Experiences of the Congress of Deputies with automatic Eurovoc indexing

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Experiences of the Congress of Deputies
with automatic Eurovoc indexing

• Victoria Fernández Mera
• Congress of Deputies
• Spain

2
Spanish Parliament

• Cortes Generales
• Senate
• Congress of Deputies

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Congress of Deputies

• Singular functions
• To authorize the formation of the Government
• To cause the cessation of Governmet
• To be the first to know about procedures of bills
  and of Budget
• To confirm or reject amendments or vetoes that
  the Senate may approve concerning legislative
  texts.
• Elected for four years
• 350 members

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(No Transcript)
5
Parliamentary activities information system
Argo

• Documentary database (ORACLE)
• BRS (Bibliographic Retrival Services).Data base
  query language

• Management database (ORACLE)
• Indexation
• Thesaurus

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(No Transcript)
7
(No Transcript)
8
Documentary database

• LEGI VII
• NDOC 184/000001/0000
• NUMR 765
• FREG 05/04/2000
• CALI 12/04/2000
• TIPO Pregunta al Gobierno con respuesta
  escrita.
• AUTO Llamazares Trigo, Gaspar (GIU)
• OBJE Razones del aplazamiento de la
  realización de la variante ferroviaria de
  Pajares, así como previsiones acerca de
  su ejecución.
• CIER Tramitado por completo sin req.
  acuerdo o decisión 08/06/2000
• FASE Cerrado
• PLAZ Hasta 27/05/2000 Contestación del
  Gobierno a pregunta
• BOCG BOCG. Congreso de los Diputados Núm.
  D-7 de 26/04/2000 Pág. 5 Iniciativa
• BOCG. Congreso de los
  Diputados Núm. D-28 de 08/06/2000 Pág. 7
  Contestación del Gobierno
• TRAM Boletín Oficial de las Cortes
  Generales Publicación desde 12/04/2000 hasta
  26/04/2000
• Gobierno Contestación desde
  26/04/2000 hasta 25/05/2000
• Concluido desde 25/05/2000
  hasta 08/06/2000
• DOCA 184/000001/0001
• SIGN P-1-9920-2
• PCLA ASTURIAS (PROVINCIA)

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• Types of parliamentary texts
• Legislative initiative
  
• Governments bills
• Private Members bills
• Decree-laws
• International Treaties
• Control of the Executive
• Granting and withdrawal of confidence
• Investiture of the Government
• Censure motions
• Question of confidence
• Checking on the Governments performance
• Interpelations and motions
• Written and oral questions
• Attendances
• Members of Government
• Other Authorities

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Parliamentary term databases

• Constituent Assambly (1977-1979)
  
• 1st Parliament (1979-1982)
  
• 2nd Parliament (1982-1986)
  
• 3rd Parliament (1986-1989)
• 4th Parliament (1989-1993)
• 5th Parliament (1993-1996)
• 6th Parliament (1996-2000)
  
• 7th Parliament (2000-2004)
• 8th Parliament (2004-... )

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Eurovoc at the Congress of Deputies
? Main indexing language since 1987 ? Previous
Parliamentary terms have been indexed ? Used for
Parliamentary documents ? Eurovoc official
edition ? Spanish geographical application ?
Short abstracts or titles are indexed ? Average
number of three descriptors assigned
12
Written question

• LEGI VII
• NDOC 184/000001/0000
• NUMR 765
• FREG 05/04/2000
• CALI 12/04/2000
• TIPO Pregunta al Gobierno con respuesta
  escrita.
• AUTO Llamazares Trigo, Gaspar (GIU)
• OBJE Razones del aplazamiento de la
  realización de la variante ferroviaria de
  Pajares, así como previsiones acerca de su
  ejecución.
• CIER Tramitado por completo sin req.
  acuerdo o decisión 08/06/2000
• FASE Cerrado
• PLAZ Hasta 27/05/2000 Contestación del
  Gobierno a pregunta
• BOCG BOCG. Congreso de los Diputados Núm.
  D-7 de 26/04/2000 Pág. 5 Iniciativa
• BOCG. Congreso de los Diputados
  Núm. D-28 de 08/06/2000 Pág. 7 Contestación del
  Gobierno
• TRAM Boletín Oficial de las Cortes
  Generales Publicación desde 12/04/2000 hasta
  26/04/2000
• Gobierno Contestación desde
  26/04/2000 hasta 25/05/2000
• Concluido desde 25/05/2000
  hasta 08/06/2000
• DOCA 184/000001/0001

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Related document

• Document 2
• LEGI VII
• NDOC 184/000001/0001
• NUMR 2432
• FREG 25/05/2000
• CALI 30/05/2000
• TIPO Pregunta al Gobierno con respuesta
  escrita.
• AUTO Gobierno
• OBJE Contestación a Don Gaspar Llamazares Trigo
  (GIU) sobre razones del aplazamiento de la
  realización de la variante ferroviaria de
  Pajares, así como previsiones acerca de su
  ejecución.
• FASE Cerrado

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Comparison between texts presented and
indexed
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Documents indexed

• 3rd Parl. 33.055
• 4th Parl. 35.750
• 5th Parl. 31.624
• 6th Parl. 58.112
• 7th Parl. 109.431

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Written questions

• 3rd Parl. 19458
• 4th Parl. 15309
• 5th Parl. 14886
• 6th Parl. 32721
• 7th Parl. 75329

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• Advantages of the system
• It assigns keywords from a controled language
• It makes quickler the indexers work
• It makes friendly the way to work
• It makes easier to keep the coherency and to
  coordinate the work in a set of indexers
• Weak points of the system
• Some important descriptors have a low rank
• It miss some important descriptors
• It displays many descriptors

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(No Transcript)
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Conclusions

• High average of correct descriptors among the 10
  first assigned
• Semi-automatic tool to support indexers work
• A tool that can be perfectly used by
  parliamentary documentation centers
• Need for learning methods to improve the
  assignment