTUKAN NILAI (skor maksimum 200) 27 Faedah pencapaian dan pembentukan nilai kepada ahli 2
VII PENCAPAIAN DAN PEMBENTUKAN NILAI (skor maksimum 200) 28 Verifikasi dan pengesahan, pencapaian dan pembentukan nilai. 3
13
BIL PERKARA FAKTOR UNTUK DIAMBIL KIRA FAKTOR UNTUK DIAMBIL KIRA SKOR MAX (10) FAKTOR JUMLAH SKOR KOMEN/ SOALAN
VII PERSEMBAHAN (skor maksimum 50 markah) 29 Persembahan yang teratur dengan turutan logik dan menurut masa yang diperuntukan. (Pengenalan Kumpulan, Pemilihan dan Definisi Projek, Analisis Masalah, Penyelesaian Kreatif dan Inovatif/ Pelaksanaan, Pengawasan dan Standardisasi, Pencapaian dan Pembentukan Nilai) 2.5
VII PERSEMBAHAN (skor maksimum 50 markah) 30 Persembahan yang jelas dalam kandungan teknikal, alat pandang dengar yang berkesan, komunikasi suara dan pengucapan umum yang berkesan. 2.5
NOTA 1 2 LEMAH 5 6 MEMUASKAN 9 10 CEMERLANG 3 4 SEDERHANA 7 8 BAIK NOTA 1 2 LEMAH 5 6 MEMUASKAN 9 10 CEMERLANG 3 4 SEDERHANA 7 8 BAIK NOTA 1 2 LEMAH 5 6 MEMUASKAN 9 10 CEMERLANG 3 4 SEDERHANA 7 8 BAIK NOTA 1 2 LEMAH 5 6 MEMUASKAN 9 10 CEMERLANG 3 4 SEDERHANA 7 8 BAIK NOTA 1 2 LEMAH 5 6 MEMUASKAN 9 10 CEMERLANG 3 4 SEDERHANA 7 8 BAIK NOTA 1 2 LEMAH 5 6 MEMUASKAN 9 10 CEMERLANG 3 4 SEDERHANA 7 8 BAIK NOTA 1 2 LEMAH 5 6 MEMUASKAN 9 10 CEMERLANG 3 4 SEDERHANA 7 8 BAIK NOTA 1 2 LEMAH 5 6 MEMUASKAN 9 10 CEMERLANG 3 4 SEDERHANA 7 8 BAIK
14
KELEMAHAN DALAM PENILAIAN PROJEK

• TIDAK KONSISTEN
• PRE-CONCIEVE
• FAVOURITISM (PILIH KASIH)
• TIDAK MEMBUAT HOMEWORK
• MENGWUJUDKAN KRITERIA SENDIRI

15
ALIRAN PENYEDIAAN KERTAS PROJEK ICC
16

• Nama kumpulan
• Organisasi dan gambar-gambar
• Subsidiari
• Alamat Organisasi
• Tarikh Tubuh Kumpulan
• Bilangan Projek

• Pemantauan projek lalu (Jika ada)

Produk dan Pelanggan
17
Logo dan Keterangan Logo
Pencapaian Kumpulan (Jika ada)
Pemilihan Ahli Kumpulan
18
Ahli-ahli dan Gambar
Carta Organisasi
Bidang tugas ahli dan kaitan dengan objektif
jabatan
19
Jadual Mesyuarat/ pengesahan minit
Carta Pai
kitaran PDCA
P D C A
20
Carta Perbatuan
Penglibatan Ahli dalam Projek

21
Perancangan Efektif
Komunikasi Efektif Antara Ahli
22

• PEMILIHAN DAN DEFINISI PROJEK

23
Jadual Matrik untuk pemilihan tema
Senarai masalah dari tema yang dipilih
Penerangan ringkas tentang masalah yang
disenarai pendek
24
Gambarajah Pareto untuk pilih masalah
Masalah dipilih dan objektif
Hubungkait objektif projek dengan objektif
syarikat/jabatan
25

• Menjelaskan situasi semasa masalah dan
  latarbelakang masalah dengan lebih jelas.
• Gunakan konsep 5W 1H.
• Terangkan istilah, singkatan perkataan yang
  berkaitan dengan masalah.
• Tunjukkan gambar, lukisan

26

• Dapatkan data/statistik
• Contoh
• - Kekerapan berlaku
• - Masa
• - Kos
• - Aduan dan sebagainya untuk menyokong
• Terangkan sedikit apa dilakukan apabila masalah
  berlaku

27

• Tunjukkan carta aliran ditempat-tempat yang
  sesuai
• Apakah kesan masalah jika tidak diselesaikan?
• Target/sasaran projek (masukkan konsep Penanda
  Arasan (Benchmarking)

28

• ANALISIS PELUANG PENAMBAHBAIKAN

29
Rajah Sebab dan Akibat
Senarai pendek punca Verifikasi (Untuk Semua
Faktor)
Rajah Sebab dan Akibat 2 (jika perlu)
30

• Verifikasi kedua punca masalah
• Alasan menerima atau menerima punca
• (untuk semua faktor)

• Kertas Semak
• Kekerapan Punca

31
Validasi punca-punca
Gambarajah Pareto (untuk kekerapan punca) Sebelum
tindakan pembetulan
32

• PENYELESAIAN KREATIF INOVATIF/ PERLAKSANAAN

33

• Buat cadangan penyelesaian bagi semua punca yang
  dipilih.
• Contoh Faktor MANUSIA

Punca Cadangan Faktor Inovasi dan Kreatif Keterangan



34

• Contoh Faktor MANUSIA

Punca Cadangan Siapa Baik Buruk Keputusan



35
Terangkan Cara melaksanakan cadangan dan
tunjukkan jadual perlaksanaan (masukkan
aktiviti, Kreativit dan inovasi)
Validasi pilihan, cadangan
Kumpul data kekerapan punca Sediakan kertas semak
36
Buat gambarajah Pareto Perbandingan (untuk
Kekerapan punca) (sebelum dan selepas tindakan
pembetulan)
Jika berjaya, terangkan sedikit masalah
dihadapi Semasa melaksana cadangan dan cara
atasinya
Bandingkan sasaran (target) dengan keputusan Yang
diperolehi
37
Jika gagal, buat analisis kenapa gagal
Buat cadangan penyelesaian ke 2
38
Terangkan cara melaksanakan tindakan 2
dan tunjukkan jadual perlaksanaan
Masalah semasa melaksana dan cara atasi
39

• Kumpul data
• Sediakan kertas semak

Buat Pareto perbandingan sekali lagi
Bandingkan sasaran dengan keputusan yang baru
diperolehi
40

• Jika gagal lagi, buat analisis kegagalan lagi
• Jika berjaya buat pengawalan keputusan
• Terangkan juga mengapa berjaya mencapai sasaran

41

• PENGAWASAN DAN STANDARDISASI

42
Jadual ahli dan tugasnya dalam pengawalan

• Pengawalan peralatan jika ada
• Buat jadual pengawasan
• Alat-alat dan teknik yang digunakan

Contoh Benchmarking
43

• Tunjukkan keputusan dalam fasa-fasa
• sebelum tindakan, tindakan 1, tindakan 2 dan
• fasa pengawasan dari segi kekerapan punca,
• jumlah kos, jumlah pengeluaran, penjimatan masa,
• penurunan aduan dan sebagainya
• Gunakan graf garisan

Surat memohon penyeragaman
44
Surat balasan

• Apa yang telah diseragamkan?
• Dokumen/kaedah baru. Adakah kaedah ini
• didokumenkan dalam ISO
• Bagaimana kaedah ini diseragamkan?
• Dimana ia diseragamkan?
• Mesti ada bukti penyeragaman.

45
Latihan ahli untuk SOP baru e.g nama ahli, jenis
latihan, tarikh dan jurulatih
Tindakan susulan kepada S.O.P (Penyeragaman) Bagi
pastikan S.O.P diikuti. Buktikan dengan
membandingkan keputusan mengikut fasa sebelum,
fasa tindakan 1, fasa tindakan 2, fasa pengawasan
dan fasa tindakan susulan.
46

• PENCAPAIAN DAN PENCIPTAAN NILAI

47
Terangkan pencapaian dan penciptaan nilai
Kuantum pencapaian kas kos
Tunjukkan pencapaian pencapaian sebenar dengan
sasaran
48
Bukti pencapaian dan penciptaan nilai
Kesan projek kepada persekitaran / masyarakat /
sosial
Pencapaian dan penciptaan nilai kepada ahli -
Jadual, carta radar
49
Veritifikasi / penggubahan ke atas pencapaian dan
penciptaan nilai
Tunjukkan faedah-faedah sampingan
50
Tunjukkan surat pujian jika ada
Terangkan tentang limitasi kumpulan dan cara
atasinya
51
Terangkan potensi masalah dan cara atasinya

• Rancangan untuk meningkatkan ilmu
• pengetahuan dan kemahiran
• Siapa?
• Bila?
• Apa yang hendak ditingkatkan?

52
Apa projek berikutnya? Sebab-sebab dipilih
Rajah Perbatuan bagi projek yang baru dipilih