Presentaci

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Gestión de Abastecimiento
Claudio Loyola Castro Dirección de Compras y
Contratación Pública
Concepción, diciembre 2006
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Agenda

• La función de abastecimiento
• Planificación de Compras, el paso inicial
• Determinar el método de compra idóneo
• Los requerimientos de www.chilecompra.cl
• Gestionar los contratos, una fuente de
  información
• Recomendaciones finales y conclusiones

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Agenda

• La función de abastecimiento
• Planificación de Compras, el paso inicial
• Determinar el método de compra idóneo
• Los requerimientos de www.chilecompra.cl
• Gestionar los contratos, una fuente de
  información
• Recomendaciones finales y conclusiones

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Antes abastecimiento se orientaba sólo al precio
y a la oportunidad

• Tradicionalmente
• Disponer de los bienes y servicios que son
  requeridos por las áreas usuarias en forma
  oportuna y al menor precio posible
• Consecuencias
• Orientación al precio
• Énfasis fuertemente operativo
• Enfoque de corto-plazo
• Liderado por los usuarios

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Abastecimiento se orienta a eficiencia para
cumplir la misión organizacional

• Actualmente
• Minimizar el gasto en bienes y servicios
  requeridos por una institución para el
  cumplimiento de su misión
• Consecuencias
• No sólo importan los precios, sino también la
  pertinencia, oportunidad y calidad de los
  requerimientos
• Carácter estratégico
• Enfoque de largo plazo
• Liderazgo desde el área de abastecimiento

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El abastecimiento responde a objetivos de
eficiencia y eficacia

• Eficiencia en las compras
• TCO- Enfoque costo integral - Análisis de gastos
• Soporte a usuarios
• Calidad
• Producto Servicio
• Desarrollo de proveedores
• Innovación
• Transparencia
• Auditabilidad y trazabilidad
• Visibilidad

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El Proceso de abastecimiento tiene distintas
etapas, todas importantes
PLANIFICACIÓN
NEGOCIACIÓN
ENTREGA
OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS
INTELIGENCIA DE MERCADOS
ADMINISTRACIÓN DE CONTENIDOS
ANÁLISIS DE CONSUMOS
GESTIÓN DE PROVEEDORES
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Conclusión

• La función de abastecimiento se orienta a la
  misión institucional y responde a objetivos de
  eficiencia y eficacia
• La gestión de abastecimiento es un proceso, y
  debe ser analizada con una visión sistémica

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Agenda

• La función de abastecimiento
• Planificación de Compras, el paso inicial
• Determinar el método de compra idóneo
• Los requerimientos de www.chilecompra.cl
• Gestionar los contratos, una fuente de
  información
• Recomendaciones finales y conclusiones

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Visión del Gobierno

• Hacer más transparente el mercado de las compras
  públicas
• Reducir asimetrías de información
• Facilitar la planificación comercial de los
  proveedores del estado
• Fortalecer el modelo de contratos marco como
  fuente principal de suministro para las
  necesidades del sector público
• Transparencia
• Eficiencia
• Descuentos por volumen
• Menores costos de proceso
• Control

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Planificar las compras genera resultados
positivos para los Servicios

• Planificar las compras permite
• Generar contratos de suministro
• Obtener descuentos por volumen
• Reducir los tamaños de pedido sin perder poder de
  negociación
• Reducir los costos de administración
• Reducir el fraccionamiento de las compras
• Mejorar la programación de actividades
• Generar estrategias de mejoramiento del
  abastecimiento
• Mejorar la planificación financiera

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Qué significa planificar las compras?

• Planificar las compras significa definir qué
  necesita la organización, cuánto y para cuándo lo
  necesita, dentro de un período de tiempo
  determinado.
• Además en la planificación se identifican los
  proveedores potenciales de cada compra y una
  estimación de sus principales parámetros, tales
  como precio, plazos de entrega, calidad, etc.
• También se programan con anticipación las compras
  requeridas, lo que permite organizar de mejor
  manera el trabajo al interior de la unidad de
  abastecimiento

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Ventajas de planificar las compras

• Precios más competitivos y mejor calidad
  obtenidos en cualquiera de los distintos
  mecanismos de compra, debido a que una adecuada
  programación nos permite
• Agregar demanda y, de este modo, conseguir
  mejores condiciones comerciales (precio, calidad,
  entrega, servicio post venta, etc.).
• Facilitar a la Dirección de Compras y
  Contratación Pública la suscripción de nuevos
  Convenios Marco, basándose en los requerimientos
  futuros estimados por los planes de compra de los
  servicios.
• Realizar una mejor definición de los
  requerimientos y de los plazos de los distintos
  procesos de compra, lo que trae aparejado un
  mayor número de proveedores potenciales y una
  mejor negociación en el caso de un único
  proveedor.

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Toda la organización debe participar de la
planificación de las compras

• Es fundamental tener claro que la planificación
  de las compras no es una tarea exclusiva del
  departamento de abastecimiento, ya que será
  necesario consultar y hacer participar a otros
  departamentos y unidades de la organización.

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La planificación de compras se divide en 3
etapas Ejecución, evaluación y ajuste

• Identificar desviaciones
• Analizar causas
• Problemas de planificación
• Problemas de ejecución
• Proponer mejoras y/o medidas correctivas

• Programación de las actividades
• Programación de las licitaciones

• Modificar el plan de compras

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Elaboración del plan anual de compras
Planificación y programación
Análisis deinformaciónhistórica
Solicitudes deinformación a losusuarios
Elaboración deinformación por usuario
Consolidacióndel plan
Planificaciónestratégicade abastecimiento
Análisis de factibilidadpresupuestaria
Formalizacióny publicación
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Recomendaciones

• Mejorar las fuentes de información
• Maestro de materiales vinculado
• Definir pronósticos por salidas de bodega
• Bitácora de contratos
• Vincular con la gestión
• Detección de oportunidades de mejoramiento
• Administración de carga de trabajo y de
  competencias
• Programación de licitaciones
• Seguimiento del plan
• Evaluación y ajuste periódico del plan

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Planificar las compras permite generar Políticas
y gestionar inventarios

• Qué materiales mantener en bodegas y en qué
  cantidad?
• Cuándo y cuánto pedir?
• Qué clasificaciones de materiales emplear?
• Cómo valorizar y contabilizar los materiales en
  bodega?
• Cómo registrar los movimientos de materiales?
• Cómo administrar los materiales con vencimiento?

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A qué se refiere la gestión de inventarios?

• Inventarios
• Existencias
• Activo Fijo
• En gestión de abastecimiento nos preocupa la
  gestión de las existencias en bodega
• La bodega es la puerta de entrada de los bienes
  de stock a nuestra organización
• A partir de la información de bodega planificamos
  y programamos nuestras compras
• En la bodega se pueden generar mermas y
  obsolescencias que disminuyen la calidad del
  abastecimiento

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Existen indicadores de gestión del inventario
globales y por ítem

• Indicadores globales (institución, bodega)
• Rotación
• Quiebres de stock
• Indicadores por ítem
• Nivel de inventarios
• Valorizado - Unidades físicas
• Duración de los inventarios (inverso de rotación)
• Indicadores para el manejo de perecibles
• Días en bodega - Días para el vencimiento

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Modelo ABC de administración del inventario
permite visión global

• La gestión se hace a partir de combinar la
  variable duración con un enfoque ABC del
  inventario, generando un panel de control

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Conclusión

• La planificación de compras facilita la
  organización del área de abastecimiento.
• Una política de inventarios permite una operación
  más eficiente del área

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Agenda

• La función de abastecimiento
• Planificación de Compras, el paso inicial
• Determinar el método de compra idóneo
• Los requerimientos de www.chilecompra.cl
• Gestionar los contratos, una fuente de
  información
• Recomendaciones finales y conclusiones

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La compras se pueden clasificar según precio y
nivel de actividad
Precio Unitario
Nivel de actividad
Bajo
Mejorar negociación
Alto
Consolidar demanda
Agilizar procesos
Alto
Bajo
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La clasificación por áreas facilita la
distribución de recursos
Infraestructura Equipamiento Proyectos
Insumos de producción
Materiales y servicios de uso común
Mantención Reparación Operaciones
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La clasificación relacionando Monto Involucrado y
Nivel de Criticidad permite organizar los
esfuerzos
Estratégicas
Nivel de Criticidad
Zona 3
Monto
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Recomendación Focalice el control y agilizar las
compras

• El dilema del exceso de control
• Fomentar una cultura de responsabilidad y
  autonomía
• Incorporar TIC para facilitar los controles
• Agilizar los procesos para compras de menor monto
• Contratos marco
• Genere convenios

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La consolidación de compras genera importantes
beneficios

• Se obtienen Descuentos por volumen
• Se simplifican los procesos de compra
• Posibilita focalizar los recursos a procesos de
  mayor valor agregado

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La consolidación se puede realizar en distintas
dimensiones
Más que una actividad puntual, la
consolidaciónde compras ofrece un camino de
desarrollo en el tiempo
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Los Convenios son el resultado de la
consolidación de compras

• El Convenio de Suministro es generalmente
  requerido por los Organismos Públicos cuando se
  ven enfrentados a la necesidad de contratar un
  servicio o producto por un tiempo determinado con
  ciertos niveles de Tarifas y que se pueda
  adjudicar a más de un proveedor.

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Haga participar a proveedores en el proceso
previo a la licitación

• Invite a proveedores a participar de un RFI
  (Request for Information), para obtener insumos
  para el diseño de mis bases. Esto NO DEBE generar
  compromisos, ni menos dar ninguna ventaja al
  momento de tener las bases listas.
• Se sugiere invitar a varios proveedores al RFI
• Invite a proveedores de su comuna o provincia a
  inscribirse en el portal y participar del proceso
  de licitación.

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Conclusión
Existen distintos formas para clasificar las
compras , y para gestionarlas Se recomienda
generar condiciones de competencia en los
procesos Priorice la generación de convenios
para los productos /servicio que requieren de la
mayor parte de su tiempo
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Agenda

• La función de abastecimiento
• Planificación de Compras, el paso inicial
• Determinar el método de compra idóneo
• Los requerimientos de www.chilecompra.cl
• Gestionar los contratos, una fuente de
  información
• Recomendaciones finales y conclusiones

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Selección del Proceso de Compra

• Es Convenio Marco?

• Si. Compra por Chilecompra express

• Licitación Pública

• Es excepción del artículo 8º?
• Proveedor único
• Naturaleza
• Menor a 100 UTM
• Etc.

• Si. Licitación Privada o Trato Directo

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Creación de Bases o TDR

• Selección de productos

• Antecedentes y contactos del organismo demandante

• Antecedentes administrativos

• Etapas y plazos

• Requisitos de Participación e Instrucciones para
  presentación de Ofertas

• Proceso en tres pasos

• Antecedentes Legales

• Criterios de Evaluación

• Montos y Duración del Contrato

• Naturaleza y Montos de las Garantías

• Requerimientos Técnicos y Otras Cláusulas

• Ingreso de Anexos

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Creación de Bases o TDR

• Selección de productos

• Antecedentes y contactos del organismo demandante

• Antecedentes administrativos

• Etapas y plazos

• Requisitos de Participación e Instrucciones para
  presentación de Ofertas

• Proceso en tres pasos

• Antecedentes Legales

• Criterios de Evaluación

• Montos y Duración del Contrato

• Naturaleza y Montos de las Garantías

• Requerimientos Técnicos y Otras Cláusulas

• Ingreso de Anexos

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Creación de Bases o TDR

• Selección de productos

• Antecedentes y contactos del organismo demandante

• Antecedentes administrativos

• Etapas y plazos

• Requisitos de Participación e Instrucciones para
  presentación de Ofertas

• Proceso en tres pasos

• Antecedentes Legales

• Criterios de Evaluación

• Montos y Duración del Contrato

• Naturaleza y Montos de las Garantías

• Requerimientos Técnicos y Otras Cláusulas

• Ingreso de Anexos

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Creación de Bases o TDR

• Selección de productos

• Antecedentes y contactos del organismo demandante

• Antecedentes administrativos

• Etapas y plazos

• Requisitos de Participación e Instrucciones para
  presentación de Ofertas

• Proceso en tres pasos

• Antecedentes Legales

• Criterios de Evaluación

• Montos y Duración del Contrato

• Naturaleza y Montos de las Garantías

• Requerimientos Técnicos y Otras Cláusulas

• Ingreso de Anexos

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Creación de Bases o TDR

• Selección de productos

• Antecedentes y contactos del organismo demandante

• Antecedentes administrativos

• Etapas y plazos

• Requisitos de Participación e Instrucciones para
  presentación de Ofertas

• Proceso en tres pasos

• Antecedentes Legales

• Criterios de Evaluación

• Montos y Duración del Contrato

• Naturaleza y Montos de las Garantías

• Requerimientos Técnicos y Otras Cláusulas

• Ingreso de Anexos

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Creación de Bases o TDR

• Selección de productos

• Antecedentes y contactos del organismo demandante

• Antecedentes administrativos

• Etapas y plazos

• Requisitos de Participación e Instrucciones para
  presentación de Ofertas

• Proceso en tres pasos

• Antecedentes Legales

• Criterios de Evaluación

• Montos y Duración del Contrato

• Naturaleza y Montos de las Garantías

• Requerimientos Técnicos y Otras Cláusulas

• Ingreso de Anexos

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Creación de Bases o TDR

• Selección de productos

• Antecedentes y contactos del organismo demandante

• Antecedentes administrativos

• Etapas y plazos

• Requisitos de Participación e Instrucciones para
  presentación de Ofertas

• Proceso en tres pasos

• Antecedentes Legales

• Criterios de Evaluación

• Montos y Duración del Contrato

• Naturaleza y Montos de las Garantías

• Requerimientos Técnicos y Otras Cláusulas

• Ingreso de Anexos

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Creación de Bases o TDR

• Selección de productos

• Antecedentes y contactos del organismo demandante

• Antecedentes administrativos

• Etapas y plazos

• Requisitos de Participación e Instrucciones para
  presentación de Ofertas

• Proceso en tres pasos

• Antecedentes Legales

• Criterios de Evaluación

• Montos y Duración del Contrato

• Naturaleza y Montos de las Garantías

• Requerimientos Técnicos y Otras Cláusulas

• Ingreso de Anexos

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Creación de Bases o TDR

• Selección de productos

• Antecedentes y contactos del organismo demandante

• Antecedentes administrativos

• Etapas y plazos

• Requisitos de Participación e Instrucciones para
  presentación de Ofertas

• Proceso en tres pasos

• Antecedentes Legales

• Criterios de Evaluación

• Montos y Duración del Contrato

• Naturaleza y Montos de las Garantías

• Requerimientos Técnicos y Otras Cláusulas

• Ingreso de Anexos

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Creación de Bases o TDR

• Selección de productos

• Antecedentes y contactos del organismo demandante

• Antecedentes administrativos

• Etapas y plazos

• Requisitos de Participación e Instrucciones para
  presentación de Ofertas

• Proceso en tres pasos

• Antecedentes Legales

• Criterios de Evaluación

• Montos y Duración del Contrato

• Naturaleza y Montos de las Garantías

• Requerimientos Técnicos y Otras Cláusulas

• Ingreso de Anexos

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Creación de Bases o TDR

• Selección de productos

• Antecedentes y contactos del organismo demandante

• Antecedentes administrativos

• Etapas y plazos

• Requisitos de Participación e Instrucciones para
  presentación de Ofertas

• Proceso en tres pasos

• Antecedentes Legales

• Criterios de Evaluación

• Montos y Duración del Contrato

• Naturaleza y Montos de las Garantías

• Requerimientos Técnicos y Otras Cláusulas

• Ingreso de Anexos

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Conclusión
La calidad de la información afecta la calidad
del proceso Es de gran importancia utilizar el
formulario de bases para facilitar la
participación de proveedores.
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Agenda

• La función de abastecimiento
• Planificación de Compras, el paso inicial
• Determinar el método de compra idóneo
• Los requerimientos de www.chilecompra.cl
• Gestionar los contratos, una fuente de
  información
• Recomendaciones finales y conclusiones

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Un cambio de paradigma
La administración de contratos se inicia con la
firma del contrato
Se basa en actividades a ser realizadas
Se paga por avance en la ejecución de actividades
Mecanismos para monitorear el contrato poco claros
No hay incentivos a mejorar la calidad
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Ciclo de vida del contrato

• Proceso previo a la Licitación
• Estrategia de licitación
• Análisis de riesgos y
• Aseguramiento de Calidad
• Preparación de Bases de licitación

• Consideraciones Iniciales
• Identificación de Necesidad
• Definición del equipo
• Estudio de mercado

• Monitoreo del Contrato
• Actividades de evaluación
• Requisitos de información
• Estudio de mercado
• Renovación de contratos
• Aseguramiento de calidad

• Licitación y firma del Contrato
• Licitación
• Negociación y firma del Contrato
• Planificación del contrato
• Aseguramiento de calidad

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Conclusión
La calidad de la información afecta la calidad
del proceso Es de gran importancia utilizar el
formulario de bases para facilitar la
participación de proveedores.
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Agenda

• La función de abastecimiento
• Planificación de Compras, el paso inicial
• Determinar el método de compra idóneo
• Los requerimientos de www.chilecompra.cl
• Gestionar los contratos, una fuente de
  información
• Recomendaciones finales y conclusiones

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El Liderazgo se gestiona a través de diversas
áreas

• Gestión de la Atención.
• Gestión de la Confianza.
• Gestión de Si Mismo.
• Gestión del Sentido.

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Logramos atención con cercaníay sin complacencia

• Es necesario que estemos presentes en nuestras
  palabras.
• No debemos aceptar la complacencia.
• Para logar cercanía debemos reconocer al otro.

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La confianza se gestiona desde los Juicios
JUICIOS
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La gestión de si mismo radica en tener un Plan
Personal

• El contacto con los VALORES propios.
• El desarrollo de la PROACTIVIDAD.
• La identificación del PROYECTO PERSONAL
• Lo IMPORTANTE sobre lo urgente.

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Las personas deben sentir que forman parte de un
equipo

• Debemos dar respuesta a la necesidad de las
  personas de sentirse parte de un proyecto
  trascendente.
• Es necesario permitir que las inquietudes
  personales tengan cauce.
• La delegación y la participación es una práctica
  de la gestión del sentido.

57
El arte de PRIORIZAR consiste en el mantenimiento
de la voluntad de consistencia entre lo que
verdaderamente consideramos importante (un fin en
la mente) y la acción (proactividad). Podríamos
resumirlo en Primero lo primero. Stephen Covey
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Gestión de Abastecimiento
Claudio Loyola Castro Dirección de Compras y
Contratación Pública
Concepción, diciembre 2006