Comment monter un projet pour bnficier de fonds europens

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Comment monter un projet pour bénéficier de fonds
européens
Le nouveau cadre budgétaire de lUE pour
2007-2013 mode demploi
Catherine LEDIG Directrice de lADEC cl_at_adec.fr A
lison GARNIER-RIVERS Chef de projet
européen alison.rivers_at_adec.fr www.adec.fr
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Sommaire

• Les pré requis
• Pourquoi participer à un projet européen
• Pourquoi appartenir à un réseau européen
• Retour dexpérience de lADEC
• Jy vais
• Comment participer
• Je massocie
• Jinitie un projet
• Évaluation et sélection
• Cest gagné le projet est retenu
• La vie du projet européen
• Clôture du projet

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Les pré requis pourquoi participer dans un
projet européen

• Moyen de trouver un complément de financement
  pour ses activités
• Tous types de acteurs peuvent participer

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Les pré requis pourquoi appartenir à un réseau
européen
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Les pré requis retour dexpérience de lADEC

• Depuis 14 ans participation dans plus de 20
  projets européens (4PCRD 5PCRD 6PCRD Leonardo
  eLearning Initiative Tempus Ten Telecom
  Culture 2000 Interreg IIA IIIA et IIIB)
• Coordinateur de 5 projets (4PCRD 5PCRD Interreg
  IIIA)
• Aujourdhui un réseau international de plus de
  150 personnes travaillant sur les projets
  européens dans plus de 18 pays
• Apport de lEurope
• Possibilité de voir ce qui ce passe ailleurs
• Trouver des bonnes et des mauvaises pratiques et
  les expérimenter
• Positionner et étalonner nos actions sur une
  échelle nationale et européenne
• Créer une dynamique de recherche au sein de notre
  structure
• Type de management
• Veille active et anticipation
• Meilleure compréhension des enjeux économiques
  (macro économique)

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Jy vais comment participer
Identifier vos axes de travail
Identifier les programmes de lEU
correspondants 7PCRD CIP FEDER etc
Utiliser le nouveau Réseau Europe Alsace
Vérifier les calendriers dappels doffres /
projets les conditions de participation etc.
http//cordis.europa.eu/fr/home.html
Je participe comme partenaire
Je participe comme porteur
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Jy vais comment participer exemple

• Entreprise A
• Statut PME de 15 salariés CA de 15 ME
• Secteur TIC création de outils et logiciels
  pour des entreprises
• Axes de recherche RFID interopérabilité
• Programme 7PCRD priorité ICT
• ICT - Information and Communication Technologies
  sur CORDIS http//cordis.europa.eu/fp7/ict/home_
  en.html
• Programme de travail 2007
• Possibilités de financement communautaire
• Objective ICT-2007-1.3 ICT in support of the
  networked enterprise
• Call FP7-ICT-2007-1 budget 30M
• Comme partenaire pas de projet de recherche
  identifié pour une première expérience de
  lEurope
• Comme porteur projet de recherche défini déjà
  un réseau européen

Identifier vos axes de travail
Orientation Europe en région (entreprises)
Agence Régionale de lInnovation et son réseau
dexperts
Identifier les programmes de lEU
Quelle participation
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Jy vais je massocie

• Pistes pour trouver un projet
• Participation dans des réseaux européens liés aux
  thématiques
• Outils mis à la disposition de lUE
• Cordis site web dédié au 7PCRD
• Bases de données
• FP7 Recherche de partenaires bientôt disponible
• Partenaires dans le domaine de linnovation
  Publier et/où parcourir...
• Journées dInformation (nationales et surtout
  européennes)
• Organisé par la CE sur des priorités spécifiques
• Journée dInformation ICT Cologne 01/02/2007
• Bureau Alsace et listes de diffusion
• BA reçoit et fait circuler des demandes de
  partenariats auprès des bureaux des régions à
  Bruxelles ...
• Ex. Liste de diffusion de Telecom.gouv dans le
  domaine des TIC

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Jy vais je massocie

• Vendre vos compétences auprès des porteurs de
  projet
• Définir vos compétences et votre apport dans un
  projet futur
• Centres dintérêts
• Connaissances scientifiques et techniques
• Atouts
• Démonstration de lexpertise
• Compétences en langues étrangères notamment
  langlais
• Travailler en réseau et savoir respecter le cadre
  dun consortium
• Présentation de votre structure en anglais à
  adapter selon le projet et le thématique (1/2 à 1
  page)
• Description de la structure
• Description des activités
• Expérience dans le domaine
• Si possible des exemples de participation dans
  des projets européens
• Exemple ADEC Econtent
• Préparation de cvs en format européen de votre
  personnel clé en fonction des différents types
  dappels
• Résumés écrites de quelques lignes
• CV en format Europass (modèle Europass)

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Jy vais je massocie

• Remplir les formalités administratives
• Coordination du montage et de la soumission du
  dossier faite par le chef de fil
• En générale la langue commune des partenaires
  est langlais
• Formulaires et informations à fournir divers en
  fonction du programme type du projet etc.
• Dans le cadre du 7 PCRD
• Soumission en ligne
• en tant que partenaire il faut fournir
  habituellement
• Présentation de votre structure et votre
  personnel (cvs)
• Formulaire A2 données administratives
  concernant votre structure
• Données concernant votre partie du budget A3.1
• Apporter des conseils clarifications
  modifications de la partie technique du dossier
• Dans un projet Econtent (ce programme va faire
  partie du CIP)
• Exemple de formulaires administratifs A1 C1 C2

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Jy vais jinitie un projet

• Choix
• Je monte mon projet tout seul avec mon réseau de
  partenaires
• Je monte mon projet avec laide dun organisme
  spécialisé dans le montage de projets européens
• Etapes
• Développer lidée du projet et pré dessiner ces
  contours
• Monter le consortium
• Définir le budget
• Rédiger le dossier
• Soumettre le dossier
• La concurrence est forte beaucoup du travail
  doit se faire en amont
• Document de référence le guide des porteurs de
  projet

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Jy vais jinitie un projet

• Développer lidée du projet
• Cadrer le format du projet IP STREP CA RoE
  etc
• En relation avec le programme de travail le
  budget disponible les conditions déligibilité
  etc.
• Les objectifs du projet
• Formaliser les principaux objectifs et les
  résultats attendus du projet (2 à 3 pages)
• Problématique
• Objectifs
• Implémentation du projet grands chapitres des
  travaux à effectuer
• Résultats
• Impact et valeur ajoutée

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Jy vais jinitie un projet

• Monter le consortium
• Définition
• Un Consortium est un contrat de groupement
  momentané dentreprises ou dorganismes. Il
  prévoit les relations contractuelles entre les
  participants à un projet et constitue un contrat
  de coopération (inter-organisations).
• Il sagit dun accord conclu entre plusieurs
  personnes de droit privé et/ou de droit public
  en vue dobtenir ou dexécuter ensemble et
  conjointement un projet.
• Le Consortium na pas la personnalité morale. Il
  nest donc pas une société. Un accord de
  Consortium ne doit pas être interprété comme
  créant une société en participation ni une
  société de fait ou crée de fait.

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Jy vais jinitie un projet

• Monter le consortium
• Vérifier les règles concernant le nombre de
  partenaires et le nombre de pays différents
  variable selon le programme et les objectifs
• Les règles concernant le consortium minimum
• selon les objectifs du programme il faut une
  bonne représentation européenne
• Équilibre entre anciens et nouveaux États Membres
• Participation de pays candidats
• Mixité de profils dacteurs selon les objectifs
  du programme
• Organismes de recherche collectivités
  industrie PME etc.
• Veiller à lutilité et aux compétences des
  partenaires potentiels
• Bon partenaire pour le bon travail
• Si possible organiser des réunions de rencontre
  avant la soumission du dossier
• Demander des exemples de leur compétences
• Utiliser les mêmes outils cités ci-dessus pour
  trouver un projet pour trouver des partenaires

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Jy vais jinitie un projet

• Définir le budget global du projet
• Vérifier les postes de financement possible dans
  lappel ex.
• Personnel
• Frais de déplacement (voyage/ hôtel/
  restauration)
• Équipement
• Sous-traitance (pas toujours possible)
• Frais généraux
• Monter le budget par activité et par poste
• Coûts réels et non des estimations forfaitaires
  en particulier ce qui concerne le coût du
  personnel
• Plus facile de commencer par un budget détaillé
  qui est ensuite réduit pour sa présentation à la
  Commission
• Juste prix pour les activités proposées
  souvent un critère dévaluation
• Ne dépasser pas les recommandations de la CE pour
  le niveau de co-financement
• Exemple Budget 6PCRD simplifié MAP 2005
  plus complexe
• Calculer le niveau de co-financement
• Par type daction et/ou poste
• Par type de partenaire

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Jy vais jinitie un projet

• La rédaction du dossier se fait selon les règles
  spécifiques de chaque programme et de chaque
  appel
• La proposition se construit au tour de deux
  parties distinctes
• Partie A information administrative concernant
  la proposition les participants et la demande
  financière
• Partie B information scientifique et technique
  de la proposition
• Partie A contient
• Formulaires à remplir A1 A2 A3 etc.
• Parfois à remplir directement en ligne
• Souvent des éléments annexes signés et tamponnés
  à ajouter à la demande ex.
• Document didentification légale
• Garanties financières
• Lettres de soutien au projet
• Partie B consiste
• plus souvent dune liste de titres des sections à
  compléter pour structurer un dossier ex.
• Concept et objectifs
• Etat de lart
• Méthodologie et plan de travail (calendrier et
  gantt)
• Description du travail (en lot et en tâches)
• Livrables
• Valeur ajoutée et impact du projet

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Jy vais jinitie un projet

• Soumission du dossier
• Cest le chef de fil du projet qui se charge de
  la soumission il est par conséquent essentiel de
  
• Vérifier les modalités de la soumission
• Le jour et lheure
• La méthode en ligne / par courrier
• Les pièces à joindre
• Le nombre de copies
• Il ny a pas dexception la Commission exclut
  tout dossier
• Incomplet
• En retard
• Ne répondant pas à lappel

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Évaluation et sélection

• Procédure stricte et prédéfinie dévaluation et
  de sélection
• Critères dévaluation connus à lavance
• Ex. 7 PCRD
• Forte concurrence pour les financements
• Un dossier peut être éligible avoir dépasser le
  seuil minimum pour prétendre à un financement
  mais ne pas être sélectionné car il y a dautres
  projet avec des meilleures notes!
• Penser aux évaluateurs lors de la rédaction
• Souvent peu de temps pour évaluer un dossier
• Le dossier doit être clair lisible et
  compréhensible par un tiers
• Langlais est la langue commune de lUnion même
  si théoriquement on a le droit de déposer le
  dossier dans une autre langue

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Cest gagné le projet est retenu

• Négociation du contrat
• Par le coordinateur avec les instances de
  gestion par.ex. La Commission Européenne
• Validation du dossier technique et administratif
• Apport de modifications si nécessaire
• Signature de la convention
• Par le coordinateur au nom du consortium ou
• Par chaque partenaire
• Versement de lavance financière
• Si stipulé dans la convention versement de
  lavance au coordinateur au nom du consortium
• Répartition de lavance entre les partenaires par
  le coordinateur

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La vie du projet européen

• Coordination
• Coordination globale la coordination de
  lensemble du projet
• Coordination interne la coordination de la mise
  en oeuvre du projet par chaque partenaire
• Lorganisation et la coordination globale du
  projet sont réalisées par le coordinateur.
  Exemples des tâches
• Contrôler la progression régulière et efficace du
  projet vers ses objectifs
• Établir la communication entre les partenaires et
  les instances communautaires
• Suivre et contrôler la qualité de tous les
  livrables
• Organisation préparation et rapportage des
  réunions
• Préparation des rapports administratifs et
  financiers
• Il y a aussi une gestion de projet interne propre
  à chaque partenaire
• Organiser et coordonner le bon déroulement de ses
  activités ou tâches dans le projet
• Fournir des rapports dactivités et/ou livrables
  au coordinateur
• Comptabiliser ses dépenses

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La vie du projet européen

• Travaux
• Découpage du projet en lot et en tâches
• Selon expertise travail spécifique et
  individuel ou travail collaboratif et en réseau
  avec des autres partenaires
• Travail individuel une tâche du projet dédiée à
  un partenaire spécifique
• Travail en collaboration une tâche du projet
  partagée entre plusieurs partenaires
• Exemples de travaux
• Rédaction des rapports présentation des
  résultats
• Activités de diffusion et de sensibilisation
• Réunions périodiques pour discuter et valider les
  travaux des différents partenaires

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La vie du projet européen

• Évaluation comptes rendus et validation des
  étapes par les experts
• Envoi de rapports administratifs et financiers
  réguliers pour valider lévolution et les étapes
  du projet
• Selon les programmes présentation des résultats
  intermédiaires et finaux aux comités dexperts
  réunis par la Commission
• Selon le progrès du projet la Commission peut
  avancer des recommandations demander des
  clarifications et même arrêter (temporairement)
  le projet en cas extrême

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La vie du projet européen

• Financement des travaux durant la vie du projet
• Soumission de rapports financiers périodiquement
  (ex. tous les 6 mois)
• Réunification des pièces comptables prouvant la
  réalité des dépenses éligibles de chaque
  partenaire (cost statements) par le coordinateur
• Validation des éléments
• Envoi à linstance de gestion
• Les versements de la Commission sont stipulés
  dans la convention avec le projet
• Modalités différents selon le programme le type
  de projet
• Les derniers versements peuvent parfois arriver
  bien après la fin du projet

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Clôture du projet

• Clôture du dossier
• Rapport administratif et financier final
• Copies de tous les livrables et justificatifs des
  travaux
• Distribution du dernier paiement par le
  coordinateur
• Parfois il y a une retenue (de 5 à 15) qui nest
  payée quaprès la validation finale du projet
  (technique et administratif)
• En fonction de la taille et la complexité du
  projet la clôture peut prendre de 2 à 12 mois
• Le projet est clôturé et la convention prend fin
  après la réception du dernier paiement
• Se préparer à un audit potentiel
• Préparer un classeur avec
• Les éléments des travaux
• Les documents administratifs (lettres décisions
  officielles etc.)
• Les documents financiers (copies de tous les
  documents de dépenses envoyés au coordinateur y
  compris des factures méthodologie de calcul de
  frais de personnel etc.)
• Ne garder que la dernière version des documents
• Un audit en général a lieu dans lannée qui
  suit la fin technique du projet
• Exemple de documents à préparer programme eTEN
• Obligation de garder les archives pendant une
  période spécifiée
• Ex. 5 PCRD 5 ans après le dernier paiement de la
  Commission.

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Questions /Réponses