FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

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FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

• PLANIFICACIÓN
• ORGANIZACIÓN
• DIRECCIÓN
• CONTROL
• Cra.A.Patricia Guzzo

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FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

• PLANIFICACIÓN
• ORGANIZACIÓN
• DIRECCIÓN
• CONTROL

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PLANIFICACIÓN

• Función de la administración en la que se definen
  los objetivos, se fijan las estrategias para
  alcanzarlas, y se trazan planes para integrar y
  coordinar las actividades.

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PRINCIPIOS de la PLANIFICACIÓN

• CONTRIBUCIÓN A LOS OBJETIVOS (coherencia entre
  planes)
• PRIMACÍA DE LA PLANEACIÓN (precede a las demás
  funciones)
• EXTENSIÓN DE LA PLANEACIÓN (a todos en la
  organización le compete)
• EFICACIA DE LOS PLANES (objetivos a menores
  costos)

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ELEMENTOS de la PLANIFICACIÓN

• OBJETIVOS
• PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA
• ESTRATEGIAS
• POLÍTICAS
• PLANIFICACIÓN OPERATIVA
• PROCEDIMIENTOS
• PRESUPUESTOS
• PROGRAMAS

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ELEMENTOS de la PLANIFICACIÓN

• OBJETIVOS
• FINES HACIA LOS CUALES SE DIRIGE LA ACTIVIDAD DE
  LA ORGANIZACIÓN.
• RED DE OBJETIVOS
• CARACTERÍSTICAS OBJETIVOS
• VERIFICABLES
• RAZONABLES

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ELEMENTOS de la PLANIFICACIÓN

• EJEMPLOS DE OBJETIVOS (pág.7)
• Elementos que los diferencian de un deseo
• ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS (APO)
• Se basa en la participación de los subordinados
  en la fijación de los objetivos.
• Promueve la autoevaluación y el autodesarrollo,
  llevando a mayor motivación.

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ELEMENTOS de la PLANIFICACIÓN

• PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
• ESTRATEGIAS
• POLÍTICAS
• ESTRATEGIASColocar a la organización en una
  relación ventajosa ante el medio ambiente.
• La planeación estratégica es el proceso de
  desarrollar estrategias.
• Estas implican establecer objetivos, utilizando
  recursos para el logro de los mismos y definir
  políticas para el uso de esos recursos.

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ELEMENTOS de la PLANIFICACIÓN

• CARACTERÍSTICA DE LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
• Estudio del medio ambiente
• Estudio del interior de la organización
• Análisis a largo plazo
• Responsabilidad de la alta dirección

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ELEMENTOS de la PLANIFICACIÓN

• PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
• POLÍTICAS
• Son líneas de acción para la toma de decisiones.
• Busca unificar decisiones de distintas personas
  frente a situaciones similares.

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ELEMENTOS de la PLANIFICACIÓN

• PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
• POLÍTICAS
• EXPRESAS Enunciados orales o escritos que
  especifican intenciones y preferencias a tener en
  cuenta a la hora de la toma de decisiones.
• IMPLÍCITAS No tienen un enunciado formal sino
  que se originan en la práctica usual dentro de la
  organización.

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ELEMENTOS de la PLANIFICACIÓN

• PLANEACIÓN OPERATIVA
• PROCEDIMIENTOS
• PRESUPUESTOS
• PROGRAMAS
• PROCEDIMIENTOS Son guías para la acción. Son
  métodos para llevar a cabo actividades.
• El procedimiento brinda una solución
  predeterminada.

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ELEMENTOS de la PLANIFICACIÓN

• PRESUPUESTOS Son planes que anticipan la
  cantidad de ingresos y egresos para un período
  determinado.
• MANERAS DE PREPARARLOS
• A partir presupuesto año anterior.
• Presupuesto Base cero (partir de cero evaluando a
  un mismo nivel todos los programas de acuerdo a
  los objetivos de la organización)

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ELEMENTOS de la PLANIFICACIÓN

• PROGRAMAS Es un plan que determina períodos de
  tiempo para la realización de actividades
  específicas.
• TÉCNICAS PROGRAMACIÓN
• Gráfica de GANTT (tareas/tiempo)
• Redes PERT(diagramas que muestran la
  interrelación entre actividades y sucesos)

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ELEMENTOS de la PLANIFICACIÓN

• TOMA DE DECISIONES
• ES LA SELECCIÓN DE UN CURSO DE ACCIÓN ENTRE
  VARIAS ALTERNATIVAS.
• ETAPAS
• DEFINIR EL PROBLEMA
• OBTENER TODA LA INFORMACIÓN
• FORMULAR OPCIONES
• EVALUAR y DECIDIR

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ELEMENTOS de la PLANIFICACIÓN

• TOMA DE DECISIONES
• ETAPA DEFINIR EL PROBLEMA
• VISUALIZAR CLARAMENTE EL PROBLEMA y ANALIZARLO
  CON CRITERIO INDEPENDIENTE

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ELEMENTOS de la PLANIFICACIÓN

• TOMA DE DECISIONES
• ETAPAOBTENER TODA LA INFORMACIÓN
• NO PODEMOS CONTAR CON TODA LA INFORMACIÓN PARA
  TOMAR UNA DECISIÓN RACIONAL.
• APRENDER A TOLERAR LA AMBIGÜEDAD, INFORMACIÓN
  INCOMPLETA,INCERTIDUMBRE.

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ELEMENTOS de la PLANIFICACIÓN

• TOMA DE DECISIONES
• ETAPA FORMULAR OPCIONES
• SE FORMULAN POCAS OPCIONES FRENTE A UN PROBLEMA
  POR DOS CAUSAS
• FALTA DE INFORMACIÓN
• ACEPTAR LA PRIMERA IMPRESIÓN DEL PROBLEMA

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ELEMENTOS de la PLANIFICACIÓN

• TOMA DE DECISIONES
• ETAPAEVALUAR y DECIDIR
• SE EVALÚA y SE DECIDE.
• EN LA TOMA RACIONAL DE DECISIONES LOS OBJETIVOS
  DE LA ORGANIZACIÓN SERÁN LOS QUE APORTARÁN LOS
  CRITERIOS PARA DECIDIR POR LAS ALTERNATIVAS QUE
  MÁS LO SATISFAGA.

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ELEMENTOS de la PLANIFICACIÓN

• ERRORES MÁS COMUNES DE LA PLANEACIÓN
• FALTA DE COMPROMISO PARA PLANEAR (resolver
  problemas del momento y postergan la planeación)
• CONFUSIÓN DE PLANEACIÓN con PLANES
• FALLAS EN DESARROLLO e IMPLANTACIÓN DE
  ESTRATEGIAS (definición clara e implantación
  mediante planes de acción)

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ELEMENTOS de la PLANIFICACIÓN

• ERRORES MÁS COMUNES DE LA PLANEACIÓN
• FALTA de OBJETIVOS o METAS SIGNIFICATIVAS
  (objetivos bien definidos y alcanzables)
• FALTA DE VISIÓN para CONSIDERAR LA PLANEACIÓN
  COMO UN PROCESO RACIONAL (objetivos claros,
  alternativas, sistema información suficiente,etc)

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ELEMENTOS de la PLANIFICACIÓN

• ERRORES MÁS COMUNES DE LA PLANEACIÓN
• DEPENDENCIA EXCESIVA DE LA EXPERIENCIA (tomar la
  experiencia como dato básico)
• RESISTENCIA AL CAMBIO (el administrador deberá
  tomar las medidas necesarias para minimizar los
  efectos de esta resistencia)

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ORGANIZACIÓN

• Función de la administración que consiste en
  determinar qué tareas hay que hacer, quién las
  hace, cómo se agrupan, quién rinde cuenta a quién
  y dónde se toman las decisiones.
• Cómo debe dividirse el trabajo dentro de un
  departamento?
• Cómo deben coordinarse los esfuerzos para lograr
  un esfuerzo general unificado?

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ORGANIZACIÓN NATURALEZA y PROPÓSITO

• ORGANIZACIÓN FORMAL
• Cuando las actividades de dos o mas personas
  están explicitamente coordinadas para el logro de
  ciertos objetivos.
• PRINCIPIOS ORG.FORMAL
• Principio unidad de objetivo (una estructura es
  efectiva si permite contribución de cada
  individuo al objetivo de la organización)
• Principio de eficiencia (si facilita la obtención
  de objetivos a un costo mínimo)

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ORGANIZACIÓN NATURALEZA y PROPÓSITO

• ORGANIZACIÓN INFORMAL
• El propósito de las organizaciones informales es
  cubrir necesidades humanas.
• Necesidad de información
• Es importante integrar la organización informal.

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ORGANIZACIÓN

• RELACIÓN SUBORDINADO-SUPERIOR
• CADENA DE MANDOConjunto de relaciones de
  dependencia desde cúpula a base.
• UNIDAD DE MANDOSólo supervisor.
• TRAMO DE CONTROLNúmero de personas que supervisa
  un superior. Cuanto más ascendemos menos personas
  se supervisa.

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ORGANIZACIÓN

• RELACIÓN SUBORDINADO-SUPERIOR
• TRAMO DE CONTROL Elementos que influyen en el
  número de personas supervisadas por un mismo
  jefe
• Número de actividades es un mismo sector
• Grado de incertidumbre en el trabajo
• Mayor responsabilidad y complejidad en los
  puestos de los subordinados
• Mayor capacitación de los subordinados.
• Procedimientos estandarizados
• Tipo de trabajo del supervisor (rutinario o no)

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ORGANIZACIÓN

• COORDINACIÓN INTERSECTORIAL
• INTERRELACIÓN QUE EXISTE ENTRE DEPARTAMENTOS.
• INDICADOR DEL GRADO DE COORDINACIÓNNIVEL DE
  INCERTIDUMBRE CON RESPECTO A LA TAREA QUE
  COMPARTEN LOS SECTORES.

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ORGANIZACIÓN

• MECANISMOS DE COORDINACIÓN
• PLANES y REGLAS (proc.estandariz)
• CANALES VERTICALES DE AUTORIDAD (uso cadena
  mando)
• REUNIONES IMPROVISADAS
• REUNIONES PROGRAMADAS
• RESPONSABILIDADES DEPARTAMENTALES de COORD.
• INTERMEDIARIOS
• DISEÑO MATRICIAL

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ORGANIZACIÓN

• DESCENTRALIZACIÓN DE LA AUTORIDAD
• CENTRALIZACIÓN Concentración de la autoridad y
  decisiones en la parte más alta de la
  organización.
• DESCENTRALIZACIÓN Cantidad de autoridad y toma
  de decisiones a DELEGAR.

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ORGANIZACIÓN

• DELEGAR Proceso mediante el cual los
  administradores asignan tareas, autoridad y
  responsabilidad.
• DELEGACIÓN EFECTIVA
• COMPLETA (se asigna TODA tarea necesaria para
  objetivo/responsab.)
• CLARA (comprendan con claridad tareas,responsab.y
  autoridad )
• SUFICIENTE (autoridad suficiente)

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ORGANIZACIÓN

• GRADO DE DELEGACIÓN
• Se delega responsabilidad y autoridad, pero los
  superiores nunca se desprenden de la
  responsabilidad.
• EJEMPLOS
• Analiza este problema dame los hechos y decidiré
  que hacer
• Analiza este problema y recomienda acciones
  alternativas y recomienda solución
• Analiza este problema y hazme saber lo que
  harás
• Emprende acciones, y no necesito ningún contacto
  posterior

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ORGANIZACIÓN

• ERRORES de ORGANIZACIÓN
• PLANEACIÓN INAPROPIADA (cambio de planificación
  manteniendo estructura
• NO ESPECIFICAR CON CLARIDAD LAS RELACIONES
  (autorid.y respons.)
• NO DELEGAR AUTORIDAD
• NO EQUILIBRAR LA DELEGACIÓN
• CONFUSIÓN DE LÍNEAS DE AUTORIDAD e INFORMACIÓN
• OTORGAMIENTO DE AUTORIDAD sin RESPONSABILIDAD

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ORGANIZACIÓN

• ERRORES de ORGANIZACIÓN
• RESPONSABILIDAD SIN AUTORIDAD
• MALA COMPRENSIÓN DE LOS DEPARTAMENTOS DE SERVICIO
  (departamentos que son apoyo y se consideran un
  fin en sí mismo)
• EXCESO DE ORGANIZACIÓN (procedimientos
  excesivamente complejos)

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DIRECCIÓN

• Función de la administración que consiste en
  motivar a los subordinados, influir en los
  individuos y los equipos mientras hacen su
  trabajo, elegir el mejor canal de comunicación y
  ocuparse de cualquier otra manera del
  comportamiento de los empleados resolviendo los
  conflictos.

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DIRECCIÓN DE EMPRESAS

• GESTIONAR RECURSOS

• DIRIGIR PERSONAS

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DIRECCIÓN

• Elementos del proceso de dirección
• Personas tienen diferentes roles
• No existen personas promedio
• Dignidad personal (p/logro objetivo)
• Totalidad de las personas
• LIDERAZGO
• Proceso interpersonal mediante el cual los
  administradores tratan de influir sobre sus
  empleados

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DIRECCIÓN

• ESTILOS DE LIDERAZGO
• LÍDER CENTRADO EN PERSONAS (sensibilidad,
  satisfacción personal)
• LÍDER CENTRADO EN TAREAS
• COMUNICACIÓN
• Es la transferencia de información del emisor al
  receptor
• Es importante en lo interno y en la relación con
  el medio.

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DIRECCIÓN

• DIRECCIONES de la COMUNICACIÓN
• DESCENDENTE (O.autocráticas)
• ASCENDENTE (O.participativas)
• CRUZADA (horizontal y diagonal)
• COMUNICACIÓN ORAL y ESCRITA
• ESCRITA Antelación, más personas.
• ORAL Retroalimentación inmediata

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DIRECCIÓN

• PROCESO DE COMUNICACIÓN
• EMISOR
• CANAL DE TRASMISIÓN (ejteléfono)
• RECEPTOR
• RETROALIMENTACIÓN

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DIRECCIÓN

• BARRERAS EN LA COMUNICACIÓN
• BARRERAS EN EL EMISOR (claridad)
• BARRERAS EN LA TRASMISIÓN (intermediarios)
• BARRERAS EN EL RECEPTOR (actitud)
• Aún superando estas barreras se podrá dar la mala
  interpretación por parte del receptor.

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DIRECCIÓN

• MEJORA DE LA COMUNICACIÓN
• Aclarar ideas antes de comunicar
• Comprender condiciones del ambiente físico y
  humano
• Disponer de toda la información necesaria al
  momento de comunicar
• Ser cuidadoso en el tono
• Seguimiento de la comunicación
• Comunicar mensajes con importancia
• Acciones coherentes con comunic.
• Ser buen oyente

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CONTROL

• Función de la administración que consiste en
  vigilar el desempeño actual, compararlo con una
  norma y emprender las acciones que hicieran
  falta.
• Reunir y retroalimentar información acerca del
  desempeño de forma de poder comparar resultados.
• Relación con planificación.
• Función de todos los niveles que ejecuten planes.

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PROCESO DE CONTROL

• ESTABLECER ESTÁNDARES
• MEDICIÓN DEL DESEMPEÑO EN COMPARACIÓN CON ESOS
  ESTÁNDARES
• CORRECCIÓN DE DESVIACIONES CON RESPECTO A
  ESTÁNDARES y PLANES (relación con las otras
  funciones)

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REQUISITOS DE CONTROL

• LOS CONTROLES DEBEN HACERSE A LA MEDIDA DE PLANES
  y PUESTOS.
• HACERSE A LA MEDIDA DE ADMINISTRADORES
  ESPECÍFICOS y SUS PERSONALIDADES.
• SEÑALAR LAS EXCEPCIONES EN PUNTOS PRINCIPALES.
• OBJETIVIDAD
• FLEXIBILIDAD
• AJUSTARSE AL CLIMA DE LA ORG.
• ECONÓMICOS
• CONDUCIR A ACCIONES CORRECTIVAS

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SISTEMAS de ADMINISTRACIÓN

• CONJUNTO DE PRÁCTICAS DE PLANIFICACIÓN,
  ORGANIZACIÓN, DIRECCIÓN y CONTROL.
• SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN
• BUROCRACIA (Administr.a través de dptos.dirigidos
  por funcionario con una rutina inflexible)
• ADHOCRACIA (menos formal, centrado en personas,
  equipos)
• ENFOQUE CONTINGENCIA Todo depende (tareas y
  personas)

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CAMBIO ORGANIZACIONAL

• CONDICIONES INTERNAS y EXTERNAS VARÍAN
  RÁPIDAMENTE .
• RESISTENCIA al CAMBIO (Causas)
• Interés en la posición actual
• Malentendidos y falta confianza
• Diferentes apreciaciones
• Poca tolerancia al cambio