Comment organiser et animer une Assemble Gnrale

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Comment organiser et animer une Assemblée
Générale ?

• Jeudi 1er Juin 2006

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Comment organiser et animer une assemblée
générale ?

• LAssemblée Générale
• Une corvée ?
• Une cérémonie ?
• Un spectacle ?

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Comment organiser et animer une assemblée
générale ?

• Lassemblée générale est le moment où lensemble
  de ceux qui ont passé convention entre eux, se
  retrouve pour valider laction qui a été engagée
  par eux même et envisager les perspectives du
  travail à produire

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Comment organiser et animer une assemblée
générale ?

• Le principe de lassociation veut que chacun
  dispose dun droit identique à ses associés, pour
  administrer la structure.
• Pratiquement, des organes exécutifs sont élus
  pour procéder à ladministration courante de
  lassociation, mais lexercent sous la
  responsabilité politique de lensemble des
  membres.

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Comment organiser et animer une assemblée
générale ?

• Aussi, lassemblée générale, cest-à-dire la
  réunion de lensemble des adhérents, dispose de
  tous les pouvoirs qui nont pas été délégués à
  dautres instances internes.

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Comment organiser et animer une assemblée
générale ?

• Même si quelques contraintes viennent rythmer son
  organisation et son déroulement, lassemblée
  générale constitue avant tout, le reflet du
  message que les membres de lassociation veulent
  donner à leurs travaux

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Comment organiser et animer une assemblée
générale ?

• Les contraintes
• Les contraintes de la loi de 1901
• Les contraintes internes
• Les contraintes liées à lactivité de
  lassociation.

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Comment organiser et animer une assemblée
générale ?

• Les contraintes de la loi de 1901

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Comment organiser et animer une assemblée
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• Les contraintes internes
• Ce sont celles que chaque association simpose au
  terme de ses statuts
• La fréquence
• Le quorum
• Lordre du jour
• Les modes de convocation

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Comment organiser et animer une assemblée
générale ?

• Les contraintes liées à lactivité de
  lassociation
• Elles sont inhérentes
• à la reconnaissance de la structure par les
  institutions publiques (R.U.P, agrément de
  lEtat,)
• au type dactivité exercée (Ex. de la contrainte
  annuelle pour le secteur sportif..)

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Comment organiser et animer une assemblée
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• Organiser son A.G les principes
• Qui inviter ?
• Quand convoquer ?
• Quoi présenter ?
• Quoi faire voter ?
• Qui faire voter ?
• Quoi consigner ?

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Comment organiser et animer une assemblée
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• Qui inviter ?
• Lensemble des personnes qui ont été membres de
  lassociation au cours de la période de référence
  pour laquelle lassemblée va délibérer, doit être
  invité, selon les modalités fixées par les
  statuts (Convocation individuelle, affichage,
  voie de presse)

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Comment organiser et animer une assemblée
générale ?

• Quand convoquer ?
• La plupart du temps, les statuts fixent ces
  conditions, auxquelles il convient de se référer.
  A défaut, les délais utilisés doivent permettre
  aux membres de pouvoir prendre leurs dispositions
  pour participer aux travaux. Les conditions de
  publicité doivent également être adaptées au
  public concerné.

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Comment organiser et animer une assemblée
générale ?

• Quoi présenter ?
• Les points qui font lobjet dune présentation en
  assemblée générale sont lensemble de ceux pour
  lesquels aucun autre organe de lassociation
  nest habilité à statuer.
• Lassemblée générale étant le lieu dexercice de
  la transparence et de lanimation de la vie
  démocratique de lassociation, elle porte à la
  fois sur le bilan de gestion de lexercice écoulé
  et la validation des orientations par les
  administrateurs.

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Comment organiser et animer une assemblée
générale ?

• Quoi présenter ?
• Le rapport moral qui retrace les grands
  évènements et actions de lassociation, relate
  les décisions les plus importantes prises par
  chacune des instances exécutives, évoque le suivi
  des orientations qui avaient été validées lors de
  la précédente assemblée générale. Il est présenté
  par le Président, en ouverture de travaux.

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Comment organiser et animer une assemblée
générale ?

• Quoi présenter ?
• Le rapport dactivités qui reprend de manière
  plus exhaustive, la réalité des activités de
  lassociation sur la période visée. Il est
  présenté, la plupart du temps, par le Secrétaire
  Général de lassociation. Les rapports de
  commissions, de groupes de travail ne
  constituent que des compléments techniques du
  rapport dactivités.

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Comment organiser et animer une assemblée
générale ?

• Quoi présenter ?
• Le rapport financier qui reprend les informations
  utiles à la compréhension des comptes par tous
  les membres, dans un souci de vie démocratique et
  de transparence.
• Ainsi, pour répondre à ce principe, le conseil
  suivant peut être fait
• - communiquer avec la convocation, les tableaux
  financiers correspondant aux comptes de résultat,
  bilan, situation des comptes bancaires (ou mise à
  disposition des données lors de lA.G)

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Comment organiser et animer une assemblée
générale ?

• Quoi présenter ?
• Le rapport financier
• - communiquer lors de lassemblée générale, des
  données clés qui permettront à chaque
  participant, de comprendre les éléments majeurs
  de la gestion financière de la structure, et de
  prendre ensuite des décisions éclairées, dans le
  cadre de la gestion de lassociation.
•  Présenter lintégralité des chiffres sous une
  forme complexe nest pas systématiquement
  synonyme de transparence 

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Comment organiser et animer une assemblée
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Exemple
Erreur de calcul de 1000 euros
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Comment organiser et animer une assemblée
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Exemple

• Donner quelques clefs permet davantage dorienter
  les échanges
• Exemple
• Recettes 21 des cotisations
• 43 des subventions
• 29 des aides publiques emploi
• 07 des sponsors
• Quelle perspective pour diversifier les
  ressources de la structure et quelle pérennité
  pour poursuivre les actions ?

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Comment organiser et animer une assemblée
générale ?

• Quoi faire voter ?
• Le rapport moral doit être voté dans la mesure où
  il retrace la gestion de lassociation pour la
  période de référence, dans ses grands axes.
  Lapprouver, cest valider et se porter solidaire
  de laction qui a été menée par les organes
  exécutifs de lassociation. Si le rapport
  dactivités a vocation à compléter le rapport
  moral, il peut être voté. Sil ne sagit quune
  présentation technique des actions menées, sa
  mise aux voix nest pas utile sauf si les
  statuts le prévoient

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Comment organiser et animer une assemblée
générale ?

• Quoi faire voter ?
• Le rapport financier doit être voté après que les
  commissaires aux comptes ou vérificateurs aux
  comptes ont porté leurs conclusions à la
  connaissance de tous et après quil ait été
  répondu aux diverses questions posées. Le quitus
  donné au trésorier, vaut reconnaissance du
  caractère régulier de la gestion, et le décharge
  de sa responsabilité personnelle pour devenir
  une responsabilité collective - , toutefois
  susceptible dêtre remise en cause en cas de
  démarche frauduleuse.

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Comment organiser et animer une assemblée
générale ?

• Quoi faire voter ?
• Lensemble des autres délibérations pour
  lesquelles les statuts prévoient que lassemblée
  générale délibère. Ainsi, certaines associations
  ont prévu que le budget prévisionnel de la
  structure serait validé par lassemblée générale,
  dautres le font valider par une instance
  exécutive (C.A, bureau)
• Les renouvellements de membres des instances
  exécutives, les modifications de statuts

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Comment organiser et animer une assemblée
générale ?

• Qui faire voter ?
• Lensemble des membres de lassociation pour
  lesquels les statuts prévoient le droit de vote.
  Ainsi il convient de distinguer lensemble des
  membres qui sont invités à participer à
  lassemblée générale de ceux autorisés à voter
  (Distinction dûe à lâge, à la durée de
  ladhésion, à la qualité de membre)

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Comment organiser et animer une assemblée
générale ?

• Lorganisation dune assemblée générale à
  travers la lecture de statuts
• Lexemple
• dun comité de jumelage

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Comment organiser et animer une assemblée
générale ?
Exemple

• Article 3
• L'association se compose de membres de droit, de
  membres dadhérents et de membres dhonneur.
• Pour adhérer à l'association, il faut être
  d'accord avec les présents statuts et payer une
  cotisation annuelle fixée par l'Assemblée
  Générale.

Cette disposition implique linscription à
lordre du jour de chaque A.G,le vote de la
cotisation.
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Comment organiser et animer une assemblée
générale ?
Exemple

• Titre III - Assemblée Générale
• Article 5
• L'Assemblée Générale se compose de tous les
  membres de l'association, chaque membre dispose
  d'une voix.
• Elle se réunit une fois par an en session
  ordinaire.
• L'ordre du jour est proposé par le Conseil
  d'Administration.
• Des sessions extraordinaires peuvent avoir lieu
  sur convocation du Conseil d'Administration ou à
  la demande des deux tiers des membres de
  l'association.

Lassemblée est annuelle et chaque personne
présente a le droit de vote, quelle que soit sa
qualité
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Comment organiser et animer une assemblée
générale ?
Exemple

• Article 6
• L'Assemblée Générale ordinaire
• 1. délibère sur les questions à l'ordre du jour,
• 2. reçoit le compte rendu des travaux du Conseil
  d'Administration et les comptes du Trésorier,
• 3. statue sur leur approbation,
• 4. statue sur toutes les questions relatives au
  fonctionnement du Comité de jumelage
• 5. vote le budget
• 6. élit le Conseil d'Administration
• 7. donne au Conseil d'Administration tous
  pouvoirs nécessaires pour accomplir sa mission

L A.G doit voter les comptes ainsi que le
rapport dactivité du C.A
L A.G doit voter le budget prévisionnel
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Comment organiser et animer une assemblée
générale ?
Exemple

• Article 6
• L'Assemblée Générale ordinaire
• 1. délibère sur les questions à l'ordre du jour,
• 2. reçoit le compte rendu des travaux du Conseil
  d'Administration et les comptes du Trésorier,
• 3. statue sur leur approbation,
• 4. statue sur toutes les questions relatives au
  fonctionnement du Comité de jumelage
• 5. vote le budget
• 6. élit le Conseil d'Administration
• 7. donne au Conseil d'Administration tous
  pouvoirs nécessaires pour accomplir sa mission

L A.G doit voter toutes les décisions portant
sur le fonctionnement, et donne des pouvoirs au
C.A ???
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Comment organiser et animer une assemblée
générale ?
Exemple

• Article 7
• Chaque année, l'Assemblée Générale élit une
  commission de contrôle de trois membres choisis
  en dehors du Conseil d'Administration, qui a la
  charge de contrôler les recettes et les dépenses
  de l'association. Elle établit un rapport,
  présenté à l'Assemblée Générale annuelle.

LA.G vote également la constitution de la
commission de contrôle et étudie le rapport de
contrôle
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Comment organiser et animer une assemblée
générale ?
Exemple

• Article 8
• Les statuts ne pourront être modifiés que par
  une Assemblée Générale extraordinaire, sous
  réserve de l'accord des deux tiers des membres de
  l'association.

Mise en place dun quorum pour les modifications
de statuts, avec la nécessité de tenir une
assemblée générale
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Comment organiser et animer une assemblée
générale ?
Exemple

• Article 9
• L'association est administrée par un Conseil
  d'Administration composé de membres adhérents,
  élus par l'Assemblée Générale.
• Le Conseil d'Administration se réunit au moins
  une fois par trimestre, pour délibérer de toutes
  les affaires concernant l'association.

Lélection des membres seffectue par lA.G
Confusion complète avec les pouvoirs conférés à
lA.G
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Comment organiser et animer une assemblée
générale ?

• A travers la seule lecture des statuts peut être
  déterminée la structuration de lA.G de cette
  association
• Rapport moral et vote
• Rapport dactivités et vote
• Présentation des comptes
• Présentation du rapport de la commission de
  contrôle
• Approbation des comptes
• Vote du montant des cotisations
• Présentation du budget prévisionnel et vote
• Election des membres du Conseil dAdministration
• Modifications de statuts en A.G extraordinaire

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Comment organiser et animer une assemblée
générale ?

• Les dispositions statutaires et celles rendues
  obligatoires de par le champ dintervention de
  lassociation, sont à respecter, mais ce ne sont
  pas elles qui permettent de donner une tonalité
  aux travaux de lassemblée générale.
• La tonalité générale est donnée par léquipe des
  dirigeants et plus globalement par les membres de
  lassociation.
• Dès lors que lorganisation technique est
  également fixée par les statuts, sinterroger sur
  la pertinence des statuts est également une
  priorité à avoir à lesprit.

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Comment organiser et animer une assemblée
générale ?

• Quelques conseils
• Inviter formellement lensemble des membres de
  lassociation
• Déterminer explicitement, avant louverture des
  travaux, celles et ceux qui disposent dun droit
  de vote
• Déterminer auparavant, les différentes missions à
  assurer au cours de lA.G et les répartir ( Ex
  Accueil Vérification des pouvoirs et des droits
  de vote Scrutateurs Secrétaire de séance
  Animateur des travaux)

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Comment organiser et animer une assemblée
générale ?

• Quelques conseils
• Fixer un temps, même indicatif, pour aborder
  chaque point inscrit à lordre du jour
• Respecter tant que possible, les prises de parole
  programmées ( Durée, positionnement durant les
  travaux)
• Ne pas relire les rapports rédigés et remis aux
  participants, hormis le rapport moral.
• Répartir les temps de présentation des rapports
  et les temps déchange avec lensemble des
  membres.

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Comment organiser et animer une assemblée
générale ?

• Quelques conseils
• Rédiger un Procès verbal de lA.G, qui aura à
  être approuvé par les membres, lors des travaux
  suivants, et qui actera les décisions prises
• Utiliser des modes de communication innovants,
  et facilitant les échanges
• Réduire la partie formelle de lassemblée
  générale au minimum, pour laisser la place à
  différents types déchange et de réflexion
  possibles
• Lintervention dun expert
• Le débat sur une orientation
• Le point détape sur le fonctionnement assoc.
• Lanalyse dun temps fort de lassociation.

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Comment organiser et animer une assemblée
générale ?

• Poursuivre un objectif
• Rendre compte aux adhérents de laction réalisée
  par lassociation
• Débattre du passé, du présent et de lavenir
• Prendre les décisions qui relèvent de la
  compétence de tous les membres
• Renforcer la notoriété de lassociation à travers
  un temps original, convivial et enrichissant.

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Comment organiser et animer une assemblée
générale ?

• LAssemblée Générale
• Une corvée ?
• Une cérémonie ?
• Un spectacle ?

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Comment organiser et animer une assemblée
générale ?

• Si lassemblée générale est ce que lon veut en
  faire
• Une formalité
• Un temps de restitution
• Un moment déchange
• Un temps ressource pour lassociation.
• A chacun son choix .