Guide de gestion int

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Guide de gestion intégrée des documents

• Micheline Bélanger
• Archives nationales du Québec
• Le 10 mai 2001

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Gestion intégrée des documents

• Gestion intégrée des documents sur tous supports
  afin de satisfaire aux exigences de la PES et du
  projet de loi 161 basé sur la neutralité
  technologique et léquivalence fonctionnelle des
  documents
• Gérer le chaos actuel des doubles (à la fois sur
  supports papier et électronique) et des versions

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Document Définitions

• Loi sur les archives tout support y compris les
  données quil renferme lisibles par lhomme ou
  par machine..
• Projet de loi 161 information portée par un
  support, délimitée et structurée, de façon
  tangible ou logique selon le support qui la
  porte, et elle est intelligible sous forme de
  mots, de sons ou d images.

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Banque de données

• Est assimilée au document toute banque de données
  dont les éléments structurants permettent la
  création de documents par la délimitation et la
  structuration de l information qui y est
  inscrite
• Certains impacts dépôt légal, la gestion
  actuelle des banques de données par les
  informaticiens

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Gestion intégrée des documentsHistorique du Guide

• Chantier en ingénierie documentaire
• Projets pilotes ministériels
• Programme de partenariat interministériel
• Commission parlementaire/projet de loi 161
• Lettre du GRGD au ministre responsable

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Gestion intégrée des documentsÉtat davancement
du projet Guide

• Mandat du ministre David Cliche
• Comité provisoire de démarrage du projet
• Architecture du Guide
• Définition et obtention du financement

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ConclusionsComité provisoire de démarrage

• La DGIGRI reconnaît le Chantier en ingénierie
  documentaire comme un domaine prioritaire
  dintervention et de soutien
• La DGIGRI sengage à intégrer ce dossier comme
  composante majeure de larchitecture dentreprise
  gouvernementale
• La DGIGRI sengage à supporter financièrement le
  projet de développement du guide de gestion
  électronique des documents dans une proportion à
  définir
• La DGIGRI souhaite que des efforts financiers de
  gestion documentaire menés dans plusieurs
  ministères soient canalisés dans une expérience
  gouvernementale menant à la réalisation du Guide 
• La DGIGRI sengage à susciter la participation de
  la Direction générale des services informatiques
  gouvernementaux (DGSIG) au projet, selon des
  modalités à convenir 
• Les Archives nationales sengagent à accepter la
  responsabilité de porteur du dossier en
  ingénierie documentaire 
• Les Archives nationales acceptent la direction du
  projet de développement du guide de gestion
  électronique des documents et consentent à y
  apporter un soutien financier dans une proportion
  à définir 
• Les Archives nationales communiqueront avec le
  Comité des responsables de linformatique du
  secteur public (CRISP) afin de présenter le
  projet à la commission pertinente et,
  éventuellement, à tous les membres du CRISP 

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Priorité conservation

• XML production et conversion / documents
• Schémas XML / acte d enregistrement,..
• Attribution de métadonnées
• Enregistrement institutionnel
• Clefs de signature électronique
• OAIS (Open Archival Information System)

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Open Archival Information System

• Modèle de référence pour assurer la préservation
  et l accessibité de l information à long terme
• Norme ISO pilotée par la NASA pour toute
  organisation qui doit assurer la conservation de
  son information numérique
• http//www.ccsds.org/RP9905/650x0r1.pdf

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PrioritéRéutilisation des connaissances

• La réutilisation des connaissances par le
  développement, entre autres, des schémas XML est
  le principe premier de la société du savoir
• Registre gouvernemental de schémas qui alimentera
  ou pourra être alimenté par des registres
  internationaux

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Objectifs du Guide

• Contribuer au développement de la gestion
  efficace de linformation gouvernementale par le
  développement, entre autres, dun langage commun
  pour tous les intervenants impliqués dans la
  gestion de cette ressource
• Contribuer à une meilleure tenue des dossiers
  gouvernementaux pour permettre la reddition de
  comptes auprès des citoyens
• Aider les ministères et organismes à progresser
  dans la voie dune gestion documentaire moderne
  et intégrée
• Développer et expérimenter des prototypes
  dapplication des services communs pour la
  création et la gestion des documents

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Objectifs du Guide

• Compléter certains travaux du Chantier
  dingénierie documentaire et intégrer les
  résultats dans le Guide par 
• la documentation des lignes directrices des
  documents de référence selon une sémantique
  internationale
• la validation pour utilisation par des automates
  des métadonnées relatives aux transactions
• lharmonisation des principes et des concepts de
  gestion documentaire avec ebXML pour les échanges
  électroniques
• lélaboration des lignes directrices pour assurer
  la confidentialité et larchivage à long terme
  des clés privées et publiques
• la classification, l indexation et ladaptation
  des calendriers de conservation des documents

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Architecture du Guide

• Prémisses de la gestion intégrée
• Cadre de gestion documentaire (rôles, resp.)
• Cadre normatif et lignes directrices
• Classification, règles de conservation
• Modèle complet de gestion intégrée
• Scénarios dévolution
• Outils de gestion et de formation

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ArchitecturePrémisses de la gestion intégrée

• Les enjeux, les bénéfices et les risques
• La norme internationale ISO 15 489 de gestion des
  documents
• Adaptation de la norme au contexte québécois
• Le projet de loi 161
• Sensibilisation du SSRH aux nouvelles
  responsabilités

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ArchitectureCadre de gestion

• Nouveaux rôles professionnels
• Responsabilités des intervenants
• Définition des autorités d enregistrement, de
  certification, des services communs
• Cadre de délégation dautorité
• Méthode de modélisation utilisée UMM

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ArchitectureCadre normatif

• Les normes
• Les lignes directrices
• Les profils de métadonnées
• Réalisation des schémas de profils de métadonnées

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ArchitectureRègles /classif., index., conserv.

• Concepts, méthodes et outils
• Classification à facettes
• Utilisation du thésaurus de lactivité
  gouvernementale et ajustement si requis
• Calendrier de conservation des documents
• Interactions logiques dans les interfaces
  dapplication et prototypes

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ArchitectureModèle complet

• Définition et description du modèle complet de la
  gestion intégrée du cycle de vie dun document,
  sous langle de sa conservation ou de son
  enregistrement institutionnel, de sa création à
  sa disposition par sa destruction sécuritaire
  sil y a lieu ou son versement aux ANQ ou son
  dépôt légal à la BNQ.

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ArchitectureScénarios d évolution

• Évolution de la gestion des documents par étapes
  successives selon un cadre à définir pour
  permettre aux organisations de progresser vers
  une certaine maturité de leur gestion
  documentaire et datteindre la situation cible
  définie dans le modèle complet respectant les
  exigences de la PES et du projet de loi 161.

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ArchitectureOutils de gestion et de formation

• Définir une méthode de gestion de projet pour les
  projets de gestion intégrée des documents.
• Adapter les méthodologies de développement de
  systèmes informatiques
• Produire des outils et des guides qui permettront
  aux responsables de la gestion des documents de
  sensibiliser et de former les intervenants
  ministériels.

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Gestion du projet du Guide

• Un comité directeur formé de gestionnaires.
• Un comité de travail formé de professionnels.
• Les M/O représentés sur ces comités le SSIRI,
  le SSSG, les ANQ, le MJQ, le GRGD, les sites
  pilotes, la BNQ pour le dépôt légal.

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Le financement

• Évaluation du projet 600 000
• En grande partie par le Conseil du trésor
• Possiblement une partie par le MCC
• Ressources humaines et technologiques fournies
  par les M/O sites pilotes
• Le budget pour démarrer le projet est disponible
• Début des travaux en septembre

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À venir

• Définir et rédiger lappel d offres, les
  contrats pour les universitaires
• Choix de l intégrateur de logiciels
• Choix du rédacteur du Guide en hypertexte
• Engagement officiel des M/O au projet au niveau
  des directeurs et des sous-ministres
• Constituer les comités de gestion du projet
• Démarrer les travaux

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Références

• Rapports du chantier en ingénierie documentaire
• http//www.autoroute.gouv.qc.ca/publica/pub_ingene
  rie.htm
• Projet de loi concernant le cadre juridique des
  technologies de l information
• http//www.autoroute.gouv.qc.ca/publica/loi.htm

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Références

• Modélisation UMM utilisant le langage UML
• http//www.autoroute.gouv.qc.ca/publica/normes/nor
  me84.htm
• Lignes directrices pour la description des
  documents / métadonnées
• http//www.autoroute.gouv.qc.ca/publica/normes/int
  roduction.htm