Diapositiva 1

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PROYECTO CONTROL DE ACCESO EN TIENDAS CON
EQUIPO BIOMÉTRICO
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Propósito

• Chedraui preocupado por elevar y optimizar la
  rentabilidad de la inversión de nuestros
  Proveedores en promotoría, los invita a conocer y
  a participar en este proyecto.
• Esta solución nos conducirá a nuestro objetivo
  común que es mayores ventas.

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Situación Actual

• Hoy en día, en las labores de promotoría, tanto
  Chedraui, como sus Proveedores, hemos
  identificado los siguientes aspectos en la
  operación cotidiana en tienda
• Falta de control de asistencia
• Alta Rotación y Ausentismo
• Baja productividad
• Baja calidad en servicio al consumidor
• Problemas de orden laboral

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Cómo se puede resolver?

• Estableciendo una estricta disciplina en el
  registro de entradas y salidas del personal a
  través de equipos biométricos instalados en la
  entrada de personal de cada una de las Tiendas.
• Ello nos permitirá controlar la fuerza de
  promoción en beneficio de ambas partes
• Proveedores
• Chedraui
• Chedraui en su afán por resolver dicha
  problemática, seleccionó a Time Tracker como
  proveedor, por su enfoque, experiencia y
  capacidades.

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Qué es la Tecnología Time Tracker?
Es un sistema que permite el registro, control y
monitoreo de los eventos de entradas y salidas de
personal, diseñado con tecnología de vangardia,
que integra

• Equipos Biométricos (lector de huella digital de
  última generación).
• Desarrollo de sistemas basado en Componentes.
• Telecomunicaciones basadas en Internet.

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Cómo opera?

• Autentificación
• Cada vez que el personal, asisten a una tienda se
  le autentifica por medio de su huella digital al
  registrar todas sus entradas y salidas, con las
  siguientes ventajas
• La huella digital es única e intransferible.
• El registro es rápido e imposible de falsificar.
• No sucede que olvido su credencial.
• Si olvida su número, el equipo se lo informa.

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Qué se obtiene?
Información Los registros generados se
clasifican para poder ver en línea a través de
usuarios en Internet únicamente la información de
entradas y salidas que corresponda al personal de
cada quien en cada unidad de negocio y con una
amplia gama de consultas. Con esta solución se
puede dar seguimiento cotidiano a la operación y
a lo establecido en Acuerdos Comerciales.

• Chedraui
• Puede ver las entradas y salidas de todo el
  personal en cada una de sus sucursales.

• Proveedores y Agencias
• Pueden ver las entradas y salidas únicamente de
  su personal en cada una de las sucursales.

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Participantes

• Las personas que están sujetas a este control de
  acceso son
• Personal de Proveedores de Productos
• Supervisores
  Promotores
• Vendedores
  Demostradores
• Promovendedores Técnicos
• (Incluyendo al personal de temporada y al de
  apoyo para que en casos de contingencias ya se
  encuentren habilitados)
• Personal interno de Chedraui
• Personal de proveedores de servicios contratados
  por Chedraui o en convenio.

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Excepciones

• Personas que se exceptuan de este sistema de
  control, por su naturaleza y funciones
• Ejecutivos (Directores, Gerentes, Coordinadores
  regionales o divisionales, etc., tanto de
  Chedraui como de sus Proveedores)
• Representantes Farmacéuticos que sólo contactan
  al Jefe de Farmacia para presentar sus productos.
• Repartidores y Choferes que sólo llegan a
  entregar mercancía, ya que están controlados
  desde Zona de Recibo.
• Estibadores y cargadores, que permanecen en Zona
  de recibo.
• Personal de instituciones u organismos que
  realizan trámites o inspección.
• Estudiantes de servicio social y empacadores
  voluntarios.
• Visitantes esporádicos para alguna reunión o
  trámite.

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Proceso para el registro inicial
JEFE DE REC. HUMANOS (ADMINISTRADOR) Valida
documentos, realiza el censo de la huella de la
persona en el equipo biométrico y capacita a cada
uno sobre como utilizar el equipo y qué hacer en
casos necesarios. Sella y firma de recibido
el Formato de registro y devuelve al personal
para que pueda presentarlo a las siguientes
sucursales que acuda.
PROMOTOR, SUPERV., ETC. Recibe de su patrón los
documentos y los entrega al Jefe de Recursos
Humanos de la primera sucursal que asista. Esto
debe ser a partir del día siguiente que se
registró en Internet y antes de los 15 días
siguientes. El formato lleva impresas las fechas
de vigencia.
PROVEEDOR O AGENCIA Ingresa a la página
chedraui.com.mx y selecciona la liga para
registrar los datos de su personal e imprimir los
formatos que genera y donde el sistema le asigna
la clave para acceso al equipo biométrico. (Ver
guía anexa). Firmar y entrega a su personal los
siguientes documentos

• Formato de registro firmado por quién es el
  patrón. (original y copia)
• Carta responsiva en papel membretado y/o sellado
  por quien es el patrón y firmado.
• Copia de afiliación vigente al IMSS con el
  registro patronal
• Copia de identificación con foto o gafette.

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FORMATO DE REGISTRO PARA
La asistencia seá especificará en número de
visitas
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FORMATO DE REGISTRO PARA
La asistencia se especificará en horario
detallado o jornada mínima.
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(No Transcript)
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Registro diario
PREVENCION DE PERDIDAS Confirma que se registre
correctamente en el equipo biométrico y que
porten gafete correspondiente. Auxilia al
personal que tenga problemas con el registro en
el equipo biométrico por daños en su
huella Reporta al Jefe de Recursos Humanos los
casos especiales para que lo solucione. Se
asegura que junto al equipo se encuentre el
cartel con el proceso de registro de entradas y
salidas.
PERSONAL Cada vez que ingrese o salga de una
Tienda deberá hacerlo por la entrada de personal
y registrar sus entradas y salidas con su huella
en el equipo biométrico. F1 ENTRADA F2
SALIDA A DESCANSO F3 REGRESO DE DESCANSO F4
SALIDA Si es la primera vez que acude a otra
sucursal diferente a donde se censo su huella,
primero debe realizar una réplica (solicitar en
el mismo equipo, a la base central le envíe la
copia de su huella) y entregar copia sellada del
formato de registro.
CHEDRAUI PROVEEDORES Y AGENCIAS A través de un
usuario en el Sistema Time Tracker se podrá
consultar la asistencia y permanencia del
personal en cada sucursal, así como establecer y
dar seguimiento a acuerdos comerciales.
Se elimina reloj checador, tarjetas y libretas de
registro
En caso de contingencia existirá un formato de
control.
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Monitor Time Tracker
Es un módulo del sistema Time Tracker que permite
a la Cadena, Proveedores y Agencias visualizar,
analizar y explotar en línea las entradas y
salidas de su personal. Con ello es posible
cuantificar a nivel Cadena Proveedor -
Agencia Estadía Recursos Puestos Visitas,
etc Con una amplia gama de consultas tales
como Periodo Zona Geográfica Tienda Zona
Comercial Puestos Tipo de evento, etc
Ejemplos en las páginas siguientes.
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(No Transcript)
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(No Transcript)
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Acuerdos Comerciales
Es un módulo del sistema Time Tracker donde se
establece un convenio entre proveedores y
Chedraui sobre las horas y visitas en que
asistirán los promotores y demás puestos a las
sucursales, en el cual se puede ir dando
seguimiento al cumplimiento en base al
comparativo de este acuerdo con la realidad
generada a través de los registros de su personal
en los equipos biométricos. El objetivo es
eficiantar los recursos humanos asignados a la
promotoría en cada unidad de negocio, coordinando
los esfuerzos de Chedraui y Proveedores, a fin de
lograr mayor rentabilidad en la inversión del
proveedor y en consecuencia incrementar las
ventas.
Ejemplo en página siguiente.
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(No Transcript)
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Calendario de implementación
Fechas por confirmar. Independientemente se
publicarán con tiempo en cada sucursal conforme
se vayan a realizar.
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Beneficios

• Controlar y cuantificar el tiempo real de
  presencia de la labor de promoción relacionando
  con el impacto en las ventas.
• Contribuir a mejorar la existencia de productos
  en los anaqueles reflejándose en un mejor
  desempeño y productividad de los promotores,
• Mejorar la calidad de atención a clientes al
  haber presentes personal que atienda el producto
  y dudas.
• Controlar y dar seguimiento a los acuerdos
  comerciales por la fuerza de trabajo que envía el
  Proveedor a cada sucursal.
• Mejorar el control y supervisión del Gte. de
  Tienda sobre los promotores.
• Al ser personal identificado y más comprometido
  se contribuye a disminuir la merma derivada del
  resurtido o mal manejo del producto.
• Disminuir rotación y el ausentismo del personal.
• Mejorar el proceso de prenómina del proveedor, al
  conocer el historial laboral del personal.
• Adecuada documentación para las demandas
  laborales de los promotores.

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Compromisos
Proveedores, Agencias y Chedraui

• Apoyo y seguimiento a este proyecto.
• Comunicar a su personal, sobre la importancia del
  proyecto.
• Cumplimiento en el registro del personal en la
  liga de la página Chedraui y entrega de
  documentos.
• Fomentar entre sus colaboradores el correcto uso
  y registro de entradas y salidas en el equipo
  biométrico.
• Coordinación entre Proveedores - Agencias -
  Chedraui para cualquier situación.
• Seguimiento estricto y permanente a los Acuerdos
  Comerciales

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Costos

• El acceso a las consultas de la información de
  este sistema y el control de los acuerdos
  comerciales tiene costo?
• SI
• Mediante una coparticipación para cubrir los
  costos por este servicio, en la que Chedraui
  participará con una aportación de más del 70 y
  el proveedor con menos del 30 con respecto a los
  precios al público de Time Tracker en otras
  cadenas.
• La facturación será anual, los precios se los
  proporcionarán directamente en Time Tracker.

El registro del personal en la base de datos de
este sistema y el acceso a las sucursales a
través del equipo biométrico tiene costo? NO
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Gracias
Atención y soporte Teléfono 50-91-68-91 en
la Cd. de México E-mail Proveedores registropr
oveedor_at_timetracker.com.mx E-mail Tiendas
soportetienda_at_timetracker.com.mx
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RESPUESTAS A PREGUNTAS Y ACLARACION DE DUDAS
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Preguntas y respuestas

• ES OBLIGATORIO EL REGISTRO DEL PERSONAL Y USO
  DEL EQUIPO BIOMETRICO?
• Si, toda persona que llega a laborar a Tiendas
  Chedraui debe estar registrada en la base de
  datos de Time Tracker, entregar sus documentos a
  RH, censar su huella e ingresar y salir por la
  entrada de personal a través del equipo
  biométrico.
• LOS EJECUTIVOS TAMBIEN DEBEN REGISTRARSE?
• No, ellos no tiene obligación de registrarse, ni
  de ingresar por entrada de personal, pueden
  hacerlo por entrada de clientes.
• TAMBIEN DEBEN REGISTRARSE LOS REPARTIDOSRES Y
  CHOFERES?
• El registro y control de algún otro puesto que no
  sea Supervisor, Vendedor Promovendedor,
  Promotor, Demostrador ó Técnico, será opcional si
  el Proveedor o Agencia quieren aprovechar el
  sistema para monitorearlo.
• EL PERSONAL TIENE QUE REGISTRARSE EN TODAS LAS
  SUCURSALES?
• Una vez que a una persona la registran en la base
  de datos y han censando su huella tras la entrega
  de documentos, queda habilitada para poder
  ingresar a cualquier sucursal Chedraui,
  reconociendo el patrón (Proveedor o Agencia) su
  relación laboral.

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Preguntas y respuestas

• SE TIENEN QUE ENTREGAR LOS DOCUMENTOS A TODAS
  LAS SUCURSALES QUE ACUDA?
• No. Si una persona necesita acudir a varias
  sucursales, sólo en la primera entregará los
  documentos originales y en las demás sólo copia
  del formato de registro sellado y firmado en la
  primera. No hay que realizar nuevo censo de
  huella, solo hacer una réplica en el equipo para
  que la valide en la base de datos central antes
  de registrar su primera entrada.
• PUEDEN ENTREGARSE DOCUMENTOS DE OTRA CIUDAD Y
  POR FAX?
• Sí. Los documentos deben ser en papel membretado
  y/o sellado por quien es el patrón laboral y
  pueden ser con domicilio de la localidad o
  foráneos, dependiendo donde se encuentren sus
  oficinas. En caso de ser foráneos se podrá
  recibir por fax debiendo entregar los originales
  en un lapso no mayor a 15 días.

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Preguntas y respuestas

• CUAL ES EL DOCUMENTOS DEL IMSS QUE SE SOLICITA?
• El documento que se solicita del IMSS debe ser
  uno emitido por dicho instituto donde se
  compruebe que la persona mencionada está afiliada
  y vigente por determinado patrón. Puede ser la
  Relación de movimientos operados (Afil-06) que
  remite el IMSS al patrón cada vez que le envía
  altas, movimientos de sueldos o bajas. También
  puede ser la Emisión de movimientos mensuales o
  bimestrales que el IMSS envía al patrón
  periódicamente para informar de todos los
  movimientos recibidos y procesados para cada
  persona que tiene afiliada. En última instancia
  podría ser el pase permanente que le entregan a
  la persona para recibir atención médica en alguna
  clínica fuera de la ciudad donde está registrado
  el patrón. Cualquiera de éstos documentos tendrá
  que tener una vigencia menor a 2 meses.
• DEBE ENTREGARSE DOCUMENTOS POSTERIORMENTE?
• Cada semestre solicitará el Jefe de Recursos
  Humanos al personal que le entregue un documentos
  de su afiliación al IMSS actualizado a fechas
  recientes ( 2 meses máximo), los cuales pueden
  ser los mismo mencionado en el punto anterior.

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Preguntas y respuestas

• QUE SE DEBE HACER SI UNA PERSONA YA NO TRABAJA
  PARA EL PROVEEDOR O AGENCIA?
• La Agencia y/o Proveedor deberá darlo de baja en
  el mismo sistema de datos donde lo registró, para
  impedir que pueda registrarse en el equipo
  biométrico e ingresar a las suc.
• LOS GERENTES Y JEFES DE AREA PUEDEN CAMBIAR EL
  HORARIO DEL PROMOTOR?
• El plan de horario semanal que se expresa en el
  formato de registro y carta responsiva para cada
  persona, es una propuesta que deberá acordarse
  con el Gerente de la Tienda o Jefe de Área
  responsable, quienes podrán solicitar y acordar
  cambios a los Supervisores y Proveedores en
  cualquier momento para cubrir con las necesidades
  de atención de su producto en la Tienda, siempre
  y cuando se respete el total de horas convenidas.
• EL ACCESO A LAS SUCURSALES SOLO DEBE SER EN LOS
  DÍAS Y HORARIOS ESTABLECIDOS EN EL SISTEMA Y
  DOCUMENTOS?
• Los equipos biométricos no restringen el acceso
  si el personal se presenta en un día no señalado,
  fuera del horario o en alguna sucursal que no
  esté programada, ya que es posible que en caso de
  contingencias envíen a alguien de última hora.
  Sólo debe estar registrada y activa en el
  sistema.

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Preguntas y respuestas

• HAY UN HORARIOS LIMITE ESTABLECIDO PARA QUE LOS
  PROMOTORES PUEDAN INGRESAR A LAS SUCURSALES?
• No hay restricción de horario para el acceso a
  las Tiendas del personal de proveedores aún
  cuando haya habido retardo en la hora estipulada,
  pero deberán cumplir con el total de horas
  establecidas. Con el módulo de Acuerdos
  Comerciales el Proveedor, Comprador y Gerentes de
  la tienda establecerán el mejor horario para la
  atención de sus productos y a través de los
  reportes del sistema conocerán las incidencias,
  retardos y faltas para reportarlas y tomar las
  medidas necesarias. La Dirección de Operaciones
  informará a las Sucursales del DF y Edo. de
  México para que no limiten el acceso.
• PUEDE UNA MISMA PERSONA ATENDER A DOS
  PROVEEDORES?
• Si, siempre y cuando cumpla con el tiempo
  establecido para cada uno. En estos casos la
  agencia deberá registrar a dicha persona en cada
  proveedor para generar claves independientes,
  entregar ambos paquetes de documentos y darán de
  alta dos huellas diferentes con esto se podrá
  identificar que se cumpla el tiempo estipulado o
  contratado para cada proveedor.

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Preguntas y respuestas

• QUE FUNCIONES DEBE REALIZAR EL PROMOTOR ?
• Las funciones que deben realizar y en las que
  participa el personal de Proveedores, son las
  siguientes y exclusivamente para sus productos y
  los de Calidad Chedraui
• RESURTIDO EN PISO DE VENTAS Y BODEGA, que
  implica
• Limpiar producto, así como el mueble, anaquel y
  área de bodega que le corresponda no dejar
  cajas, estibas y cartón mal colocado.
• Exhibir y cuadrar producto de acuerdo a
  características o lineamientos.
• Señalizar, colocando etiquetas de precios,
  comparativos y cartulinas.
• INVENTARIOS Apoyo en el proceso de inventario de
  sus productos.
• DEVOLUCION DE PRODUCTOS A PROVEEDOR. Apoyo en el
  conteo, empaque y trámite.
• PRODUCTOS ABANDONADOS EN PISO Recolección de sus
  productos en el lugar de concentración y
  reacomodo en mueble o entrega para merma.
• QUIEN DEBE FIRMAR LA PAPELETA DE SALIDA?
• La papeleta de salida será firmada sólo por el
  Jefe de Área responsable en turno de la Tienda o
  el Gerente, quien deberá asegurarse se hayan
  cumplido con las actividades.