Controladoria e Controles Internos

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Controladoria e Controles Internos Painel
Organização, Controle Interno e Controladoria
X Prolatino Congresso Internacional de
Contabilidade do Mundo Latino - Uberlândia MG -
19/11/2009 -
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Agenda

• Momentos do controle interno
• Implantação de sistemas ERP
• Fechamentos mensais
• Cartas de controle interno
• Considerações finais

• Objetivos da palestra
• A Controladoria e as necessidades de controle

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Objetivos da palestra
2 debater temas relevantes sobre organização,
controladoria e controle interno
1 contribuir para o sucesso do X Prolatino
3 apresentar meu pensar sobre a contribuição da
Controladoria para os controles internos
4 interagir e aprender com os colegas da mesa
de trabalhos
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A Controladoria e as necessidades de controle
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Definições operacionais adotadas

• Controladoria
• área e / ou função que apóia o processo de
  gestão, atende os agentes de mercado e realiza a
  implantação, manutenção e operação dos sistemas
  de informações operacionais e gerenciais
  (PELEIAS, 2002 BORINELLI, 2008)
• Controle interno
• Conjunto de normas, procedimentos, instrumentos e
  ações adotados sistematicamente pelas empresas
  (PELEIAS, 2003)
• Sistema de controle interno
• Combinação de políticas, procedimentos, sistemas
  operacionais, de informação e outros
  instrumentos, estabelecido e mantido pela
  administração (PELEIAS, 2003)

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Identificação das demandas de controle

• Há duas necessidades de controle no cenário de
  negócios

• controle de gestão
• garantir a eficácia empresarial, obtendo
  resultados planejados, que permitam a
  sobrevivência, a continuidade e o crescimento

• controle interno
• garantir que as atividades resultantes das
  decisões tomadas ocorram em níveis de eficiência
  pelo melhor uso dos recursos à disposição dos
  gestores, para obter produtos e serviços.

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Controle da gestão

• Deve fornecer informações para avaliar

• o desempenho dos gestores e áreas de
  responsabilidade
• identificar o resultado das decisões tomadas, em
  relação a planos pré-estabelecidos, por áreas e
  para toda a empresa

• o resultado de produtos e serviços
• identifica o efeito de decisões sobre eventos e
  transações, nos níveis planejado e realizado
• evidencia margens de contribuição obtidas, e a
  eficiência no consumo de recursos, em relação a
  padrões pré-estabelecidos.

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Controle interno

• Objetivo
• garantir que as atividades ocorram com eficiência
  e segurança - melhor uso dos recursos e
  salvaguarda dos ativos da empresa.

• Refere-se a decisões operacionais e repetitivas,
  tomadas pelos empregados.
• Uma forma de garantir o adequado controle interno
  é
• ter processos de trabalhos definidos e pessoas
  treinadas para realizá-los
• usar a T.I. para realizar transações com rapidez,
  agilidade e eficiência.

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Integrando as necessidades de controle

• É preciso integrar e compatibilizar as
  necessidades de controle.

Integração e compatibilização
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Porque integrar e compatibilizar as necessidades

• Não há controle de gestão quando as operações
  ocorrem em níveis inadequados de eficiência
  operacional.

• Não há um adequado ambiente de controle se a
  organização não possui um sistema de controle
  interno confiável.
• Alcançar os objetivos da empresa requer a
  integração entre os requisitos de controle de
  gestão e os de controle interno.

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Componentes do sistema de controle interno

• Os componentes de um sistema de controle interno
  são
• estrutura organizacional
• delegação de autoridade
• instruções escritas
• ambiente operacional
• ambiente de informática
• sistema contábil.

Controles administrativos
Controles contábeis
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Momentos do controle interno
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Porque adotar momentos para a discussão

• Obter um cenário referencial para expor e debater
  o tema.
• O cenário referencial adotado considera
• A implantação de sistemas integrados ERP
• Os fechamentos contábeis mensais
• A correção de problemas apontados pelos auditores
  independentes na carta de controle interno.

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1º momento Implantação de sistemas integrados ERP
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O que é um sistema integrado

• Solução em processamento de dados que atende as
  necessidades operacionais das empresas.
• Sua concepção e uso são uma evolução em relação a
  outras soluções já usadas
• MRP Materials Requirements Planning
• MRPII Manufacturing Resources Planning.
• A evolução neste campo permitiu conceber e
  desenvolver os sistemas ERP - Enterprise
  Resources Planning.

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Representação gráfica de um sistema integrado
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Fases de um projeto de implantação

• Implantar sistemas é tarefa complexa. Requer uma
  equipe multifuncional e um parceiro implantador.
• As grandes fases são
• avaliação da situação atual
• desenho detalhado da situação atual
• desenho da situação futura
• prototipação ou modelagem
• início da operação
• estabilização.

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Avaliação da situação atual

• Realizar um amplo diagnóstico sobre a empresa.
• Do ponto de vista de controle interno, é
  necessário
• identificar problemas operacionais e de controle
  interno por ciclos de transações
• analisar as cartas de controle interno, emitidas
  pelos auditores independentes
• uma análise preliminar do sistema de controle
  interno da empresa
• avaliar os aspectos de controle interno inseridos
  no sistema a ser adquirido e os que devem ser
  atendidos durante a implementação.

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Desenho detalhado da situação atual

• Concluir o diagnóstico da situação atual dos
  ciclos de transações da empresa.
• Do ponto de vista de controle interno, é
  necessário
• identificar e detalhar os riscos internos e
  externos aos sistemas de informática
• analisar o sistema de controle interno e
  identificar os pontos de melhoria para o adequado
  funcionamento do sistema ERP
• estrutura organizacional
• delegação de autoridade
• instruções escritas
• ambiente operacional e de informática
• sistema contábil.

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Desenho da situação futura - 1 de 2

• Aqui se define a nova maneira de fazer as
  coisas.
• Avaliar os requisitos de controle inseridos no
  ERP e os necessários à nova situação novo
  ambiente de controle.
• Do ponto de vista de controle interno, é
  necessário
• identificar e detalhar os riscos internos e
  externos ao sistema ERP
• identificar e propor alterações na estrutura
  organizacional
• fazer a limpeza dos arquivos que migrarão
  para o novo ambiente

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Desenho da situação futura - 2 de 2

• É necessário - continuação ...
• rever os níveis de delegação de autoridade
• revisar ou redigir novas instruções escritas
• redefinir o funcionamento do ambiente operacional
  com os recursos oferecidos pelo ERP
• definir o novo ambiente de informática (hardware,
  software e pessoal)
• desenhar e implantar o novo sistema contábil.

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Prototipação ou modelagem - 1 de 2

• Concluir as configurações e testar o sistema
  individualmente e em conjunto.
• Do ponto de vista de controle interno, é preciso
• verificar se os requisitos de controle interno
  foram implantados conforme o esperado
• estrutura organizacional
• delegação de autoridade
• instruções escritas
• ambiente operacional e de informática
• sistema contábil

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Prototipação ou modelagem - 2 de 2

• É preciso - continuação ...
• definir os perfis de acesso e operação para os
  usuários do sistema
• escrever e testar as instruções operacionais do
  novo sistema
• ter certeza de que os principais usuários foram
  treinados
• verificar se os cadastros e dados migrados para
  o novo ambiente foram limpos
• avaliar a condição de segurança da estrutura de
  informática
• testar os procedimentos de guarda, recuperação e
  rastreabilidade dos dados.

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Início da operação

• É o momento de colocar o sistema no ar.
• Do ponto de vista de controle interno, é
  necessário
• verificar se as instruções de operação do sistema
  estão disponíveis para os principais usuários
• desenvolver procedimentos manuais alternativos
  para as situações em que o sistema não
  funcionar
• acompanhar o desempenho do sistema - hardware,
  software e eficiência de operação
• verificar se o sistema de controle interno está
  adequado ao novo ambiente da empresa.

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Estabilização

• É a fase de adquirir competência na sistema.
  Busca-se eficiência operacional e resposta dos
  recursos oferecidos.
• Do ponto de vista de controle interno, é
  necessário
• acompanhar o comportamento do sistema de controle
  interno
• atualizar ou redigir novas instruções de
  operação
• acompanhar os procedimentos de segurança -
  guarda, recuperação e rastreabilidade dos dados
• tratar adequadamente o controle interno, sempre
  que novos negócios / transações forem
  parametrizados no novo sistema.

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2º momento Fechamentos mensais
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Definição

• É a etapa que permite obter as demonstrações
  contábeis.
• A freqüência de ocorrência pode ser
• mensal
• semestral
• anual.
• É de responsabilidade de todos na empresa.
• Deve ser planejado, coordenado e validado pela
  Controladoria.

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Objetivos

• obter as demonstrações contábeis
• integrar os sistemas auxiliares à contabilidade
• cumprir obrigações tributárias
• atender determinações dos órgãos regulamentadores

• obter informações - planejado x realizado
• avaliar a eficácia do sistema controle interno
• preparar o trabalho dos auditores independentes
• atender todos os usuários da Contabilidade.

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Vantagens

• Define a data de apuração dos resultados da
  empresa
• atribui a responsabilidade pelas informações a
  quem de direito
• compromete a empresa no fechamento
• ordena o trabalho das áreas e da Controladoria
• Fecha a etapa de execução, no processo de
  gestão

• avalia se as práticas e processos de negócio são
  eficientes e adequados
• otimiza os recursos de T. I.
• permite identificar problemas operacionais
• garante consistência entre os sistemas auxiliares
  e a contabilidade.

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Como funciona

• As operações são realizadas pelas várias áreas
• dentro de ciclos de transações
• com base em políticas, normas e procedimentos e
  instruções operacionais
• usando os módulos do ERP, integrados ao módulo
  contábil
• de acordo com as determinações legais e
  reguladoras
• como parte do processo de gestão.

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Como ocorre na prática

• Os módulos do sistema ERP são integrados entre si
  e com o módulo contábil.
• São definidos procedimentos e datas para o
  encerramento das operações (mês, semestre, ano).
• É feito o encerramento dos módulos operacionais e
  sua integração à contabilidade.
• Os relatórios contábeis são gerados, analisados,
  eventualmente ajustados, encerrados em definitivo
  e apresentados.

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3º momento Cartas de controle interno
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definição

• Carta de controle interno ou carta de
  recomendação para melhoria dos controles
  internos
• documento que o auditor independente entrega ao
  cliente após emitir seu parecer.
• Relata os problemas operacionais identificados
  pelo auditor durante seus trabalhos, para os
  quais a administração deve buscar a solução.
• Em uma empresa gerida de forma competente, este
  documento possui poucos itens a serem observados.

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Conteúdo da carta

• Pode ser elaborada e desdobrada por áreas
  funcionais e / ou ciclos de transações da
  empresa.
• Para cada área e / ou ciclo, os auditores apontam
  os problemas de controle interno identificados
  durante seus trabalhos.
• Ao entregar a carta, os auditores estão pedindo
  formalmente que a administração posicione em
  relação à solução dos problemas reportados.

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O que fazer com a carta 1 de 2

• Após receber e tomar ciência do quanto apontado,
  é preciso
• Elaborar planos de trabalho para solucionar os
  problemas apontados
• Resolver os problemas e acompanhar se a solução é
  definitiva
• Reportar à administração o andamento dos
  trabalhos.
• As melhorias podem ser em
• áreas
• processos
• pessoal
• sistemas.

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O que fazer com a carta 2 de 2

• É preciso acompanhar se há reincidência de
  problemas apontados em cartas de anos anteriores.
• O melhor dos mundos é que
• Não haja reincidência de problemas de controle
  interno
• Que os pontos apontados diminuam.
• O ambiente de negócios é dinâmico.
• A Controladoria e de seus profissionais devem
  estar alertas para potencializar a eficácia do
  sistema de controle interno.

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Considerações finais
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Considerações finais

• A Controladoria tem papel relevante na definição,
  implantação e manutenção do ambiente de controle
  e do sistema de controle interno.
• O pensar apresentado é uma seqüência a aplicável
  a empresas sob determinadas condições.
• Em outras circunstâncias é preciso
• Avaliar a situação atual
• Determinar as intervenções necessárias
• Avaliar a relação custo-benefício
• Selecionar as atividades a serem realizadas
• Acompanhar os resultados ao longo do tempo.

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Análise da agenda proposta

• Momentos do controle interno
• Implantação de sistemas ERP
• Fechamentos mensais
• Cartas de controle interno
• Considerações finais

• Objetivos da palestra
• A Controladoria e as necessidades de controle

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E agora ...
Ouviremos e aprenderemos com meus colegas e
depois conversaremos sobre o quanto apresentado
Muito obrigado pela atenção
ivamrp_at_fecap.br / ivamrp_at_irpe.com.br