Los eventos, Las Activaciones y Las R'P Herramientas frecuentes de uso en el BTL

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Los eventos, Las Activaciones y Las
R.PHerramientas frecuentes de uso en el BTL
Por Ruth Castillejo Legtig
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Ya todos entienden Por qué hablamos de BTL, no?

• Entonces

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Por qué hablamos de Herramientas?

• El BTL por su versatilidad y movimiento, emplea
  varios tipos tácticas o acciones que además
  pueden ser usadas en otras estrategias.
• Es como tener una caja de herramientas en donde
  por ejemplo el Martillo no sólo se usa para
  clavar un clavo, también para tachuelas, asegurar
  uniones, etc.
• Por ejemplo, las Relaciones Públicas pueden ser
  empleadas como una táctica de BTL pero a la vez
  es empleada por empresas de Comunicación para
  manejos de crisis y otras situaciones fuera del
  ámbito del BTL

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Cuales son las herramientas del BTL

• Las RR.PP
• Los Eventos
• Las Activaciones
• El Sponsoring
• El mundo de Internet
• EL Marketing Directo y sus medios de publicidad
  directa (Ejm Telemarketing)
• Los neo-medios
• In door Ads
• Y mucho más

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Las RRPP

• Esfuerzo planificado y sostenido realizado por
  una organización, empresa, institución o persona
  para lograr objetivos específicos sobre un
  público determinado, empleando con imaginación y
  creatividad herramientas de comunicación integral
  no pagadas que endosen credibilidad e
  influencien positivamente sobre el G.O

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Si hacemos caso a la historia bíblica Las
RR.PP son tan antiguas como
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Por Qué?

• La empresa El infiernillo intentó persuadir a
  Eva

• Moldear la opinión de ella y de Adán (a través de
  ella)

• Influenciar sobre su conducta y actitud

• Además fue económico, sólo le costó una
  manzana!!!!

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Resultados
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P.R es al BTLcomo La Inka cola a la comida
peruana

• Combina con todo!

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Por qué?

• Maximiza la distribución del mensaje a través del
  W.O.M
• Endosa la Credibilidad del medio a vuestro
  esfuerzo acción
• Incrementa el número de impactos indirectos
• Genera recordación de marca

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Casos de Éxito
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Pero también juega sola

• Se pueden crear ideas sólo para crear boca a boca
• Especialmente si no tenemos mucho presupuesto
• Sólo necesitamos Creatividad y consistencia en
  el mensaje que queremos comunicar

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Casos de Éxito
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Ahora las herramientas más usadas

• Los Eventos y las Activaciones

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Quién no fue a un evento eh?

• El evento es la acción de marketing en la que más
  concretamente el anunciante puede ver la reacción
  de su público. Es una fiesta, un juego, un torneo
  deportivo o un concierto, el cliente estará en
  contacto directo con la marca y el anunciante
  podrá ver la reacción que ésta le produce en
  forma inmediata.
• Jorge Sardella (Argentina)
• Presidente del Festival Iberoamericano de
  Promoción y Eventos FIP

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Y quién no se ha topado con una activación

• Las Activaciones resumen todas las actividades
  relacionadas a llevar información, productos,
  servicios, marcas, ideas, etc. a donde está el
  consumidor o G.O. Siempre bajo los principios de
  vulnerabilidad y eficiencia

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OJO con el síndrome de la Chica Malboro
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A cuántos eventos te han invitado en los
últimos meses?
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A cuántos fuiste?

• Y cuáles recuerdas?

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Analicemos

• Por qué decidimos ir a un evento vs. otro?

• Qué es lo que realmente nos queda de un evento?

• Lo que recuerdan los invitados de un evento es
  realmente lo que quería lograr el organizador?

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Casos de Éxito
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Las Activaciones
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Casos de Éxito
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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y ACTIVACIONES

• Del Objetivo a la Ejecución

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Por dónde empezar?

• Definir Objetivos

• Describir y analizar al Grupo Objetivo

• Establecer el rango del Presupuesto Total

• Brain Storming de Ideas Claves

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Definir Objetivos

• Objeto Central
• Ejm 25vo. Aniversario de ...
• Aspectos Cualitativos
• De Posicionamiento / Imagen
• Ejm Consolidar Imagen de Líder
• Informativos
• Ejm Dar a conocer nueva línea de productos..
• Emotivos
• Ejm Concientizar al G.O. sobre la importancia de
  cuidar el medio ambiente...

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Definir Objetivos

• Aspectos Cuantitativos
• Impulsar la venta de xxx autos
• Recaudar US xxx
• Lograr xxx impactos del segmento objetivo
• Obtener xx personas que prueben el producto

• OJO LA FECHA
• Existe una fecha obligada o podemos sugerirla?
• En ambos casos debemos investigar

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Describir y analizar al Grupo Objetivo

• Demográficamente
• Cuántos son?
• Edad, sexo, distrito

• Psicográficamente
• Características de personalidad
• Gustos, preferencias
• Clientes actuales o potenciales?
• Base de Datos propia o adquirida?

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Establecer el rango del Presupuesto Total

• Cuál es el Presupuesto destinado?
• En qué se basaron para delimitarlo?
• Es fijo o variable?

NOTA Cuidado con Tú preséntame tres
alternativas y yo luego defino ... Van a querer
las cosas del más caro con el presupuesto del
más barato! Las ideas parchadas por
presupuesto son como Frankenstein!!
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Brain Storming de Ideas Claves

• Ya tenemos los ingredientes principales... Ahora
  a mezclarlos y a crear Una nueva receta

• No Olvidar
• Los eventos deben ser Adecuadamente Memorables
  (Ni tanto que opaque el Objeto Central ni tan
  poco que pasen desapercibidos)
• No tenemos que Reinventar la Rueda las cosas
  que ya funcionan deben ser aprovechadas... Un
  poco de color, un vestido nuevo, las hace lucir
  dieferentes!!

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Y ahora qué?

• Definir / seleccionar las ideas
• Desglosarlas al máximo
• Cotizar proveedores
• Armar el Presupuesto Total
• Presentar al cliente / Gerente

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Definir / seleccionar las ideas

• Cuáles son las que cumplen mejor con las
  expectativas (Objetivos vs. Presupuesto)
• Cuáles tienen menos riesgos

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Desglosarlas al máximo

• Preparar una lista de acciones hasta el mínimo
  detalle, desde cómo conseguir la Base de Datos de
  invitados hasta el recuerdo de despedida.
• Muy Importante!!!
• Nº de invitados no es igual a Nº de asistentes
• La primera impresión puede ser la última... A
  veces el diseño de la invitación puede
  ahuyentar!!!
• Siempre considerar telemarketing para reconfirmar
  asistencia
• No olvidar el Publicity... Los que no fueron
  al evento sabrán de lo qué se perdieron!!!

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Cotizar proveedores

• Tener dos o tres alternativas
• Evitar revelar en nombre del cliente
• Al definir locales pensar en
• Ubicación reconocible y accesible para el G.O. /
  Ojo con los planos mal diseñados... No es la
  búsqueda del Tesoro Escondido!!!
• Es necesario estacionamiento? Para cuántos?
• Necesita seguridad especial?
• No olvidar que en algunos casos es necesario
  contar con ambulancias, apoyo de Defensa civil,
  policía, etc.
• Algunos distritos requieren permisos especiales

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Armar el Presupuesto Total

• Incluir todos los aspectos económicos (Moneda,
  tipo de cambio, hasta cuándo es válido el
  presupuesto, etc.)
• Indicar forma de pago

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Una vez aprobado

• Preparar cronograma partiendo del día final al
  inicio del trabajo
• Revisar si en la fecha seleccionada no se han
  programado otros eventos más importantes para el
  mismo G.O.
• Nunca cruzarse con el fútbol
• Armar un team de trabajo incluyendo a los
  proveedores
• Pasar órdenes de compra / pedido a todos los
  proveedores y memo o e-mails con indicaciones al
  personal interno (Papelito manda)
• Identificar con nombre y apellido a los
  responsables de cada acción
• Si es necesario hacer una Pre-Producción
• No escatimar en ensayos
• Ser precavidos... Grupo Electrógeno, toldo contra
  lluvia, cortaviento, etc.

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10,9,8...Empieza la cuenta regresiva!!!

• Hacer un guión del evento, desde los días
  anteriores de implementación hasta el día
  posterior de desmontaje).
• No dejar nada para último minuto (a veces el
  detalle más sencillo puede desmerecer todo el
  esfuerzo de organización).
• Tener alerta a los proveedores... Siempre
  citarlos con más anticipación (recuerden La Hora
  Peruana).
• Enviar las invitaciones máximo 15 días antes...
  Mínimo una semana.
• Si hay anfitrionas, seleccionarlas
  cuidadosamente, capacitarlas con el tema del
  evento y darles directivas (Nunca faltan las
  calabacitas)

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5,4,3,2

• Asegurarse de contar con todos los permisos
• Pasar check list
• Verificar cargos de entrega de invitaciones
• Iniciar confirmación de asistentes (En este
  país el R.S.V.P no funciona!!! Uno tiene que
  llamar)
• Iniciar implementación en el local
• No olvidarse de los periodistas... También hay
  que reconfirmarlos

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1 ...

• El Ensayo General es muy importante. NO OLVIDARSE
  DEL GUIÓN
• Definir zonas de recepción (Anfitrionas)
• Lugar para el fotógrafo, video, periodistas
  (junto a la banderola o señalética de la marca...
  Los eventos no deben ser anónimos!!)
• Sincronizar el programa

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0!!!

• Calma y paciencia ante todo... Siempre habrá una
  solución elegante para ese pequeño problemita.
• Tener a la mano los celulares / radios de todos
  los proveedores.
• Los Por favor son muy útiles ... Las
  sonrisas más!!!
• Siempre tener una kit salvavidas (tijera,
  hilos, aguja, cinta de embalaje, regla,
  centímetro, guincha, imperdibles, alfileres,
  plumones, pegamento, etc.)

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- 1

• DESMONTAJE
• Tiene que estar previsto desde antes
• Conteo de material / producto sobrante
• Desarmado
• Devoluciones/ entregas
• Definir responsables guardar energía hasta el
  final!

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- 2

• Evaluar los resultados
• Análisis General
• Se cumplieron los objetivos? ... En qué sí y en
  qué no
• Definir los puntos fuertes del evento
• Definir áreas de mejora y oportunidades para los
  próximos eventos

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Cómo evaluar la efectividad de un evento?
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Cómo evaluar la efectividad de una Activación?
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Casos de Éxito
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• Nunca andes por el camino trazado, pues el te
  conduce únicamente hacia donde los otros fueron

Graham Bell
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