SISTEMA DE MEJOR GESTI

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SISTEMA DE MEJOR GESTIÓNSIMEGEUniversidad
Nacional de Colombia
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(No Transcript)
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SIMEGE

• La operación del modelo busca contribuir al
  mejoramiento de la gestión académico
  administrativa de la Universidad mediante la
  adaptación e implementación articulada del
  sistema de gestión de calidad, el modelo estándar
  de control interno y el sistema de desarrollo
  administrativo, en el marco del proyecto
  Multisedes y del proceso de acreditación
  institucional.

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META DEL SISTEMA

• El SIMEGE tiene como meta la Implementación del
  modelo para articular esfuerzos en materia de
  mejoramiento organizacional de las diversas áreas
  que hacen parte de la gestión Universitaria
  logrando un proceso de Mejoramiento Continúo.

Transparencia
Confianza
Equidad
Oportunidad
Liderazgo
Eficiencia
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PRINCIPIOS DE LA MEJOR GESTIÓN

• 1) Enfoque a la comunidad interna y externa
• 2) Liderazgo
• 3) Participación activa de los docentes y
  personal administrativo
• 4) Enfoque basado en procesos
• 5) Enfoque de sistema para la gestión
• 6) Mejora continúa
• 7) Enfoque basado en hechos para la toma de
  decisión
• 8) Relación mutuamente beneficiosa con el
  proveedor
• 9) Coordinación, cooperación y articulación
• 10)Transparencia

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POR QUÉ SIMEGE?
La Universidad Nacional de Colombia, en su
compromiso de excelencia consideró necesario
CREAR un Sistema de Mejor Gestión, en el cual se
armonizan los propósitos de la institución y sus
compromisos de mejoramiento permanente
fundamentado en la calidad, el servicio y el
autocontrol.
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PARA QUÉ SIMEGE?

• Para contribuir al mejoramiento de la gestión
  académico administrativa de la Universidad.
• Para convocar a la Comunidad Universitaria a que
  contribuya a mejorar la gestión de la Institución
  
• Para detectar los trámites percibidos como
  engorrosos ó inconvenientes en la Universidad y
  realizar cambios que permitan agilizarlos y
  simplificarlos.
• Para respaldar y articular alternativas aisladas
  que buscan el mejoramiento de la gestión.

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SIMEGE
Reforma Académica Acreditación institucional

• Reforma
• Organizacional
• Propuesta
• Multisedes

Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) Modelo
Estándar de Control Interno (MECI) Sistema de
Desarrollo Administrativo (SISTEDA)
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BENEFICIOS DEL SIMEGE

• Apoyar la sistematización de los procesos y de la
  información.
• Orientar prácticas a la comunidad académica.
• Modernizar la Universidad.
• Permite mantener la identidad y la imagen
  institucional.
• Orienta la interacción entre la comunidad
  universitaria y entre ésta y la sociedad.
• La Universidad Nacional de Colombia gana
  gobernabilidad.
• Oportunidad y calidad en lo cotidiano.
• Gana el control social y la participación
  ciudadana.

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BENEFICIARIOS del SIMEGE

• Estudiantes
• Docentes
• Administrativos
• La Universidad Nacional de Colombia como
  Institución
• Otras instituciones de Educación Superior
• El Sistema educativo del país.

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IMPACTO del SIMEGE EN LA UNIVERSIDAD

• Será la beneficiaria de un proceso de cambio
  constante
• Será reconocida por altos estándares de Gestión
• Dará respuesta a requerimientos personales con
  procesos organizados
• Brindará oportunidad y calidad en lo cotidiano
• Gana el control social y en participación
  ciudadana
• Los facilitadores tienen el compromiso de
  liderar, impulsar y promover una apropiación y
  concientización técnica y cultural frente al
  cambio organizacional deseado.

GANA EN GOBERNABILIDAD
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UTILIDAD DEL SIMEGE?

• Las necesidades de la comunidad interna y externa
  son escuchadas y atendidas atendidas y están en
  línea con las de la Universidad.
• Se establece un sistema de indicadores que
  permitirá el seguimiento y la medición de
  objetivos, metas, compromisos.
• Faculta al personal de la Institución a que tome
  decisiones, sea propositivo y participativo.
• Permite la orientación de procesos, no de áreas
• Personal más capacitado en temas relacionados con
  la Gestión
• Comunidades fieles a una Universidad que ofrezca
  calidad
• Se implementa la calidad como una forma de vida

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ENFOQUE A LA COMUNIDAD INTERNA Y EXTERNA
La razón de ser de la Universidad es prestar un
servicio dirigido a satisfacer a la comunidad
interna y externa. Por lo tanto, es fundamental
que se comprendan cuáles son las necesidades
actuales y futuras de estas comunidades, que
cumpla con sus requerimientos y que se esfuercen
por cumplir sus expectativas.
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SIMEGE EN LO OPERATIVO
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SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
SIMEGE EN LO OPERATIVO ES UNA HERRAMIENTA QUE
PERMITE

• Determinar necesidades y expectativas de la
  Universidad y de la comunidad interna y externa.
• Establecer política y objetivos de Calidad
• Determinar procesos y responsabilidades
  necesarias para el logro de los objetivos
• Establecer medidas de eficiencia, eficacia y
  efectividad de cada proceso y servidor
  perteneciente a la Universidad Nacional.
• Establecer y aplicar procesos de mejora continúa

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HERRAMIENTAS A APLICAR
MECI Modelo Estándar de Control Interno
SGC Sistema de gestión de la Calidad
SIMEGE
SISTEDA Sistema de Desarrollo Administrativo
Acreditación Institucional y de programas
curriculares
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HERRAMIENTAS A APLICAR
SGC Sistema de gestión de la Calidad
SIMEGE
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SGC Sistema de Gestión de Calidad
El Sistema de Gestión de la Calidad es un
conjunto de elementos interrelacionados de una
organización por los cuales se administra de
forma planificada la calidad de la misma, en
busca de la satisfacción de sus clientes internos
y externos. Promueve la adopción de un enfoque
basado en procesos ya que bajo este enfoque tiene
como ventaja el control continúo sobre los
procesos individuales y sobre su interacción
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Sistema de Gestión de la Calidad NTCGP 10002004
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CICLO PHVA
Planear
Actuar
Verificar
Hacer
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EL CICLO PHVA PERMITE MEJORA CONTINÚA
Siempre es posible implementar maneras más
prácticas y mejores para prestar servicios en la
Universidad. Es fundamental que la mejora
continúa del desempeño global de la Universidad
sea un objetivo permanente para aumentar su
eficacia, eficiencia y efectividad.
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HERRAMIENTAS A APLICAR
MECI Modelo Estándar de Control Interno
SIMEGE
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MECI Modelo Estándar de Control Interno
El propósito esencial del MECI es orientar a las
entidades hacia el cumplimiento de sus objetivos
y la contribución de éstos a los fines del
Estado. Este enfoque concibe el Control Interno
como un conjunto de elementos interrelacionados
donde intervienen todos los servidores de la
entidad estando atentos a las condiciones de
satisfacción de los compromisos contraídos.
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MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO PARA EL
ESTADO COLOMBIANO
CONTROL ESTRATÉGICO
CONTROL DE GESTIÓN
Esquema de organización Planes Principios Normas
Métodos Procedimientos Actuaciones Acciones Adm.
Información Adm. Recursos
Mecanismos de evaluación y verificación
CONTROL DE EVALUACIÓN
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HERRAMIENTAS A APLICAR
SIMEGE
SISTEDA Sistema de Desarrollo Administrativo
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SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
SISTEDA Sistema de Desarrollo Administrativo
El Sistema de Desarrollo Administrativo es un
conjunto de políticas, estrategias, metodologías,
técnicas y mecanismos de carácter administrativo
y organizacional para la gestión y manejo de los
recursos humanos, técnicos, materiales, físicos y
financieros de las entidades de la Administración
Pública, orientado a fortalecer la capacidad
administrativa y el desempeño institucional. El
Desarrollo Administrativo es un proceso de
mejoramiento permanente y planeado para la buena
gestión y uso de los recursos y del talento
humano en los organismos y entidades de la
Administración Pública.
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Sistema de Desarrollo Administrativo
Estructura para
Políticas
Estrategias
BUENA GESTIÓN
Fortalecer la capacidad administrativa y del
desempeño institucional
Metodologías y técnicas
Ejecutado Por personas
Propósitos

• Cumplimiento de los fines del estado y de las
  responsabilidades y
• compromisos del servidor público.
• Mantener la unidad y armonía con otras entidades
  del estado
• Mejoramiento de los niveles de gobernabilidad de
  la Administración
• pública
• Mejoramiento de la Calidad de los bienes y
  servicios

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SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
RELACIÓN DE LOS TRES SISTEMAS SGC MECI -
SISTEDA
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NORMATIVIDAD
SGC MECI SISTEDA
Ley 872/2003 Decreto 4110/04 Circular 06 de 2005 del DAFP Ley 87/1993 Decreto 1599/2005 Decreto 2621 de 2006 Ley 489/1998 Decreto 3622/05
Los tres sistemas promueven una mejor gestión y
están encaminados a lograr altos estándares de
calidad, de gestión y de logro de los objetivos.
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SGC MECI MECI SISTEDA
PARA QUÉ SIRVEN? PARA QUÉ SIRVEN? PARA QUÉ SIRVEN? PARA QUÉ SIRVEN?
Para lograr administrar ordenadamente los recursos y el talento humano de la Universidad y lograr el cumplimiento de los objetivos misionales definidos por la institución, la Ley y las expectativas de la comunidad. Para lograr administrar ordenadamente los recursos y el talento humano de la Universidad y lograr el cumplimiento de los objetivos misionales definidos por la institución, la Ley y las expectativas de la comunidad. Para hacer seguimiento y evaluación al cumplimiento de los objetivos misionales, garantizando la coordinación de las acciones y la fluidez de la información y la comunicación. Para anticipar y corregir oportunamente (prevención), las debilidades que se presentan en el quehacer Universitario. Para la formulación de planes estratégicos que definan directrices, lineamientos y prioridades que orienten la gestión universitaria.
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SGC MECI SISTEDA
COMPONENTES COMUNES ENTRE LOS SISTEMAS COMPONENTES COMUNES ENTRE LOS SISTEMAS COMPONENTES COMUNES ENTRE LOS SISTEMAS
Compromiso de la Dirección Gestión del Talento Humano Procesos y Procedimientos Indicadores de eficiencia y eficacia Comunicación Organizacional Plan de Mejoramiento Institucional Mejora continúa Compromiso de la Dirección Gestión del Talento Humano Procesos y Procedimientos Indicadores de eficiencia y eficacia Comunicación Organizacional Plan de Mejoramiento Institucional Mejora continúa Compromiso de la Dirección Gestión del Talento Humano Procesos y Procedimientos Indicadores de eficiencia y eficacia Comunicación Organizacional Plan de Mejoramiento Institucional Mejora continúa
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SGC MECI SISTEDA
ESTRUCTURA DEL PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN ESTRUCTURA DEL PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN ESTRUCTURA DEL PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN
Estado actual del SGC. Herramienta diagnóstico. Planeación del diseño e implementación del Modelo. Diseño. Implementación. Evaluación a la implementación del Modelo. Planeación del diseño e implementación del Modelo. Herramienta Autodiagnóstico. Diseño e implementación del Modelo. Herramienta Diagnóstico específico. Evaluación a la implementación al Modelo Oficina de Control Interno. Elaboración del normograma. Diagnóstico situacional. Diseño y formulación del plan. Implementación del plan. Evaluación.
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SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
AVANCES DEL SISTEMA DE MEJOR GESTIÓN EN LA
UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA
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PLAN DE TRABAJO
Fases de Trabajo
Autonomía Plan de desarrollo UN SISTEDA MECI
SGC
Procesos y procedimientos
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EN QUÉ ESTAMOS EN SIMEGE

• Estamos abordando mejoramientos patrocinados y
  ordenados para la Universidad, los cuales
  representan una acumulación de aprendizaje propio
  de nuestra gente.
• Definimos una estructura que tiene ideas de
  mejoramiento, que está comprometida con la
  Universidad y que quiere trabajar por ella.
• Estamos capitalizando esfuerzos de mejoramiento
  emprendidos en el pasado, tanto en áreas de la UN
  como a partir de procesos de capacitación de
  funcionarios.
• Se trabaja bajo un principio de actuación y
  construcción colectiva.
• Se han definido proyectos de mejoramiento donde
  la experiencia de los miembros del equipo, para
  su definición y ejecución, es vital.
• Estamos en la construcción de una red de trabajo,
  donde cada uno de sus nodos tiene un rol
  fundamental para el proyecto responsabilidad y
  credibilidad en el objetivo que debe cumplir.

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AVANCES IMPORTANTES

• Se tiene una base técnica de trabajo articulado
  que permite navegar con certeza en el proceso
  operativo del UN-SIMEGE.
• Se tiene un Plan Estratégico que es insumo
  fundamental en la etapa de Direccionamiento
  Estratégico y construcción del Plan Maestro de
  Gestión de la Universidad.
• Se terminó la fase de Alistamiento que incluyó a
  todas las sedes y al nivel nacional, básica para
  articular y organizar acciones propias de un
  proyecto de esta magnitud.
• Se tienen definidos ocho proyectos estratégicos
  que, actuando de forma sinérgica, derivan en
  mejor gestión para la UN y hay un mapa de
  macroprocesos de la UN concertado, para la
  implementación de la herramienta de gestión

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PROYECTOS ESTRATÉGICOS
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MAPA DE MACROPROCESOS UN
PROCESOS ESTRATÉGICOS
SALIDAS Nuevo conocimiento Nuevos
profesionales, investigadores y docentes
Propuestas de solución a problemas de país
Programas curriculares Programas de educación
no formal Difusión de la producción académica
Otros bienes y servicios
Planeación
ENTRADAS Conocimiento Talento humano Recursos
financieros Recursos físicos Recursos de
información Normas Otros recursos
Direccionamiento
Relaciones Interinstitucionales
Comunicación
PROCESOS MISIONALES
Formación
Extensión
Investigación
Necesidades y expectativas de la Comunidad
Universitaria
Cumplimiento a necesidades y expectativas de la
Comunidad Universitaria
PROCESOS DE APOYO
Bienestar Universitario
Gestión de Bibliotecas
Gestión de Apoyo a la Docencia/Formación
Gestión de Laboratorios
Gestión del Talento Humano
Gestión de Desarrollo Tecnológico e innovación
Gestión de Sistemas de Información
Gestión Jurídica y Legal
Gestión Financiera
Gestión de Recursos Físicos
Gestión Administrativa
Análisis y Mejora
Evaluación y Auditoría
Evaluación Independiente y Auditoría de Calidad
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TEMAS DE TRABAJO EN CADA NODO
Manizales Ética Gestión del Talento Humano
Palmira Bienestar Condiciones Ambientales para el trabajo Bienes y servicios
Medellín Gestión del mejoramiento en la parte administrativa Investigación Gestión de Laboratorios Análisis y Mejora Evaluación y Auditoria
Bogotá Direccionamiento Estratégico y Ajuste Organizacional Extensión Condiciones ambientales para el trabajo
Gerencia Gestión del Mejoramiento (administrativo y financiero)
Secretaría General Ordenamiento Jurídico
Dirección Nacional de Personal Gestión del Talento Humano
Amazonía, Orinoquía, Caribe Ajuste Organizacional y Direccionamiento Estratégico
Vicerrectoría Académica Acreditación y evaluación institucional
Vicerrectoría de Investigación Investigación
Planeación Direccionamiento Estratégico y Evaluación
Vicerrectoría General Coordinación General, Macroproceso de apoyo académico y Gestión del Mejoramiento.
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MODELO UN - SIMEGE
Conjunto articulado de políticas, estrategias,
metodologías y técnicas que con un enfoque
sistemático de planeación, ejecución y evaluación
busca fortalecer de manera permanente la gestión,
la capacidad académico - administrativa y el
desempeño de la UN
Se están armonizando los propósitos de la UN y su
compromiso de buscar mejorar en forma permanente
Buena comunicación y articulación como red que
permite mejorar continuamente y compartir
experiencias

• Contribución directa con el mejoramiento de la
  gestión académico administrativa.
• Poder de convocatoria en la Comunidad
  Universitaria a que contribuya a mejorar la
  gestión.
• Agiliza y simplifica procesos y trámites
  detectados como engorrosos o inconvenientes en la
  Universidad.
• Articula y respalda alternativas que buscan
  mejorar la gestión.

Alta recordación del UN-SIMEGE todo mejoramiento
se reconoce en esta instancia.
113 trámites recibidos, 16 trámites mejorados y
87 en estudio agrupados en cuatro categorías
asuntos de estudiantes, inventarios, ODC ODS
ATIS, otras.
14 experiencias de mejoramiento de alto impacto
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Avances reportados

• Emisión del Acto Administrativo que crea el
  UN-SIMEGE.
• Identificación y conformación de los grupos
  Directivo y asesor.
• Compromiso y respaldo del Grupo de Dirección al
  proyecto.
• Desarrollo del Modelo UN- SIMEGE
• Estrategia general de comunicación del proyecto
  para fomentar la cultura de la mejor gestión en
  la UN.
• Conformación del Comité Técnico del SIMEGE que da
  soporte a la estrategia y modelo para su
  implementación.
• Construcción y ajuste de los nodos de SIMEGE en
  cada sede.

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www.simege.unal.edu.co
Avances reportados

• Se creó la página Web del SIMEGE, con apoyo de
  Unimedios, como medio de comunicación directa con
  la Comunidad Universitaria.

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Avances reportados

• Se diseñó la campaña UN contra el Mal Trámite
• Página Web.
• Mecanismo

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Avances reportados

• Participación en el IV Foro Internacional hacia
  la excelencia en el servicio público.
• Lazos con el MEN para trabajar en un sistema
  integrado de mejor gestión en las instituciones
  de educación superior.

• Se está trabajando la política de desarrollo del
  talento humano como parte fundamental de la
  mejor gestión en la Universidad.

www.unal.edu.co/dnp/concurso.html
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Avances reportados

• Se trabaja en el desarrollo de la campaña Nuestra
  Gente breves reseñas de estudiantes, docentes y
  funcionarios, con un mensaje de cómo cada uno
  contribuye para lograr una mejor gestión.

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NUEVOS AVANCES

• Alto esfuerzo en capacitación a través de un
  diplomado (1) para el grupo asesor que adelanta
  el diseño e implementación del UN-SIMEGE. Esta
  herramienta es fundamental para hacer el
  desdoblamiento del mapa de macroprocesos en cada
  sede, como vía para la estandarización y la
  trazabilidad.

(1) Este diplomado es dictado por la Facultad de
Ciencias Económicas sede Bogotá
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NUEVOS AVANCES

• Se terminó la etapa de Diagnostico que
  corresponde a la segunda fase del proyecto, en
  donde esta herramienta define la línea de base en
  la implementación de las normas y reconoce el
  estado de avance de la Universidad en estas
  materias

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DIAGNOSTICO

• Con el diagnostico se recogieron los problemas,
  las acciones que está desarrollando la
  Universidad y las propuestas de solución hacia el
  futuro
• Que hace actualmente la Universidad en términos
  de Gestión?
• A partir de las experiencias encontradas en
  términos de mejor gestión, la Comunidad
  Universitaria busca continuamente fortalecer su
  gestión con base en esfuerzos y logros
  socializados de mejoramiento.
• Esfuerzos de mejoramiento en las diferentes Sedes
  en áreas como bienestar, administrativo,
  financiero, de planeación, de control, entre
  otros.

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Resultados del Diagnostico SIMEGE
SEDE MEDELLÍN
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Resultados del Diagnostico SIMEGE
COMPARATIVO UN SEDES BOGOTA, MEDELLÍN PALMIRA,
MANIZALEZ
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• MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIÓN!!!