Diapositiva 1

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Universidad Nacional de Ingeniería
Curso de Actualización Profesional UNI FIPP
Administración y Organización
Primera Sesión, 28 de Marzo de 2004
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Definición de Administración
Es proceso de diseñar y mantener un entorno en el
que, trabajando en grupos, los individuos cumplan
eficientemente objetivos específicos.

1. La administración implica planear, organizar,
   integrar personal, dirigir y controlar.
2. Aplica a todo tipo de organizaciones.
3. Aplica a administradores en todos los niveles
   organizacionales.
4. Los administradores buscan generar un superávit.
5. La administración persigue la productividad
   (eficacia y eficiencia.

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Funciones de la Administración
Planeamiento Selección de misiones y
objetivos. Organización Establecimiento de una
estructura intencionada de los papeles de los
individuos. Integración de personal Mantenimiento
de las posiciones de la estructura
operacional. Dirección. Influir en los
individuos para que contribuyan a cumplir las
metas organizacionales. Control. Medición y
corrección del desempeño individual y
organizacional de cara a los planes.
4
Funciones Administrativas según niveles
organizacionales
Admi-nistradores de alto nivel
Jerarquía Organizacional
Administradores de nivel intermedio
Planeación
Organización
Dirección
Control
Supervisores de 1ra Línea
5
Habilidades Administrativas según niveles
organizacionales
Habilida-des de concep-tualización y diseño
Habilidades humanas
Habilidades técnicas
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Productividad, Eficacia y Eficiencia
Productividad La relación producto-insumos en un
período específico con la debida consideración de
calidad. Productividad Productos Insumos
Eficacia Cumplimiento de objetivos Eficiencia L
ogro de las metas con la menor cantidad de
recursos.
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Patrones de análisis administrativo
Selva de las Teorías administrativas
(Koontz) Enorme variedad de enfoques de análisis
administrativo han resultado en una terrible
confusión acerca de la administración. Existen al
menos 14 enfoques que se resumen en los
siguientes
1. Empírico o de casos. 2. Papeles administrativos. 3. Contingencias o situacional. 4. Matemático. 5. Teoría de las decisiones. 6. De la Reingeniería. 7. De Sistemas. 8. De sistemas sociotécnicos. 9. De sistemas sociales cooperativos. 10.De comportamiento grupal. 11. De comportamiento interpersonal. 12. Marco de 7-S de Mckinsey. 13. Calidad Total. 14. Operacional.
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Enfoque Sistémico

• Insumos
• Humano.
• Capital.
• Administrativos.
• Tecnológicos.

• Insumos Meta de los Demandantes
• Empleados.
• Consumidores.
• Proveedores.
• Accionistas.
• Gobierno
• Comunidad.
• Otros.

• Variables e información externas
• Oportunidades.
• Restricciones.
• Otras.

• Productos
• Bienes.
• Servicios.
• Utilidades.
• Satisfacción.
• Integración de metas.
• Otros.

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La organización y sus condiciones externas
ECONOMICAS
TECNOLOGICAS
ORGANIZACION
SOCIALES
ETICAS
POLITICAS Y LEGALES
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La Administración Internacional
PAÍS SEDE CIA MATRIZ
PAIS ANFITRION
BIENES Y SERVICIOS
Exportación
EXPERIENCIA TECNICA FUNDAMENTAL
Acuerdo de Licencia
PAÍS SEDE CIA MATRIZ
PAIS ANFITRION
EXPERIENCIA ADMINISTRATIVA Y TECNICA
PAÍS SEDE CIA MATRIZ
PAIS ANFITRION
Contratos de Administración
MATERIA PRIMA Y PERSONAL
Sociedades en Participación y Alianzas
estratégicas
PAÍS SEDE CIA MATRIZ
PAIS ANFITRION
MATERIA PRIMA Y PERSONAL
PAÍS SEDE CIA MATRIZ
PAIS ANFITRION
Subsidiarias
CAPITAL Y EXPERIENCIA
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Empresas Transnacionales
ORIENTACIONES ETNOCENTRICA Operaciones en el
extranjeros según la casa matriz. POLICENTRICA Al
to grado de libertad administrativa. Personal
local. REGIOCENTRICA Integración de personal
sobre una base regional. GEOCENTRICA Sistema
interdependiente.
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Administración Comparada
Es el Análisis de la administración en diferentes
ámbitos y de las razones de que las empresas
obtengan diferentes resultados en diversos países.
Ciencia Administrativa Conceptos, Principios,
Teoría, Conocimientos de aplicación general
PRACTICAS ADMINISTRATIVAS Planeación,
Organización, Integración de personal, Dirección
y Control.
Excelencia debida a factores administrativos
Ciencia de la función Empresarial Ingeniería,
Producción, Marketing, Finanzas
EXCELENCIA EMPRESARIAL
Excelencia debida a factores no administrativos
RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES
PRACTICAS NO ADMINISTRATIVAS Ingeniería,
Producción, Marketing, Finanzas.
Condiciones externas Educativas,
Políticas/legales, Económicas, Tecnológicas,
Socioculturales/Eticas
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Planeación
Qué se entiende por Planeación? Implica la
selección de misiones y objetivos y de las
acciones para cumplirlos. Requiere de la toma de
decisiones, es decir de optar entre diferentes
cursos futuros de acción.
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Pasos de la Planeación
COMPARACION DE ALTERNATIVAS CON BASE EN LAS METAS
PROPUESTAS Qué alternativa nos ofrece meyores
posibilidades de cumplir nuestras metas?
ATENCION A LAS OPORTUNIDADES Mercado,
Competencia, Deseos de los clientes, debilidades
y fortalezas.
ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS Y METAS
ELECCION DE UNA ALTERNATIVA
FORMULACION DE PLANES DE APOYO p.e. Compra de
equipo, materiales, contratación y capacitación
de empleados, desarrollo de nuevos productos.
CONSIDERACION DE PREMISAS DE PLANEACION En qué
condiciones, internas o externas, operarán
nuestros planes?
IDENTIFICACION DE ALTERNATIVAS
CONVERSION DE PLANES EN CIFRAS (PRESUPUESTOS) Volu
men y precio de ventas, gastos de operación para
los planes, inversión de bienes de capital.
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Tipos de Planes

1. Propósitos y Misiones.
2. Objetivos y Metas.
3. Estrategias.
4. Políticas.
5. Procedimientos.
6. Reglas.
7. Programas.
8. Presupuestos.

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Visión, Misión y Objetivos
Qué se entiende por Visión Estratégica? La
Visión es la capacidad de ver más allá, en el
tiempo, en el espacio y por encima de los demás,
en términos del resultado final que la
organización pretende alcanzar. Debe incorporar
tanto la visión del usuario externo, como la del
Interno.

• Permite cumplir dos funciones vitales
• Establecer el marco de referencia para definir y
  formalizar la Misión.
• Inspirar, motivar, integrar o mover al personal
  para que actúe y haga cumplir la razón de ser de
  la Institución.

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Visión, Misión y Objetivos
Qué se entiende por Misión? Es la expresión
conceptual de lo que es y hace una organización,
destacando su identidad institucional como unidad
que provee de servicios o productos a un grupo
definido de clientes o usuarios.

• Aclara lo que la Institución quiere ser, a quién
  y como servir.
• Suministra a los gerentes una sola dirección la
  cual trasciende necesidades individuales, locales
  y transitorias.
• Fomenta expectativas compartidas en todos los
  niveles y generaciones de empleados.
• Consolida valores más allá del tiempo y de los
  grupos de interés.
• Afirma el compromiso de la organización con las
  demandas de las personas vinculadas a ella.

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Visión, Misión y Objetivos
Qué se entiende por Objetivos en el marco del
Planeamiento Estratégico? Los Objetivos son los
resultados específicos, que una empresa aspira a
lograr mediante su Misión básica son
cuantificables y se deben alcanzar en un límite
de tiempo. Los directivos se basan en ellos para
tomar decisiones, puesto que éstos señalan las
actividades relevantes de la empresa, y sirven
como indicadores para la utilización de recursos.
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Objetivos versus Jerarquía Organizacional
1. PRO-POSITO
Consejo de Adminis-tración
2. MISION
Adminis-tradores de nivel superior
3. OBJETIVOS GENERALES DE LA ORGANIZACIÓN
4. OBJETIVOS GENERALES DE AREAS DE RESULTADOS
CLAVE
Adminis-tradores de nivel intermedio
5. OBJETIVOS DIVISIONALES
6. OBJETIVOS DEPARTAMENTALES O DE UNIDAD
Adminis-tradores de Nivel Inferior

• 7. OBJETIVOS INDIVIDUALES
• Desempeño.
• Objetivos de Desarrollo Personal.

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Administración por Objetivos

• Qué es el Balanced Scorecard (BSC)?
• Traduce la visión y estrategia de la Cía.
• Define los factores críticos del éxito.
• Proporciona una medida del rendimiento en función
  de los objetivos y estrategias de la Cía.
• Refleja aspectos importantes de su negocio.
• Alinea las acciones de todos los miembros de la
  organización respecto de los objetivos y
  estrategias.
• Introduce cuatro diferentes perspectivas para
  evaluar la actividad de una compañía
• Perspectiva Financiera.
• Perspectiva del Cliente.
• Perspectiva de Procesos.
• Perspectiva de Aprendizaje e Innovación

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Toma de Decisiones
La toma de decisiones es la selección de un curso
de acción entre varias alternativas y constituye
por tanto, la esencia de la planeación.

• El proceso de toma de decisiones implica
• Establecimiento de premisas.
• Identificación de alternativas (u opciones).
• Evaluación de alternativas en términos de metas
  propuestas.
• Elección de una alternativa.

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Toma de Decisiones
La toma de decisiones es la selección de un curso
de acción entre varias alternativas y constituye
por tanto, la esencia de la planeación.

• El proceso de toma de decisiones implica
• Establecimiento de premisas.
• Identificación de alternativas (u opciones).
• Evaluación de alternativas en términos de metas
  propuestas.
• Elección de una alternativa.

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Evaluación de Alternativas

1. Factores cuantitativos y cualitativos.-
   evaluación en función de tanto de factores
   medibles como no medibles o intangibles en el
   aseguramiento en el logro del objetivo.
2. Análisis Marginal (cuando el objetivo es
   maximizar utilidades).- según la diferencia entre
   los ingresos adicionales producto de los costos
   adicionales.
3. Análisis Costo-Beneficio (variante del análisis
   marginal).- la búsqueda de la mejor relacion
   según la relación de valores entre el beneficio y
   el costo de una acción.

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Selección de una Alternativa
Experimentación
Cómo seleccionar entre alternativas?
Decisión tomada
Apoyo en el pasado
Investigación y Análisis
25
Selección de una Alternativa
Naturaleza de los problemas
Naturaleza de la Toma de decisiones
No estructurados
Decisiones no programadas
Admi-nistradores de alto nivel
Jerarquía Organizacional
Administradores de nivel intermedio
Supervisores de 1ra Línea
Decisiones programadas
Esructurados
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Estilos de toma de decisión
Posee el problema un requisito de calidad? Tengo suficiente información para tomar una decisión de alta calidad? Está estructurado el problema? Es la aceptación de la decisión, por parte de los subordinados, importante para una eficaz puesta en práctica? Si tomara una decisión por mi mismo, ha seguridad razonable de que sea aceptada por mis subordinados? Comparten los subordinados las metas de la organización que se conseguiran al resolver este problema? Existe conflicto entre los subordinados respecto a las probables soluciones preferidas?











NO
A1
A2, C1, C2, G2
SI
SI
G2
NO
SI
A2, C1, C2, G2
NO
A1
SI
NO
SI
NO
A1
SI
A2, C1, C2
NO
G2
SI
NO
SI
C1
NO
G2
NO
SI
ESTADO DEL PROBLEMA
SI
C2
A2
C1, C2
SI
NO
NO
SI
SI
AG2, C1, C2
NO
A2
C2
NO
NO
NO
C2
G2
SI
SI
SI
G2
SI
NO
C2
NO
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Estilos de toma de decisión
A1 Los gerentes resuelven el problema o toman
una decisión por sí mismos usando la información
disponible. A2 Los gerentes obtienen la
información de un subordinado eligen sin
consultar a nadie. C1 Los gerentes comparten el
problema individualmente antes de tomar una
decisión. Puede o no seguir las
recomendaciones. C2 Los gerentes comparten el
problema y forman grupo. La decisión puede o no
reflejar a los empleados. G2 Totalmente
participativos. Comparten el problema con sus
supervisados y evalúan una decisión por consenso.
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Caso de Estudio
Tres Decisiones Gerenciales
29
Organización
Qué se entiende por Organización? En general,
la estructura intencional de funciones en una
empresa formalmente organizada.

• Consiste en
• Identificación y clasificación de actividades.
• Agrupación de las acividades para el
  cumplimiento de los objetivos.
• Asignacion de cada grupo a un administrador
  dotado de autoridad necesario para supervisarlo.
• Esipulacion de coordinación horizontal o vertical.

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Estructura Organizacional

• Ventajas
• Estrecha supervisión.
• Estricto control.
• Rapida comunicación entre subordinados y
  superiores.
• Desventajas
• Exceso de involucramiento de la supervisión en el
  trabajo de los supervisados.
• Muchos niveles administrativos.
• Altos costos.
• Excesiva distancia entre los niveles extremos.

Jerárquica (piramidal)
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Estructura Organizacional

• Ventajas
• Manejo de muchos procesos en simultáneo.
• Organización más liviana y por tanto más
  eficiente.
• Emponderamiento y desarrollo del personal a
  través de las líneas funcionales.
• Desventajas
• Tendencia a la anarquía.
• Luchas excesivas de poder.
• Demasiadas reuniones y toma de decisiones en
  grupo.

Funcional (matricial)
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Autoridad y Emponderamiento
Autoridad Derecho propio de un puesto a ejercer
discrecionalidad en la toma de decisiones que
afectan a otras personas. Emponderamiento o
Delegacion de Autoridad Facultad otorgada por
los titulares de la autoridad para que sus
delegados, tomen decisiones sin tener que
requerir autorización de sus superiores.
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Hexágono del Emponderamiento
MISION, VISION, PRINCIPIOS
FORMACIÓN Conocimiento, Habilidades, Actitudes
MOTIVACION / COMPROMISO
Empowerment Efectivo
OBJETIVO, METAS CLARAS
POLITICAS, PROCEDIMIENTOS, NORMAS
PRESUPUESTO
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Cultura Organizacional
Es el patrón general de conducta, creencias y
valores que sus miembros comparten como
consecuencia de la adquisición y transmisión de
conocimientos, creencias y patrones de conducta
en el transcurso del tiempo. La cultura
organizacional es sumamente estable y establece
reglas tácitas de comportamiento para la
gente. Son los administradores, especialmente los
de mayor nivel, los que crean el ambiente en una
empresa y sus valores influyen en la dirección
que esta sigue.
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Cultura Organizacional
ENTORNO A ENTORNO B
PLANEACION PLANEACION
Fijación de metas en forma autocrática Fijación de metas con alto grado de participación.
Centralización en toma de decisiones Descentralización en la toma de decisiones.
ORGANIZACIÓN ORGANIZACIÓN
Centralización de la autoridad Descentralización de la autoridad.
Estrecha definición de la autoridad. Amplia definición de la autoridad.
INTEGRACION DE PERSONAL INTEGRACION DE PERSONAL
Selección de personal en base a relaciones de amistad Selección de personal con base en criterios de desempeño.
Capacitación en especialidades de estrecha definición Capacitación en muchas áreas funcionales.
DIRECCION DIRECCION
Ejercicio de Liderazgo directivo por parte de los administradores Práctica de liderazgo participativo por parte de los administradores.
Dirección fundamentalmente descendente del flujo de comunicación. Dirección descendente, ascendente, horizontal y diagonal en el flujo de comunicación.
CONTROL CONTROL
Ejercicio de un estricto control por parte de los superiores Ejercicio de un alto grado de autocontrol por parte de los individuos.
Atención prioritaria a los criterios financieros. Atención a múltiples criterios.
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Caso de Estudio
La Organización Matricial