Diapositiva 1 - PowerPoint PPT Presentation

About This Presentation
Title:

Diapositiva 1

Description:

Ext.4530. SECRETARIA DE CONTRALORIA. Lic. Fernando Moctezuma Pereda. Secretario ... Ext.4155. OFICINA DE MODERNIZACI N E INNOVACI N GUBERNAMENTAL. Lic. ... – PowerPoint PPT presentation

Number of Views:108
Avg rating:3.0/5.0
Slides: 57
Provided by: USUA742
Category:
Tags: diapositiva | ext

less

Transcript and Presenter's Notes

Title: Diapositiva 1


1
Calidad en los Servicios y Atención Ciudadana
Fase I Oficinas de Calidad
Guía 5s
27 de Febrero del 2009
Comisión Interinstitucional de Calidad
Gubernamental
www.hidalgo.gob.mx
2
Guía de 5s
Objetivo General del curso
Formar servidores públicos con conocimientos,
habilidades y actitudes para implantar el
Programa Oficinas de Calidad en las Dependencias
y Entidades del Poder Ejecutivo.
3
Guía de 5s
Qué es Oficinas de Calidad?
Es un programa que esta diseñado estratégicamente
para impulsar una cultura de calidad en el
servicio y establecer una mejora continua en
todas las Dependencias y Entidades del Poder
Ejecutivo del Estado, esta fundamentado en la
metodología Japonesa denominada 5s que integra
cinco conceptos fundamentales en torno a los
cuales, los servidores públicos y el mismo
Gobierno pueden lograr las condiciones adecuadas
para ofrecer servicios de calidad a la
ciudadanía.
4
Guía de 5s
Objetivo
General Coadyuvar en el desarrollo de espacios
seguros, confortables y productivos, así como
lograr que las personas tengan una mayor
disposición para otorgar servicios de alta
calidad a la ciudadanía.
5
Guía de 5s
Objetivos
Específicos Mejorar las condiciones del entorno
de trabajo de las dependencias y organismos del
Ejecutivo Estatal. Mejorar la imagen de las
áreas de trabajo de las dependencias y organismos
del Ejecutivo Estatal. Crear y desarrollar una
cultura de calidad en el personal de las
dependencias y organismos del Ejecutivo Estatal.
Preparar a las áreas de trabajo de las
dependencias y organismos del Ejecutivo Estatal,
para iniciar un proceso de Certificación de
Calidad.
6
Guía de 5s
Beneficios del Programa Oficinas de Calidad
  • Para el ciudadano
  • Una mejor atención.
  • Menor tiempo en el trámite del servicio
    solicitado.
  • Percibe la mejora en el servicio solicitado.
  • Satisfacción del servicio y atención recibida.

7
Guía de 5Ss
Beneficios del Programa Oficinas de Calidad
  • Para la Institución
  • Mejora la imagen de las oficinas.
  • Reducción de costos de operación por
    desperdicios.
  • Reduce tiempos y costos por retraso en entrega de
    servicios.
  • Disminuye el número de accidentes.

8
Guía de 5Ss
Beneficios del Programa Oficinas de Calidad
  • Para el servidor público
  • Reducción de accidentes.
  • Incrementa la eficiencia.
  • Desarrollar el auto control.
  • Mejorar la disposición ante el trabajo.

9
Guía de 5Ss
Comisión interinstitucional de calidad
Comisión Permanente
Oficina de Modernización e Innovación
Gubernamental
Norma, organiza y coordina
Secretaria de Administración
Implementa
Gobernador Constitucional del Estado
Secretaria de Contraloría
Vigila
Secretaria de Finanzas
Vincula
Secretaria de Planeación y Desarrollo Regional
Vincula
10
Guía de 5s
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
Dependencias
Capacitación Formación de Consultores
Levantamiento de la información.
Integración de Equipos de trabajo.
Capacitación a Equipos de trabajo.
Elaboración del Manual Específico de implantación
Capacitación a servidores públicos.
Metodología de 5s
Auditoría
11
Guía de 5s
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
Entidades
Capacitación Formación de Consultores
Levantamiento de la información.
Integración de Equipos de trabajo.
Capacitación a Equipos de trabajo.
Elaboración del Manual Específico de implantación
Capacitación a servidores públicos.
Metodología de 5s
Auditoría
12
Guía de 5s
QUÉ SON LAS 5s? Es un sistema para mantener
organizada, limpia, segura y sobre todo
productiva, el área de trabajo. El nombre de
las 5s tiene su origen en cinco palabras
japonesas que empiezan con la letras. Seiri
Selección Seiton Organizar Seiso
Limpiar Seiketsu
Estandarización Shitsuke Disciplina
13
Guía de 5s
Croquis de ubicación. Para llevar a cabo la
implantación de la metodología de las 5s, el
titular administrativo de cada Dirección General,
debe elaborar siguiendo las especificaciones de
tipografía incluidas en el manual de
estandarización para las 5ss un croquis de todas
las áreas físicas que integran esta, definiendo a
un responsable de cada área física. La
finalidad de hacer esta actividad, es facilitar
la implantación y evaluación de la metodología de
las 5s, y establecer responsabilidades.
14
Guía de 5s
15
Guía de 5s
Selección. El propósito de la selección es
retirar de los lugares de trabajo todos los
elementos que no son necesarios para las
actividades cotidianas. Los elementos
necesarios se deben mantener cerca de la acción,
mientras que los innecesarios se deben retirar
del sitio o eliminar.
16
Guía de 5s
17
Guía de 5Ss
Ejecución de las fases de selección.- I.- Para
la información (documentos). Se debe consultar y
observar lo establecido en la Ley de Archivos
del Estado de Hidalgo que define la organización,
conservación y custodia de los documentos
públicos gubernamentales.
Importante Localizar al Enlace Normativo de
Archivos.
18
Guía de 5Ss
  • II.- Para los objetos.
  • Fase 1 Identificar y seleccionar objetos.
  • En cada área de trabajo, se debe de seleccionar
    los objetos que pertenecen a ésta, de acuerdo a
    los siguientes criterios
  • Mobiliario,
  • Papelería,
  • Objetos personales,
  • Equipo de cómputo,
  • Herramientas de oficina,
  • Personificador,
  • Insumos informáticos y
  • Herramientas industriales.
  • Lo anterior debe sujetarse a los lineamientos
    establecidos en la Guía de imagen Institucional.

19
Guía de 5Ss
Fase 2 Identificar objetos innecesarios. Una
vez realizada la primera fase en el área de
trabajo, se debe proseguir a la identificación de
objetos innecesarios, es decir, aquellos que no
son necesarios para ejecutar las actividades del
servidor público y llenar el Anexo B.
Fase 3 Definir el destino de los objetos
innecesarios. En esta fase, el servidor público
debe decidir cuál es el destino que se le da a
los objetos que no son necesarios así mismo,
debe registrar en el campo Destino del Anexo B.
20
Guía de 5Ss
21
Guía de 5Ss
Fase 4 Selección de objetos necesarios. Por
último el servidor público, debe de clasificar
los objetos que son necesarios de acuerdo a los
criterios establecidos en la fase 1 de este
punto.
Verificación.- Una vez ejecutadas las fases de la
selección, el Equipo de Mejora Continua, debe
verificar que se haya cumplido con lo
establecido. De no ser así, debe levantar un acta
y notificar a la Unidad Administrativa, con la
finalidad de tomar las acciones necesarias para
su implantación.
Elaborar el informe final.- Por último el Titular
Administrativo de la Dependencia o Entidad,
elaborara el informe final apoyado de los equipos
de trabajo con el propósito de tener un esquema
general de la implantación de la selección en el
área de trabajo y registrar dicho informe en el
Sistema Electrónico de Evaluación.
22
Guía de 5Ss
  • Beneficios de la Selección
  • Nos ayuda a encontrar fácilmente documentos u
    objetos de trabajo, economizando tiempos y
    movimientos.
  • Facilita regresar a su lugar los objetos o
    documentos que hemos utilizado.
  • Ayuda a identificar cuando falta algo.
  • Da una mejor apariencia.

Una vez realizada la selección siguiendo estos
pasos, sé esta en condiciones de empezar a crear
procesos, estándares o normas para mantener la
clasificación, orden y limpieza.
23
Guía de 5s
Organizar Permite ordenar los elementos que
hemos seleccionado como necesarios de modo que se
puedan encontrar con facilidad. Una vez que
hemos eliminado los elementos innecesarios, se
define el lugar donde se deben ubicar aquellos
que necesitamos con frecuencia, identificándolos
para eliminar el tiempo de búsqueda y facilitar
su retorno al sitio una vez utilizados.
24
Guía de 5s
25
Guía de 5s
Ejecución de las fases de organización.- I.-
Para la información (documentos). Se debe
consultar el documento Lineamientos Generales
para la organización, conservación y custodia de
los Archivos Públicos del Gobierno del Estado de
Hidalgo.
Importante Localizar al Enlace Normativo de
Archivos.
26
Guía de 5s
II.- Para los objetos Fase 1 Definir la
frecuencia de uso de los objetos Durante esta
fase, el servidor público debe determinar con que
frecuencia se utilizan los objetos de acuerdo a
los siguientes criterios
27
Guía de 5s
Fase 2 Identificar y asignar un lugar para los
objetos de acuerdo a la frecuencia de uso Una
vez definida la frecuencia de uso de los objetos,
el servidor público debe asignar el lugar para su
ubicación física, de manera que permita la fácil
y rápida localización.
28
Guía de 5s
Fase 3 Colocar objetos de acuerdo a los
criterios determinados El servidor público debe
acomodar las cosas en los lugares determinados
para su ubicación de tal forma que se facilite
el colocar etiquetas visibles que permitan la
localización de los objetos de manera rápida y
sencilla.
29
Guía de 5s
Fase 4 Mantener el control de los objetos. Es
muy importante que se establezcan métodos que
permitan ubicar los elementos de manera sencilla
y rápida, pero esto no serviría de algo si no se
implementan controles para devolverlos nuevamente
al sitio correspondiente.
30
Guía de 5s
Verificación.- Una vez ejecutadas las fases de la
organización, el Equipo de Mejora Continua, debe
verificar que se haya cumplido con lo
establecido. De no ser así, debe levantar un acta
y notificar a la Unidad Administrativa, con la
finalidad de tomar las acciones necesarias para
su implantación. Una forma de verificar esta
actividad, es a través de las evaluaciones
mensuales que realiza los equipos de inspectores.

Elaborar el informe final.- Por último el Titular
Administrativo de la Dependencia o Entidad,
elaborara el informe final apoyado de los equipos
de trabajo con el propósito de tener un esquema
general de la implantación de la organización en
el área de trabajo y registrar dicho informe en
el Sistema Electrónico de Evaluación.
31
Guía de 5s
  • Beneficios de la Organización
  • Aumenta la vida útil del equipo e instalaciones.
  • Disminuye la probabilidad de contraer
    enfermedades.
  • Disminuye los accidentes.
  • Mejor aspecto.

Organizar es una estrategia que agudiza el
sentido de orden a través de la marcación y
utilización de ayudas visuales. Estas ayudas
sirven para estandarizar acciones y evitar
despilfarros de tiempo, dinero, materiales y lo
más importante, eliminar riesgos potenciales de
accidentes del personal.
32
Guía de 5s
Limpiar La limpieza implica no únicamente
mantener los equipos dentro de una estética
agradable permanentemente. Exige que realicemos
un trabajo creativo de identificación de las
fuentes de suciedad y contaminación para tomar
acciones de raíz para su eliminación, de lo
contrario, sería imposible mantener limpio y en
buen estado el área de trabajo. Se trata de
evitar que la suciedad y el polvo se acumulen en
el lugar de trabajo.
33
Guía de 5s
34
Guía de 5s
Ejecución de las fases de limpieza.- Fase 1
Identificar los materiales necesarios y adecuados
para la limpieza del área de trabajo En esta
fase, el Equipo de Mejora Continua y servidores
públicos, deben determinar los materiales
necesarios para llevar a cabo la limpieza del
área de trabajo, así como la ubicación física
para los mismos.
Fase 2 Elaborar programa anual de limpieza El
Equipo de Mejora Continua debe elaborar un
programa en formato abierto en el cual se indique
la frecuencia y tiempo medio establecido para
esta labor de limpieza en el área de trabajo.
35
Guía de 5s
Fase 3 Designar responsables de cada
acción Es necesario que el Director General
divida y asigne las responsabilidades de las
labores de limpieza a cada persona. Como evento
motivacional ayuda a comprometer a la dirección y
operarios en el proceso de implantación seguro de
las 5s.
Fase 4 Establecer métodos de prevención que
eviten que se ensucie el área El Equipo de
Mejora Continua y servidores públicos deben
implementar métodos de limpieza que ayuden a
obtener un estándar de la forma como deben estar
los equipos permanentemente. Las acciones de
limpieza deben ayudarnos a mantener el estándar
alcanzado el día de la jornada inicial.
36
Guía de 5s
Verificación.- Una vez ejecutadas las fases de la
limpieza, el Equipo de Mejora Continua, debe
verificar que se haya cumplido con lo
establecido. De no ser así, debe levantar un acta
y notificar a la Unidad Administrativa, con la
finalidad de tomar las acciones necesarias para
su implantación.
Elaborar el informe final.- Por último el Titular
Administrativo de la Dependencia o Entidad,
elaborara el informe final apoyado de los equipos
de trabajo con el propósito de tener un esquema
general de la implantación de la limpieza en el
área de trabajo y registrar dicho informe en el
Sistema Electrónico de Evaluación.
37
Guía de 5s
  • Beneficios de la Limpieza
  • Aumenta la vida útil del equipo e instalaciones.
  • Disminuye la probabilidad de contraer
    enfermedades.
  • Disminuye accidentes.
  • Mejora el aspecto.
  • Ayuda a evitar mayores daños a la ecología.

La limpieza debe implementarse siguiendo una
serie de pasos que ayuden a crear el hábito de
mantener el sitio de trabajo en correctas
condiciones. El proceso de implementarse se
debe apoyar en un fuerte programa de
entrenamiento y suministro de los elementos
necesarios para su realización, como también del
tiempo requerido para su ejecución.
38
Guía de 5s
Estandarizar Es lograr que las prácticas y las
actividades se ejecuten consistente y
regularmente para asegurar que la selección,
organización y limpieza, sean mantenidas en las
áreas de trabajo.
39
Guía de 5Ss
40
Guía de 5s
Fase 1 Formar un grupo de inspectores El
Titular de la unidad administrativa de la
Dependencia o Entidad, debe asegurar que se
integren los equipos de Inspectores de Calidad
que se van a encargar de vigilar que se lleve a
cabo la selección, organización y limpieza en las
áreas de trabajo.
Fase 2 Realizar un programa anual de
revisiones El titular de la Unidad
Administrativa debe contener las fechas en las
cuales se van a llevar a cabo la inspección del
área, las cuales se realizan de manera mensual.
41
Guía de 5s
Fase 3 Revisar los programas de actividades
declaradas en las etapas de Selección,
Organización y Limpieza Una vez establecido el
Programa Anual de Revisiones, el equipo de
inspectores de calidad procede a llevar a cabo
estás, de acuerdo a cada una de las etapas
previas que se tienen en el programa de las
actividades que se requieren para realizar la
selección, organización y limpieza.
Fase 4 Solicitar evidencia de la ejecución de
dicho plan. El cronograma de las actividades
esta acompañado con un formato que nos permite
corroborar que las actividades se están
desempeñando.
42
Guía de 5s
Fase 5 Llenado formato Evaluación de las
5Ss El equipo de Inspectores de Calidad llena
este formato en la evaluación mensual de cada
una de las 3 s (Selección, Orden y Limpieza) por
área. Anexo 3.
Fase 6 Analizar los resultados Hay que utilizar
los resultados de las revisiones para evaluar
cuantitativamente el nivel de implantación de las
5 s y el grado de cumplimiento alcanzado en el
elemento específico que se esta evaluando.
43
Guía de 5s
Fase 7 Proporcionar medidas preventivas La
mejor manera de mantener los resultados
obtenidos, es tomando medidas preventivas en cada
una de las primeras tres s. Para ello, el
titular de la unidad administrativa debe tomar
las medidas preventivas que a su juicio creas
necesarias, mismas que deben ser difundidas a
todo el personal del área de trabajo para su
correcta aplicación.
44
Guía de 5s
Verificación.- Una vez ejecutadas las fases de la
estandarización, el Equipo de Mejora Continua,
debe verificar que se haya cumplido con lo
establecido. De no ser así, debe levantar un acta
y notificar a la Unidad Administrativa, con la
finalidad de tomar las acciones necesarias para
su implantación.
Elaborar el informe final.- Por último el Titular
Administrativo de la Dependencia o Entidad,
elaborara el informe final apoyado de los equipos
de trabajo con el propósito de tener un esquema
general de la implantación del proceso de
estandarización en el área de trabajo y registrar
dicho informe en el Sistema Electrónico de
Evaluación.
45
Guía de 5s
  • Beneficios
  • Se guarda el conocimiento producido durante años
  • Se mejora el bienestar del personal al crear un
    hábito de conservar impecable el sitio de trabajo
    en forma permanente
  • Los operarios aprenden a conocer con profundidad
    el equipo y elementos de trabajo
  • Se evitan errores de limpieza que puedan conducir
    a accidentes o riesgos laborales innecesarios.

46
Guía de 5s
Disciplina Es hacer un hábito de las
actividades de las 5 s manteniendo correctamente
los procesos a través del compromiso de todos.
47
Guía de 5s
48
Guía de 5s
Fase 1. Difusión El Titular Administrativo y
las Unidades Administrativas de la Dependencia o
Entidad con apoyo de los equipos de Mejora
Continua, son responsables de fomentar la
práctica de la metodología de las 5s y del
Programa Oficinas de Calidad, de acuerdo a lo
establecido en el Manual de Operación de dicho
programa.
  • Para ello, los responsables deben
  • Fomentar el conocimiento en las 5 s por medio
    de cursos de capacitación
  • Realizar propaganda del programa por medio de
    folletos, pláticas, anuncios en Internet u otros
    medios que se designen.

49
Guía de 5s
Fase 2. Involucramiento Así también, el titular
de la unidad administrativa de la Dependencia o
Entidad con apoyo de los equipos de Mejora
Continua, deben
  • Crear programas de motivación.
  • Participación de todo el personal que integra el
    área.

Verificación.- Una vez ejecutadas las fases de la
disciplina, el Equipo de Mejora Continua, debe
verificar que se haya cumplido con lo
establecido. De no ser así, debe levantar un acta
y notificar a la Unidad Administrativa, con la
finalidad de tomar las acciones necesarias para
su implantación.
50
Guía de 5s
Elaborar el informe final.- Por último el Titular
Administrativo de la Dependencia o Entidad,
elaborara el informe final apoyado de los equipos
de trabajo con el propósito de tener un esquema
general de la implantación del proceso de
limpieza en el área de trabajo y registrar dicho
informe en el Sistema Electrónico de Evaluación.
  • Beneficios
  • Se evitan reprimendas y sanciones,
  • Mejora nuestra eficacia,
  • El personal es más apreciado por los jefes y
    compañeros, y
  • Mejora nuestra imagen.

51
Guía de 5s
52
Guía de 5s
53
Guía de 5s
54
Guía de 5s
OBSERVACIONES GENERALES. OFICINAS EN
GENERAL Las personas que laboren en las
oficinas, son responsables de mantener el aseo,
la limpieza y el orden de ésta. El Servidor
Público al inicio de la jornada debe realizar una
limpieza y ordenamiento de las superficies de la
oficina, esto es, escritorios, cajones, y en
general todo aquello que se encuentre a la vista.
Al finalizar la jornada ordenar todo lo utilizado
durante el día de tal forma de dejar despejada la
oficina. Elementos tales como tazas, cucharas,
paños, y todos aquellos artículos que no
pertenecen a la oficina deben ser lavados una vez
que se utilicen y almacenados en el lugar
destinado para esto.
55
Guía de 5s
Conclusiones. La metodología de las 5s, es una
herramienta que se considera como una filosofía y
una de forma de vida en el trabajo, es sólo un
elemento del Programa Oficinas de Calidad que se
implementa en marco de la Agenda de Modernización
e Innovación del Gobernador (AMIGO) y que
contribuye al cumplimiento de los objetivos
planteados en el eje estratégico de GOBIERNO CON
SERVICIOS DE CALIDAD. En la actualidad practicar
las 5Ss se ha vuelto algo casi indispensable
para cualquier oficina gubernamental, así
entonces se puede dar inicio a la implantación de
Sistemas de Gestión de la Calidad. Estos 5
elementos representan un punto de partida para
cualquier organización que busca ser reconocida
como un prestador de servicios responsable y
apto, con un estatus de clase mundial. Gracias
por ser parte de este gran esfuerzo!
56
SECRETARIA DE ADMINISTRACIÓN Lic. José Alberto
Narváez GómezSecretario s.administracion_at_hidalgo.
gob.mx Ing. José Juan Domínguez Tapia Director
General de Patrimonio Inmobiliario y
Archivojosejuandt_at_hidalgo.gob.mx Lic. Carlos
Aguilar MartínezLíder de Calidadcarlosam_at_hidalgo
.gob.mxExt.4530
SECRETARIA DE CONTRALORIA Lic. Fernando Moctezuma
Pereda.Secretariofernandomoctezuma_at_hidalgo.gob.m
x Lic. Yahara González HernándezVinculación
Institucionalyaharagh_at_hidalgo.gob.mx Ext.4155
OFICINA DE MODERNIZACIÓN E INNOVACIÓN
GUBERNAMENTAL Lic. Víctor Manuel Santillán
MenesesTitular victorsm_at_hidalgo.gob.mx Lic.
Leyza Aída Fernández VegaDirectora de Innovación
y Calidad Gubernamentalleyzafv_at_hidalgo.gob.mxExt
.6195
Comisión Interinstitucional de Calidad
Gubernamental
www.hidalgo.gob.mx
Write a Comment
User Comments (0)
About PowerShow.com