Planificaciуn y gestiуn de proyectos con MS Project

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Planificación y gestión de proyectos con MS
Project

• Microsoft Project 2003

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PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS

• Fijar objetivos generales y asignar recursos
• Especificar actividades,
• estimar su duración,
• asignar recursos a cada una,
• determinar relaciones de precedencia.
• Supervisión, seguimiento

• Planificación
• Programación
• Control

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Administración de proyectos

• Proceso de Planear, Organizar y Administrar
  Tareas y Recursos para alcanzar un objetivo
  concreto, generalmente con delimitaciones de
  Tiempo, Recursos o Costo
• Triángulo del proyecto
• TIEMPO El tiempo para completar el proyecto, que
  se refleja en la programación del mismo.
• DINERO El presupuesto del proyecto, que se basa
  en el costo de los recursos personas,
  equipamiento y materiales necesarios para
  realizar las tareas.
• ÁMBITO Los objetivos y las tareas del proyecto,
  así como el trabajo necesario para realizarlo.

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Administración proyectos

• Fases
• Crear un PLAN realista del proyecto.
• Gestionar el proyecto y ajustarse a los cambios.
• Comunicación de los resultados y el progreso.
• Evaluar el rendimiento del proyecto una vez
  finalizado.

Crear un Plan Inicial Realista del Proyecto
Gestionar el Proyecto
Comunicar el Proceso
Seguimiento del Proceso
Ajustar el Proyecto
Comunicar los Cambios en la Programación
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Historia de la administración de proyectos (I)

• Proyectos se han hecho desde el inicio de la
  humanidad, pero solo se creó una disciplina desde
  la segunda guerra mundial
• El proyecto Manhattan es el primero en ser
  reconocido por usar técnicas de administración
  modernas.
• Critical Path Method (CPM) desarrollado en 1950s
  por DuPont y Remington Rand para ayudar en
  mantenimiento

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Historia de la administración de proyectos (II)

• 1958, gobierno U.S.A. adoptó CPM y lo mejoró para
  crear PERT (Program Evaluation and Review
  Technique) para el programa de submarinos
  Polaris.
• Desde 1950, administración de proyectos ha
  evolucionado en una disciplina en la cual uno
  puede obtener un titulo y certificacion.
• Al presente PERT y CPM están tan mezclados que no
  se aprecia mucho su diferencia y se conoce como
  PERT/CPM

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Todos somos Administradores de Proyectos, pero no
todos saben como planear y administrar un proyecto

• Proyectos varian en tamaño y alcance
• Lanzamiento transbordador NASA
• Construir un bote
• Construir un hospital
• Remodelación de un edificio
• Planear una fiesta o boda
• Organizar olimpiadas
• Desarrollar un nuevo software
• Obtener un titulo en Acuicultura

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Qué es un proyecto?

• Tiene un Objetivo bien identificado.
• Serie tareas o actividades dependientes.
• Cada actividad tiene periodo de duración.
• Se puede identificar actividades que son
  prerrequisitos para iniciar otras actividades.
• Es único.
• Utiliza varios recursos.
• Tiene un inicio y un final.
• Tiene un cliente.
• Involucra cierto grado de incertidumbre (riesgo).

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Qué NO es un proyecto?

• Operaciones en curso
• No tienen un fin.
• Producen productos similares o idénticos.
• Ejemplos
• Una compañía de seguros procesa miles de reclamos
  al día.
• Un caJero atiende a 100 clientes por día.
• Planta de automóviles produce miles de vehículos,
  del mismo modelo y con opciones limitadas.

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Qué es Microsoft Project?

• Es una herramienta que permite planear
  sistemáticamente las fases y tareas de un
  proyecto
• Microsoft Project le permitirá
• Organizar la lista de actividades en una
  estructura jerárquica.
• Asignar recursos y costos a las diferentes
  actividades.
• Obtener la gráfica de red del proyecto.
• Imprimir una gran variedad de informes.

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Versiones de MS Project

• Project Standard 2003, esta orientado a trabajar
  en un entorno monousuario. Con Project Standard,
  podemos planear, administrar y comunicar
  información de los proyectos.
• Project Professional 2003, es una versión que
  posee todas las características de la versión
  estandar y además puede ser utilizado con Project
  Server provee más funcionalidad de planeación y
  comunicación.
• Project Server 2003, esta orientado a trabajar en
  una intranet, permite colaboración, reportes de
• Project Web Access, esta orientado a trabajar
  desde internet explorer.

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Versiones de Project

• Juntos Project Professional 2003, Project Server
  2003 y Project Web Access forman la solución de
  Microsoft para la Administración de proyectos
  empresariales conocida por sus siglas en ingles
  EPM, Enterprise Project Management.En este curso
  utilizaremos la versión Project Professional 2003

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Definir el proyecto.
14

• Herramienta de Planificación, gestión y
  seguimiento de proyectos
• Definición tareas, recursos
• Asignación de recursos a tareas
• Definición de costos
• Resolución de sobreasignaciones
• Seguimiento de proyectos
• Comunicación entre el equipo e informes
• No herramienta de valoración y estimación de
  proyectos

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En que nos ayuda MS Project?

• Es la forma de simplificar las dificultades
  durante la planificación, diseño, administración
  y evaluación de proyectos es el MS Project.

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Microsoft Project

• La primera actividad consiste en determinar las
  fechas de inicio y fin del proyecto así como
  especificar opciones del calendario, como días y
  horas laborales, etc.
• La parte más importante de determinar son las
  tareas, las cuales se obtienen a través de un
  diagrama de planeación y un WBS (EDT en español),
  también se deben considerar los hitos y los
  recursos.

17
Microsoft Project

• Los hitos son puntos clave en la línea del tiempo
  del proyecto que sirven de puntos de control. Un
  hito es una actividad sin tiempo.
• Lo más difícil de manejar en esta herramienta son
  las estimaciones de tareas, hitos y recursos ya
  que estas dependen de la problemática del
  proyecto así como de la experiencia del
  administrador del proyecto

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Microsoft Project

• Los recursos pueden ser distintas índoles
• Grupos de Personas
• Equipamiento
• Instalaciones
• Costos
• De las tareas la parte más importante es la
  vinculación de las tareas.
• La fórmula mágica de la gestión de proyectos es
• Trabajo Duración Unidades.

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Ventana MS Project
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Con Microsoft Project

• Deben ingresarse las actividades, sus duraciones
  y vinculaciones
• La duración de una actividad se puede establecer
  en minutos, horas, días o semanas
• Posee un calendario en el cual pueden definirse
  los días y horas laborales de todo el proyecto
• La vinculación entre tareas puede hacerse
  mediante el ingreso de sus precedencias
  inmediatas, o a través de la tabla de Gantt que
  construye Microsoft Project
• Permite distintos tipos de vinculación entre
  actividades (fin a comienzo, comienzo a comienzo,
  fin a fin y comienzo a fin)

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Ver los datos

• VISTAS Sirven para presentar un subconjunto de
  información del proyecto en un formato fácil de
  interpretar. Ej. Diagrama de Gantt, gráfico de
  barras.
• TABLAS Sirven para definir las columnas
  mostradas.
• FILTROS Permiten centrase en tareas o recursos
  específicos.

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Distintas visualizaciones del proyecto
1
Haga un click en ViewgtgtView Bar
2
Aparece la barra de Herramientas en la parte
izquierda de la pantalla
23
Opciones de visualización
Barra de vistas
Una vista es un formato en donde se puede
introducir y visualizar información de un
proyecto. La vista por defecto es el diagrama de
Gantt
24
VER LOS DATOS VISTASPermiten especificar,
organizar y examinar la información en diversos
formatos. Existen tres tipos de vistas.

• Los diagramas o los gráficos Representan la
  información gráficamente.
• Diagrama de Gantt, Diagrama de Red o de Pert,
  Gráfico de Recursos y Calendario.
• Hojas Representan la información en Filas y
  Columnas. Cada Fila contiene información acerca
  de las tareas o recursos específicos. Cada
  Columna contiene un campo en el que se especifica
  información concreta sobre las tareas o recursos.
• Formularios Representan la información en un
  formato similar al de un formulario de papel. Los
  formularios muestran la información de una Tarea
  o de un Recurso individual.

25
Diagrama de Gantt
26
Diagrama de Gantt

• Creador Henry L. Gantt
• Es una ayuda gráfica creada para poder organizar
  las actividades de un proyecto en un horizonte de
  tiempo
• representa el tiempo, el eje vertical las tareas,
  y cada tarea se representa mediante un bloque
  rectangular cuya longitud indica su duración. La
  posición del bloque en el diagrama indica el
  comienzo y fin de la tarea.

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LOS GRÁFICOS GANTT

• En unos ejes de coordenadas se representan las
  actividades de un proyecto en forma de barras con
  la extensión de su duración.
• En las ordenadas se representan las actividades.
  Teniendo en cuenta precedencias.
• En las abcisas el tiempo.
• Sirve para calcular la duración del proyecto y
  para el control del mismo.

28
Los gráficos Gantt
Actividades
I
1
3
4
5
6
7
8
2
Tiempo
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Qué es una actividad?

• Las actividades de un proyecto son aquellos
  trabajos en que se puede dividir el proyecto.
• Las actividades deben ser
• Específicas y no generales, es decir buscar el
  detalle suficiente sin irnos al demasiado detalle
• Desglose de tareas
• Cualquier proyecto ha de analizarse y dividirse
  en tareas manejables antes de proceder a su
  planificación y puesta en marcha.
• Una representación de estas tareas consiste en un
  diagrama de estructura de descomposición del
  trabajo (EDT)

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Actividades

• Duración de las tareas
• se puede fijar en meses, semanas, días, horas o
  minutos (las siglas respectivas son ms, s, d, h,
  m).

31
EDT

• Representación estructurada de las tareas
• Las actividades que no aparecen en el EDT están
  fuera del alcance del proyecto
• A cada una de las tareas del proyecto se le suele
  asignar un código único, que sirve para poder
  nombrar a esa tarea de una forma más cómoda

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Los gráficos Gantt
Actividades
En la quinta semana controlamos cómo va el
proyecto, vemos que hay actividades retrasadas y
otras adelantadas sobre lo previsto
terminado
I
1
3
4
5
6
7
8
2
Tiempo
33
(No Transcript)
34
Cómo programa Microsoft Project?

• Programa el comienzo y el fin de una tarea
  teniendo en cuenta muchos factores, incluidas las
  dependencias entre tareas, las delimitaciones y
  las interrupciones, como días festivos y
  vacaciones.
• Lo más importante cada TAREA se programa así
  --gtDuración Trabajo / Esfuerzo del recurso
• Duración Es la cantidad de tiempo que transcurre
  antes de que la tarea esté realizada.
• Trabajo Es el refuerzo necesario durante un
  período de tiempo para realizar una tarea.
• Esfuerzo de Recurso Es la cantidad de esfuerzo
  de los recursos asignados a la tarea y su
  asignación.

35
Cómo programa Microsoft Project?

• Lo más importante cada TAREA se programa así ?
  Duración Trabajo / Esfuerzo del recurso
• Ejemplo
• Si tres pintores trabajan dos días en una tarea,
  con un esfuerzo de 8 horas diarias, se tiene
• El trabajo de cada recurso es de 16 horas (2 días
  8 horas).
• El esfuerzo total de los recursos es de 24 horas
  al día ( 3 pintores 8 horas)
• La Duración es de 2 días 48 horas / (3 pintores
  8 horas)

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Dependencias entre tareas

• Fin a Comienzo
• Fin a Fin
• Comienzo a Comienzo
• Comienzo a Fin

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Tareas secuenciales
38
Tareas comienzan mismo tª
39
Tareas finalizan mismo tº
40
Finalizar tarea sucesora debe comenzar
previamente la predecesora
41
CALENDARIO
42
(No Transcript)
43
DIAGRAMA PERT
44

• Visualización de la red del proyecto (DIAGRAMA DE
  RED)
• Muestra las tareas y las dependencias entre
  tareas en formato de red o de flujo. Cada tarea
  se representa con un cuadro (también denominado
  nodo) y la línea que une dos cuadros representa
  la dependencia entre las dos tareas. De forma
  predeterminada, la vista Diagrama de red muestra
  una línea diagonal sobre las tareas en curso y
  líneas diagonales en cruz sobre las tareas
  completadas.
• Puede aplicar cualquiera de los filtros de tareas
  al Diagrama de red para mostrar únicamente las
  tareas que desee ver.
• Para adecuar una vista Diagrama de red a sus
  necesidades, puede personalizar su aspecto o
  crear nuevas versiones personalizadas. Cuando se
  guarda el proyecto, la vista personalizada
  también se guarda con el proyecto.

45
GANTT DE SEGUIMIENTO
46
(No Transcript)
47
USO DE TAREAS
48
(No Transcript)
49
GRÁFICO DE RECURSOS
50
(No Transcript)
51
HOJA DE RECURSOS
52
(No Transcript)
53
Informes
54
Creación de informes
Todos los informes en Project tienen
características en común. Usted puede imprimir un
informe o puede visualizarlo en pantalla.
55
Generales

• Resumen del proyecto
• Tareas de nivel superior
• Tareas críticas
• Hitos
• Días laborables

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Actividades actuales

• Tareas sin comenzar
• Tareas que comienzan pronto
• Tareas en curso
• Tareas completadas
• Tareas que deberían haber comenzado
• Tareas propuestas

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Costos

• Flujo de caja
• Presupuesto
• Presupuesto sobrepasado
• Tareas con presupuesto sobrepasado
• Recursos con presupuesto sobrepasado
• Valor acumulado

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Asignaciones

• Tareas y recursos humanos
• Tareas, recursos humanos y fechas
• Lista de tareas pdtes.
• Recursos sobreasignados

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Carga de trabajo

• Uso de tareas
• Uso de recursos

60
Conclusiones

• MS Project
• Nos permite organizar nuestros proyectos,
  introduciendo en él lo que antes anotábamos,
  esquematizábamos y calculábamos a mano. Nos
  aporta una serie de tablas, gráficas y paneles
  desde los que podremos introducir todas esas
  informaciones recopiladas y tener una visión
  global de, por un lado las tareas, por otro lado
  los recursos y por otro los costos de los
  recursos.
• nos resultará fácil alterar cualquiera de los
  elementos que intervienen en el proyecto siendo
  recalculado de forma automática el proyecto
  completo

61
Conclusiones

• Ms Project
• Las fechas se actualizan también de forma
  automática solo con modificar una duración,
  establecer una delimitación o bien una demora. De
  los tiempos y plazos podemos hacer sencillos
  seguimientos.
• En suma, este programa, que además mantiene la
  filosofía de trabajo del resto de las
  aplicaciones Microsoft que quizás conozcamos
  (Word, Excel, Access, Internet Explorer, Front
  Page...)