INTERNAL AUDIT

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INTERNAL AUDIT

• Questionnaire sur le Systeme Comptable

2
Questionnaire sur le Systeme Comptable

• Quoi ?
• Un document de 16 pages contenant des questions
  sur votre organisation et votre système de
  comptabilité.
• Pourquoi ?
• Pour évaluer votre système de comptabilité,
• Pour vérifier que vos contrôles financiers sont
  adéquats,
• Pour garantir que lutilisation des fonds de la
  FND est justifiée,
• Pour déterminer quel types de contrôles seront
  mis en uvre par la FND.
• Critères de responsabilité
• Un bon système de comptabilité, soit manuel soit
  informatisé,
• Les paiements sont autorisés par des agents
  responsables,
• Des contrôles financiers qui empêchent des
  erreurs telles que des paiements en double,
• Lutilisation des fonds de la FND est justifiée
  indépendamment des autres fonds.

3
QUESTIONNAIRE SUR LE SYSTEME COMPTABLE DES
ORGANISMES DEMANDANT UNE SUBVENTION DE LA
FONDATION NATIONALE POUR LA DEMOCRATIE (NED)

• Accepter une subvention de la part de la
  Fondation Nationale pour la Démocratie (NED)
  impose au bénéficiaire de la subvention, une
  obligation juridique d'utilisation des fonds,
  conformément au contrat de subvention et aux
  réglementations fédérales américaines.
• L'objectif de ce questionnaire est de fournir à
  la NED, les informations nécessaires à
  lévaluation des systèmes comptables des
  éventuels bénéficiaires (et, le cas échéant, de
  ceux de tous les bénéficiaires secondaires). Il
  permettra également de didentifier les
  améliorations devant éventuellement être
  apportées à votre système comptable en cas de
  subvention de votre projet. La procédure de
  considération de votre dossier de projet par le
  conseil de la NED est actuellement en cours.
• Vous devez répondre en anglais et en profondeur
  à chacune des questions le cas échéant, l'usage
  de pages supplémentaires est recommandé. Si
  votre projet comprend une ou plusieurs
  organisations bénéficiaires secondaires, une
  copie du questionnaire devra être remise à
  chacune dentre elles. Une fois le questionnaire
  du ou des bénéficiaires secondaires passé en
  revue par vos soins, veuillez renvoyer à la NED,
  votre questionnaire dûment rempli, accompagné du
  questionnaire du ou des bénéficiaires
  secondaires. Vos organisations bénéficiaires
  secondaires peuvent vous contacter ou contacter
  la NED, pour être aidées à répondre au
  questionnaire ou pour obtenir de plus amples
  informations sur les conditions requises
  applicables au système financier.

4
QUESTIONNAIRE SUR LE SYSTEME COMPTABLE DES
ORGANISMES DEMANDANT UNE SUBVENTION DE LA
FONDATION NATIONALE POUR LA DEMOCRATIE (NED)

• Veuillez renvoyer votre questionnaire dûment
  rempli dans les meilleurs délais vous devez
  passer en revue puis envoyer à la NED, tous les
  questionnaires remplis par les bénéficiaires
  secondaires et ce, dès leur réception. Laccord
  dune subvention par la FBD ne peut se faire
  quaprès la réception par celle-ci du
  questionnaire du bénéficiaire principal dûment
  rempli. En cas de bénéficiaire secondaire, le
  questionnaire de ce dernier doit être dûment reçu
  par la NED, avant que le déboursement des fonds
  de la subvention ne puisse se faire.
• En cas de non compréhension de certains des
  termes employés dans le questionnaire, veuillez
  vous referer au glossaire des termes de ce
  questionnaire que vous trouverez dans les 2 pages
  qui suivent.
• Veuillez remplir ce questionnaire ainsi que la
  liste de vérification de la page 13, puis le
  signer et le retourner (avec toutes les pièces
  jointes) à la Fondation. Vous pouvez envoyer le
  questionnaire par la poste, par télécopieur ou
  par courrier électronique.
• Signer le questionnaire à la page 13 est très
  important. La NED ne peut pas accepter de
  questionnaires non remplis et non
  signés.Mail Internal Audit
• National Endowment for Democracy
• 1101 15th St., NW, Suite 700
• Washington, DC 20005, USA
• Fax Internal Audit
• National Endowment for Democracy
• (001) [phone]
• E-mail Prénom de ladministrateur chargé des
  subventions_at_ned.org ou Prénom de
  ladministrateur chargé des subventions
  Première lettre de son nom de famille_at_ned.org
• Voir instructions sur la lettre de présentation
  pour la communication par email.

5
Glossaire de termes pour la NED

• Accrual based accounting system (Système de
  comptabilité dengagements)  un système
  comptable dans le cadre duquel votre rapport
  financier indique les paiements faits tout comme
  les factures reçues mais encore non honorées.
• Actual cost (Coût réel)  tout type de dépense
  ayant été payée.
• Allowable costs (Coûts permis)  dépenses
  relatives aux activités subventionnées et qui
  sont raisonnables et légales.
• Balance sheet (Bilan)  un rapport listant vos
  actifs (les revenus à recevoir, les liquidités,
  léquipement) et vos passifs (les paiements à
  honorer).
• Cash based accounting system (Système de
  comptabilité de caisse)  un système comptable
  dans le cadre duquel votre rapport financier
  nindique que les paiements ayant été honorés.
• Expenses (Dépenses)  coûts imputés à la
  subvention.

6
Glossaire de termes pour la NED

• Expenditures (Dépenses)  une autre façon de
  nommer (en anglais) les dépenses et les coûts.
• Financial statement (État financier)  un rapport
  composé de votre bilan et de votre état des
  recettes et des dépenses.
• Financial report (Rapport financier)  un rapport
  indiquant les fonds subventionnés dépensés par
  une organisation sur une dite période,
  généralement de trois mois. La NED impose la
  communication dun rapport financier tous les
  trois mois (trimestriel).
• Fiscal year (Année fiscale)  lannée financière
  de votre organisation. La plupart des années
  fiscales vont du 1er janvier au 31 décembre. Les
  autres se terminent au 31 mars, 30 juin ou 30
  septembre.
• Funds (Fonds)  argent.
• Grant (Subvention)  des fonds accordés à une
  organisation pour la réalisation dun projet.
  Les subventions de la NED sont généralement
  accordées pour un an.

7
Glossaire de termes pour la NED

• Grantee (Bénéficiaire)  une organisation
  recevant une subvention.
• Incurred cost (Coûts encourus)  tout type de
  dépense effectuée mais non encore payée.
• Internal Controls (Contrôles internes)  un
  système établi par une organisation pour
  sassurer que les fonds sont correctement reçus
  et dépensés.
• Manual ledgers (Livres de comptabilité
  manuelle)  des registres de comptabilité
  maintenus à la main (sans ordinateur) et
  indiquant des transactions similaires telles que
  les encaissements en liquide, les paiements en
  liquide, le versement des salaires, les
  inventaires, etc.
• Narrative report (Commentaires)  un rapport
  écrit rédigé par une organisation et décrivant
  les activités subventionnées intervenues pendant
  une dite période, généralement de trois mois. La
  NED impose la communication de commentaires tous
  les trois mois (trimestriels).
• Petty cash (Petite caisse)  petite somme en
  liquide employée au paiement des menus frais
  (taxi, bus, fournitures de bureau).

8
Glossaire de termes pour la NED

• Primary Grantee (Bénéficiaire principal)  une
  organisation qui reçoit une subvention et qui
  ensuite verse une partie des dits fonds à une
  autre organisation pour la réalisation du projet
  subventionné. Les bénéficiaires principaux sont
  responsables du monitorage de leurs bénéficiaires
  secondaires.
• Revenue and expense statement (État des recettes
  et des dépenses)  un rapport indiquant les fonds
  reçus par votre organisation (recettes) et la
  façon dont ceux-ci furent dépensés (dépenses).
• Subrecipient (Bénéficiaire secondaire)  une
  organisation recevant une portion de la
  subvention accordée à une autre organisation. Un
  autre terme anglais pour cette définition est
   subgrantee .
• Subrecipient monitoring (Monitorage du
  bénéficiaire secondaire)  ce que le bénéficiaire
  principal fait pour sassurer que le bénéficiaire
  secondaire réalise correctement le projet
  subventionné.

9
Glossaire de termes pour la NED

• Separate bank account (Compte bancaire
  distinct)  un compte bancaire au nom de votre
  organisation ouvert pour votre subvention de la
  NED. Seuls les fonds de la NED sont déposés sur
  ce compte et seules les dépenses du programme de
  la NED sont payées sur ce compte.
• Unallowable costs (Coûts non permis)  dépenses
  ne relevant pas de la subvention de la NED,
  nétant pas raisonnables et nétant pas
  légalement permises. Elles comprennent, entre
  autres, le paiement de boissons alcoolisées
  (bière, vin, cocktails), de cigarettes,
  damendes, de contraventions, de pots-de-vin,
  etc. et toutes les dépenses non approuvées au
  budget de la subvention de la NED.

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RÉFÉRENCES DE CONTACT

• Veuillez remplir cette section aux fins de
  communications.
• Raison sociale de l'organisation (signataire du
  contrat de subvention et acceptant la
  responsabilité des fonds NED, en cas daccord de
  la subvention)
• Adresse postale
• Rue 
• Ville 
• Pays 
• Code postal 
• Adresse physique (obligatoire pour livraison par
  courrier privé)
• Rue 
• Ville 
• Pays 
• Code postal  ____________________________________
  _______

11
RÉFÉRENCES DE CONTACT

• Téléphone (indiquer tous les indicatifs locaux et
  nationaux)
• Indicatif national  Indicatif
  urbain  Numéro de téléphone  __________
  
• Email Télécopieur
• 1. Avez-vous accès à lInternet ? Oui ? Non
  ?
• 2. Avez-vous un email ? Oui ? Non ?
• Votre email peut-il ouvrir les fichiers WORD
  envoyés en fichier joint ? Oui ? Non ?
• Autres commentaires (modalités nous permettant de
  rester en contact plus facilement)

12
SECTION A Informations générales

• Veuillez compléter cette section pour la
  communication dinformations générales sur votre
  organisation.
• 1. Décrivez le statut de votre organisation ?
  (organisation à but lucratif (commerciale), non
  lucratif, université, etc.) ?
• 2. Votre organisation est-elle ou non,
  constituée/inscrite ?
• Oui ? Non ? (Expliquez)
• 2a. Où et quand votre organisation a-t-elle
  été constituée ou inscrite ?
• 2b. Veuillez fournir la copie des certificats
  de dépôt de vos statuts ou
• d'inscription.
• Ci-joint(s) ? Pièces non fournies
  (Expliquez) ?

13
SECTION A Informations générales

• 3. Votre organisation est-elle tenue de payer des
  impôts sur le revenu ou en est-elle exempte ?
• Tenue de payer des impôts sur le revenu ?
• Non tenue de payer des impôts sur le revenu ?
• 4. Si votre organisation est installée aux
  Etats-Unis, est-elle exempte d'impôts en vertu de
  l'article 501(c)(3) du code fiscal ? Veuillez
  fournir une copie de la lettre dexemption du
  fisc américain (IRS).
• 501(c)(3) ? 501(c)(3) lettre non fournie
  (expliquez) ? non exempte de 501(c)(3) ?
• 5. Veuillez fournir une copie de tout document
  décrivant votre organisation, sa mission et son
  historique.
• Ci-joint ? Pièces non fournies (Expliquez) ?

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SECTION A Informations générales

• 6. Votre organisation est-elle affiliée à une
  autre organisation ?
• Oui ? Non ?
• Dans laffirmative, veuillez préciser.
• 7. Veuillez indiquer les noms de votre Conseil
  dadministration et leur titre professionnel
  (Président, Secrétaire, Trésorier, Membre du
  conseil) et, fournir un organigramme, si
  disponible.
• Titre professionnel  Nom
• __________________________________ ______________
  _____________
• __________________________________ ______________
  _____________
• __________________________________ ______________
  _____________

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SECTION A Informations générales

• 8. Veuillez donner la liste de tous les membres
  du personnel chargés des comptes, prévisions
  budgétaires et opérations bancaires comprises.
  Si un ou plusieurs des postes suggérés nexistent
  pas dans votre organisation, laissez le champ
  vierge.
• Président  position rémunérée _____ bénévol
  at ____
• Secrétaire général  position
  rémunérée _____ bénévolat ____
• Directeur général  position
  rémunérée _____ bénévolat ____
• Directeur financier  position
  rémunérée _____ bénévolat ____
• Expert-comptable  position rémunérée _____ bé
  névolat ____
• Comptable interne  position
  rémunérée _____ bénévolat ____
• Cabinet comptable  position
  rémunérée _____ bénévolat ____
• Autre (indiquez le poste)  position
  rémunérée _____ bénévolat ____
• Autre (indiquez le poste)  position
  rémunérée _____ bénévolat ____
• Autre (indiquez le poste)  position
  rémunérée _____ bénévolat ____
• Veuillez indiquer le nombre d'employés de votre
  organisation
• Employés à plein temps ______ À mi-temps
  _____________
• Consultants ________________ Bénévoles

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SECTION A Informations générales

• 10. Indiquer les dates de début et de fin de
  l'exercice financier de votre organisation
• De (mois, année) À (mois, année)
• 11. Votre organisation recevra-t-elle des fonds
  provenant de sources gouvernementales américaines
  (telles que USAID ou USIAUSIS) durant la période
  de subvention éventuelle de la NED ? Oui
  ? Non ?
• 11a. Le cas échéant, veuillez fournir le nom de
  lagence ou des agences fédérales américaines,
  les dates de la période subventionnée et le
  montant remis spécifiquement pour le projet
  décrit dans le dossier remis à la NED.
• Agence américaine Dates de la période
  subventionnée Montant
• _______________________ ____________ __________
  ___
• _______________________ ____________ __________
  ___

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SECTION A Informations générales

• 11b. Veuillez fournir le nom de lagence ou
  des agences fédérales américaines, les dates
  de la période subventionnée et le montant remis
  pour des activités autres que le projet décrit
  dans le dossier remis à la NED.
• Agence américaine Dates de la période
  subventionnée Montant
• ____________________ ____________ _____________
  
• ____________________ ____________ _____________
  
• Votre organisation recevra-t-elle des fonds
  provenant de sources gouvernementales non
  américaines (subventions de lUnion européenne,
  subventions dautres agences daide officielles,
  subventions de fondations privées, mécénat
  individuel, revenus provenant dabonnements ou de
  ventes de livres ou, autres sources de
  financement)?
• Oui ? Non ?

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SECTION A Informations générales

• 12a. Dans laffirmative, veuillez fournir le
  nom des donateurs actuels, la durée et le
  montant de chaque subvention reçue,
  spécifiquement pour le projet décrit dans le
  dossier remis à la NED ?
• Agence américaine Dates de la période
  subventionnée Montant
• _______________ ____________ _____________
• _______________ ____________ _____________
• 12b. Veuillez fournir le nom des donateurs
  actuels, la durée et le
• montant de chaque subvention reçue pour des
  activités autres que le
• projet décrit dans le dossier remis à la FND.
• Agence américaine Dates de la période
  subventionnée Montant
• _______________ ____________ _____________
• _______________ ____________ _____________

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SECTION B les contrôles internes

• 1. Indiquez le nom et la fonction (s'ils
  diffèrent de la page 1) des personnes
  Responsables des aspects suivants
• 1a. Responsable
• des opérations de caisse
• des comptes bancaires
• de léquipement
• 1b. Responsable de la vérification des dépenses
  pour s'assurer de leur légitimité
• 1c. Responsable de la collecte de toutes les
  pièces justificatives et autres documents
  pouvant servir à justifier les dépenses imputées
  à cette
• subvention
• 1d. Responsable de la signature des chèques
• 1e. Responsable de la mise à jour des écritures
  comptables
• 1f. Responsable du rapprochement des comptes
  bancaires et des registres
• comptables
• 1g. Responsable de la préparation des états
  financiers

20
SECTION B les contrôles internes

• 1h. Responsable de la préparation des
  comptes-rendus
• ________________________________________________
  _______
• Est-ce que des feuilles de présence sont
  complétées par chaque employé rémunéré? Oui
  ? Non ?
• 3. Est-ce quune lettre ou un contrat d'emploi
  indiquant son salaire est remis à tout employé?
• Oui ? Non ?
• 4. Remplissez-vous des registres d'inventaire
  pour l'équipement ?
• Oui ? Non ? (Si non, précisez)?
• _________________________________________________
  ___________
• 5. À quelle fréquence comparez-vous les registres
  dinventaire avec l'inventaire réel?
• _________________________________________________
  ___________
• 6. L'organisation connaît-elle les
  réglementations gouvernementales américaines
  concernant les dépenses pouvant être imputées aux
  subventions américaines (circulaire OMB A-122 sur
   les principes de dépenses pour les
  organisations à but non lucratif  ou circulaire
  OMB A-21 sur  les principes de dépenses pour les
  institutions éducatives )?
• Oui ? Non ?

21
SECTION C le système de comptabilité

• Décrivez brièvement le système comptable de votre
  organisation, notamment
• (a) tous les registres manuels utilisés pour la
  saisie des transactions
• (grand livre général, journal des débours
  liquides, etc.)
• (b) tout système informatique de comptabilité
  utilisé (veuillez indiquer le
• nom du programme comptable) et
• (c) les modalités de cumul et présentation des
  transactions saisies, dans
• les rapports financiers.
• ________________________________________________
  ____________
• ________________________________________________
  ____________
• ________________________________________________
  ____________
• 2. Votre organisation a-t-elle des procédures et
  des normes comptables écrites ?
• Oui ? Non ?
• 3. Vos rapports financiers sont-ils préparés
• selon la méthode de comptabilité de caisse ?
• de comptabilité ?'engagements ?

22
SECTION C le système de comptabilité

• 4. Vos registres comptables peuvent-ils
  distinguer entre les apports et paiements
  imputables à une subvention de la NED, et les
  recettes et débours relatifs à vos autres
  activités ?
• Oui ? Non ?
• 5. Est-ce que les registres comptables peuvent
  regrouper les débours relatifs à une subvention
  de la NED par catégorie budgétaire, telle que les
  salaires, le loyer, les fournitures et
  l'équipement ?
• Oui ? Non ?
• 6. À quelle fréquence les rapports financiers
  sont-ils préparés ?
• Mensuellement ? Trimestriellement ?
  Annuellement ? Jamais préparés ? (Expliquez)
• 7. Comment votre organisation va-t-elle sassurer
  que 1) les postes budgétaires individuels et, 2)
  les limites budgétaires globales dune subvention
  de la NED ne seront pas dépassés ?
• _________________________________________________
  _____________

23
SECTION C le système de comptabilité

• 8. Conservez-vous les factures, les pièces
  justificatives et les feuilles de présence pour
  tous les débours imputés aux fonds de la
  subvention?
• Oui ? Non ?
• 9. Y a-t-il des situations pour lesquelles des
  factures, des pièces justificatives et des
  feuilles de présence ne peuvent ou ne pourront
  être obtenues?
• Oui ? Non ?
• _________________________________________________
  ___________
• _________________________________________________
  ___________
• 10. Décrivez brièvement le système de
  classification et de conservation des pièces
  justificatives et autres documents, adopté par
  votre organisation.
• _________________________________________________
  ___________
• _________________________________________________
  ___________

24
SECTION C le système de comptabilité

• 11. Votre organisation sera-t-elle en mesure de
  conserver les registres comptables y compris les
  factures, pièces justificatives et feuilles de
  présence, pour une durée d'au moins 3 ans après
  soumission du dernier rapport financier à la NED?
  
• Oui ? Non ? (expliquez )
• _________________________________________________
  ___________
• _________________________________________________
  ___________
• 12. Votre organisation a-t-elle négocié un accord
  sur les taux des coûts indirects avec un
  organisme du Gouvernement des États-Unis?
• Oui ? (Dans laffirmative, veuillez
  joindre une copie de l'accord)
• Non ?

25
SECTION D le contrôle des fonds

• 1. Un compte en banque distinct peut-il être
  ouvert au nom de votre organisation uniquement
  pour les fonds de la subvention de la NED ?
• Oui ? Non ?
• 1a. Dans la négative, comment envisagez-vous
  de recevoir les fonds d'uneéventuelle
  subvention ?
• 2. Les fonds du compte bancaire seront-ils en
• Devise locale ? Dollars américains  ?
• 3. Tous les comptes en banque et toutes les
  personnes ayant la signature sont-ils autorisés
  par le Conseil d'administration ou par les
  Fidéicommissaires ?
• Oui ? Non ?

26
SECTION D le contrôle des fonds

• 4. Est-ce que des espèces provenant des fonds de
  la NED seront gardés hors de la banque (pour les
  dépenses courantes, etc.)?
• Oui ? Non ?
• 4a. Dans laffirmative, précisez le montant en
  espèces qui sera gardé et le nom de la personne
  responsable de tels fonds.
• _________________________________________________
  ___________
• _________________________________________________
  ___________
• _________________________________________________
  ___________
• 5. Si votre organisation ne possède pas de compte
  en banque, comment assurez-vous la sécurité de
  vos fonds en espèces ?
• _________________________________________________
  ___________
• _________________________________________________
  ___________
• _________________________________________________
  ___________

27
SECTION D le contrôle des fonds

• Au cas où les fonds de la NED seront déposés sur
  une banque en dehors des États-Unis, veuillez
  répondre aux questions de 6a à 6f
• 6a. Les dépôts bancaires sont-ils garantis par
  le gouvernement ? Oui ? Non ?
• 6b. Existe-t-il des restrictions
  gouvernementales quant au nombre de
• comptes bancaires ouverts par une organisation 
  ? Oui ? Non ?
• Dans laffirmative, précisez
• ________________________________________________
  _______
• ________________________________________________
  _______
• 6c. Votre banque convertit-elle automatiquement
  les dollars américains
• en devises locales sur réception ?
• Oui ? Non ?

28
SECTION D le contrôle des fonds

• 6d. Comment le paiement des dépenses relatives à
  la subvention sera-t-il effectué à partir ?u
  compte bancaire distinct (cochez toutes les cases
  s'appliquant)
• ? Chèques tirés sur le compte bancaire.
• ? Virements bancaires de fonds au vendeur.
• ? Retraits en espèces du compte bancaire,
  suivis de paiements en liquide aux vendeurs.
• ? Autre (veuillez préciser)
• ________________________________________________
  _____
• 6e. Existe-t-il des restrictions bancaires ou
  gouvernementales, taxes ou autres frais,
  relatifs au compte bancaire ?
• Oui ? (expliquez) Non ?
• ________________________________________________
  _____
• 6f. Existe-t-il des taxes, restrictions de
  change ou autres frais au moment de la
  conversion des dollars américains en monnaie
  locale (veuillez préciser) ?
• Oui ? (expliquez) Non ?
• ________________________________________________
  _____

29
SECTION E la vérification des comptes

• 1. Les comptes de votre organisation sont-ils
  régulièrement audités à vos frais ?
  
• Oui ? (veuillez fournir une copie de la
  vérification la plus récente)Aucun audit
  effectué ?
• 1a. Dans laffirmative, qui effectue laudit?
• _________________________________________________
  ___________________
• 1b. Quelle est la fréquence de vos audits?
  
• Trimestriellement ? Annuellement
  ? Tous les 2 ans ?
• Autre ? (expliquez) __________________________
  ___________________
• 1c. Quel type daudit est effectué?
• Financier ? A-133 ?
  Programme ? Autre ?
• 1d. Au cas où votre organisation recevrait une
  subvention de la NED, ces fonds seraient-ils
  compris dans laudit en question?
• Oui ? Non ?
• 1e. Si un audit est effectué, les fonds de la
  NED y apparaîtront-ils séparément ?
• Oui ? Non ?

30
SECTION E la vérification des comptes

• 1f. Le rapport sera-t-il rédigé ou traduit en
  anglais?
• Oui ? Non ?
• 2. Au cas où votre organisation ne possède pas de
  rapport daudit récent, veuillez fournir une
  copie des informations financières suivantes,
  dans la mesure de leur disponibilité
• a. Le  Bilan  de votre année fiscale
  précédente et
• b. L'état des recettes et des dépenses de votre
  année fiscale précédente
• 3. Existe-t-il des raisons (dues à des
  circonstances locales, institutionnelles ou
  législatives) qui empêcheraient à un comptable
  indépendant de procéder à un audit de votre
  organisation?
• Oui ? Non ?
• Dans laffirmative, expliquer
• _________________________________________________
  ___________
• _________________________________________________
  ___________

31
LISTE DE CONTROLE ET PAGE DE SIGNATURE

• Votre organisation remettra-t-elle une partie des
  fonds de la subvention demandée à une autre
  organisation ?
• Oui ? Non ?
• Dans l'affirmative, remplir la section F
  Monitorage des bénéficiaires secondaires (pages
  14-15) et la liste de contrôle ci-dessous, la
  signer et la retourner avec le questionnaire à la
  NED.
• Dans la négative, remplir la liste de contrôle,
  la signer, puis retourner le questionnaire à la
  NED.

32
LISTE DE CONTROLE ET PAGE DE SIGNATURE

• 2. Cocher la ou les cases correspondantes aux
  documents que vous enverrez à la NED
• ? Les certificats de dépôt des statuts ou
  dinscription de la société (exigés à la page 2)
  sont inclus.
• ? La lettre dexemption du fisc américain
  (IRS)(exigée à la page 2) est incluse (le cas
  échéant).
• ? Les informations décrivant votre organisation
  (exigées à la page 2) sont incluses.
• ? Un organigramme (exigé à la page 3) est
  inclus, (si disponible).
• ? Laccord négocié sur le taux des coûts
  indirects (exigé à la page 9) est inclus.
• ? La copie de laudit de votre organisation le
  plus récent (exigée à la page 12) est incluse.
• ? Si aucun audit récent n'est disponible, un
   Bilan  et un État des recettes et dépenses 
  pour lannée fiscale précédente (exigés à la page
  12).
• ? Vous avez répondu à toutes les questions.
• ? La Section F Monitorage des bénéficiaires
  secondaires (pages 14-15) a été remplie et jointe
  (en cas de présence de bénéficiaires secondaires
  dans le cadre de la subvention demandée).
• ? Une personne autorisée à le faire a signé et
  daté cette page.

33
LISTE DE CONTROLE ET PAGE DE SIGNATURE

• Le questionnaire sur les opérations comptables
  doit être rempli ou passé en revue par une
  personne ayant la signature, puis doit être signé
  et daté par cette dernière.
• Approuvé par
  
• Nom en lettres majuscules Signature
• Titre Date
• ____________________________
• Organisation
• Vous pouvez renvoyer le questionnaire dûment
  rempli par la poste, par télécopieur ou par
  email.
• Adresse postale Internal Audit, National
  Endowment for Democracy
• 1101 15th St., NW, Ste 700
• Washington, DC 20005
• Etats-Unis
• Télécopie Internal Audit, National Endowment
  for Democracy
• (001) [phone]
• Email Prénom de l'administrateur des
  subventions_at_ned.org ou
• Prénom de ladministrateur chargé des
  subventions Première lettre de son nom de
  famille_at_ned.org

34
SECTION F Monitorage des bénéficiaires
secondaires

• 1. Votre organisation versera-t-elle des fonds
  provenant de la subvention demandée à une ou
  plusieurs autres organisations?
• Oui ? Non ?
• 1a. Dans laffirmative, votre organisation est
  le bénéficiaire principal et lorganisation à
  qui les fonds seront versés est le bénéficiaire
  secondaire. Veuillez indiquer les noms et
  adresses du ou des bénéficiaires secondaires
  et le nom des personnes à y contacter.
• 2. Veuillez joindre une copie des procédures
  instaurées par votre organisation pour le
  monitorage des bénéficiaires secondaires.
• Ci-jointe ?
• Non jointe ? (Veuillez expliquer dans la
  question 3 ci-dessous)
• 3. Si vous ne disposez pas de procédures écrites,
  veuillez décrire ci-près les procédures
  instaurées par votre organisation pour le
  monitorage des activités des bénéficiaires
  secondaires, y compris la vérification de leurs
  coûts et la préparation ou lexamen de leurs
  rapports financiers périodiques et de leurs
  commentaires. De plus, veuillez indiquer la
  fréquence du monitorage du ou des bénéficiaires
  secondaires.

35
SECTION F Monitorage des bénéficiaires
secondaires

• 4. Enumérez les noms et titres des personnes de
  votre organisation, responsables
• 4a. De lexamen et l'évaluation du système de
  comptabilité et du système
• de contrôles internes du bénéficiaire
  secondaire 
• 4b. Du monitorage des activités financières du
  bénéficiaire secondaire
• 5. Quel genre d'informations les bénéficiaires
  secondaires doivent-ils fournir à votre
  organisation (rapports financiers, liste des
  dépenses, factures, originaux des chèques
  honorés, etc.) ?
• 6. Quand le bénéficiaire secondaire devra-t-il
  soumettre les dites informations à votre
  organisation ?
• Mensuellement ? Trimestriellement ?
  Annuellement ?

36
SECTION F Monitorage des bénéficiaires
secondaires

• 7. La responsabilité de la préparation des
  rapports financiers des bénéficiaires secondaires
  sur leurs activités financées par la subvention,
  incombe-t-elle à ce dernier ou à votre
  organisation ?
• Le bénéficiaire secondaire prépare les rapports
  financiers ?
• Vous préparez les rapports financiers du
  bénéficiaire secondaire ?
• 8. Existe-t-il des circonstances particulières
  empêchant le monitorage des activités financières
  et relatives au projet des bénéficiaires
  secondaires, par votre organisation (par exemple,
  problèmes de communication, manque de personnel,
  méconnaissance des exigences financières et
  administratives de la subvention, etc.)? Dans
  laffirmative, donnez-en les raison.
• Oui ? (expliquez) Non ?
• 9. Veuillez vous assurer que le bénéficiaire
  secondaire remplisse un questionnaire distinct
  sur son système comptable (pages 1-12) et qu'une
  copie en soit envoyée à la NED. La réception du
  questionnaire du bénéficiaire secondaire par la
  NED est conditionnelle au versement initial des
  fonds de la subvention .
• Examiné et ci-joint ? En attente ?