Title: ACADEMY FOR PROJECT MANAGEMENT The Master Certificate in Project Management Contracting and Procurem
1Créer de bonnes trousses de contrats - La clé du
succès en approvisionnement Présenté par
Anthony Tsoukanas BComm, M.A., PGP Procept
Associates Ltd, Conseils et formation en gestion
de projets.
2Présenté au
- 4e COLLOQUE ANNUEL de
- PMI-OVOC et MDN
- Gestion de projets 2004
- Les 21-22 septembre
3Planification de trousses de contrats Objectifs
À la fin de cette séance, vous pourrez
- Produire un organigramme des trousses de contrats
à partir de lOrganigramme des tâches du projet
(WBS). - Connaître les points clés à considérer lors de la
décision fabriquer ou acheter - Comprendre comment utiliser le budget et le
programme dans une trousse de contrats.
4Lavant-train du processus de planification de
marchés
5Définitions
- Planifier le marché
- Étudier doit-on acheter, comment acheter, quoi
acheter, combien acheter et quand acheter. (PMBOK
2000, p.149) - Déterminer ce que lon doit acheter et quand.
(PMBOK 2000, Glossaire, p.204)
6 En faveur de la planification . . .
- Statistiques sur les projets TI
- 84 sont achevés en retard, supérieurs au
budget, ou échecs - 46 sont achevés en retard ou supérieurs au
budget - 26 sont des échecs purs et simples
- Le sondage de 1995 du Groupe Standish découvre
que le manque de planification est le facteur
principal contribuant à léchec des projets. - Pm Network - Octobre 2000, p. 69-73
7Quels sont les besoins du projet?
- Commencer par les besoins du projet tels que
décrits dans - Description du besoin
- Énoncé des besoins
- Choix/Dessin conceptuel
- Portée du projet
- Organigramme du projet
8Organigramme des tâches du projet
9Scénario -Vous êtes affecté à un projet
- -comprenant plusieurs composants
- -exigeant diverses compétences
- -certains de vos propres employés ne sont pas
utilisés à leur pleine valeur - -vous devez réduire les coûts en ayant recours à
des sous-traitants seulement pour le travail qui
ne peut être fait à linterne.
10Lorganigramme des tâches (OT) pour le scénario
Projet ORES Inc.
A B C D E
Gestion de projet
Application et base de données
Accueil sur le WEB
Formation
Matériel TI
Formation sur les systèmes pour les employés
Groupe de GP
Serveurs
Développement dapplication
Évaluation des possibilités
1 2 3 4 5 6
Formation sur les opérations pour les employés
Mise à jour de la base de données
Réseau
Estimation des prix
Concept Architecture sur le WEB
Plan
Interfaces dapplication
Communication
Développement Application sur le WEB
Manuels des opérations
directeur
s
Approbation du plan daffaires
Stockage des données
Essais sur le WEB
Validation
Information technique
Plan du projet
11Fabriquer ou Acheter ?
- Après évaluation des ressources et des
compétences internes, vous devez faire appel à
des sous-traitants pour les composants suivants - Matériel
- Accueil sur le WEB
- Formation
- Toutefois.
12toutefois.
- Une estimation préliminaire des coûts démontre
que le budget du projet ne peut pas assumer tous
ces coûts de sous-traitants,.donc. - Vous devez trouver une solution moins coûteuse.
- Une analyse plus approfondie des ressources
internes démontre que lélément Concept WEB peut
être élaboré à linterne si un des employés du
groupe technique suit un cours en Design WEB
(1500). (versus 25 000, coût estimé du
sous-traitant)
13Lorganigramme Fabriquer-Acheter
- Compte tenu des éléments précédents,
- si nous devions dresser lorganigramme du projet
en utilisant le fabriquer-acheter à titre
discriminatoire, quel en serait le résultat?
14Échantillon dun organigramme codé pour 3
trousses de contrats
15Lorganigramme des trousses de contrats
16Summary Slide
- Lorganigramme des trousses de contrats pour le
scénario
17Lorganigramme des trousses de contrats pour le
scénario
Projet ORES Inc.
A B C D E
Gestion de projet
Matériel TI
Application et Base de données
Formation et documentation
Accueil sur le WEB
Formation sur les systèmes pour les employés
2
Groupe de GP
Serveurs
Développement dapplication
Évaluation des possibilités
1
2
1 2 3 4 5 6
1
1
Formation sur les opération pour les employés
Mise à jour de la base de données
1
Concept darchitecture sur le WEB
Réseau
2
1
3
Estimation des coûts
1
Interfaces dapplication
Plan directeur
Communication
Manuels des opérations
2
Développement - Application WEB
1
1
3
1
s
Approbation du plan daffaires
1
Stockage de données
2
Essais sur le WEB
Validation
1
Information technique
Plan du projet
1
18Résumé des étapes dun organigramme de trousse de
contrats
- De la description du besoin
- Développer lorganigramme des tâches (produits
livrables) - Coder les éléments de lorganigramme aux numéros
correspondants de la trousse de contrat (incluant
le travail à linterne) - Dresser lorganigramme de la trousse de contrat
19Acheter . . .ou ne pas Acheter . . .ou Fabriquer
- Étudier
- Capacité/disponibilité de ressources à linterne
? - Besoin daugmenter la capacité/disponibilité?
- Disponibilité des compétences des fournisseurs?
(marchés de compétences) - Besoin de garder la multiplicité des sources ?
- Degré de contrôle requis?
- Coûts et risques rattachés aux coûts?
- Programmes et risques rattachés aux programmes
- Facteurs et risques qualitatifs ?
- Autres risques
- Sécurité et Confidentialité ?
- Non compatibilité avec les systèmes existants ?
- Sûreté ?
20Quelques raisons en faveur de limpartition
(sous-traitance externe)
- Réduit et contrôle les coûts dopération
- Améliore la concentration interne (afin de ne pas
diviser lattention vers trop de secteurs) - Accède à des compétences de niveau international
- Libère les ressources internes pour dautres
projets - Acquiert des experts non disponibles à linterne
- Partage les risques (mais ce nest pas sans
frais) - Certains avantages en Gestions financière et de
ressources humaines. - Source The Outsourcing
Institute
21Quen est-il des contraintes temporelles
- Léchéancier contractuel est assujetti aux
priorités du plan directeur du projet.
22Quand disiez-vous en avoir besoin?
- Plan directeur du projet
- Plan dapprovisionnement
- Plan dapprovisionnement par trousse de
contrats - Suivi en approvisionnement niveau de contrôle
des détails
23Plan dapprovisionnement ?
24Intégrer les tâches dapprovisionnement au Plan
directeur du projet
- Avoir un tableau pour les suivis en
approvisionnement est essentiel pour
ladjudication du marché - cependant, les priorités contractuelles sont
assujetties au plan directeur du projet, avec
interventions appropriées afin de limiter les
risques, et une attention particulière aux
éléments à long délai de livraison.
25Organisation de lapprovisionnement À qui
revient la responsabilité de lapprovisionnement?
- On reconnaît 2 façons de faire pour situer
lapprovisionnement dans lorganisation - Centralisée
- Décentralisée
26Lapprovisionnement centralisé(Organisation
fonctionnelle)
Directeur général
27Avantages de lapprovisionnement centralisé
- Meilleurs contrôle et gestion des ressources
- Procédures normalisées
- Haut niveau de spécialisation
- Diminue le dédoublement
- Achats regroupés
- Plus efficace / économique
28Approvisionnement décentralisé(Organisation axée
sur les projets)
29Avantages de lapprovisionnement décentralisé
- Directeur de projet en contrôle
- Dessert les besoins du projet
- Aucuns problèmes de distances géographiques
- Le plus efficace,
- mais pourrait être moins efficace du point de
vue de linstitution
30Exercice-minute Organisation de
lapprovisionnement
- En vue du projet-essai, vous devez décider pour
la trousse de contrat principale dans
lorganigramme de la trousse de contrat,
auriez-vous recours à lorganisation
dapprovisionnement centralisé ou décentralisé?
Pourquoi?
31Merci davoir participé à cette séance.
- Période de questions et réponses