Propuesta: Plan de calidad de la administraci

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PLAN DE CALIDAD Y MEJORA CONTINUA DE LA
ADMINISTRACIÓN Y SERVICIOS DE LA UNIVERSIDAD DE
SEVILLA
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Génesis del Plan

• Programa Rectoral calidad/promoción
• Necesidad de un Plan de mejora
• Metodología
• Trabajo en grupo Equipo Director
• Equipo Director Profesionales de las distintas
  áreas y niveles comprometidos
• Amplio trabajo en equipo ha dado lugar al
  Proyecto que hoy se somete a discusión
• Grupos de mejora constituidos en la
  Administración y Servicios.

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Aspectos claves

• Compromiso el Rector y su equipo de gobierno.
• Una nueva cultura orientada hacia la Dirección
  Participativa
• Participación de todo el PAS que se pretende
  asuma como suyo el PCASUS.
• 41 grupos de Mejora constituidos
• 300 miembros de grupos
• 339 sugerencias
• 361 encuestas
• Nº reuniones a las que he asistido 35

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Datos de Participación

• Conocen el Plan 83,66
• Están de acuerdo en participar 92,80
• Están de acuerdo en la formulación de
• Misión 71,47
• Visión 70,64
• Objetivos 67,31

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Qué es?

• Reflexión colectiva
• Un buen instrumento para dar respuesta colectiva
  a los cambios y exigencias a los que se encuentra
  expuesta nuestra Universidad
• Dar respuestas a
• Dónde estamos
• Qué somos, para qué estamos
• Hacía donde nos gustaría dirigirnos
• A dónde nos dirigimos
• Cuáles son los caminos
• Cuáles son los indicadores de si caminamos hacia
  la meta?
• No es la panacea que resuelva todos los problemas
• Mostrar el camino de la calidad. Facilitar
  herramientas

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PCASUS es una apuesta de futuro que nos permite

• Analizar nuestra actual situación análisis DAFO
• Reflexionar cual es la razón de ser de la
  administración y servicios (misión)
• Como deseamos ser vistos (visión)
• Establecer objetivos
• Diseñar estrategias para alcanzarlos.
• Y para saber si vamos por el buen camino control
  y evaluación a través de indicadores.

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Propuestas de los grupos

• Se han formulado 339 aportaciones
• 234 al DAFO
• Debilidades 102
• Amenazas 23
• Fortalezas 93
• Oportunidades16
• 3 a la formulación de misión
• 2 a la formulación de visión
• 41 a los objetivos
• 64 a las estrategias

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Metodología

• Hemos intentado refundir, clasificar y
  sistematizar las propuestas. A partir de ahí se
  ha confeccionado una encuesta que se pasará a los
  asistentes tras el debate.
• Un cuestionario para responder con
• Todas las enmiendas (refundidas) al DAFO
• Dos propuestas alternativas de misión y visión
• Una nueva propuesta de refundición de los
  objetivos
• Aclaración del despliegue

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Terminología

• Cliente o usuario?
• Entendemos por cliente la persona hacia la cual
  se dirige nuestra actividad profesional,
• ya sea un compañero de trabajo, PAS ó PDI, ya sea
  un alumno (clientes interno).
• Ya sea la sociedad cliente externo- a la que nos
  debemos y espera de nosotros suministremos
  titulados con garantía de profesionalidad, bien
  formados.
• En los manuales de calidad, también de las
  Administraciones Públicas, se utiliza el término
  cliente
• Entidad o Persona a la que debemos procurar que
  esté satisfecha con el servicio que prestamos
• Este concepto se explicará en el documento
  definitivo del Plan

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Fortalezas

• Edad joven datos 65 entre 30 y 50
• Es un valor
• Plantilla cualificada datos
• Titulaciones por encima de lo exigido 20,49
• Sin exagerar sólo 10 doctores (0,49)
• Nº horas curso persona 20 en 2004
• Estabilidad tasa inferior al 10

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Debilidades

• Escaso nivel del sentimiento de pertenencia del
  PAS a la organización.
• Datos de la encuesta
• Todavía hay un porcentaje que no ve la
  universidad como suya, compartimentos estancos,
  que tenemos que superar proponiendo su mejora
• Falta de sistematización de la normativa de
  aplicación.
• Sólo significa que las normas no están
  recopiladas y ordenadas.
• Sentimiento de segregación entre funcionario y
  laboral
• En fase de superación

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Debilidades

• Mala imagen profesional del PAS a nivel de la
  comunidad universitaria.
• No queremos herir la profesionalidad de nadie
• La dan muy pocos
• La mayoría de los profesionales, uno a uno
  considerados, son excelentes profesionales
• Sin embargo hay algunos puntos negros que son los
  que más se ven
• Es un punto débil mejorable con formación y otras
  medidas
• Ausencia de estilo de liderazgo
• Significa que falta formación de cómo pasar de
  ser jefe a ser dirigente-líder

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Misión y Visión

• Amplio consenso sobre las formulaciones
  planteadas, sólo tres grupos proponen
  alternativas de que no afectan a lo sustancial
• La misión expresa valores que defendemos
• Profesionalidad
• Eficacia y eficiencia
• Servicio público a la sociedad
• Hacia objetivos estratégicos
• Y nuestra razón de ser las funciones que nos
  competen
• Visión imagen idealizada de cómo nos gustaría
  ser vistos

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Objetivos refundidos

• Incrementar el nivel de satisfacción de los
  clientes, elevar el nivel de resultados en los
  servicios.
• Impulsar un cambio cultural hacia un nuevo estilo
  de gestión La Dirección participativa y la
  gestión por procesos.
• Implantar un nuevo sistema de gestión de RRHH que
  promueva la satisfacción laboral y permita
  alcanzar los objetivos.
• Mejorar la comunicación interna/externa,
  avanzando en la implantación de la Administración
  electrónica

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Razones

• Clarificar, simplificar,
• Distinguir entre fines y medios
• Resaltar la satisfacción laboral no como un
  objetivo egoísta o egocéntrico sino como un medio
  o instrumento que motiva y permite realizar mas
  esfuerzo para conseguir satisfacer los intereses
  públicos, (de la sociedad y de los clientes)

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Priorización de objetivos

• Se formulará una propuesta para otra entre
• Refundir objetivos
• Mantener los que están propuestos
• En ambos caso se priorizarán a través de la
  matriz SAATY que se elaborará a partir de la
  cumplimentación de las opiniones que se expresen
  en el cuestionario

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ESTRATEGIAS

• Son las vías que nos conducen a los objetivos.
  Conjunto de acciones, líneas maestras de
  actuación
• En el documento inicial son Demasiadas, poco
  clarificadoras, repetidas
• Además los grupos proponen nuevas, algunas son
  mas bien acciones que se pueden refundir
• Escojamos las autopistas, el AVE, avión
• Tras las jornadas el Equipo Director formulará
  una propuesta de refunda e integre todas las
  sugerencias

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Despliegue Qué hacer a partir de mañana?

• Configurar grupos de mejora para la implantación
  del PCASUS (que pueden ser los mismos o
  diferentes a los que se han creado para estudiar
  este documento)
• Esos grupos formularán sus propios planes de
  mejora a partir de evaluaciones quien las haya
  realizado o esté en ello- u otra herramienta de
  diagnóstico
• Otros grupos de carácter transversal se
  constituirán para confeccionar Planes y
  Procedimientos Operativos que servirán de
  herramientas
• Medir, Facilitar indicadores para el Cuadro de
  Mando Integral

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Planes operativos

• Son procedimientos elaborados por equipo de
  trabajo para desarrollar determinadas estrategias
  u objetivos.
• Se elaborarán los que el Plan requiera,
  comenzando por
• PO de comunicación
• PO de mejora de los servicios y Unidades
  Administrativas
• PO Atención al público en primera línea
• PO Elaboración y realización de encuestas
• PO Formación PAS
• PO de Dirección por objetivos
• PO de trabajo por procesos

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Cuadro de Mando Integral

• Es un instrumento de gestión que tiene como fin
  medir cómo estamos ejecutando el camino marcado.
• Conjunto de cuadros con indicadores, para
  comunicar cuáles son las prioridades marcadas por
  la estrategia actual y cuánto nos estamos
  desviando de los objetivos marcados.

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Cuadro de mando integral
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