L

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LENCADREMENT DE LACCÈS AUX DOCUMENTS DES
ORGANISMES PUBLICS ET DE LA PROTECTION DES
RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

• LA MISE EN OEUVRE DE LA DIFFUSION DE
  LINFORMATION ET DE LA PROTECTION DES
  RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
• LHISTORIQUE, LES PERSPECTIVES
• Journée-rencontre WebEducation
• Québec, le 22 février 2007
• Auditorium Daniel Johnson
• Édifice Marie-Guyart

2
AVERTISSEMENT
RIEN DANS LE CONTENU DECETTE PRÉSENTATION NI
DANS LES COMMENTAIRES QUILACCOMPAGNENT NE
CONSTITUE UNE OPINION JURIDIQUE OUUNE DIRECTIVE
DU MINISTÈRE DU CONSEIL EXÉCUTIF
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Mise en œuvre de la diffusion

• Innovation majeure du projet de loi n86  la
  diffusion de linformation 
•  16.1 Un organisme public, à lexception du
  lieutenant-gouverneur, de lassemblée nationale
  et dune personne quelle désigne pour exercer
  une fonction en relevant, doit diffuser, dans un
  site internet, les documents ou renseignements
  accessibles en vertu de la loi qui sont
  identifiés par règlement du gouvernement et
  mettre en œuvre les mesures favorisant laccès à
  linformation édictées par ce règlement

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Mise en œuvre de la diffusion (suite)

• Origine de cette modification
• Recommandation de la Commission daccès à
  linformation proposée au législateur, dans son
  dernier rapport quinquennal (2002)

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Mise en œuvre de la diffusion (suite)

• Origine de cette modification
• Inspirée des principes dune loi américaine
  adoptée en 1996, lElectronic Freedom of
  Information Act Amendments, la CAI a proposé, non
  pas de remplacer le régime adopté par le
  législateur en 1982, mais dinstaurer un régime
  parallèle de diffusion de documents accessibles
  ou publics

6
Mise en œuvre de la diffusion (suite)

• Origine de cette modification processus de
  révision prévu dans la loi
• En vertu de la Loi sur laccès, un rapport de la
  Commission daccès à linformation (CAI) sur la
  mise en œuvre de la loi - rapport quinquennal est
  produit à tous les 5 ans (1987, 1992, 1997,
  2002)

7
Mise en œuvre de la diffusion (suite)

• Le rapport enclenche un processus
• Une commission parlementaire pour des
  consultations sur le rapport
• Un rapport de la commission parlementaire déposé
  à lAssemblée nationale
• Une proposition du gouvernement, le cas échéant,
  pour modifier la loi  présentation dun projet
  de loi à lAssemblée nationale (projet de loi
  n 86 déposé le 16 décembre 2004)

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Mise en œuvre de la diffusion (suite)

• Le processus parlementaire pour ladoption dune
  loi
• Consultation générale portant sur le projet de
  loi qui a été déposé
• Étude détaillée du projet de loi en commission
  parlementaire (amendements)
• Poursuite du processus dadoption par
  lAssemblée nationale
• Adoption
• Sanction

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Mise en œuvre de la diffusion (suite)

• Objectif de la modification
• Permettre laccès aux documents des organismes
  publics sans avoir recours à la procédure de
  demande daccès à linformation

10
Mise en œuvre de la diffusion (suite)

• Entrée en vigueur de larticle 16.1
• Au plus tard, le 15 juin 2007, tel que prévu par
  le projet de loi n 86

11
Mise en œuvre de la diffusion (suite)

• Démarche en cours
• Rédaction du projet de règlement
• Transmission aux ministères et organismes pour
  commentaires
• Rencontre dinformation avec les responsables de
  laccès à linformation
• À létape actuelle document de travail

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Mise en œuvre de la diffusion (suite)

• En vertu de la loi
• Prépublication du projet de règlement
• Délai pour recevoir les commentaires
• Phase finale du processus dadoption du règlement
  entrée en vigueur, anticipée à la fin du
  printemps

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Mise en œuvre de la diffusion (suite)

• Le contenu de ce projet, actuellement en voie
  délaboration et de consultation, reprend
  plusieurs des dispositions rendues publiques en
  septembre 2005  deux ébauches de politique,
  lune sur la diffusion de linformation et
  lautre sur la protection des renseignements
  personnels (site Internet du ministère du Conseil
  exécutif)

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Mise en œuvre de la diffusion (suite)

• Portrait général des règles au cœur du principe
  de la diffusion systématique de linformation et
  de laccès à linformation
• Comme le prévoit la loi, le règlement ne vise
  pas que la diffusion, mais également à mettre en
  œuvre des mesures favorisant laccès à
  linformation et la protection des renseignements
  personnels

15
Mise en œuvre de la diffusion (suite)

• Quelles sont donc ces mesures?
• En premier lieu, le sous-ministre ou le
  dirigeant de lorganisme public devra sassurer
  de la mise en œuvre de responsabilités et des
  obligations attribuées par ledit règlement

16
Mise en œuvre de la diffusion (suite)

• La responsabilité de la mise en œuvre de la
  diffusion systématique de linformation ne repose
  pas sur les épaules du responsable de laccès,
  mais plutôt sur celui du dirigeant du ministère
  ou de lorganisme
• En second lieu, ce dirigeant dorganisme devra
  mettre sur pied un comité sur laccès à
  linformation et sur la protection des
  renseignements personnels

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Mise en œuvre de la diffusion (suite)

• Un tel comité se composerait
• Du responsable de laccès aux documents et de la
  protection des renseignements personnels (bien
  entendu)
• Du responsable de la gestion documentaire
• Du responsable de la sécurité de linformation
• Du responsable de la vérification interne

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Mise en œuvre de la diffusion (suite)

• Mandat du comité
• Soutenir le travail du dirigeant dans lexercice
  des responsabilités attribuées par le règlement
• Ce comité peut sadjoindre toute autre personne
  dont lexpertise est requise, un responsable de
  léthique, par exemple

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Mise en œuvre de la diffusion (suite)

• En troisième lieu, lorganisme devra faire état
  de ses activités dans son rapport annuel de
  gestion, tant en matière daccès à linformation
  que de protection de renseignements personnels
• Exemple  nombre de demandes daccès, activités
  de formation ou de sensibilisation, activités du
  comité formé dans le cadre du règlement

20
Identification des documents que les m/o devront
diffuser dans leur site Internet

• Lobligation de diffusion est minimale,
  cest-à-dire que lorganisme public peut diffuser
  davantage de documents ou de renseignements et
  pourrait même prendre linitiative de transmettre
  de linformation gouvernementale à des auditoires
  ciblés

21
Identification des documents que les m/o devront
diffuser dans leur site Internet (suite)

• Lobligation de diffusion nexclut pas
  lapplication des restrictions prévues à la Loi
  sur laccès

22
Documents ou renseignements à diffuser dans une
section dédiée à laccès à linformation

• Le nom du responsable de laccès à linformation
  et les coordonnées permettant de communiquer avec
  lui (dont ladresse courriel, par exemple)
• Le plan de classification de lorganisme ainsi
  que le calendrier de conservation

23
Documents ou renseignements à diffuser dans une
section dédiée à laccès à linformation (suite)

• Le registre établi en vertu de larticle 67.3
  qui contient
• Lensemble des communications de renseignements
  personnels, sauf exception, faites par
  lorganisme sans le consentement de la personne
  concernée, mais autorisées par la loi

24
Documents ou renseignements à diffuser dans une
section dédiée à laccès à linformation (suite)

• Les utilisations secondaires de renseignements
  personnels au sein dun organisme ainsi que
  certains types de collectes de renseignements
  personnels

25
Documents ou renseignements à diffuser dans une
section dédiée à laccès à linformation (suite)

• La diffusion dun registre dans les sites
  internet est une mesure importante de
  transparence quant à la gestion des
  renseignements personnels par lorganisme
• Linventaire de tous les fichiers de
  renseignements personnels de lorganisme

26
Documents ou renseignements à diffuser dans une
section dédiée à laccès à linformation (suite)

• Les formulaires, les guides, les instructions ou
  les lettres types, sils existent, conçus pour
  aider le demandeur de documents à présenter une
  demande daccès. Dans ce cas également la
  diffusion de linventaire de tous les fichiers de
  lorganisme constitue une autre mesure favorisant
  la transparence. Quant à la diffusion de guides,
  dinstructions ou de lettres-types, elle
  facilitera lutilisation par le demandeur du
  processus daccès prévu dans la loi

27
Documents ou renseignements à diffuser dans une
section dédiée à laccès à linformation (suite)

• En résumé, dans cette section du site, il sagit
  de retrouver des documents déjà identifiés dans
  la Loi sur laccès et qui, généralement, peuvent
  servir à orienter le citoyen dans la recherche
  dinformation ou bien à sassurer que les
  organismes respectent les obligations de la loi

28
Documents ou renseignements quun organisme doit
diffuser, non pas dans le site dédié à laccès à
linformation, mais dans toute autre section

• À titre dexemple, un organisme pourrait
  diffuser 
• Lorganigramme où apparaît le nom du responsable
  de laccès aux documents et de la protection des
  renseignements personnels

29
Documents ou renseignements quun organisme doit
diffuser, non pas dans le site dédié à laccès à
linformation, mais dans toute autre section
(suite)

1. Le nom, le titre et la fonction des membres du
   personnel de direction ou dencadrement de
   lorganisme public
2. Les lois, les règlements, les politiques ou les
   autres documents qui tiennent lieu de politiques,
   les codes de déontologie ou déthique et les
   autres normes quil est chargé dappliquer

30
Documents ou renseignements quun organisme doit
diffuser, non pas dans le site dédié à laccès à
linformation, mais dans toute autre section
(suite)

1. Les décisions rendues dans lexercice de ses
   fonctions juridictionnelles
2. Les registres publics prévus expressément par la
   loi dont lorganisme est responsable

31
Documents ou renseignements quun organisme doit
diffuser, non pas dans le site dédié à laccès à
linformation, mais dans toute autre section
(suite)

1. Les renseignements relatifs aux contrats quil a
   rendus et prévus à la Loi sur les contrats des
   organismes publics
2. La description des services quil offre et des
   programmes quil met en œuvre ainsi que les
   formulaires et les directives dapplication qui
   sy rattachent

32
Documents ou renseignements quun organisme doit
diffuser, non pas dans le site dédié à laccès à
linformation, mais dans toute autre section
(suite)

1. Les études, les recherches, les rapports
   statistiques réalisés par lorganisme ou pour son
   compte et les documents déjà communiqués dans le
   cadre dune demande daccès auprès du responsable
   dont la diffusion présente une utilité sociale ou
   favorise la participation à la vie démocratique

33
Documents ou renseignements quun organisme doit
diffuser, non pas dans le site dédié à laccès à
linformation, mais dans toute autre section
(suite)

1. Certains autres documents qui sont déposés à
   lAssemblée nationale, par exemple ceux qui sont
   visés par la Loi sur ladministration publique,
   comme les rapports annuels de gestion, les
   dépenses ou le plan stratégique

34
Rappel quant au processus réglementaire

• Le processus nest pas terminé
• Il nexiste pas une définition absolue des
  termes ou concepts qui sont actuellement évoqués
  dans le cadre de ce processus

35
Rappel quant au processus réglementaire (suite)

• La dynamique de la diffusion mise sur la
  synergie qui doit inévitablement se développer au
  sein des ministères et organismes (comité sur
  laccès à linformation et sur la protection des
  renseignements personnels)
• Une fois le règlement adopté, il existera
  toujours des situations où il y aura place à
  interprétation

36
Mesures de protection de renseignements personnels

•  63.2 Un organisme public, à l'exception du
  lieutenant-gouverneur, de lAssemblée nationale
  et d'une personne qu'elle désigne pour exercer
  une fonction en relevant, doit protéger les
  renseignements personnels en mettant en œuvre les
  mesures édictées à cette fin par règlement du
  gouvernement. 

37
Origine

• Contrairement à la loi sur le secteur privé, la
  loi sur laccès ne comportait aucune disposition
  spécifique pour les organismes publics de se
  doter de mesures de sécurité pour assurer la
  confidentialité ou la protection des
  renseignements personnels. Certaines dispositions
  particulières énonçaient une telle règle, mais
  pour des cas particuliers 

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Origine (suite)

• La loi exige que la communication de
  renseignements personnels seffectue de manière à
  assurer le caractère confidentiel des
  renseignements concernés
• Létablissement dun fichier de renseignements
  personnels est également assujetti à
  lobligation, pour un organisme, de se doter de
  mesures de sécurité

39
Origine (suite)

• Lutilisation croissante des technologies de
  linformation dans le traitement des
  renseignements personnels, associée au partage de
  plus en plus indispensable des renseignements
  personnels pour un meilleur service au citoyen et
  une plus grande efficacité de ladministration,
  nécessitent et exigent que les organisations
  prennent les moyens qui simposent pour garantir
  une réelle protection des renseignements
  personnels

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Origine (suite)

• La modification sest inspirée de la Loi
  (fédérale) sur la protection des renseignements
  personnels et les documents électroniques

41
Origine (suite)

• Depuis 1999, le plan daction gouvernemental
  pour la protection des renseignements personnels,
  adopté par le conseil des ministres et mise en
  œuvre dans tous les ministères et organismes  le
  projet de règlement sen inspire tout en allant
  plus loin
• Exemple  on envisage des règles à prendre en
  compte pour assurer la protection des
  renseignements personnels dès le début des
  projets de développement de systèmes dinformation

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Perspectives

• En matière de système dinformation ou de
  prestation électronique de services
• Le comité décrit précédemment devrait 
• Être informé des projets (acquisition,
  développement, refonte de système dinformation
  ou de prestation électronique de service qui
  recueille, utilise, conserve, communique ou
  détruit des renseignements personnels)

43
Perspectives (suite)

• En matière de système dinformation ou de
  prestation électronique de services (suite)
• Déterminer parmi ces projets ceux qui doivent
  être encadrés par des mesures particulières de
  protection des renseignements personnels, par
  exemple 
• Nomination dune personne chargée de la mise en
  œuvre des mesures de protection des
  renseignements personnels

44
Perspectives (suite)

• En matière de système dinformation ou de
  prestation électronique de services (suite)
• Lévaluation, lors de létude préliminaire du
  projet, des risques datteintes à la protection
  des renseignements personnels
• Formation PRP des participants au projet, etc.

45
Perspectives (suite)

• En matière de sondage
• Lorganisme public devrait avant deffectuer un
  sondage utilisant des renseignements personnels
• Sassurer que le recours à ces renseignements
  est nécessaire
• Consulter le comité, décrit précédemment, sur
  les mesures à respecter en matière de protection
  des renseignements personnels
• Sassurer du caractère éthique du projet, etc.

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Perspectives (suite)

• En matière de vidéosurveillance
• Sassurer que le recours à cette technologie est
  nécessaire
• Consulter le comité décrit précédemment sur les
  mesures à respecter en matière de protection des
  renseignements personnels
• Sassurer que lutilisation de cette technologie
  ne comporte quune atteinte minimale au respect
  de la vie privée