Diapositive 1

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Lorganisation des services dimagerieChantiers
2003/2004 et 2005/2006 JFR 2006
Pr Jean-Claude Moisdon Dr Sebastien Woynar
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• MeaH
• Mission nationale dExpertise et dAudits
  Hospitaliers
• par la Loi de Financement de la Sécurité Sociale
  de 2003
• Objectif faire émerger une meilleure
  organisation des activités combinant
• qualité du service
• efficience économique
• conditions de travail satisfaisantes
• Combine audit et conduite de changement
• Moyen Agir sur les organisations des services
  par un dispositif dappui conseil
• à partir dactions sur le  terrain 
• conduites par des sociétés de conseil
• Sappuyer sur des établissements publics et
  privés volontaires
• confidentialité des résultats

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Triple partenariat
MeaH
Cabinet de consultants
Établissement
Contribue au diagnostic, élabore les plans
daction et les met en uvre
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2 apports de la MeaH

• Apport technique , métier
• Gestion de flux, programmation,
• Gestion des Ressources Humaines
• Apport conduite du changement
• Objectif
• Tempo
• Pilotage
• Acteurs
• Évaluation
• Présence dun tiers (consultant pour améliorer le
  dialogue)
• gt La MeaH ne propose pas quun audit mais aussi
  une intervention

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3 types de chantiers contenu
Rech et Dev
Dev
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Objectif 1300 operations en 2008
Deploiement
RD
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Le partage dexpériences

• 3 vecteurs de diffusion
• les Comités Techniques Nationaux (CTN) sur chaque
  thème
• le site Internet
• la diffusion de références dorganisation
  hospitalière
• Rapports de fin de phase
• Guide des Bonnes Pratiques Organisationnelles
  (éditions Berger-Levrault)

www.meah.sante.gouv.fr
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Organisation des services dimagerie

• 1er chantier exploratoire 2003/2005
• 2ème chantier approfondissement 2005/2006
• Déploiement en septembre 2007

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Lorganisation des services dimagerieLes leçons
dun premier chantier (2003/2004) JFR 2006
Pr Jean-Claude Moisdon
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• Acteurs et modalités de travail
• 8 établissements volontaires
• 2 CHU 4 CH 1 PSPH 1 établissement privé
• 2 sociétés de conseil IRIS Conseil Santé et Cap
  Gémini
• Objectifs de la mission
• Oct. à juil.2004 construction dindicateurs
  dactivité analyse organisationnelle
• Juil. 2004 à déc.2004 préconisations, plan
  dactions et mise en oeuvre
• 2005 évaluation des changements mis en uvre.

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Méthode

• Sept secteurs IRM, TDM, conventionnel,
  échographie, mammographie, interventionnel,
  radios lits et blocs
• Trois séries dindicateurs
• Utilisation des équipements
• Effectifs et activité
• Délais de rendez vous, de CR et temps dattente
• Mesure de lactivité par les ICR (CDAM à lépoque)

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• Utilisation des équipements

Durée d Ouverture Globale par appareil Durée
douverture théorique Durée douverture
effective Durée période programmée

• Des définitions communes
• Les indicateurs retenus
• Taux dUtilisation des Équipements (TUE) DOE /
  DOT
• Taux dUtilisation lors des périodes Programmées
  (TUP) DPR/DOT
• Taux de Productivité des Équipements (TPE)
  ICR/DOE et ICR/DPR

8 760 Heures
Act. privée
Pannes
Maintenance
Fermetures
 Garde 
Ouverture
Programmé
Programmé
DOT
DOE
DOG
DPR
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• Effectifs et activité
• Les indicateurs retenus
• Nombre de patients / ETP accueil secrétariat
• ICR / ETP médecins
• ICR / ETP encadrement
• ETP autres / ETP total
• ICR / ETP manipulateurs ( calculé par secteur
  TDM, IRM, autres).
• Délais de rendez-vous et temps dattente
• Les indicateurs retenus
• T1 Délais de rendez-vous date de lacte moins
  date de demande de rendez-vous
• T2 Temps dattente physique du patient segmenté
  Heure dentrée salle moins heure darrivée
  service. Heure sortie salle moins heure dentrée
  salle. Heure sortie service moins heure sortie
  salle
• T3 Délai de disponibilité des comptes rendus
  date de signature moins date de réalisation de
  lacte.

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Exemples de résultats
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Utilisation des équipements
16
Utilisation des équipements

• Horaires douverture RMN
• Affectation des ressources sur les périodes
  programmées

D
I
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• Effectif et activité

• Effectif et activité ICR / MER
• IAS / ICR

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• Effectif et activité
• Adéquation flux de patients TDM et IRM et
  effectif MER

Établissement D
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Effectif et activité

• Adéquation flux de patients TDM et IRM et
  effectif MER

Établissement I
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• Délais de rendez-vous
• Délais de rendez-vous exprimés en jours

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• Des mesures de réorganisation mises en
  uvre (phase 3) par exemple
• Établissement I Améliorer le délai de prise en
  charge des patients provenant du SAU en
  redistribuant les créneaux réservés aux Urgences
  
• Situation initiale prise en charge des urgences
  réalisées sur un mode  discontinu  - 2 plages
  réservées à la réalisation des examens (12h -gt
  14h et 16h45 -gt 18h00)
• Alternance régulière de programmé et durgence
  chaque heure

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• Établissement D Augmenter lamplitude de
  fonctionnement de la RMN pour prendre en charge
  plus de patients et réduire les délais de
  rendez-vous
• Établissement B Augmentation du nombre
  dexamens lors des périodes programmées en
  réajustant notamment le temps dexamen de RMN
• Situation initiale 270 examens effectués de
  septembre à novembre 2003
• Résultats obtenus 370 examens réalisés sur la
  même période en 2004

• Situation
• initiale

• Nouvelle
• organisation

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Des avancées, mais

• 1) nécessité de compléter les indicateurs de
  qualité du service rendu.
• 2) avoir une vision davantage axée sur les
  processus
• gtgtgt Coopération MeaH/SFR dans le cadre dun
  chantier dapprofondissement

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Données de contexte

• Hôpital en dehors des données classiques (lits,
  places, journées etc.)
• PMCT
• Séjours et journées réanimation
• Passages aux urgences et taux dadmission
• Statut /accréditation, nouvelle gouvernance
• Service
• Existence ou non de contrats prescripteurs/prestat
  aires
• Nombre de protocoles de recherche publications
• Nombre actes effectués pour réanimation,
  urgences, au lit, en bloc

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Indicateurs de qualité

• Délais délais chantier 1 maintenus (RDV,
  attente physique, disponibilité des CR)
• Taux dinterprétation des actes, par modalités
  particulières (ex SAU), ou à défaut global
• Respect du guide des bonnes pratiques SFR (prise
  de connaissance, nombre de protocoles réajustés,
  nombre dexamens validés)

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Indicateurs de qualité (suite)

• Pour TDM, IRM, échographie
• Pourcentage de demandes dexamen avec
  renseignements cliniques appropriés
• Pourcentage dexamens validés par radiologue
• Pourcentage dactes irradiants

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Compléments sur lactivité

• Mieux distinguer lactivité jour/garde,
  hospitalisés/externes, programmés/urgents
• Avoir un indicateur de mobilité du patient
• Statistiques sur les actes annulés et sur les
  causes dannulation
• Mesurer le taux dexternalisation (consultations)

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Lorganisation des services dimagerieChantier
2005-2006 JFR 2006
Dr Sebastien Woynar
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Approche technique du chantier 2003 au chantier
2005

• 2003 gt optimisation de lutilisation des
  ressources pré requis indispensable
• 2005 gt optimisation du processus dimagerie de
  la prescription dun acte à validation du compte
  rendu dans le cadre du service médical rendu

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Conduite du changement du chantier 2003 au
chantier 2005

• Approche incrémentaliste,  pas à pas  conservée
  gt facilitateur de changement
• 2. Faisabilité des actions évaluée gt concentrer
  les ressources sur le faisable
• Mise en place d'indicateurs simples et
  mobilisables en routine lancée
• 4. Accompagnement des consultants sur le terrain
  renforcé
• 5. Approche comparative reconduite gt un outil
  de conduite du changement
• Équilibre des dimensions de qualité et
  defficience faites par le partenariat MeaH/SFR.
  
• 7. Environnement plus large -SIR, PACS, contrat
  de pôle, lien avec la certification V2- pris en
  compte

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Chantier imagerie 2005

• Chantier approfondissement
• 8 établissements
• 5 CH
• 1 CLCC
• 1 CHU
• 1 plateau technique privé
• 2 cabinets de conseil
• Accenture
• Capgemini Consulting
• 3 phases en 18 mois
• Diagnostic (activité, ressources, organisation)
• Définition des axes damélioration et des actions
• Mise en uvre des actions et capitalisation

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Analyse comparativeLien entre maturité de
lorganisation, productivité, délai
Maturité en fonction du nombre de bonnes
pratiques organisationnelles repérées par les
pairs dans les établissement et du niveau
dutilisation du SI
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Etude de cas

• Contexte
• CH, MCO, 135 Lits, 5000 séjours
• 1 secteur conventionnel
• 7 564 actes par an
• Situation de départ
• Pas de programmation de lactivité
• les patients hospitalisés étant pris au fil de
  leau le jour même
• Les patients externes ayant des rendez-vous à 3
  semaines
• fausses urgences perturbant le planning

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Etude de cas suite -

• Actions
• Suivi de conformité des bons de prescription (50
  analyses par mois) et retour au prescripteur
• Mesure des temps des actes pour les 20 actes
  donnant au moins 80 de lactivité
• Programmation de 80 des actes (hospitalisés et
  externes) en maintenant des plages pour les
  urgences
• Amélioration de la qualification des urgences
  réelles
• Résultats
• Augmentation de 20 de lactivité du service à
  ressources constantes
• Maintient des délais à J0 pour les hospitalisés
• Réduction des délais pour les externes de 3
  semaines à j1
• Amélioration de satisfaction des professionnels
• RQ dautres actions ont été entreprises
  radioprotection, conformité des bons de
  prescription

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Facteurs clefs de succès dans cet établissement

• Le benchmarking en début de chantier a donné des
  repères concrets à léquipe
• Alignement direction médecin - cadre autour
  dun objectif commun
• Équipe opérationnelle resserrée
• Suivi de lactivité et délai (pilotage)
• Mise en uvre priorisation des actions, respect
  du tempo, programmation itérative et progressive
  des actes
• Présence dun tiers (consultant) pour améliorer
  le dialogue et veiller à la bonne gestion de
  projet.

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Leçons apprises

• Technique
• Nécessité dune programmation efficace dune
  optimisation des ressources
• Mais actions en amont (prescription) et en aval
  (compte rendu) indispensable pour assurer une
  qualité et efficience du service rendu pour le
  patient
• Conduite du changement
• Fixation dobjectifs finaux et concrets (délais)
• Priorisation des actions et approche à petit-pas
• Tempo
• Iterativité
• Alignement des acteurs
• Présence dun tiers

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Prochaines étapes

• Guide des bonnes pratiques en imagerie en mars
  2007
• Déploiment imagerie en septembre 2007
• www.meah.sante.gouv.fr