TAKLIMAT SPPK NEGERI JOHOR

1
TAKLIMAT SPPKNEGERI JOHOR

• PEMBINAAN FAIL INDUK
• SPPK SEKOLAH
• -SK. PARIT SETONGKAT MUAR

2
Arahan Perkhidmatan 1974
Bab 3
Para 11 Pengelasan surat mengikut Pengelasan
Fail - Surat-surat yang dikeluarkan adalah perlu
diberi pengelasan keselamatan mengikut peringkat
keselamaatan fail surat-surat itu Para 12 Rekod
Surat Keluar Semua surat keluar dari sesebuah
jabatan hendaklah direkodkan dalam kertas
minit Para 18 (a) Tindakan Bahagian Pendaftaran
Fail - Semua bahagian pendaftaran fail jabatan
. hendaklah mengambil tindakan segera
memasukkan surat-surat yang diterima ke dalam
fail-fail berkenaan dan mengedarkan fail-fail
kepada pegawai-pegawai yang berkenaan untuk
tindakan ..
3
Arahan Perkhidmatan 1974 (Sambungan_1)
Bab 4
Para 4 (a) 11 Pengelasan Keselamatan Fail
Menjadi tanggungjawab Ketua Jabatan menentukan
bahawa fail-fail diberi pengelasan keselamatan,
sama ada diperingkat terhad, sulit, rahsia atau
rahsia besar Para 5 Memakai Kulit Fail Yang
Sesuai Jabatan-jabatan hendaklah menggunakan
kulit-kulit fail seperti yang telah direka oleh
Arkib Negara . Para 12 Tanggungjawab Pegawai
Dalam Pengedaran Fail Menjadi tanggungjawab
tiap-tiap Pegawai untuk melicinkan pengurusan
pengedaran fail Para 18 Memelihara Keselamatan
Kandungan Fail Isi-isi kandungan fail, baik
bagi fail terbuka ataupun fail yang mempunyai
pengelasan keselamatan, bukanlah untuk rujukan
orang ramai
4
Arahan Perkhidmatan 1974 (Sambungan _2)
Bab 5
Para 1 Tanggungjawab Ketua Jabatan Memelihara
Rekod Jabatan Menjadi satu kewajipan khas dan
terpenting bagi jabatan-jabatan menentukan bahawa
setiap rekod kerajaan disimpan dan dipelihara
dengan baik. Ketua-ketua jabatan adalah dengan
sendirinya bertanggungjawab untuk memelihara
setiap rekod kerajaan yang ada di dalam jabatan
mereka.
5
Arahan Perkhidmatan 1974 (Sambungan _2)
Bab 5
Para 1 Tanggungjawab Ketua Jabatan Memelihara
Rekod Jabatan Menjadi satu kewajipan khas dan
terpenting bagi jabatan-jabatan menentukan bahawa
setiap rekod kerajaan disimpan dan dipelihara
dengan baik. Ketua-ketua jabatan adalah dengan
sendirinya bertanggungjawab untuk memelihara
setiap rekod kerajaan yang ada di dalam jabatan
mereka.
6
3. Pengelasan Fail

• berdasarkan Akta Rahsia Rasmi (ARR) dan Arahan
  Perkhidmatan 1974 (Bab 3, para 11 dan Bab 4 para
  4(a)
• pengelasan berdasarkan peringkat keselamatan
• Pengelasan seperti berikut

• Rahsia Besar
• Rahsia
• Sulit
• Terhad
• Terbuka
• Sampul kecil
• Fail Timbul

7
Terbuka

• Fail pengurusan harian dan Fail-fail Pentadbiran
• Fail berwarna PUTIH

8
Fail Timbul (subjacket)

• Mengandungi bahan-bahan / maklumat yang belum
  diedarkan kepada pegawai dan maklumat edaran
  dalaman

9
4. Kulit Fail

• Arahan Perkhidmatan Bab 4 Para 5 Menyebut
• Jabatan-jabatan hendaklah menggunakan kulit
  fail seperti yang direka oleh Arkib Negara
• dari bahan kertas yang tebal dan tahan lasak
• Boleh menampung sekurang-kurangnya 100 salinan
  surat
• Warna Kulit Fail selaras dengan pengelasan fail
• Saiz hendaklah seragam dicadangkan 36cm x 24cm
  (muka hadapan) dan 36cm x 35cm(muka belakang
  termasuk 8cm sebagai flap)

10
Maklumat diperlukan

1. Kulit Hadapan
2. Kulit Tepi Depan

11
Kulit Hadapan

• Nama Organisasi
• Kod Fail
• Perkara
• Tarikh Kandungan Pertama
• Tarikh Kandungan Akhir
• Rekod Pergerakan Fail
• Arahan-arahan Penutupan Fail
• - Tarikh tutup
• - Tarikh Kajian Pertama 5 tahun selepas
  ditutup
• - Cadangan pindaan
• - Tarikh Kajian kedua

12
Kulit Tepi Dalam
-dimuatkan cabutan-cabutan dari Akta Arkib Negara
Bil 44/1966 para 8(10 DAN 12(2)
13
5. Kod Fail

• Fail-fail hendaklah didaftarkan melalui SISTEM
  DOKET
• Kad AM 89 Rekod Nombor
• Kad AM 89A Rekod Abjad
• (kertas doket a b tersedia dalan satu set,
  ditulis serentak bagi rujukan indeks nombor dan
  indeks abjad bagi rujukan indeks silang)
• c) Buku Daftar Fail

14
Kod Fail Kaedah Nombor (AM 89)

• Disusun mengikut LEVEL (paras)
• - nombor sahaja atau
• - abjad diikuti dengan nombor
• Level I - Fail Utama 6
• Level II - Fail Perkara 2
• Level III - Fail Aktiviti 2

15
Contoh

• Pengkodan Kumpulan 100 - Pentadbiran
• 200 Bangunan danHarta
• 300 Kelengkapan
  dan Bekalan
• 400 - Kewangan
• 500 - Personel
• 600 - Pengurusa
  Kurikulum
• 700 - Pengurusan
  KoKurikulum
• Pengkodan nombor yang mana akan menjadi nombor
  rujukan fail.
• - 100 hingga 500 Urusan Am
• 600 hingga 700 Urusan Fungsian

16
Contoh_3
Level I 6 - Peperiksaan Level II
6/2 - Pengurusan Peperiksaan Level III
6/2/1 - Takwim Peperiksaan 6/2/2 - Sistem
Pentaksiran Pendidikan
Kebangsaan 6/2/3 - Pengawas
Peperiksaan 6/2/4 - Calon Peemeriksa
6/2/5 - Peperiksaan Dalaman
6/2/6 - Program Hikmah
17
Contoh susunan fail SPPK
JBA5037 / 600 6/2/2
Sekolah/ Kod Sekolah
Lavel 3
Pengkodan Kumpulan
Lavel 2 PBS/SPPK
Lavel1 Peperiksaan
18
Sambungan Fail
- sebab fail ditutup - helaian kertas melebihi
100 - tidak dapat menanpung
-Fail baru hendaklah dibuka atas perkara yang
sama - dilebelkan sebagai jilid berikutnya -
rekodkan ke dalam doket fail sebagai fail
berasingan
Contoh Fail SPPK JBA5037/600 - 6/2/2/Jld.II
19
Kertas minit
Urusan perhubungan a) Merekod surat keluar
dan masuk - surat keluar direkod dengan dakwat
biru/ hitam - merekodkan penerima surat
dan tarikh dihantar -
surat masuk direkod dengan dakwat merah
- merekodkan - nombor rujukan surat
berkenaan, - tarikh, - tajuk/perkara
surat tersebut dan - tarikh dimasukkan fail
b) rekod perundingan c) tindakan
susulan dengan Pegawai Kanan
20
(Am 6 )
Kertas minit No JBA5037/600 6/2/2
Helaian No 1






21
Fail SPPK

• dicadangkan mempunyai 3 fail
• Kod digunakan selari dengan pengkodan pejabat
  
• pentadbiran
• fail Induk diletakkan di pejabat
• berikut cadangan penyusunan fail

22
FAIL INDUKSPPK SEKOLAH

• KANDUNGAN FAIL INDUK
• (8 TAJUK)

23
1) PEKELILING-PEKELILING

• Pekeliling daripada KPM/JPN/PPD
• Surat-surat jawapan daripada sekolah kepada
  KPM/JPN/PPD
• Surat-menyurat berkaitan SPPK

24
2) CARTA ORGANISASISPPK SEKOLAH

• Pengerusi (Guru Besar)
• Naib Pengerusi (PK 1)
• Setiausaha (Guru Penyelaras SPPK/
• Penolong Setiausaha ( Guru Kelas)
• Ahli Jawatankuasa
• - Ketua Panitia BM dan MT
• - Guru Mata Pelajaran Bm Mt yang mengajar
  kelas SPPK
• - Pentaksir SPPK

25
3) MAKLUMAT GURU SPPK

• Senarai Guru SPPK
• Biodata Guru SPPK
• Surat Lantikan sebagai guru SPPK/Pentaksir
• Jadual Waktu Mengajar

26
4) PERANCANGAN SPPK SEKOLAH

• Program Tahunan SPPK
• Takwim aktiviti SPPK
• Rancangan Tahunan M/Pel SPPK

27
5) Minit Mesyuarat J/Kuasa

• Kertas minit mesyuarat J/Kuasa SPPK tahunan atau
  bulanan
• Kertas minit mesyuarat pelaksanaan aktiviti SPPK
• Kertas minit mesyuarat Khas(Kes Khas) jika ada
• Laporan aktiviti SPPK

28
6) Laporan Prestasi Tahunan

• Data murid SPPK tahun berkenaan
• Analisa Pentaksiran setengah tahun dan akhir
  tahun
• Graf pencapaian murid SPPK

29
7) Laporan Pencerapan

• Jadual Pencerapan
• Laporan Penceparan guru SPPK oleh GB/PK
• Laporan Pencerapan oleh Pegawai KPM/JPN/PPD/Nazir

30
8. KES-KES KHAS

• Kerap tidak datang ke sekolah
• Tidak ada maklumat
• cacat

31
SEKIAN

• TERIMA KASIH