La Mejora de los Procesos de Negocio y el aporte del Software

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La Mejora de los Procesos de Negocio y el aporte
del Software
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UAI Noviembre 2005 - Rosario
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La Mejora de los Procesos de Negocio y el aporte
del Software

• Presentación
• Patricio Rezza, profesional en Cs. Económicas
• Socio de
• Empresa con 18 años de trayectoria con sede
  Rosario y oficina en Bs.As., dedicada a
• Consultoría organizacional y de negocios, mejora
  de procesos en áreas de TI (ISO 17799, COBIT,
  ITIL)
• Desarrollo de sistemas para procesos claves e
  implementación de software propio y de 3ras.
  Partes y Gestión de proyectos

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• Objetivos de la exposición
• Repasar los conceptos de la aplicación del
  enfoque o paradigma de procesos como
  metodología que lidera la introducción de
  cambios en la gestión de las Organizaciones de
  diferentes los sectores
• Comentar cómo el Software y la TI hoy
  facilitan la aplicación de este enfoque

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Se dice

• Que las Organizaciones son tan eficientes como
  lo son sus procesos
• Que la calidad de un Producto está determinada
  por la calidad del Proceso que se usa para
  desarrollarlo y para mantenerlo.
• . . . .adaptarse y administrar los procesos de
  negocio

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• Un proceso es.....
• Un grupo organizado de actividades relacionadas
  y realizadas en un orden especifico, con el
  objetivo agregar valor a los productos de una
  organización.
• La secuencia asegura que las actividades serán
  realizadas por los agentes designados, en el
  orden debido y en plazos aceptables.
• No se trata
• De actividades aisladas ni aleatorias, sino
  relacionadas y organizadas con un objetivo común

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• Por qué el enfoque por Procesos?
• Porque el enfoque por procesos cruza todas las
  áreas que intervienen desde el inicio hasta la
  finalización de un producto o servicio.
• Dejando de lado
• el análisis funcional tradicional,
• las visiones parciales (propias de cada área)
  concentradas en si mismas,
• para centrarse en la secuencia de actividades,
  del principio (entradas) al fin (salidas).

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gráficamente
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. . . gráficamente
Visión del análisis por proceso
Área1
Área2
Área4
Área3
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Visión del análisis por área funcional
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• Los Procesos de Negocio (PN) han existido desde
  un principio

Por qué tiene vigencia la mejora de la gestión
por procesos?...
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• . . . porque
• Las Empresas comenzaron a darse cuenta que la
  gestión es un conjunto de procesos organizados
  (industria automotriz pionera, con evolución
  diferente según el tipo de industria)
• Sin importar el área que se trate, toda
  Organización se ha visto obligada a replantear
  sus negocios y orientarlos hacia los procesos
  (Nueva forma de pensar)
• Aplicar nuevos criterios de Valor de la operación
  y hacia el Cliente
• Calidad, Servicio, Costo y Ciclo (desde la
  recepción hasta la entrega)
• Medir el desempeño desde la perspectiva de
  procesos internos (Kaplan y Norton BS)

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Se tiene que pasar de una forma de pensar en
silos funcionales......
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Fuente Intersoft Fuego
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• . . . porque
• Las Nuevas Tecnologías de la información permiten
  que PN sean
• Automatizados
• Monitoreados
• Gestionados
• Optimizados

• Nos referimos a Sistemas de Administración de
  Procesos de Negocio, tales como
• WorkFlow
• BPM (business process management)

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Una primer síntesis

• Este enfoque ha permitido ser efectivo al momento
  de
• Incrementar la eficiencia
• Mejorar la calidad
• Reducir tiempos de producción y respuestas a los
  clientes
• Tener clara definición de objetivos y
  responsabilidades
• . . . .Contribuir a las demandas de los tiempos
  actuales

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• Los principios del diseño de procesos son ...
• Focalizar el qué (procesos)
• Usar el quién (las personas) para arreglar el
  qué
• Usar la tecnología para mejorar en forma
  sustancial el desempeño del proceso
• Procurar que el cliente ayude en el proceso.

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En consecuencia los procesos integran.....
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Cliente Interno Cliente Externo
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El enfoque de proceso, a través del Relevamiento,
Análisis y Diseño nos permite

• Visualizar la totalidad de lo que hace la
  empresa en procesos
• Identificar las actividades que agregan valor y
  las que sólo agregan costos
• Establecer métodos (medir la performance de los
  procesos)
• Modelar distintas alternativas de procesos,
  hasta llegar a la óptima o deseada.
• Qué se debe hacer
• Quién lo debe hacer
• Cómo y con qué
• .......

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• En el análisis se debe
• Poner en duda todo lo conocido,
• Cuestionar la razón de ser de cada actividad,
• No poner límites a las ideas y sugerencias,
• Pensar positivamente.

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Volviendo a la tecnología ....

• WF más orientado a definir reglas para gestionar
  la información, la secuencia del proceso y la
  intervención de las personas
• BPM evolución natural del WF como plataforma de
  integración de aplicaciones para gestionar de
  manera integral la organización y mejorar la
  carga de trabajo entre las distintas áreas

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PD Organización de Profesionales WorkFlow
Management Coallition (WFMC), estándares de
construcción
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Un WorkFlow soporta y controla la ejecución de
un proceso o subproceso en función de reglas
previamente definidas. Empuja el proceso a
través de todo el sistema. Lleva el proceso a
las personas.
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Grabar Historia
Herraminetas de administración
Crear pasos
Asignar tareas
Sincronizar procesos
Organizar flujo de información
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Eventos de proceso
Monitorear plazos
Fuente SAP
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• BPM, plataformas para la integración de la
  empresa con eje en sus procesos
• Todas las empresas tienen un número de soluciones
  puntuales, paquetes de aplicaciones y sistemas
  legacy, cada uno de los cuales es usado por
  grupos de individuos para un propósito
  especifico.
• La administración de un proceso de negocio puede
  involucrar ERP / sistemas legacy, infraestructura
  IT y personas.
• Algunos procesos alcanzan a toda la extensión de
  la organización incluyendo a terceras partes.

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Son herramientas que permiten a las empresas
diseñar soluciones con la integración de
aplicaciones existentes
Monitoreo
Nuevo Proceso
BPM
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DB
Fuente Gevenue
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• Beneficios - Características BPM
• Herramientas de modelado de procesos con
  interfaz gráfica
• Sacan la lógica de los negocios afuera de las
  aplicaciones (facilita las mejoras y cambios)
• Facilitan el re-uso de procesos y/o componentes
• Invocan a las aplicaciones integradas
• Integridad de datos
• Monitoreo del flujo de trabajo, detección de
  cuellos de botella
• Crecimiento incremental

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BPM
Proceso de Negocio
conectores
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CRM
ERP
SCM
Legacy
Fuente Pectra BPM
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La Implementación Crear, rediseñar e implementar
nuevos procesos es indispensable, pero no es
sencillo, ni automático, ni mágico

• Factores críticos para su aplicación
• Tomar procesos completos (no acotados)pero no
  toda la organización de golpe
• Asignar dueño a los procesos a cambiar para que
  tome la iniciativa
• Equipo de diseño dedicado
• Lograr compromiso Gerencial
• Hacer sentir a los empleados parte de la
  innovación (sensibilización). Capital Humano
• Predisposición a la acción, enfrentar el cambio
• La integración de procesos tecnología,
  personas, clientes y la estrategia (recordar
  grafico)

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Los procesos integran elementos indispensables
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Cliente Interno Cliente Externo
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• La Industria del SOFTWARE
• La industria tiene necesidad de optimizar todos
  los aspectos del desarrollo de productos.
• La CALIDAD del PROCESO utilizado en la
  construcción impacta en la calidad final del soft
  desarrollado.
• Los estándares internacionales se basan en la
  CALIDAD de los PROCESOS. Caso del CMMI (modelo de
  Madurez de Capacidades) del SEI
• Establece 5 niveles de madurez
• Un dato Nov 2005, Guadalajara, temario 2da.
  SEPG Latinoamérica

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• CASO Rosario Polo Tecnológico
• 8 Empresas implementaron normas CMMI
• 6 ya fueron evaluadas satisfactoriamente
• Alcanzaron nivel 2 (administrado)
• Implica haber implementado mejoras prácticas y
  generado evidencias para 6/7 ÁREAS de PROCESOS,
  Ej.
• Planificación de proyectos
• Administración de requerimientos
• Monitoreo y control
• Aseguramiento de Calidad
• Administración de la configuración
• Medición y Análisis

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Las mejoras de procesos de negocios, ES UN CAMINO
o un enfoque metodológico cada vez más utilizado
para mejorar la gestión apoyándose en la
evolución de las TECNOLOGÍAS de la INFORMACIÓN
que cada vez reutilizan más componentes.
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Las organizaciones que sean capaces de
implementarlas correctamente y mantener una
mejora continua en la gestión por procesos
conseguirán

• Mayor productividad y agregar valor
• Flexibilidad en los servicios/productos
• Mejor atención de los clientes

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• Bibliografía
• David Brojt, Project management
• Information Technology, revista abril 2005
• Eduardo Navarro, Articulo sobre calidad, gestión
  de procesos y TI
• Workflow Handbook 2005, Workflow Management
  Coalition www.wfmc.org
• Presentacion de InterSoft, producto Fuego
• Presentacion de SAP, Workflow
• Presentacion sistema Gevenue y Pectra
• Johansson y otros, Reingenieria de procesos de
  negocios
• Polo Tecnológico Rosario, cuadernos de CMMI
• Metodología GCP, Coa Consultora

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MUCHAS GRACIAS
www.coasa.com.ar