Diapositiva 1

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MONITOREO Y CONTROL DE PROYECTOS
REALIZADO POR
Iván Almeida
Rosalby Calimán
Román Piñango
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CONTROL
Actividad que forma parte de la vida cotidiana
del ser humano. Se realiza mediante parámetros
establecidos
DEFINICIÓN
Fruto de una planificación
Apunta hacia el futuro
FINALIDAD BÁSICA
Modificación del comportamiento de la persona u
objeto que se controla.
FUNCIÓN DINÁMICA
Permite ajustes
Está presente en cada actividad humana
Se renueva ciclo tras ciclo
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CONTROL EN PROYECTOS
CARACTERÍSTICAS PRINCIPALES
No hay experiencia acumulada que permita
identificar futuras situaciones posibles.
Planificación altamente llena de incertidumbre.
Control Altamente Dinámico que acompaña a la
etapa de ejecución
Permite al gerente la evaluación y toma de
decisiones basándose en la gravedad de los errores
PAPEL DEL GERENTE
Dirigir y controlar las operaciones de ejecución
Debe tener autoridad, capacidad, sentido de
equilibrio, ingenio, gran facilidad de
comunicación y rapidez para la toma de decisiones
y control de tareas
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TIPOS DE CONTROL
Dependiendo del momento en que se realice la
acción de control, los mecanismos de control
pueden ser
El mecanismo de control actúa antes de que la
actividad esté totalmente concluida.
CONTROL DIRECCIONAL
El control se realiza de modo muy continuo.
CONTROL APROBADO - REPROBADO
El receptor del control se somete a un examen
después de concluidas ciertas actividades
Aprobación la realización de la actividad
siguiente es permitida
Rectificación el proceso es interrumpido
definitivamente o hasta arreglar las
irregularidades
CONTROL POSTOPERACIONAL
El mecanismo de control sólo se pone en
funcionamiento después de concluida toda la
operación.
Se usa igualmente con la finalidad de premiar a
agentes que participaron en la actividad.
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PROCESO DE CONTROL
DEFINICIÓN DE LOS PARÁMETROS DE CONTROL
Elementos que permiten al sistema de control
determinar si las acciones están conduciendo al
receptor en dirección a la situación deseada.
MEDICIÓN DE LOS RESULTADOS
Todo sistema de control debe poseer medios para
verificar el resultado de cada actividad.
EVALUACIÓN DE LOS ERRORES
Comparación entre los resultados que se pretendía
obtener y aquellos que efectivamente se
obtuvieron.
Analizar posibles soluciones existentes y
seleccionar la que parezca más adecuada
DEFINICIÓN DE LAS CORRECCIONES
EJECUCIÓN DE LAS CORRECIONES
Las soluciones deben ser traducidas al lenguaje
de quien se encarga de ejecutarlas
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MONITOREO
Permitir el seguimiento de la ejecución del
Proyecto Integral y la introducción de las
correcciones que resultarán de la experiencia
adquirida a lo largo del mismo.
PROPÓSITO
IMPORTANTE
Establecer relación tiempo/costo o meta/costo
LIMITACIONES
Personal dificultad en disponer del personal
entrenado
Instalaciones no siempre se dispone de
instalaciones adecuadas.
Tiempo un sistema de control exige tiempo para
su implementación
Costo es un factor limitante en lo que refiere
al sistema que se va a diseñar.
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METODOLOGÍA
CONTROL FÍSICO
Instrumento básico técnica de redes
Red PERT/CPM/ROY para el caso de una integración
Cronograma de Gantt duraciones y holguras de las
actividades
CONTROL FINANCIERO
Se deben tener en cuenta aspectos como
inversiones, presupuestos, pagos, etc
EVALUACIÓN DE OBJETIVOS
Se hace teniendo en cuenta el corto y el largo
plazo. Herramienta clave uso de indicadores de
gestión a nivel financiero, tecnológico y social.
CONTROL INSTITUCIONAL
Para el seguimiento en términos institucionales
usualmente se contrata una empresa externa que
dictamine objetivamente y no se presenten
evaluaciones subjetivas.
EQUILIBRIO META/COSTO O TIEMPO/COSTO
Se deben diseñar indicadores que establezcan
relaciones entre los tiempos empleados en
realizar una actividad y los gastos realmente
efectuados. Indicador más usado Status Index
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CONCLUSIÓN
El hecho de realizar un buen control en los
proyectos, conduce a una mejor utilización y a un
mejor aprovechamiento tanto de los recursos
físicos como financieros, pasando por los
humanos.
Esto, indica la importancia que debe tener esta
parte del management en cualquier tipo de
proyecto, por lo cual se debe procurar la
implementación de una estructura orientada a
mejorar el monitoreo y control, con miras a
optimizar recursos y minimizar pérdidas
FIN