Konferenciju turizmo perspektyvos Lietuvoje

1
Konferenciju turizmo perspektyvos Lietuvoje

• Situacijos analize
• Vilniaus mieste bei Lietuvoje
• atsižvelgiant i pasauline praktika
• Jolanta Beniuliene, Vilniaus turizmo informacijos
  centras

2
Konferenciju turizmas ukio šaka, kuri pagal
savo specifika yra siejama su turizmu

• - Nestandartizuota terminologija
• - Business tourism makrolygmenyje visiem
  suprantama verslo turizmo savoka (Australijoje
  business events)
• Neigiamas aspektas savokos tourism naudojimas,
  kuris sukelia asociacijas su atostogu bei
  laisvalaikio turizmu
• - MICE ( meetings, incentives,conferences,
  exhibitions or events)
• Kanadoje MCIT (meetings, conventions and
  incentive travel)
• - Meetings Industry - standartizavimo iniciatyva
  (naudoja ECM, ICCA)
• Rekomendacija nenaudoti savokos Conference
  tourism, rasti geresni atitikmeni lietuviu kalba
  vietoj savokos konferenciju turizmas

3
Konferenciju turizmas

• - pagal savo pobudi - globalus reiškinys
• - pagrindinis ypatumas - rotacija
• - varomoji jega bendravimas, informacijos,
  patirties ir žiniu mainai
• - pagrindine bendravimo priemone - anglu k.

4
Konferenciju turizmo srities renginiu tipai

• - Kongresai ir konferencijos
• - Susitikimai
• - Skatinamosios keliones
• - Parodos
• - kiti renginiai ( kursai, mokymai, seminarai,
  mokomosios keliones, individualios komandiruotes)
  
• - Dalyviu skaicius nuo 10 iki 8000
• - Pagrindini srauta formuoja vidutinio dydžio
  renginiai iki 500 dalyviu

5
Konferenciju turizmo srities renginiu
organizavimo vietos pasirinkimo principai ir
juos itakojantys veiksniai

• - Pagrindinis principas rotacija ( kas 3-5-7
  metai)
• - Nario arba atstovo buvimas potencialioje
  vietoje
• - Vietos žinomumas ir patrauklumas, suformuotas
  ivaizdis
• - Vietos pasiekiamumas, ypatingai skrydžiais
• - Vietos ekonominiai rodikliai
• - Vietos infrastruktura
• - Vietos paslaugu sektoriaus kokybes ir kainos
  santykis
• - Vietos inovatyvumas, modernumas, technologiju
  skvarbos lygmuo
• - Vietos svetingumas ir saugumas
• - Mados tendencijos

6
Konferenciju turizmo srities renginiu struktura

• Darbine dalis
• - pasirenkant lemia renginio vietos (padetis
  mieste), patalpu ir technines irangos , personalo
  kvalifikacijos kokybes rodikliai
• Nedarbine dalis
• - pasirenkant lemia patraukli ir nauja vieta,
  traukos objektai, specialios nestandartines
  pramogos ( angl. incentives ), apsipirkimo
  galimybes, sveikatinimo programos, aktyvusis
  poilsis

7
Konferenciju turizmo srities dalyviai

• 1. Ukio subjektai, prisidedantys prie renginiu
  logistikos organizavimo
• - agenturos, siulancios visas renginio
  organziavimo paslaugas
• PCO ( Professional Congress Organiser)
• DMC (Destination Management Company)
• - Apgyvendinimo istaigos ( viešbuciai )
• - Konferenciju saliu ir kitu renginiams tinkamu
  erdviu valdytojai
• ( kongresu centrai, viešbuciai, verslo ir parodu
  centrai, muziejai, galerijos, universitetai,
  koncertu ir sporto organizavimo vietos )
• - Maitinimo paslaugu tiekejai
• - Profesines irangos nuomotojai
• - Transporto nuomos kompanijos
• - Kitu paslaugu tiekejai ( dizaino ir spaudos
  darbai, gidu, floristu paslaugos, kulturos
  srities atstovu paslaugos )

8
Konferenciju turizmo srities dalyviai

• 2. Dalyviai, sudarantys turinio prielaida
  renginiui organizuoti
• - Tarptautines verslo kompanijos, turincios
  filialu užsienyje
• - Valstybines istaigos, esancios tarptautiniu
  organizaciju nariais
• - Mokymo istaigos, dalyvaujancios tarptautiniu
  organizaciju veikloje
• - Vietines asociacijos, priklausancios
  tarptautiniams tinklams
• - Tarptautiniu asociaciju atstovai vietinese
  mokslo ar verslo istaigose
• - Politikai

9
Konferenciju biuro misija

• Konferenciju biuras ( KB ) angl. Convention
  Bureau (CVB )
• KB tikslas - pritraukti i savo šali kuo daugiau
  konferenciju turizmo srities renginiu
• KB misija - derinti privataus ir viešo
  sektoriaus tarpusavio interesus
• KB darbo principas nešališkumas

10
Konferenciju biuro funkcijos

• 1. Vietiniu ištekliu kaupimas, nuolatinis
  atnaujinimas
• info apie renginiu organizatorius, renginiu
  vietas, paslaugu sektoriaus dalyvius
• 2. Rinkodara
• 3. Statistikos duomenu rinkimas ir apdorojimas
• kiekybine ir kokybine informacija
• 4. Bendradarbiavimas su vietiniu verslu
• 5. Bendradarbiavimas su vietinemis mokslo
  institucijomis, asociacijomis ar ju atstovais

11
Konferenciju biuro funkcijos

• 6. Rinkodaros priemoniu valdymas
• - Interneto svetaine
• - katalogo leidyba
• - specializuotos parodos
• - verslo misijos atvykstamosios ir
  išvykstamosios
• - kontaktu muges
• 7. Bendradarbiavimas su užsienio ukio
  subjektais, t.y. potencialiais klientais
• 8. Naryste tarptautinese organizacijose ir darbas
  su ju duomenu bazemis, paraišku bidu teikimas
• 9. Žmogišku ištekliu pletra ir kompetencijos
  tobulinimas
• 10. Darbas su žiniasklaida

12
Konferenciju biuro tipai

• 1. Biurokratinis (viešasis ) KB
• Savybes ribotas efektyvumas, paprastesnis
  valdymas, ipareigoja vieša sektoriu garantuoti
  nuolatini finansavima
• Pasaulineje praktikoje tokiu biuru steigejais
  gali butu ministerijos, savivaldybes, ekonomines
  pletros agenturos ir kt.
• Finansavimo šaltiniai
• - valstybes instituciju, savivaldybiu inašai
• - projektinis finansavimas
• - turisto, lovos ar nakvynes mokestis eina i
  KB biudžeta (JAV, Kanadoje ir kt)
• - su verslu bendradarbiaujama paslaugu pardavimo
  principu

13
Konferenciju biuro tipai

• 2. Narystes principu veikiantis KB ( gali buti
  asociacijos pagrindu )
• Savybes didesnis efektyvumas, taikomas inašu
  dydžio diferencijavimas, sunkiau valdomas nariu
  interesu suderinimo aspektu, nenaudingas smulkiam
  verslui
• Finansavimo šaltiniai
• - valstybes instituciju, savivaldybiu inašai
• - diferencijuoti privataus kapitalo bendroviu
  inašai
• - projektinis finansavimas
• - paslaugu pardavimas

14
KB tipu pavyzdžiai

• Kopenhaga
• KB asociacijos darbo forma, pasamdytas tinklo
  koordinatorius, administravimo funkcijos
  priskirtos Kopenhagos konfernciju biurui
  Wonderful Copenhagen narystes in. nuo 20 000
  iki 2 500 euru
• Ryga ( Ryga Tourism Development Bureau )
• Rygos savivaldybe 70 , Air Baltic 10 ,
  Latvijos viešbuciu ir restoranu asociacija 10 ,
  Latvijos kelioniu agentu asociacija 10
• Estija ( Estonian Convention Bureau )
• Miestai Talinas,Tartu, Pernu, 11 agenturu, 10
  viešbuciu
• Suomija
• KB biudžetas 30 valstybe, 30 savivaldybes,
  30 verslas, 10 kitos pajamos
• Viena ( Vienna Convention Bureau )
• Vienos miesto savivaldybes taryba ir Vienos
  pramones ir amatu rumai ( Chamber of commerce)

15
Vilniaus miesto patirtis

• 1. 2005 metais atlikta Konferenciju ( dalykinio )
  ir skatinamojo turizmo pletros Vilniaus mieste
  galimybiu studija
• 2. Nuo 2006 metu VšI Vilniaus turizmo
  informacijos centro sudetyje veikia Konferenciju
  biuras
• ( 2 specialistai istaigos vadovas )
• 3. Vykdoma veikla
• - sukaupti Vilniaus miesto bei Vilnius Plus
  ištekliai
• - valdoma interneto svetaine www.vilnius-conventio
  n.lt
• - leidžiamas specializuotas kasmetinis katalogas
  Meetings Guide
• - Lietuvos ir Vilniaus miesto ištekliai
  pristatomi specializuotose parodose IMEX
  Frankfurtas, EIBTM Barselona

16
Vilniaus miesto patirtis

• - Rengiamos verslo misijos Vilniaus mieste, kuriu
  metu organizuojamos B B kontaktu muges
• - Kaupiama potencialiu užsienio klientu duomenu
  baze
• - Bendradarbiaujama su vietiniu verslu
• - Bendradarbiaujama su vietinemis mokslo
  institucijomis, asociacijomis
• - Darbas su žiniasklaida
• - Naryste tarptautinese organizacijose ECM, ICCA
• - Patirtis teikiant paraiškas bidus
• - Statistikos duomenu rinkimas pagal ICCA
  kriterijus
• - Rinkodara
• - Žmogišku ištekliu pletra ir kompetencijos
  tobulinimas

17
KT vystymo trukdžiai mikrolygmenyje

• - Nepakankamas finansavimas veiklai, 0 Lt
  reklamai
• - Atskiro juridinio vieneto, disponuojanciu savo
  saskaita ir atskiru biudžetu nebuvimas
• - Nepakankami žmogiški resursai
• - Statistiniu duomenu rinkimo modelio nebuvimas
• - Nepakankamas bendradarbiavimas su vietiniu
  verslu
• - Nepakankamas bendradarbiavimas su vietine
  mokslo visuomene ( universitetai, asociacijos ),
  nevykdomos ambasadoriu programos
• - Neišnaudojamos visos narystes ECM ir ICCA
  galimybes
• (nedirbama su ICCA duomenu baze, neteikiami
  bidai, nesinaudojama ECM ir ICCA teikiamais
  edukacijos bei tinklinio bendradarbiavimo
  privalumais )
• Reziume
• yra žinojimas, kaip ir ka reikia daryti,
  daugelis veiklu praktiškai išbandyta, taciau del
  ivairiu priežasciu nera galimybes vystyti veiklos

18
KT vystymo trukdžiai makrolygmenyje

• - Nera vieningos Lietuvos ivaizdžio koncepcijos
• - Nera Lietuvos konferenciju biuro
• - Pasiekiamumas skrydžiais nera saugikliu del
  tiesioginiu skrydžiu geografijos ir testinumo (
  laikinumo pojutis )
• - Nera tarptautinius standartus atitinkancio
  Kongresu centro
• - Nepakanka dideliu erdviu Gala vakarienems
  sodinant prie apvaliu stalu ( 500 dalyviu
  problema)
• - Del ekonomines krizes nukraujaves verslas ir
  nukentejusi paslaugu kokybe

19
KT vystymo trukdžiai makrolygmenyje

• - ES lešu panaudojimas turizmo rinkodaros
  tikslams nesiejamas su parama verslui ( Estai ES
  lešas naudoja kartu su parama verslui bei skelbia
  subsidijavimo programas, Meksika siulo
  konferencijas all inclusive ir t.t.)
• - Nera konferenciju turizmo, kaip reiškinio,
  suvokimo biurokratiniame, politiniame bei mokslo
  bendruomenes lygmenyje
• - Konferenciju turizmas per daug tapatinamas su
  laisvalaikio bei pramoginiu turizmu, del
  nepakankamo išprusimo nesiejamas su mokslo ir
  pažangos procesais.

20
Veiksmu pasiulymai

• 1. Steigiamas Lietuvos konferenciju biuras
• Modelis bet kuris iš galimu šiai dienai
  geriau, negu nieko
• Forma atskiras juridinis vienetas arba
  filialas, su atskiru nuo turizmo srities biudžetu
  ir saskaita banke, galntis pretenduoti i ES lešas
• Žmogiški resursai pradiniame etape 2-3
  darbuotojai
• 2. Sudaromas trumpalaikis veiksmu planas 12 men.
  isitvirtinimui KTS bei ilgalaike KTS pletros
  strategija, pvz. iki 2016 metu
• 3. Sudaroma Lietuvos ištekliu duomenu baze
• Siuloma koncentruotis i didžiuosius miestus su
  oro uostais Vilnius Kaunas Pajuris
• 4. Sukuriamas bendradarbiavimo tinklas
• su vietiniu verslu, su užsienio klientais, su
  vietinemis mokslo institucijomis, asociacijomis

21
Veiksmu pasiulymai

• 5. Sukuriamos darbo priemones
• - interneto svetaine
• - leidžiamas katalogas
• 6. Vykdomos rinkodaros priemones, naudojamos ES
  lešos
• - ištekliu pristatymas specializuotose parodose
• - verslo misijos Lietuvoje ir užsienyje
• - kontaktu muges
• 7. Naryste ICCA ( Tarptautine kongresu ir
  konferenciju asociacija, UIA ( Tarptautiniu
  asociaciju sajunga ) ir kt.
• - darbui su duomenu bazemis
• - žmogišku ištekliu pletra ir kompetencijos
  tobulinimas

22
Veiksmu pasiulymai

• 8. Vykdomas statistiniu duomenu rinkimas ir
  apdorojimas
• - pagal vietinius kriterijus ( siekti kriteriju
  suvienodinimo bent jau tarp Baltijos šaliu )
• - pagal tarptautiniu KTS organizaciju kriterijus
  
• ICCA kriterijai asociacijos renginys,
  reguliarumas, rotacija na mažiau kaip tarp triju
  šaliu , ne mažiau nei 50 dalyviu
• UIA kriterijai ne mažiau nei 300 dalyviu, min.
  5 šalys, min. 40 užsienieciai, min. trukme 3
  dienos

23
Konferenciju turizmo naudingumo ivertinimas

• 1. Ekonominis naudingumas
• - Itaka šalies BVP KTS dalyvis palieka miestui
  apie 3-4 kartus daugiau pinigu, negu kad
  laisvalaikio turistas
• vienas konferencijos dalyvis sumoka vietinei
  agenturai vidutiniškai nuo 2000 iki 4000 Lt
• - dideja viešbuciu užimtumas, sudaro prielaida
  planuoti užimtuma, mažina sezoniškuma
• - generuojamos naujos darbo vietos
• - valstybe gauna pajamu per sumoketu mokesciu
  prizme

24
Konferenciju turizmo naudingumo ivertinimas

• 2. Intelektinis naudingumas
• - KT prisideda prie vietinio mokslo pažangos ir
  inovaciju pletros
• Išskirtinos sritys medicina, IT,
  biotechnologijos, farmacija, finansai, draudimas,
  nanotechnologijos ir kt
• - KT skatina mokslo ir verslo bendradarbiavima

25
Konferenciju turizmo naudingumo ivertinimas

• JAV pavyzdys
• 2009 m. atliktas Oksfordo ekonomistu tyrimas
  atskleide
• kad verslo sektorius, investaves 1 USD i verslo
  keliones, užaugina pajamu - 12,50 USD.
• Tokiu budu grynas pelnas sudaro apytiksliai 3,80
  USD.
• JAV verslo kelionems per metus yra išleidžiama
  apie 246 milijardu USD, mokant svetingumo
  mokescius ir atsiskaitant už paslaugas, kurios
  tiesiogiai arba netiesiogiai skatina užimtuma ir
  vietos ekonomika.
• Šaltinis MPI Meetings Planners International

26
Konferenciju turizmo naudingumo ivertinimas

• Verslo atstovo pvz. - AIM Group Baltic rezultatai
  už 2009 m.
• - organizuota 12 tarptautiniu asociaciju
  konferenciju, kuriose dalyvavo 48 šaliu atstovai,
  viso per metus 3.171 dalyvis
• - statistinis dalyvis nakvojo Vilniuje ne mažiau
  kaip 2 naktis, ne žemesnes, nei 3 zvaigzdutes
  klases viesbutyje
• Viešbuciams sumoketa 75 Eur X 2 X 3171
  475.650 Eur
• - statistinis dalyvis maziausiai 2 kartus
  vakarieniavo Vilniuje, 2 kartus naudojosi taksi
  paslaugomis,
• isleido nuo 20 iki 50 Euru suvenyru pirkimui
• - ivykusiu renginiu sritys vežio, alergologijos
  ir astmos, vaiku negalios, hipertenzijos,
  psichodramos, neurologijos, ortognatines
  chirurgijos, hemofilijos, dermatovenerologijos,
  kraujagysliu chirurgijos, IFIC infekciju
  kontroles, ESRI Europos vartotoju

27
Destination Comparison Report 2008International
Congress Convention Association
28
Mitas ar tiesa šis laikmetis tinkamas KB
steigimui

• - rinkodaros priemones nereikalaus vidaus
  resursu, o gali buti naudojami ES lešos
• - krizes itakoti užsienio partneriai atsisako
  egzotišku kraštu renginiams organizuoti ir
  dairosi tame paciame žemyne lengvai pasiekiamu ir
  vis dar nauju krypciu
• - esame Europos šalis, siulanti europietiško
  kokybinio standarto paslauga už patrauklia kaina
  ir vis dar NAUJA ir palyginus SAUGI

29
Pranešimas parengtas vadovaujantis šaltiniais

• - 2005 Konfernciju ( dalykinio ) ir skatinamojo
  turizmo pletros Vilniaus mieste galimybiu studija
• Parengta 1.Q consult ir Saabye, Stendrup
  Frejd AB
• - 3 metu darbo ir narystes ECM bei ICCA patirtis
• - Mokomoji medžiaga
• Professional Convention Management Association
• Convention Industry Council
• Rob Davidson ir Tony Rogers Marketing
  Destinations and Venues