Curso Avanzado Gesti

1
Curso Avanzado Gestión de Proyectos
2
NIVELES DE PLANIFICACIÓN
3
El PROYECTO

• Es la unidad básica de intervención en la
  cooperación para el desarrollo.
• Tiene como finalidad satisfacer un conjunto de
  necesidades concretas a través de la aplicación
  de una serie de técnicas que ponen en juego un
  determinado número de recursos para obtener unos
  beneficios.

4
CICLO DE GESTIÓN DEL PROYECTO
5
CICLO DE GESTIÓN DEL PROYECTO Y EML

• Método del marco lógico
• Metodología para la planificación, el análisis,
  la gestión y la evaluación de programas y
  proyectos, mediante instrumentos que permiten
  reforzar la participación y la transparencia, y
  mejorar la orientación de los proyectos

• Gestión del Ciclo del proyecto
• Define las distintas fases de la vida de un
  proyecto con procedimientos de toma de decisión y
  actividades de gestión bien definidas

• Proceso de toma de decisión y de implementación
  definido por la organización
• Gestión del Ciclo del Proyecto

• Métodos e instrumentos de gestión de proyectos.
• Método del marco lógico

6
1. LA IDENTIFICACIÓN DE PROYECTOS
7
IDENTIFICACIÓN DE PROYECTOS

• ANALISIS DE LOS PROBLEMAS

• ANALISIS DE LA PARTICIPACION

• ANALISIS DE LOS OBJETIVOS

• ANALISIS DE LAS ALTERNATIVAS Y ESTRATEGIAS

• MATRIZ DE PLANIFICACIÓN

8
ÁNALISIS DE PARTICIPACIÓN

• Ofrecer un panorama de todas las personas,
  grupos, organizaciones, instituciones,
  autoridades, etc. que de alguna manera van a ser
  afectados por la acción de desarrollo.

• Se trata de analizar las relaciones sociales
  (conflictos, alianzas...) entre las personas y
  grupos que pertenecen a la realidad sobre la que
  se piensa intervenir.
• Cada grupo debe ser identificado con sus
  intereses expectativas, determinando las
  relaciones existentes entre los diferentes
  colectivos.

9
ÁNALISIS DE PARTICIPACIÓN

• Identificar a todos los agentes sociales que se
  encuentren en el área de intervención.
• Analizar si estos colectivos forman cuerpos
  coherentes o si existen unidades menores.
• Caracterizar y analizar a cada uno de los agentes
  identificados
• Principales problemas.
• Necesidades e intereses.
• Fortalezas y debilidades.
• Interrelaciones, conflictos, etc.
• 4. Escoger o seleccionar al o a los colectivos
  beneficiarios.

10
ÁNALISIS DE PARTICIPACIÓN

• PREGUNTAS CLAVE
• Cuáles son los grupos que más necesitan ayuda
  externa?
• A qué grupos de interés habría que apoyar para
  asegurar un desarrollo positivo?
• Cuáles son los conflictos que probablemente
  ocurrirán al apoyar a ciertos grupos y qué
  medidas pueden tomarse para evitar estos
  conflictos?

PARTICIPANTES PARTICIPANTES NO PARTICIPANTES NO PARTICIPANTES
Directos Indirectos Neutrales Excluidos Oponentes Perjudicados
11
ÁNALISIS DE PROBLEMAS

• Redactar cada problema (percibido por los
  implicados) como una condición negativa (no
  ambigua).
• Identificar únicamente los problemas existentes,
  no problemas posibles o potenciales.
• Un problema no es la ausencia de una solución --
  es un estado existente negativo.
• Ejemplo
• No es correcto No hay pesticidas.
• Correcto La cosecha es destruida por plagas.

12
ÁNALISIS DE PROBLEMAS

• Escribir cada problema en una tarjeta.
• Determinar cual es el problema central, entorno
  al cual podemos ordenar los demás.
• Determinar las causas que provocan ese problema,
  preguntándose el POR QUÉ esa situación
  considerada indeseable. Situaremos esas tarjetas
  en la parte inferior al problema identificado
  como principal.
• Avanzar hacia abajo preguntándose por las causas
  de las causas.

13
ÁNALISIS DE OBJETIVOS

• Se describe la situación futura que se
  alcanzará cuando se solucionen los problemas
  detectados en el paso anterior.
• Los problemas enunciados como situaciones
  negativas pasan a convertirse en condiciones
  positivas de futuro o estados alcanzados.
• La relación causa - efecto cambia a medios -
  fines.

14
ÁNALISIS DE ALTERNATIVAS

• Señala el paso al diseño del proyecto, indicando
  soluciones alternativas.
• Se trata de determinar dentro del árbol de
  objetivos los opciones pueden ser llevadas a
  cabo con más posibilidades de éxito, que
  dependerá de una serie de factores.
• No os olvidéis del análisis de participación en
  este paso.

15
2. LA FORMULACIÓN DE PROYECTOS
16
MATRIZ DE PLANIFICACIÓN DE PROYECTO
Conjunto de conceptos interdependientes que
describen de modo operativo y en forma de matriz
los aspectos más importantes de una intervención.
Esta descripción permite verificar si la
intervención ha sido construida correctamente,
facilitando el seguimiento y proporcionando una
evaluación más satisfactoria.

• Se trata de una estructuración del contenido de
  una intervención presentando de una forma
  sistemática y lógica los objetivos, resultados y
  actividades de una intervención y sus relaciones
  causales.
• Se indican los factores externos que influyen en
  la realización satisfactoria de la intervención.
• Se indican los indicadores y sus fuentes de
  verificación necesarios para obtener la
  información sobre los objetivos y resultados.
• Por último se definen actividades y costes.

17
MATRIZ DE PLANIFICACIÓN DE PROYECTO
LOGICA DE LA INTERVENCIÓN INDICADORES OBJETIVAMENTE VERIFICABLES FUENTES DE VERIFICACIÓN FACTORES EXTERNOS/SUPUESTOS /HIPOTESIS
OBJETIVO GENERAL Objetivo a un nivel superior al del proyecto al que deberá contribuir la intervención Descripción operativa del objetivo en términos de cantidad y calidad. Indican donde y en qué forma se obtienen las informaciones sobre la realización de objetivo
OBJETIVO ESPECÍFICO Efectos esperados por el proyecto para los beneficiarios directos, como una condición futura que se espera permanezca Descripción operativa del objetivo en términos de cantidad y calidad Indican donde y en qué forma se obtienen las informaciones sobre la realización de objetivo Acontecimientos importantes, condiciones o decisiones fuera del proyecto necesarias para lograr el objetivo global
RESULTADOS Resultados que la dirección del proyecto debe lograr y mantener durante la vida del proyecto. Descripción operativa de los resultados en términos de cantidad y calidad Indican donde y en qué forma se obtienen las informaciones sobre los resultados Acontecimientos importantes, condiciones o decisiones fuera del control de la gestión del proyecto necesarias para lograr el objetivo especifico
ACTIVIDADES Acciones que el proyecto tiene que emprender a fin de producir los resultados RECURSOS Bienes y servicios necesarios para llevar a cabo las actividades PRESUPUESTO Traducción en términos financieros de los medios Acontecimientos importantes, condiciones o decisiones fuera del control de la gestión del proyecto necesarias para producir resultados
ACTIVIDADES Acciones que el proyecto tiene que emprender a fin de producir los resultados CALENDARIO PRESUPUESTO Traducción en términos financieros de los medios Acontecimientos importantes, condiciones o decisiones fuera del control de la gestión del proyecto necesarias para producir resultados
ACTIVIDADES Acciones que el proyecto tiene que emprender a fin de producir los resultados PLAN DE EJECUCIÓN Cómo y quién realizará cada tarea, asignando responsabilidades PRESUPUESTO Traducción en términos financieros de los medios Acontecimientos importantes, condiciones o decisiones fuera del control de la gestión del proyecto necesarias para producir resultados
CONDICIONES PREVIAS Condiciones que tienen que darse para que sea posible la ejecución del proyecto
18
MATRIZ DE PLANIFICACIÓN DE PROYECTO

• OBJETIVO GENERAL

Lógica Vertical de Intervención

• OBJETIVO ESPECIFICO

• RESULTADOS

• RECURSOS

• ACTIVIDADES

19
Curso Avanzado de Gestión de Proyectos
MATRIZ DE PLANIFICACIÓN DE PROYECTO
1er Paso - Objetivo especificado Los jóvenes
inmigrantes. 2º Paso Cantidad 500 jóvenes
inmigrantes 3er Paso Calidad . 500 jóvenes
inmigrantes consiguen un empleo en condiciones
legales de al menos 6 meses de duración 4º Paso
Tiempo 500 jóvenes inmigrantes consiguen un
empleo en condiciones legales de al menos 6 meses
de duración al final del proyecto
20
Curso Avanzado de Gestión de Proyectos
MATRIZ DE PLANIFICACIÓN DE PROYECTO

• Los recursos son los insumos materiales y no
  materiales que son necesarios para ejecutar las
  actividades planificadas y para administrar el
  proyecto
• Los costes son la traducción en términos
  financieros de todos los recursos identificados.
• El calendario de actividades es una herramienta
  que presenta las actividades del proyecto y que
  identifica su secuencia lógica, así como su
  interdependencia .
• Calendario de Recursos Cada actividad es
  examinada para garantizar que los medios
  necesarios para la ejecución de la actividad
  estén previstos debidamente

21
3. LA GESTIÓN DE RECURSOS
22
QUE REQUIERE UN SISTEMA DE SEGUIMIENTO
23
CONCEPTOS BÁSICOS
INSUMOS Bienes, mano de obra, servicios, tecnología que se utilizaran para lograr los objetivos
PRODUCTOS Resultados o servicios específicos generados a partir de los insumos del proyecto (objetivos de corto plazo).
EFECTOS Resultados de la utilización de los productos , cambios en la manera de hacer las cosas. Pueden aparecer durante la ejecución del proyecto pero también con posterioridad a su término.
24
QUE INCORPORA UN INFORME DE SEGUIMIENTO

• Los informes de seguimiento, es una forma de
  remitir la información a quien la requiere
  (cargos directivos superiores, financiadores,..).
• Como cuestiones básicas deben tener en cuenta
• ? Qué era lo que se quería hacer?
•  
• Qué se ha hecho?
• Cuándo?
•  
• ? Con qué?
•  
• ? Si no se ha hecho Por qué no?
•  
• ? Qué es lo que se va a hacer? (próximamente).
•  

25
RECURSOS ECONÓMICOS
1. Un presupuesto es un ejercicio de
previsión. 2. No se debe asumir un proyecto que
no tenga asegurada la financiación completa.
3. Un presupuesto debe ser "ajustado", ceñido
y realista, partiendo de datos y variables de
referencia.
26
RECURSOS ECONÓMICOS. Adaptación Presupuestaria
1. Un primer análisis que sería el desglose
del presupuesto por actividades, que nos
permitirá controlar el gasto por actividades,
saber el coste de conseguir cada presupuesto y
saber la necesidad de fondos en el tiempo al
relacionar el presupuesto por actividades con el
cronograma de ejecución. 2. Otro análisis
sería el desglose del presupuesto por partida
económica, que nos permitirá analizar el peso de
cada partida en la ejecución presupuestaria. 3.
Y por último, el análisis por financiador, para
en el caso de que exista más de un financiador
sepamos que gasto debe justificarse a cada uno de
ellos.
27
RECURSOS ECONÓMICOS. Adaptación Presupuestaria
a. Una opción es revisar el tamaño del
proyecto. b. Proceder a una reducción lineal
entre los distintos grupos y partidas
presupuestarias. c. Proceder a una reducción
del plazo previsto de ejecución que repercute
directamente en una bajada lineal de costes, pero
también sobre los resultados del proyecto.   d.
Reducir el presupuesto del grupo o partida de
imprevistos u otros gastos, siendo conscientes de
los riesgos que ello comporta. e. Imputar el
recorte al bloque de costes indirectos
(administración, evaluación...), ante el nivel
del prioridad y trascendencia que puede imprimir
un determinado proyecto.
28
RECURSOS ECONÓMICOS. Herramientas de Control de
Gasto

• Libro de caja.
• Libro de banco.
• Relación de Facturas.
• Control presupuestario. Arqueo de caja y
  conciliación bancaria.

29
RECURSOS ECONÓMICOS. Procedimientos de Adquisición

• 1. Gastos corrientes del día a día
• Se fijará un límite máximo para dichos gastos,
  que se justificará a través de recibo o factura
  justificante del desembolso.
• 2. Compras de abastecimientos y equipos.
• Se fijarán límites de valor de compra, así como
  la realización de órdenes de compra autorizadas.
  Mínimo de 3 ofertas, definiéndose de antemano los
  criterios de selección de la oferta.
• Transparencia de la contratación.
• Mayor concurrencia de empresas.
• Precios más competitivos y homogéneos.
• Aseguramiento de la calidad y garantías sobre la
  debida ejecución del contrato.

30
RECURSOS HUMANOS

1. Personal asalariado.
2. Personal voluntario
3. Personas participantes

31
RECURSOS HUMANOS
Dirección y Coordinación. Organigramas y
distribución de funciones y responsabilidades. As
ignación de recursos humanos Mecanismos de Toma
de Decisiones Sistemas de Comunicación Interna y
externa del proyecto Relaciones Externas
32
MUCHAS GRACIAS