Repenser les principes et les modalits du temps de travail des oprateurs dans la perspective dune no

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• Repenser les principes et les modalités du temps
  de travail des opérateurs dans la perspective
  dune nouvelle configuration architecturale des
  blocs opératoires

Pr Robert Sigal Institut Gustave Roussy 18
janvier 2007
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Chiffres clefs 2005

• 1960 ETP
• 272 médecins
• 1039 personnel non médical
• 369 lits
• 326 hospitalisation complète
• 43 hôpital de jour
• 161.000 consultations
• 103.000 journées dhospitalisation
• 88.000 séjours
• 11.373 nouveaux patients
• Adultes, enfants
• Cancers fréquents et Rares

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Contexte

• Situation de départ
• 2 Blocs opératoires principaux
• Chirurgie générale
• Chirurgie CCF (cervico-faciale)
• 1 Bloc de radiologie interventionnelle
  (accueillant des activités dendoscopie et de
  curiethérapie)
• 3 niveaux
• 3 modes de fonctionnement
• Nomination récente des deux chefs de départements
  (CCF et Chirurgie Générale)

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Activité (actes)
Digestif, y compris hors bloc
Source rapports dactivité IGR
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Contexte

• .. Un rapprochement organisationnel entre
  utilisateurs au travers
• Dune charte commune du bloc
• Dun outil commun de programmation PBO ouvert en
  2004
• Situation cible
• Un bloc unique, fonctionnant comme une entité
  managériale autonome
• Un mode de fonctionnement harmonisé
• Une volonté daugmenter lactivité

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Projet dEtablissement IGR 2004-2008

• Faire coïncider restructuration architecturale et
  mis en place de nouvelles organisations
• 2005
• Département Biopath
• Plateau de consultations
• 2006
• Bloc opératoire hôpital de jour chirurgical
• Réanimation, soins intensifs (USCC, USCM)
• 2007
• Hôpitaux de jour médecine, urgences

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• -1 Biopath Avril 2005
• RdC consultations Avril 2005
• 1 réanimation, USCC, USCM 3ème Trimestre 2007
• 2 blocs opératoires 3ème Trimestre 2007

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Bloc actuel et futur
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Démarche

• Implication des acteurs
• Constitution dun groupe projet
• Chef de service Anesthésie, futur chef du bloc
  (Dr JL Bourgain)
• Cadre supérieur de bloc Mme V Delcour
• Directeur Médical Exécutif R Sigal
• Le consultant BPI F Lévy
• Deux chefs de départements (Chirurgie Générale et
  CCF )
• Dr D Elias Dr F Janot
• Septembre 2005-Septembre 2007
• 1 réunion de 3 h par semaine

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• Refonte du bureau des blocs
• Au niveau de sa composition
• Chefs des services utilisateurs du bloc
• Chef de service Anesthésie
• Cadre supérieur de bloc
• Directeur Médical Exécutif
• Au niveau de ses prérogatives
• Avec notamment la réallocation des vacations en
  fonction de lanalyse de lactivité
• Validation des objectifs, livrables en Comité de
  Direction

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Thèmes de travail

• Structures et management
• Définition du futur planning
• Modes de fonctionnement
• Organisation des différentes spécialités
• Définition des indicateurs de suivi
• Hôpital de jour chirurgical
• Effectifs
• Circuits
• Etc

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Les indicateurs

• Indicateurs fiables base de lorganisation, des
  discussions et de la contractualisation

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Les indicateurs

• Indicateurs (PBO) disponibles et diffusés SIM
• Nb dinterventions
• Durée peau à peau
• ICR
• Taux de codage
• Activité en terme de T2A
• Indicateurs non consolidés, non exploités, non
  validés, non diffusés (en 2005) les segments
• Durée initiale
• Substitutions
• Fermetures
• Disponible
• Réalisé

Globaux Par opérateur
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Le TROS Temps Réel dOccupation des Salles
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Cycle du planning opératoire
RETROACTION
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Définition du Planning - démarche

• Analyse détaillée de l'activité du bloc
• TROS
• Taux d'utilisation des vacations par spécialité
• Nombre de jours dintervention par chirurgien
• Débordements

• Définition des objectifs des départements
• En taux dutilisation des vacations (70 mini)
• En volume
• En nombre de jours de blocs attendu des
  chirurgiens compte tenu de lensemble de leurs
  activités (recherche, management)

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Définition du Planning - démarche
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Traduction du planning en besoin quotidien en
médecins anesthésistes

Tableau formalisant le besoin en personnel
(anesthésistes, IADE, IBODE, IDE, manip...) selon
la spécialité
Le planningobtenu se traduit par un gaspillage
de temps anesthésiste
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Modification du planning pour optimiser le besoin
quotidien en Médecins anesthésistes
Le planning modifiépermet de lisser le besoin en
temps anesthésiste, tout en respectant le cahier
des charges initial
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Traduction du planning en besoin quotidien en
effectifs soignants

• Même démarche pour les IBODE,
• mais au ¼ dheure (jour par jour)
• Traduction du planning en besoin quotidien en
  IBODE (courbe Bleue)
• Construction des plannings pour épouser au mieux
  les besoins
• Même démarche pour les IADE, IDE, Manip

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Autres résultats obtenus

• Cette démarche a également permis
• Davoir les temps moyens par type d'intervention
  et par chirurgien (ce qui permet de fiabiliser la
  programmation)

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Autres résultats obtenus

• De mettre en évidence et objectiver les retards
  (le matin) et les débordements (par salle, par
  spécialité...)

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Autres résultats obtenus

• De définir les indicateurs à suivre en routine
  (produits par le système dinformation)

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Bilan

• Cette démarche a permis de faire converger les
  différents acteurs du bloc vers
• de nouveaux principes de fonctionnement le bloc
  opératoire est un centre de responsabilité,
  pilotée par un médecin et un cadre supérieur
• une nouvelle répartition des vacations fondée sur
  une analyse factuelle de lactivité, de nouveaux
  modes de fonctionnement harmonisés
• La rationalisation des plannings IBODE permet
  douvrir plus de salles avec le même effectif.
• Lanalyse des astreintes a permis didentifier
  des marges de manuvre