ACADEMY FOR PROJECT MANAGEMENT The Master Certificate in Project Management Contracting and Procurem - PowerPoint PPT Presentation

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ACADEMY FOR PROJECT MANAGEMENT The Master Certificate in Project Management Contracting and Procurem

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Procept Associates Ltd, Conseils et formation en gestion de projets. ... Une analyse plus approfondie des ressources internes d montre que l' l ment ... – PowerPoint PPT presentation

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Title: ACADEMY FOR PROJECT MANAGEMENT The Master Certificate in Project Management Contracting and Procurem


1
Créer de bonnes trousses de contrats - La clé du
succès en approvisionnement Présenté par
Anthony Tsoukanas BComm, M.A., PGP Procept
Associates Ltd, Conseils et formation en gestion
de projets.
2
Présenté au
  • 4e COLLOQUE ANNUEL de
  • PMI-OVOC et MDN
  • Gestion de projets 2004
  • Les 21-22 septembre

3
Planification de trousses de contrats Objectifs
À la fin de cette séance, vous pourrez
  • Produire un organigramme des trousses de contrats
    à partir de lOrganigramme des tâches du projet
    (WBS).
  • Connaître les points clés à considérer lors de la
    décision fabriquer ou acheter
  • Comprendre comment utiliser le budget et le
    programme dans une trousse de contrats.

4
Lavant-train du processus de planification de
marchés
5
Définitions
  • Planifier le marché
  • Étudier doit-on acheter, comment acheter, quoi
    acheter, combien acheter et quand acheter. (PMBOK
    2000, p.149)
  • Déterminer ce que lon doit acheter et quand.
    (PMBOK 2000, Glossaire, p.204)

6
En faveur de la planification . . .
  • Statistiques sur les projets TI
  • 84 sont achevés en retard, supérieurs au
    budget, ou échecs
  • 46 sont achevés en retard ou supérieurs au
    budget
  • 26 sont des échecs purs et simples
  • Le sondage de 1995 du Groupe Standish découvre
    que le manque de planification est le facteur
    principal contribuant à léchec des projets.
  • Pm Network - Octobre 2000, p. 69-73

7
Quels sont les besoins du projet?
  • Commencer par les besoins du projet tels que
    décrits dans
  • Description du besoin
  • Énoncé des besoins
  • Choix/Dessin conceptuel
  • Portée du projet
  • Organigramme du projet

8
Organigramme des tâches du projet
9
Scénario -Vous êtes affecté à un projet
  • -comprenant plusieurs composants
  • -exigeant diverses compétences
  • -certains de vos propres employés ne sont pas
    utilisés à leur pleine valeur
  • -vous devez réduire les coûts en ayant recours à
    des sous-traitants seulement pour le travail qui
    ne peut être fait à linterne.

10
Lorganigramme des tâches (OT) pour le scénario





Projet ORES Inc.


A B C D E


Gestion de projet




Application et base de données
Accueil sur le WEB

Formation
Matériel TI





Formation sur les systèmes pour les employés





Groupe de GP
Serveurs
Développement dapplication
Évaluation des possibilités


1 2 3 4 5 6







Formation sur les opérations pour les employés




Mise à jour de la base de données
Réseau
Estimation des prix

Concept Architecture sur le WEB








Plan



Interfaces dapplication

Communication
Développement Application sur le WEB
Manuels des opérations




directeur



s


Approbation du plan daffaires


Stockage des données

Essais sur le WEB

Validation



Information technique

Plan du projet


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Fabriquer ou Acheter ?
  • Après évaluation des ressources et des
    compétences internes, vous devez faire appel à
    des sous-traitants pour les composants suivants
  • Matériel
  • Accueil sur le WEB
  • Formation
  • Toutefois.

12
toutefois.
  • Une estimation préliminaire des coûts démontre
    que le budget du projet ne peut pas assumer tous
    ces coûts de sous-traitants,.donc.
  • Vous devez trouver une solution moins coûteuse.
  • Une analyse plus approfondie des ressources
    internes démontre que lélément Concept WEB peut
    être élaboré à linterne si un des employés du
    groupe technique suit un cours en Design WEB
    (1500). (versus 25 000, coût estimé du
    sous-traitant)

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Lorganigramme Fabriquer-Acheter
  • Compte tenu des éléments précédents,
  • si nous devions dresser lorganigramme du projet
    en utilisant le  fabriquer-acheter  à titre
    discriminatoire, quel en serait le résultat?

14
Échantillon dun organigramme codé pour 3
trousses de contrats
15
Lorganigramme des trousses de contrats
16
Summary Slide
  • Lorganigramme des trousses de contrats pour le
    scénario

17
Lorganigramme des trousses de contrats pour le
scénario





Projet ORES Inc.


A B C D E



Gestion de projet
Matériel TI

Application et Base de données



Formation et documentation
Accueil sur le WEB





Formation sur les systèmes pour les employés
2





Groupe de GP
Serveurs
Développement dapplication
Évaluation des possibilités
1
2
1 2 3 4 5 6
1

1




Formation sur les opération pour les employés
Mise à jour de la base de données



1
Concept darchitecture sur le WEB
Réseau
2
1
3

Estimation des coûts
1






Interfaces dapplication
Plan directeur
Communication
Manuels des opérations

2
Développement - Application WEB

1


1
3
1
s

Approbation du plan daffaires

1
Stockage de données
2
Essais sur le WEB



Validation
1
Information technique

Plan du projet
1


18
Résumé des étapes dun organigramme de trousse de
contrats
  • De la description du besoin
  • Développer lorganigramme des tâches (produits
    livrables)
  • Coder les éléments de lorganigramme aux numéros
    correspondants de la trousse de contrat (incluant
    le travail à linterne)
  • Dresser lorganigramme de la trousse de contrat

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Acheter . . .ou ne pas Acheter . . .ou Fabriquer
  • Étudier
  • Capacité/disponibilité de ressources à linterne
    ?
  • Besoin daugmenter la capacité/disponibilité?
  • Disponibilité des compétences des fournisseurs?
    (marchés de compétences)
  • Besoin de garder la multiplicité des sources ?
  • Degré de contrôle requis?
  • Coûts et risques rattachés aux coûts?
  • Programmes et risques rattachés aux programmes
  • Facteurs et risques qualitatifs ?
  • Autres risques
  • Sécurité et Confidentialité ?
  • Non compatibilité avec les systèmes existants ?
  • Sûreté ?

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Quelques raisons en faveur de limpartition
(sous-traitance externe)
  • Réduit et contrôle les coûts dopération
  • Améliore la concentration interne (afin de ne pas
    diviser lattention vers trop de secteurs)
  • Accède à des compétences de niveau international
  • Libère les ressources internes pour dautres
    projets
  • Acquiert des experts non disponibles à linterne
  • Partage les risques (mais ce nest pas sans
    frais)
  • Certains avantages en Gestions financière et de
    ressources humaines.
  • Source The Outsourcing
    Institute

21
Quen est-il des contraintes temporelles
  • Léchéancier contractuel est assujetti aux
    priorités du plan directeur du projet.

22
Quand disiez-vous en avoir besoin?
  • Plan directeur du projet
  • Plan dapprovisionnement
  • Plan dapprovisionnement par trousse de
    contrats
  • Suivi en approvisionnement niveau de contrôle
    des détails

23
Plan dapprovisionnement ?
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Intégrer les tâches dapprovisionnement au Plan
directeur du projet
  • Avoir un tableau pour les suivis en
    approvisionnement est essentiel pour
    ladjudication du marché
  • cependant, les priorités contractuelles sont
    assujetties au plan directeur du projet, avec
    interventions appropriées afin de limiter les
    risques, et une attention particulière aux
    éléments à long délai de livraison.

25
Organisation de lapprovisionnement À qui
revient la responsabilité de lapprovisionnement?
  • On reconnaît 2 façons de faire pour situer
    lapprovisionnement dans lorganisation
  • Centralisée
  • Décentralisée

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Lapprovisionnement centralisé(Organisation
fonctionnelle)
Directeur général
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Avantages de lapprovisionnement centralisé
  • Meilleurs contrôle et gestion des ressources
  • Procédures normalisées
  • Haut niveau de spécialisation
  • Diminue le dédoublement
  • Achats regroupés
  • Plus efficace / économique

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Approvisionnement décentralisé(Organisation axée
sur les projets)
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Avantages de lapprovisionnement décentralisé
  • Directeur de projet en contrôle
  • Dessert les besoins du projet
  • Aucuns problèmes de distances géographiques
  • Le plus efficace,
  • mais pourrait être moins efficace du point de
    vue de linstitution

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Exercice-minute Organisation de
lapprovisionnement
  • En vue du projet-essai, vous devez décider pour
    la trousse de contrat principale dans
    lorganigramme de la trousse de contrat,
    auriez-vous recours à lorganisation
    dapprovisionnement centralisé ou décentralisé?
    Pourquoi?

31
Merci davoir participé à cette séance.
  • Période de questions et réponses
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