Mthodologie de demande de subventions

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Méthodologie de demande de subventions
CRL MP Juin 2007
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Les objectifs de latelier

• Comprendre les enjeux de lélaboration dun
  dossier de demande de subvention
• Re - découvrir étape après étape la méthodologie
  à suivre pour déposer un dossier complet et
  recevable
• Mettre en application cette méthodologie dans
  votre secteur professionnel

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Vos attentes

• Connaître les appuis possibles/ les personnes
  ressources pour aider à la constitution dun
  dossier
• Connaître les aides existantes
• Repérer les actions  finançables 
• Savoir comment monté un dossier de subvention
  savoir largumenter, repérer les critères,
  définir un montant
• Mieux comprendre le suivi des dossiers

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Vos attentes

• Comment ouvrir à dautres financements ?
• Des questions
• Quelles articulations possibles entre une
  librairie et les actions dune association mise
  en place à linitiative du libraire ?
• Quelles aides pour la communication des
  manifestations littéraires ?

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Les actions que vous souhaitez faire financer

• Des actions liées à vos activités
• Salons et manifestations
• Rencontres dauteurs
• Atelier décriture, darts plastiques, ...
• Actions en direction des scolaires
• Publication dactes
• Édition de livres
• Promotion des actions dune librairie
• ....
• Des actions de formation
• Formation à linformatisation

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Les actions que vous souhaitez faire financer

• Des embauches
• Quelles aides à lembauche ?
• Les emplois mutualisés ?
• Des investissements matériels
• Informatiser une librairie et mettre à jour le
  logiciel de gestion
• Refaire un comptoir caisse
• Aménager un lieu de réception
• Mettre une climatisation
• Acquérir du matériel de conservation
• Concevoir un fonds spécifique
• Acquérir, aménager un local

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Les difficultés rencontrées

• Trouver le bon interlocuteur à qui sadresser
  dans linstitution
• Connaître les critères de sélection, les raisons
  dun refus
• Constituer le dossier en temps et en heure
• Concilier temps du projet/de la demande,
• Trouver le temps
• Connaître les calendriers de dépôts de dossiers
  et de réponses
• Connaître les budgets mobilisables
• Connaître les autres financements privés,
  interrégionaux, européens

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La demande de subventionune démarche projet
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•  Une subvention est une aide financière,
  cest-à-dire une somme dargent, qui est allouée
  par une institution publique ou privée à une
  personne ou une organisation privée ou publique
  dans le cadre d'un projet. 
• Le projet est donc au centre du partenariat
  financier, il fait se rencontrer les intérêts de
  votre structure et ceux de vos financeurs

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Le projet

• Un projet se définit comme une démarche
  spécifique, qui permet de structurer
  méthodiquement et progressivement une réalité à
  venir.
• Un projet est défini et mis en uvre pour
  élaborer la réponse au besoin dun utilisateur,
  dun client ou dune clientèle et il implique un
  objectif et des actions à entreprendre avec des
  ressources données.

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Caractéristiques dun projet

• 1. Une action ponctuelle, unique, non répétitive
• 2. Un objectif précis spécifié par les
  destinataires du projet (utilisateur, client,
  partenaire)
• 3. Une finalité clairement identifiée
• 4. Une durée définie (début et fin clairement
  identifiés)
• 5. Une singularité, un projet nest jamais la
  reproduction de ce qui existe déjà.
• 6. Mobilise, presque toujours, un ensemble de
  compétences

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Lorganisation projet une association dacteurs

• Avant de lancer le projet, il apparaît nécessaire
  de correctement identifier les différents acteurs
  concernés par le projet qui ont chacun des
  intérêts propres mais convergents.

Le Groupe  équipe projet 
Le groupe  partenaires 
Le groupe  bénéficiaires 
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Les caractéristiques dune subvention

• Elle nest pas automatique
• Une demande accompagnée dun dossier complet
  doit être adressée à lorganisme financeur pour
  chaque nouveau projet et chaque année.
• Elle est facultative
• La subvention nest pas une obligation pour le
  financeur, cest un moyen pour appuyer sa
  politique en finançant des projets qui
  correspondent à ses enjeux stratégiques.
• Aussi toute demande nest pas forcément acceptée
  et la justification du refus nest pas
  obligatoire.

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Les caractéristiques dune subvention

• Elle se fait attendre 
• Le délai de perception de laide financière ne
  correspond pas toujours aux délais de réalisation
  de laction. Mais, une fois laccord signé, le
  bénéficiaire peut commencer son action si ses
  fonds propres le lui permettent.
• Elle est assortie dobligations 
• Le bénéficiaire doit répondre à certaines
  obligations qui sont généralement dordre
  comptable 
• Une gestion claire,
• Une transparence dans laffectation de laide,
• Une coopération dans les contrôles effectués par
  les financeurs.

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Les règles de la demande de subvention

• Une organisation dans le temps bien en amont du
  projet
• La démarche de demande de financement, et ce
  quel que soit le type de financeur, peut paraître
  longue et fastidieuse car elle demande
• Un projet défini
• Une mobilisation des acteurs
• Un temps de rédaction et de constitution du
  dossier
• Néanmoins, conçue comme une étape de réalisation
  du projet, elle doit
• Se planifier et donc sintégrer dans un
  calendrier adapté à celui des financeurs, au
  temps de linstruction du dossier,
• Se fixer des objectifs adéquats et donc
  correspondre à des besoins appropriés et
  réalistes,
• Créer/cultiver les partenariats.

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Les règles de la demande de subvention

• Planifier
• Il faut donc vérifier les dates de dépôts des
  demandes, de commissions de sélection des
  projets, qui peuvent être différentes pour chaque
  financeur, connaître les délais de versement.
• Fixer des objectifs adéquats
• Des besoins appropriés au contexte
• Des besoins réalistes
• Il faut donc identifier ses besoins en
  financement et les financements mobilisables (y
  compris lauto-financement) en fonction
• des domaines de compétences des acteurs
  mobilisés
• de ladéquation entre votre projet et la
  politique du financeur (analyse des critères
  déligibilité des projets)

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Les règles de la demande de subvention

• Créer/Cultiver les partenariats
• Repérer les interlocuteurs
• Rencontrer les partenaires financiers
• Valider ladéquation entre le projet et les
  enjeux du financeur

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Comment argumenter une demande de subventions ?
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Un dossier de présentation complet, clair et
chiffré

• Une synthèse du projet présentant
• - lobjet de votre demande
• - le montant de laide demandé (vous pouvez
  préciser le sur le coût global)
• Un descriptif du projet
• - le contexte, les objectifs, les actions dans le
  temps, les partenaires, les bénéficiaires, les
  moyens mis en oeuvre, les résultats attendus
• Un budget prévisionnel
• Les pièces nécessaires à linstruction de votre
  dossier
• Des pièces complémentaires appuyant votre demande

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Comprendre les intérêts des différentes parties

• Le partenariat financier correspond à une
  rencontre dintérêts convergents
• - Lintérêt pour la structure
• Consolider ses activités
• Les développer, les faire évoluer
• - Lintérêt pour le financeur
• Participer à sa politique, ses enjeux
  stratégiques
• ?Il attend donc des résultats concrets et veut
  percevoir la légitimité de la structure porteuse

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Montrer la cohérence de votre projet

• Le partenaire a besoin dévaluer sil peut vous
  accorder les financements demandés. Il va donc
  tenter de mesurer si votre projet rentre dans ses
  critères de financements.
• Le descriptif du projet doit donc lui apporter
  les éléments nécessaires. Chaque partie du
  descriptif doit apporter des réponses
  particulières.

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Les différents points à aborder dans le dossier
de présentation

• Le contexte
•  Quel est le contexte qui justifie le projet
  ? 
• Il faut décrire la situation et les besoins des
  acteurs concernés ce  problème  (votre
  structure, les bénéficiaires, vos partenaires)
• Les objectifs
•  Quels sont les objectifs que vous souhaitez
  atteindre ? 
• Ne pas oublier de présenter les objectifs en
  fonction de la situation et des besoins décrits
  dans le contexte.
• Les actions dans le temps
• Il sagit dexpliquer le déroulement de votre
  projet par phases et dans le temps

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Les différents points à aborder dans le dossier
de présentation

• Les partenaires
•  Quels sont les partenaires mobilisés et comment
  participent-ils à votre projet ?
• Les bénéficiaires
•  Quels sont les publics visés par le projet ?
• Tant en terme dindividus que de structures ou
  systèmes (dinsertion sociale, déducation, ...)
• Les moyens mis en oeuvre
•  Quels sont les moyens humains et matériel
  affectés au projet ? 
• Les résultats attendus
•  Quels résultats vous permettront de vérifier
  que vos objectifs sont atteints et que votre
  projet contribue à répondre aux besoins des
  bénéficiaires ? 

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Comment élaborer un budget prévisionnel ?
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Une demande de subventions 2 budgets
prévisionnels

• Celui de laction montre les moyens que lon se
  donne pour atteindre les objectifs du projet
• Celui de la structure montre quel impact a la
  subvention dans la vie de la structure

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Caractéristiques dun budget prévisionnel

• Être équilibré
• Prendre en compte toutes les dépenses liées au
  projet
• Ventiler toutes les ressources sans oublier de
  mettre en avant votre participation en valorisant
  par exemple le temps que les bénévoles consacrent
  à laction

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La construction dun budget équilibré

• Lévaluation des dépenses - quelques règles
• - Evaluer poste par poste les dépenses générées
  par le projet sans oublier les contributions en
  nature (bénévoles, prêt de matériel,...)
• - Connaître les dépenses éligibles notamment la
  possibilité daffecter des frais généraux liés à
  lorganisation du projet
• Une dépense éligible est généralement une
  dépense qui peut être directement affectable au
  projet. Néanmoins, certains financeurs accordent
  la possibilité daffecter des frais généraux.

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La construction dun budget équilibré

• Lévaluation des dépenses
• Des charges directement affectables au projet
• Les achats - cpte 60
• Les services extérieurs - cpte 61
• Les autres services extérieurs - cpte 62
• Les charges de personnel - cpte 64
• Des frais généraux affectables indirectement ou
  non
• Les impôts et taxes - cpte 63
• Les autres charges de gestion courante - cpte 65
• Les dotations aux amortissements - cpte 68
• Les charges financières et exceptionnelles -
  cptes 66 et 67

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La construction dun budget équilibré

• Le plan de financement
• Après avoir défini le montant des dépenses liées
  au projet et repéré les dépenses éligibles, il
  sagira dintégrer les subventions demandées en
  affectant les dépenses non-éligibles à des
  financements privés (sur fonds propres ou autres
  contributions privées)

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Un exemple - lévaluation des dépenses

• Les moyens humains
• X jours de travail dune chargée de mission
  (recherche, adaptation, création de contenus)
• Y jours dune chargée de mission (mobilisation
  des partenaires)
• Z jours dun informaticien
• Les moyens matériels
• réalisation dune plaquette (conception,
  impression et envois)
• Frais de déplacement X réunions x forfait
  (frais kilométrique repas)
• Coût dun site par an hébergement, nom de
  domaine
• Frais de fonctionnement total des jours
  travaillés sur la mission x coût jour structure
  proratisé

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Un exemple - le repérage des dépenses éligibles
par chaque financeur

• 4 Financeurs avec une éligibilité des dépenses
  différentes soit pour des raisons structurelles,
  soit pour des raisons liées au projet

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Un exemple La construction dun budget équilibré

• Un budget équilibré correspond à un budget
  négocié où lon a vérifié que les montants
  demandés à chaque financeur ne dépasse pas les
  montants éligibles