Earth in Hands

1
TAKLIMAT PELAKSANAAN SPK UPM SATU PENSIJILAN MS
ISO 90012008 12 MEI 2011
2
UPM KE ARAH 1 PENSIJILAN MS ISO 90012008
Keputusan Jawatankuasa Pengurusan Universiti

• bersetuju meluluskan cadangan satu persijilan MS
  ISO 9001 2008 di Universiti Putra Malaysia (UPM)
  dengan melantik Pendaftar sebagai Wakil
  Pengurusan dan Seksyen Pengurusan Kualiti di
  Pejabat Pendaftar diluaskan skop dan sekiranya
  perlu akan melibatkan perpindahan staf dari
  Seksyen Pengurusan Kualiti Bahagian Perancangan
  Korporat (petikan minit JPU ke-366 bertarikh 28
  April 2010)

3
Cadangan Pengwujudan Bahagian Pengurusan Kualiti

• Perbincangan diadakan bersama Bahagian
  Perancangan Korporat (BPK) pada 20 Mei 2010 untuk
  melihat fungsi pengurusan kualiti Universiti
  secara menyeluruh.  Kedua-dua pihak telah
  bersetuju bagi pengwujudan Bahagian Pengurusan
  Kualiti di Pejabat Pendaftar yang bertindak
  sebagai Urus Setia yang akan menguruskan aktiviti
  kualiti Universiti.

4

• Keputusan ini turut memberi implikasi kepada
  struktur organisasi antara kedua-dua pihak iaitu
  Pejabat Pendaftar dan juga BPK.  Kertas Cadangan
  telah dikemukakan kepada JPU dan telah diluluskan
  melalui mesyuarat JPU kali ke-370 bertarikh 9 Jun
  2010

• Pada 1 September 2010 adalah tarikh kuatkuasa
  Bahagian Pembangunan Sumber Manusia dan
  Pengurusan Kualiti. Bahagian ini adalah hasil
  gabungan Bahagian Pembangunan Sumber Manusia
  sebelum ini bersama dengan Bahagian Pengurusan
  Kualiti sebagaimana yang dicadangkan

5

• Pada 16 Mac 2011 dalam Mesyuarat JPU ke 395,
  memutuskan bahawa pelaksanaan SPK dikembalikan
  kepada BPK. Walau bagaimanapun pada 23 Mac 2011
  dalam Mesyuarat JPU kali ke 396 JPU bersetuju
  mengekalkan semula di Pejabat Pendaftar.
  Keputusan ini selaras dengan penubuhan Bahagian
  Jaminan Kualiti UPM yang bertempat di Pejabat
  Pendaftar

• Pada 25 April 2011 adalah tarikh kuatkuasa
  Bahagian Jaminan Kualiti UPM yang diketuai oleh
  seorang Ketua Bahagian

6
STRUKTUR ORGANISASI BAHAGIAN JAMINAN KUALITI UPM
Pendaftar
Ketua Bahagian Jaminan Kualiti
Perunding SPK UPM
Pentadbiran
Seksyen Perkhidmatan Sokongan
Seksyen Dokumentasi
Pengurusan Pelanggan
Jaminan Kualiti Akademik Pra siswazah
Jaminan Kualiti Akademik Penyeldikan Inovasi
Seksyen Audit Kualiti
Jaminan Kualiti Akademik Siswazah
7
STRUKTUR ORGANISASI KUALITI UPM
Wakil Pengurusan (WP) Un iversiti
Pendaftar UPM
Timbalan Wakil Pengurusan Peneraju Proses (TWP
PP)
Peneraju skop Utama, sokongan, operasi
perkhidmatan sokongan
Timbalan Wakil Pengurusan Pusat Tanggungjawab
(TWP PTJ)
Fakulti, Institut, Pusat Asasi Pertanian
Pelantikan oleh Wakil Pengurusan Universiti
Penyelaras Latihan Staf (PLS)
Penyelaras Kepuasan Pelanggan (PKP)
Pegawai Kawalan Dokumen (PKD)
Ketua Seksyen Audit Kualiti
Timbalan Penyelaras Latihan Staf PTJ /Pelaksana
(TPLS PTJ/PEL
Timbalan Penyelaras Kepuasan Pelanggan (TPKP )
Timbalan Pegawai Kawalan Dokumen (TPKD )
8
Penggabungan sijil kepada 1

• 28 sijil kepada 1 sijil di UPM.
• 4 buah PTJ yang belum mendapat persijilan
  dimasukkan bersama dalam skop.

Cadangan Nombor persijilan MS ISO 90012008

• Nombor pendaftaran persijilan akan menggunapakai
  No. Persijilan Fakulti Perubatan Veterinar iaitu
  AR 2020.

9
Pelaksanaan Aktiviti

• Satu pensijilan ini merangkumi semua proses utama
  Universiti iaitu pengajaran dan pembelajaran,
  penyelidikan dan inovasi, perkhidmatan
  profesional, dan perkhidmatan sokongan.
  Pelaksanaan untuk mencapai satu persijilan MS ISO
  90012008 mula digerakkan mulai bulan Julai 2010
  dan penguatkuasaan dokumen pada 3 Januari 2011.

10
Carta Perbatuan Pelaksanaan SPK 1 Persijilan
11
DASAR KUALITI
Staf Universiti Putra Malaysia beriltizam ke arah
kecemerlangan melalui penerapan budaya kualiti
dalam pengajaran dan pembelajaran, penyelidikan
dan perkhidmatan sokongan untuk memenuhi
ekspektasi pelanggan.  
Staf Universiti Putra Malaysia akan melaksanakan
tanggungjawab dalam mencapai objektif kualiti
yang ditetapkan, serta memastikan objektif
tersebut dikaji dari semasa ke semasa supaya
selaras dengan visi, misi dan matlamat UPM.
12
AUDIT DALAMAN UNIVERSITI

• Kekerapan audit dalaman UPM adalah sekali dalam
  tempoh setahun.

• Audit akan dilaksanakan oleh juruaudit yang
  mempunyai sijil Lead Assessor dan Juruaudit Dalam
  PTJ.

• Tarikh audit
• 13 30 Jun 2011 (Kampus UPM)
• 21 30 Jun (Kampus Bintulu)

13
FAEDAH KEPADA UPM

• Penjimatan sebanyak RM 7 juta setahun (semua kos
  merangkumi kos Audit dalaman, audit badan
  persijilan, latihan/bengkel/taklimat dan
  lain-lain program kualiti yang berkaitan)

14
STATUS BILANGAN DOKUMEN(Data sehingga 12 Mei
2011)
Jumlah keseluruhan dokumen 2108
Bil.
1200
1100
1000
900
800
700
600
500
400
300
200
100
0
DOKUMEN SOKONGAN LAIN (Borang/Senarai Semak/Log)
GARIS PANDUAN
ARAHAN KERJA
PROSEDUR
15
KATEGORI DOKUMEN
16
KATEGORI DOKUMEN
17
KATEGORI DOKUMEN PENERAJU PROSES
KATEGORI DOKUMEN
PENERAJU PROSES (PP)
18
KATEGORI DOKUMEN
PENERAJU PROSES (PP)
19
KATEGORI DOKUMEN
PENERAJU PROSES (PP)
20
KATEGORI DOKUMEN
PENERAJU PROSES (PP)
21
PERUBAHAN PADA DOKUMEN
Justifikasi 28 sijil kepada 1 sijil dan
perubahan adalah secara menyeluruh
22
PENGESAHAN KELULUSAN DOKUMEN
Kategori Dokumen Disediakan dan Disemak Dilulus/ Diluluskan semula





(a) Manual Kualiti
Wakil Pengurusan
Naib Canselor
Ketua Bahagian Jaminan Kualiti
(b) Pengurusan (PGR)
Wakil Pengurusan
Ketua PTJ bagi setiap Peneraju Proses
(c) Sokongan (SOK)
Wakil Pengurusan
Ketua PTJ bagi setiap Peneraju Proses
(d) Perkhidmatan Utama (PU)
Wakil Pengurusan
(e) Operasi Perkhidmatan Sokongan (OPR)
Ketua PTJ bagi setiap Peneraju Proses
Wakil Pengurusan
23
RUJUKAN/MUATTURUN DOKUMEN
24
CADANGAN PINDAAN DOKUMEN
Dokumen Pengurusan (PGR)
MSP UPM / JKJK UPM
PKD
Dokumen Perkhidmatan Utama (PU)
TWP PTJ Serah kepada PKD/TPKD Peneraju Proses
(PP)
Pengurusan PP/MSKP PP
TPKD PP
Staf
TWP PTJ
PKD
Dokumen Sokongan (SOK)
Pengurusan PP/MSKP PP
TWP PTJ Kumpul borang CPD untuk diagihkan
kepada Peneraju Proses
STAF Isi Borang Cadangan Pindaan/Tambahan
Dokumen dan serah kepada TWP PTJ
TPKD PP
PKDU Kemaskini Senarai Utama dokumen, hebahan
perubahan upload softcopy dokumen ke Laman Web
SPK, kemaskini log pindaan dokumen
Dokumen Operasi Perkhidmatan Sokongan (OPR)
Pengurusan PP/MSKP PP
TPKD PP
Kelulusan Mesyuarat Nota MSKP Mesyuarat
Semakan Keberkesanan Proses
PKD/TPKD PP Terima dokumen dan bawa ke Mesyuarat
untuk kelulusan
TPKD PP Serah dokumen kpd PKD beserta borang
CPD, Senarai Utama terkni, softcopy dokumen
selewat-lewatnya 5 hari bekerja sebelum tarikh
kuatkuasa
PKD Kembalikan semula borang CPD yang telah
lengkap kepada TPKD PP untuk rekod
25
MESYUARAT UNTUK KELULUSAN PINDAAN
Kategori Dokumen Kelulusan Mesyuarat





Mesyuarat Jawatankuasa Jaminan Kualiti (JKJK) UPM
/ Mesyuarat Semakan Pengurusan (MSP) UPM
(a) Manual Kualiti
(b) Pengurusan (PGR)
(c) Sokongan (SOK)
Mesyuarat Pengurusan Peneraju Proses / Mesyuarat
Semakan Keberkesanan Proses Peneraju Proses
(MSKP PP)
(d) Perkhidmatan Utama (PU)
(e) Operasi Perkhidmatan Sokongan (OPR)
26
JENIS MESYUARAT KEANGGOTAAN
Kategori Dokumen Kekerapan Keanggotaan

• Naib Canselor - Pengerusi
• Wakil Pengurusan Universiti
• Timb. Naib Canselor
• Ketua PTJ
• Timb. Wakil Pengurusan PP dan TWP PTJ
• Ketua Bahagian Jaminan Kualiti Setiausaha

(a) Mesyuarat Semakan Pengurusan (MSP) Induk
Sekali Setahun
(b) Mesyuarat Jawatankuasa Jaminan Kualiti (JKJK)
UPM
2 kali setahun

• Wakil Pengurusan (WP) - Pengerusi
• Timbalan Wakil Pengurusan PP
• Timb. Wakil Pengurusan PTJ
• Ketua Bahagian Jaminan Kualiti UPM - Setiausaha

27
TARIKH AUDIT BADAN PENSIJILAN
28
....................................
Sekian Terima Kasih
...............................