Concevoir et raliser un systme d'information documentaire''' ''' dans la vraie vie

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Concevoir et réaliser un système d'information
documentaire...... dans la vraie vie
Méthode, outils et intervenants

• Martin Sévigny, IrosoftEBSI, BLT 6131, 2
  décembre 2008
• RH tessier_at_irosoft.com

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Plan de la présentation

• Mise en contexte
• Cas 1 diffuser une base de données Access sur
  Internet
• Cas 2  portail Web  pour un service d'archives

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Mise en contexte

• AJLSM / 1999-2008
• 9 ans au service des milieux documentaires
  français
• Spécialisation en informatique documentaire, en
  particulier avec XML et les logiciels libres
• De 5 à 7 personnes, dont deux diplômés de l'EBSI
• Irosoft / 2008-
• Conseiller principal en gestion documentaire

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Cas 1 description

• Client
• Service d'archives de la Cité de l'architecture
  et du patrimoine
• Équipe projet composée de trois personnes
• Chef du service
• Responsable / développeur de la base Access
• Archiviste
• Aspects informatiques gérés par le service des
  nouvelles technologies de la Cité

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Cas 1 description

• Déroulement général
• 2005 2006 assistance à maîtrise d'ouvrage de
  la part d'un autre prestataire
• Mai 2006 publication du cahier des charges
  appel d'offres
• Juin 2006 envoi des réponses
• 30 juin 2006 choix de la société AJLSM
• 15 septembre 2007 mise en service

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Cas 1 description

• Extrait du cahier des charges

Le centre darchives a développé sous Access une
application de gestion et de classement des
archives, baptisée Archivecture. Cette base pèse
environ 120 Mo les données concernant les
inventaires représentent une trentaine de tables
intégrant plusieurs vocabulaires contrôlés ou
lexiques. Un thésaurus principal fort de 2000
termes répartis sur trois niveaux hiérarchiques a
été mis au point en complément de loutil. La
Cité souhaite mettre en ligne sur Internet une
application de consultation des inventaires
éventuellement illustrés de ses fonds. Cette
application sintégrera dans le nouveau site
Internet de la Cité (http//www.citechaillot.com)
et notamment dans sa partie portail documentaire.
Il ne sagit donc pas de concevoir un site
autonome, mais de se concentrer sur loutil de
diffusion de documents XML EAD destiné à
sintégrer dans un site qui présentera par
ailleurs le service des Archives du XXe siècle
ainsi que le Cité et ses activités.
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Cas 1 description

• Extrait du cahier des charges

Pour créer les documents XML EAD, il est tout
d'abord nécessaire d'extraire de la base ACCESS
les données utiles pour former des documents
exploitables par un logiciel conçu pour
fonctionner en environnement Web et intégrant un
moteur documentaire. Afin d'obtenir une
structuration conforme aux normes archivistiques
et techniques internationales, la Cité souhaite
que le résultat de l'extraction des données
décrivant les documents d'archives soit un
ensemble d'instruments de recherche encodés en
XML conformément à la DTD EAD 2002. De plus il
est demandé que les vocabulaires contrôlés
utilisés soient également extraits en tant que
tels. Ce travail constitue l'objet du lot 1 de
l'appel d'offres. La création et la mise en
exploitation de l'application Web de consultation
sont l'objet du lot 2 de l'appel d'offres.
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Cas 1 réalisation

• Déroulement théorique
• Spécifications M0 - M2
• Développement de l'application de conversion M0
  M2
• Développement de l'application de consultation
• Version 1 M1 M4
• Version 2 M5 M7
• Formation M7

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Cas 1 architecture

• Modèles de données
• Instruments de recherche archivistiques
• Documents en format XML EAD, obtenus par
  conversion automatisée depuis la base de données
  Access
• Vocabulaires
• Utilisation du format  SKOS , mais sans grand
  objectif de normalisation
• http//fr.wikipedia.org/wiki/SKOS

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Cas 1 architecture

• Application de conversion
• Code Visual Basic directement lié à la base de
  données
• Écriture de fichiers sur un disque réseau
• Production de  rapports  dans des tables Access

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Cas 1 architecture

• Application de consultation
• Application Web de type J2EE
• Progiciel Pleade, en version 2
• Utilisation de ImageMagick pour la conversion
  d'images
• http//archiwebture.citechaillot.fr/

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Cas 1 conclusion

• Quelques difficultés
• Retards de développement, de tests, de mise en
  service... assez classiques
• Difficultés de communication / compréhension
• Client finalement satisfait et réconforté car les
  utilisateurs aiment l'application

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Cas 2 description

• Client
• Archives départementales du Val-de-Marne
• Département récent (années 60)?
• Banlieue sud-est de Paris
• Direction des technologies de l'information du
  conseil général du Val-de-Marne
• Aspects informatiques
• Gestion financière

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Cas 2 description

• Extrait du cahier des charges

Lobjet du marché à procédure adaptée est de
créer un site dinformation traduisant les
priorités daction des Archives départementales
qui découlent des spécificités du territoire
Val-de-Marnais. Ce Site proposera aussi la
consultation des fonds conservés aux
Archives départementales et sera régulièrement
mis à jour par des agents des AD.
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Cas 2 description

• Déroulement général
• Novembre 2006 publication du cahier des charges
• 28 décembre 2006 réponse des sociétés
• Janvier 2007 rencontre avec les candidats,
  présentation des offres
• Avril 2007 sélection de AJLSM comme prestataire

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Cas 2 description

• Déroulement général
• Avril août 2007 tranche ferme
• Spécifications graphiques
• Spécifications techniques
• Spécifications fonctionnelles
• Septembre 2007 février 2008 tranche
  conditionnelle
• Septembre Novembre 2007 développement
• Décembre 2007 tests
• Janvier avril 2008 formation, tests, tests,
  tests,

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Cas 2 architecture

• Module  CMS 
• Drupal (http//drupal.org)?
• Prise en charge de l'habillage et de la
  navigation
• Gestion des données  éditoriales 
• Actualités
• Pages d'information
• Calendrier
• ...

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Cas 2 architecture

• Moteur de recherche EAD
• Pleade 3 (http//pleade.com)?
•  Intégré  dans Drupal
• Offre les fonctions de recherche documentaire et
  de consultation des documents concernés
• Instruments de recherche (EAD)?
• État civil (Excel)?
• Bibliothèque (BiblioML depuis une base  à
  plat )?

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Cas 2 conclusion

• Intégration
• Nécessité de deux modules distincts, sans trop le
  laisser paraître
• Environnement technologiques hybrides
• Organisation du projet
• De très nombreux intervenants
• Beaucoup de travail de leur côté
• Calendrier  confortable 
• http//www.archives94.fr/