Records management 1

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Records management 1

• Lévaluation des archives courantes

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Lévaluation des archives courantes

• Notions de base
• Objectifs de lévaluation
• Critères dévaluation
• Étapes de lanalyse
• Étapes délaboration
• La règle de conservation
• Le calendrier de conservation
• Application du calendrier

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Lévaluation des archives courantes

• Notions de base
• Cycle de vie des documents darchives
• Séries
• Fonction évaluation

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Lévaluation des archives courantes

• Objectifs de lévaluation
• Diminuer la masse documentaire
• Faciliter le repérage de linformation
• Identifier et protéger les archives définitives

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Lévaluation des archives courantes

• Avantages de lévaluation
• Réduction des coûts
• Efficacité accrue
• Réduction des risques

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Lévaluation des archives courantes

• Critères dévaluation
• Valeur primaire
• Administrative / Audit
• Légale
• Financière / Audit
• Valeur secondaire
• Témoignage
• Information

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Étapes de lanalyse

• Déterminer les exigences légales de maintenance
  des documents dans le système darchivage
• Prendre en compte le panel d'utilisations d'un
  document d'archives
• Définir les utilisations des documents au sein du
  système darchivage
• Déterminer les relations avec les autres
  systèmes.
• Attribuer des délais de conservation aux
  documents sur la base d'une évaluation globale du
  système

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Étapes de lanalyse

• Déterminer les exigences légales de maintenance
  des documents dans le système
• Des exigences légales et administratives peuvent
  fixer des délais minimaux de conservation selon
  les juridictions ou secteurs concernés.
• Faire une recherche des lois et règlements
  touchants les document de lorganisme

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Étapes de lanalyse

• Prendre en compte le panel d'utilisations d'un
  document d'archives
• Lidentification des différents utilisateurs
  internes et externes et leurs utilisations du
  document
• II convient de prendre en compte les droits et
  intérêts de tous les utilisateurs potentiels des
  archives lors de la définition des durées de
  conservation.
• II convient que les décisions prises ne
  contreviennent pas intentionnellement au droit
  daccès aux archives.

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Étapes de lanalyse

• Définir les utilisations des documents au sein du
  système
• Au sein du système, des documents produits par
  certaines actions sont utilisés systématiquement
  pour lexécution d'opérations ultérieures.
• En consultation avec les utilisateurs, définir
  les interdépendances entre séries input et
  séries output

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Étapes de lanalyse

• Déterminer les relations avec les autres systèmes
• Les documents d'un système peuvent être liés ou
  référencés dans d'autres systèmes
• En consultation avec les utilisateurs définir les
  interdépendances entre séries (particulièrement
  pour les systèmes informatiques)

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Étapes de lanalyse

• Attribuer des délais de conservation aux
  documents sur la base d'une évaluation globale du
  système darchivage
• Des délais de conservation similaires sont
  établis pour des groupes de documents supportant
  ou retraçant des activités similaires au sein du
  système darchivage
• Il est préférable dévaluer ensemble toutes les
  séries liées à une même activités ou fonction

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Étapes délaboration

• Mise sur pied dun comité de pilotage
• Constitution dun dossier pour chaque série
  (règle)
• Recherche légale
• Consultation de calendrier de conservation en
  provenance de milieux comparables
• Rencontres avec les utilisateurs
• Rédaction des règles de conservation
• Validation avec les utilisateurs des délais fixés
• Approbation du calendrier à linterne
• Approbation du calendrier à lexterne (organismes
  gouvernementaux)
• Rédaction et diffusion du calendrier

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Étapes délaboration

• Mise sur pied dun comité de pilotage
• Le records manager de lorganisation
• Un archiviste
• Un administrateur (administration et finances, ou
  ressources humaines)
• Un juriste

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Étapes délaboration

• Constitution dun dossier pour chaque règle
• un spécimen du type de document ou de dossier
  concerné
• la ou les règles de conservation qui régissent ce
  type de document ou de dossier dans dautres
  organisations
• une copie de lavis légal, le cas échéant
• une copie de lavis financier, le cas échéant
• le texte des avis fournis par dautres
  intervenants consultés
• une copie de la délibération de linstance
  décisionnelle de lorganisation qui a pour mandat
  dapprouver les règles de conservation
• pour les organismes publics, une copie de
  lapprobation finale de la règle par
  linstitution darchives
• une copie de la règle de conservation proprement
  dite

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Étapes délaboration

• Recherche légale
• Externe
• Lois
• Règlements
• Interne
• Textes règlementaires

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Étapes délaboration

• Consultation de calendrier de conservation en
  provenance de milieux comparables
• Entreprises / organismes similaires
• Secteurs similaires

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Étapes délaboration

• Rencontre avec lutilisateur
• Interlocuteur valable
• Connaissance préliminaire des activités de
  lunité
• Connaissance dexemples de délais de conservation
  venant dorganismes similaires
• Définir un délai avant lentretien
• Toujours lier le délai requis par lutilisateur
  avec une activité définie (pas de au cas où )

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Étapes délaboration

• Rédaction de propositions de règles de
  conservation

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Étapes délaboration

• La règle de conservation Éléments
• Le numéro de la règle (préférablement la cote de
  classement)
• Le titre, la description, les utilisateurs et
  lutilisation de la série
• Lidentification du détenteur de lexemplaire
  principal et des exemplaires secondaires des
  dossiers
• Le support dinformation
• Justification des délais de conservation
  proposées
• Les délais de conservation des dossiers pour les
  phases active et semi-active
• Le sort final des dossiers en phase inactive
• Les notes (citation, traitement spécifique, etc.)

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Étapes délaboration

• Validation avec les utilisateurs des délais fixés
• Vérifier que vous avez bien compris les besoins
  des utilisateurs
• Soumettre les délais proposés au public pour
  commentaires (archives gouvernementales)

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Étapes délaboration

• Approbation des règles de conservation
• Interne
• Externe (organismes publiques)

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Le calendrier de conservation

• Rédaction et diffusion du calendrier de
  conservation
• Recueil des règles de conservation
• Pour publier et diffuser les règles

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Le calendrier de conservation

• Le calendrier de conservation - Éléments
• La page de couverture
• Lintroduction
• Justification
• Mise en contexte
• Glossaire
• Procédures dutilisation
• Lenregistrement des règles de conservation
• Ordonnance des règles
• Les règles proprement dites
• Index alphabétique des règles
• Indications relatives à lapprobation du
  calendrier

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Le calendrier de conservation

• Application du calendrier
• Quand appliquer le calendrier ?
• Seulement les dossiers tombant sous les règles
• Le transfert
• La mise en contenant (conditionnement)
• Le recensement
• Le transfert

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Le calendrier de conservation

• Lapplication du sort final
• Élimination ou versement
• Approbation du producteur

27
Le calendrier de conservation

• Formation des utilisateurs
• Avantages du calendrier
• Utilisation du calendrier et des procédures qui
  lentourent