Curso bsico de manejo del Mdulo de Publicaciones peridicas

1
Curso básico de manejo del Módulo de
Publicaciones periódicas

• Parte de conocimiento de Millennium

2
Objetivo de este curso

• Capacitar a las personas que trabajan con Módulo
  de
• Publicaciones periódicas

3
Objetivo del curso básico

• Que los participantes comprendan la interrelación
  de
• módulos, registros, y configuraciones del sistema
  Millennium.
• Con
• los flujos de procesos y procesos automáticos
• para mejorar su desempeño en el manejo del módulo
  de Publicaciones periódicas.

4
Objetivo del curso básico

• Que los participantes utilicen todas las
  herramientas del módulo de Publicaciones
  aplicando y respetando
• Las políticas de las Bibliotecas Tec.
• Los flujos de procesos oficiales.
• La información obtenida de los procesos
  automáticos.
• Para favorecer la integración de todas las áreas
  de las bibliotecas.

5
Temario 1er. Día(830 a.m. 100 p.m. y 230
530 p.m.)
6
Temario 2 día (830 a.m. 130 p.m. y 230
530 p.m.)
7
Temario 3er. Día(830 a.m. 100 p.m. y 230
530 p.m.)
8
Interrelaciones generales
VA
Adquisiciones

• Líneas rojas Flujo de materiales
• Líneas Punteadas Flujo no natural en Millennium
• Líneas continuas Flujo natural de millennium
• Líneas moradas Flujo de información no natural
  de millennium
• Líneas negras Flujo de información natural en
  millennium
• Líneas dobles materiales e información natural
  en millennium

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9
Interrelaciones generales

• Líneas rojas Flujo de materiales
• Líneas Punteadas Flujo no natural en Millennium
• Líneas continuas Flujo natural de millennium
• Líneas moradas Flujo de información no natural
  de millennium
• Líneas negras Flujo de información natural en
  millennium
• Líneas dobles materiales e información natural
  en millennium

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10
Interrelaciones generales
Adquisiciones
Catalogación

• Líneas rojas Flujo de materiales
• Líneas Punteadas Flujo no natural en Millennium
• Líneas continuas Flujo natural de millennium
• Líneas moradas Flujo de información no natural
  de millennium
• Líneas negras Flujo de información natural en
  millennium
• Líneas dobles materiales e información natural
  en millennium

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11
Interrelaciones generales
Adquisiciones
Catalogación

• Líneas rojas Flujo de materiales
• Líneas Punteadas Flujo no natural en Millennium
• Líneas continuas Flujo natural de millennium
• Líneas moradas Flujo de información no natural
  de millennium
• Líneas negras Flujo de información natural en
  millennium
• Líneas dobles materiales e información natural
  en millennium

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Interrelaciones generales
VA
Adquisiciones
Catalogación

• Líneas rojas Flujo de materiales
• Líneas Punteadas Flujo no natural en Millennium
• Líneas continuas Flujo natural de millennium
• Líneas moradas Flujo de información no natural
  de millennium
• Líneas negras Flujo de información natural en
  millennium
• Líneas dobles materiales e información natural
  en millennium

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Interrelaciones generales
VA
Adquisiciones
Catalogación

• Líneas rojas Flujo de materiales
• Líneas Punteadas Flujo no natural en Millennium
• Líneas continuas Flujo natural de millennium
• Líneas moradas Flujo de información no natural
  de millennium
• Líneas negras Flujo de información natural en
  millennium
• Líneas dobles materiales e información natural
  en millennium

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Interrelaciones generales
VA
Adquisiciones

• Líneas rojas Flujo de materiales
• Líneas Punteadas Flujo no natural en Millennium
• Líneas continuas Flujo natural de millennium
• Líneas moradas Flujo de información no natural
  de millennium
• Líneas negras Flujo de información natural en
  millennium
• Líneas dobles materiales e información natural
  en millennium

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Interrelaciones generales
VA
Adquisiciones

• Líneas rojas Flujo de materiales
• Líneas Punteadas Flujo no natural en Millennium
• Líneas continuas Flujo natural de millennium
• Líneas moradas Flujo de información no natural
  de millennium
• Líneas negras Flujo de información natural en
  millennium
• Líneas dobles materiales e información natural
  en millennium

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Interrelaciones generales
VA
Adquisiciones

• Líneas rojas Flujo de materiales
• Líneas Punteadas Flujo no natural en Millennium
• Líneas continuas Flujo natural de millennium
• Líneas moradas Flujo de información no natural
  de millennium
• Líneas negras Flujo de información natural en
  millennium
• Líneas dobles materiales e información natural
  en millennium

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Interrelaciones generales
VA
Adquisiciones
Estadísticas

• Líneas rojas Flujo de materiales
• Líneas Punteadas Flujo no natural en Millennium
• Líneas continuas Flujo natural de millennium
• Líneas moradas Flujo de información no natural
  de millennium
• Líneas negras Flujo de información natural en
  millennium
• Líneas dobles materiales e información natural
  en millennium

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Interrelaciones generales
VA
Adquisiciones
Desarrollo de colecciones

• Líneas rojas Flujo de materiales
• Líneas Punteadas Flujo no natural en Millennium
• Líneas continuas Flujo natural de millennium
• Líneas moradas Flujo de información no natural
  de millennium
• Líneas negras Flujo de información natural en
  millennium
• Líneas dobles materiales e información natural
  en millennium

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Interrelaciones generales
VA
Adquisiciones

• Líneas rojas Flujo de materiales
• Líneas Punteadas Flujo no natural en Millennium
• Líneas continuas Flujo natural de millennium
• Líneas moradas Flujo de información no natural
  de millennium
• Líneas negras Flujo de información natural en
  millennium
• Líneas dobles materiales e información natural
  en millennium

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20
Interrelación de registros
Campus 1
Campus 2
Campus 3
Bibliográfico
Ítem A
Ítem B
Ítem C
Líneas entre registros relación directa Líneas
continuas Relaciones permanentes Líneas
punteadas Relaciones no permanentes
21
Interrelación de registros
Campus 1
Campus 2
Campus 3
Bibliográfico
Ítem A
Ítem B
Ítem C
Usuario A
Usuario B
Usuario C
Líneas entre registros relación directa Líneas
continuas Relaciones permanentes Líneas
punteadas Relaciones no permanentes
22
Interrelación de registros
Campus 1
Campus 2
Campus 3
Bibliográfico
Ítem A
Ítem B
Ítem C
Orden A
Orden B
Usuario A
Usuario B
Usuario C
Líneas entre registros relación directa Líneas
continuas Relaciones permanentes Líneas
punteadas Relaciones no permanentes
23
Interrelación de registros
Campus 1
Campus 2
Campus 3
Bibliográfico
Curso A
Curso B
Ítem A
Ítem B
Ítem C
Orden A
Orden B
Usuario A
Usuario B
Usuario C
Líneas entre registros relación directa Líneas
continuas Relaciones permanentes Líneas
punteadas Relaciones no permanentes
24
Interrelación de registros
Campus 1
Campus 2
Campus 3
Cardex A
Bibliográfico
Cardex B
Curso A
Curso B
Ítem A
Ítem B
Ítem C
Orden A
Orden B
Usuario A
Usuario B
Usuario C
Líneas entre registros relación directa Líneas
continuas Relaciones permanentes Líneas
punteadas Relaciones no permanentes
25
Configuraciones
Campos fijos y variables específicos de cada
registro
Campus 1
Campus 2
Campus 3
Cardex A
Bibliográfico
Cardex B
Curso A
Curso B
Ítem A
Ítem B
Ítem C
Orden A
Orden B
Usuario A
Usuario B
Usuario C
26
Configuraciones
Campos fijos y variables específicos de cada
registro
Scopes
Campus 1
Ubicaciones
Campus 2
Logines
Campus 3
Reglas de ocultamiento
Cardex A
Bibliográfico
Cardex B
Curso A
Curso B
Ítem A
Ítem B
Ítem C
Orden A
Orden B
Usuario A
Usuario B
Usuario C
27
Configuraciones
Campos fijos y variables específicos de cada
registro
Scopes
Campus 1
Ubicaciones
Campus 2
Logines
Campus 3
Reglas de ocultamiento
Cardex A
Bibliográfico
Cardex B
Curso A
Curso B
Ítem A
Ítem B
Ítem C
Orden A
Orden B
Usuario A
Usuario B
Usuario C
PARAMETROS DE CIRCULACIÓN
Tipos de usuarios
Aplicación de reglas de préstamo
Reglas de préstamo
Bloqueos
Calendario
28
Configuraciones
Campos fijos y variables específicos de cada
registro
Scopes
Campus 1
Ubicaciones
Campus 2
Logines
Campus 3
Reglas de ocultamiento
Cardex A
Bibliográfico
Cardex B
Curso A
Curso B
Ítem A
Ítem B
Ítem C
Orden A
Orden B
Usuario A
Usuario B
Usuario C
Índices
Grupos de etiquetas
PARAMETROS DE CIRCULACIÓN
Tipos de usuarios
Aplicación de reglas de préstamo
Reglas de préstamo
Bloqueos
Calendario
29
Configuraciones
Campos fijos y variables específicos de cada
registro
Scopes
Campus 1
Ubicaciones
Campus 2
Logines
Campus 3
Reglas de ocultamiento
Cardex A
Bibliográfico
Cardex B
Curso A
Curso B
Ítem A
Ítem B
Ítem C
Orden A
Orden B
Usuario A
Usuario B
Usuario C
Índices
Grupos de etiquetas
UNIDADES DE ADQUISICIÓN
PARAMETROS DE CIRCULACIÓN
Proveedores
Fondos
Tipos de usuarios
Aplicación de reglas de préstamo
Ciclos de reclamación
Direcciones de facturación
Reglas de préstamo
Bloqueos
Calendario
30
Configuraciones
Campos fijos y variables específicos de cada
registro
Scopes
Campus 1
Ubicaciones
Campus 2
Logines
Campus 3
Reglas de ocultamiento
Cardex A
Bibliográfico
Cardex B
Curso A
Curso B
Ítem A
Ítem B
Ítem C
Orden A
Orden B
Usuario A
Usuario B
Índices
Usuario C
Grupos de etiquetas
UNIDADES DE ADQUISICIÓN
PARAMETROS DE CIRCULACIÓN
Proveedores
Fondos
Tipos de usuarios
Aplicación de reglas de préstamo
Ciclos de reclamación
Direcciones de facturación
Reglas de préstamo
Bloqueos
UNIDADES DE PUBLICACIONES PERIODICAS
Calendario
31
Configuraciones

• Nombres y jerarquías para facilitar la
  administración.
• Siempre se usan las 3 primeras letras del campus
  o sede con el que se este trabajando.
• El sistema va cerrando candados en base a las 3
  primeras letras
• Logines Iniciales Fondos
• Proveedores Scopes
• Ubicaciones hay una tabla de equivalencias para
  facilitar la creación de nombres.

32
Configuraciones

• Candados en el acceso a registros
• Catalogación scopes
• Adquisiciones scopes y unidad de adquisiciones.
• Publicaciones periódicas scopes y unidad de
  publicaciones periódicas.
• Catálogo
• Ver registros Scopes y Reglas de ocultamiento
• Apartar registros Scopes, reglas de
  ocultamiento, biblioteca matriz del usuario y
  ubicaciones apartables.

33
Configuraciones por modulo por sesión

• Cada operador del sistema puede cambiar las
  configuraciones según las labores y/o el material
  con el que esté trabajando.

34
Configuraciones permanentes por módulo

• Configuraciones que no puede cambiar el usuario
  final.
• Se busca mantener estandarizados todos los campus
  para poder ofrecerles mejor soporte.

35
Configuraciones para todos los módulos por campus

• Iniciales por persona Lista de privilegios por
  perfil
• Auxiliar Las funciones básicas para hacer el
  trabajo diario del módulo.
• Supervisor Funciones básicas y administrativas,
  pero no afecta a otros campus.
• Coordinador Funciones que implican decisiones y
  PUEDEN AFECTAR A OTROS CAMPUS.

36
Configuraciones para todos los módulos

• Puede realizarlas el administrador del sistema,
  afectan a todo el sistema.
• Por campus
• Por unidad de adquisición
• Generales

37
Configuraciones para todos los módulos por campus

• Número de terminal para estadísticas
• Administrativa Circulación
• WEB Autopréstamo
• Usos
• Préstamos-Renovaciones-Devoluciones
• Estadísticas de uso de catálogo
• Cobro de multas Proceso de corte de caja por
  terminal

38
Campos de registros

• Campos Fijos Siempre existen, contienen valores
  predeterminados.
• Campos del sistema el sistema les asigna valores
  y no podemos modificarlos.
• Campos estándar se deben usar tomando en cuenta
  estándares internacionales.
• Campos locales se usan bajo reglas y acuerdos de
  las Bibliotecas Tec.

39
Campos de registros bibliográficos
40
Campos del sistema

• Fecha de creación cuando se creó el registro.
• Fecha de actualización última actualización.
• de registro identificador único en el sistema.

41
Campos estándar

• Idioma Lista de idiomas registrados para usarse
  con MARC.
• País Lista de países o regiones registrados para
  usarse con MARC.
• Salto de caracteres irrelevantes que son parte
  del título.

42
Campos locales

• Políticas de Catalogación
• Políticas de catalogación de materiales
  electrónicos
• Digitalizar portadas o cubiertas
• Uso del
• BCODIGO3
• Fecha de catalogación
• Tipo de material
• Nivel bibliográfico

43
Campos de registros de ítem
44
Campos del sistema

• Fecha de préstamo fecha en que sacaron el
  material.
• Fecha de devolución fecha en que el usuario debe
  devolver el material.

45
Campos del sistema

• Fecha de renovación fecha en que renovaron el
  material.
• Ubicación de préstamo Terminal donde se prestó
  el material.
• Usuario actual usuario que tiene actualmente el
  material.

46
Campos del sistema

• Última devolución Última fecha de devolución..
• Fecha de inventario Última fecha de inventario.
• Ubicación de devolución Terminal donde se
  devolvió el material.
• Total de renovaciones total de renovaciones.
• Fecha último aviso vencimiento Fecha de envío
  del aviso.

47
Campos del sistema

• Búsquedas material extraviado Número de veces
  que se ha buscado un libro extraviado.
• Fecha reclamo devolución anticipada Fecha de
  envío de aviso de devolución anticipada.
• Total de préstamos Total de circulación.
• Total de renovaciones Total de renovaciones.
• Fecha último préstamo Última fecha de salida.

48
Campos del sistema

• Regla de préstamo Regla de circulación.
• Préstamos internos Uso interno (en sala).
• Préstamos de copia Uso de copia.
• Préstamos año actual Circulación en el año.
• Préstamos año pasado Circulación del último año.

49
Campos estándar

• Copia número de copia del ejemplar en la
  biblioteca.
• Volumen número de volumen del ejemplar.
• Clasificación Clasificación del ejemplar.

50
Campos locales

• Fijos
• ICODE1 No se ha definido su uso.
• Condición Ocultar / desocultar.
• Tipo de ítem
• Precio No se ha definido su uso.
• Ubicación
• I mensaje

51
Campos locales

• Variables
• Códigos de barra
• Donante
• Campus
• Category (1) (2)
• Clasificación
• Mensaje

52
Revisar flujos para llenar campos fijos

• Estatus - Cómo se ponen o se quitan?
• Marcar ítem extraviado

53
Campos de registros de orden
54
Campos de registros de cárdex
55
Manejo diario de millennium
56
Frases de sustitución

• Fijas por registro
• Variables por sesión

57
Frases de sustitución
58
Frases de sustitución
59
Ordenar registros por campos

• Los registros asociados a un bibliográfico pueden
  ordenarse para visualizarlos mejor y encontrar
  mas fácilmente los registros buscados.

60
Grupos de etiquetas

• Los códigos MARC están agrupados por tipo de
  dato
• Título (240, 245, 246)
• Autor (110, 100, 111)
• Esos grupos de etiquetas están asociadas al
  índice en el catálogo.
• Si no se tiene precaución, se pueden generar
  problemas entre grupos de etiquetas y los índices
  del catálogo.

61
Grupos de etiquetas

• Ejemplo al crear el bibliográfico

62
Ejemplo de un error
63
Temario 2 día (830 a.m. 130 p.m. y 230
530 p.m.)
64
Crear listas

• Las listas o reportes en el sistema Millennium,
  se utilizan para obtener un subconjunto de la
  base de datos que cumpla con determinadas
  condiciones especificadas por la persona que
  elabora la lista.

65
Creación de listas

• Manual
• http//biblioteca.itesm.mx/millennium/mill_manuale
  s.html
• Listas por campus
• http//biblioteca.itesm.mx/millennium/mill_num_lis
  tas.htm

66
Opciones

• Cerrar. Se emplea para cerrar la ventana de
  Crear Listas.
• Copiar. Función de copiar una lista previamente
  creada, por el sistema o por usuarios.
• Vaciar. Se emplea para vaciar una lista, es
  decir, inicializarla en ceros.
• Renombrar. Se utiliza para cambiar el nombre de
  la lista.
• Apropiar. Esta función se emplea para tomar
  posesión de la lista. Esto significa que esa
  lista sólo podrá ser modificada por la persona
  que tomó posesión de la misma. El resto del
  personal sólo podrá consultar dicha lista, más no
  modificar su contenido.

67
Opciones

• Liberar. Se emplea para liberar una lista de la
  que se había tomado posesión previamente. Se
  pide que cada vez que una lista deje de ser útil
  a la persona la libere para que esta pueda ser
  utilizada por algún otro miembro del personal de
  la biblioteca.
• Reanudar. Se emplea para reanudar la ejecución
  de una búsqueda que haya sido suspendida
  previamente.
• Agregar. Se emplea para agregar los resultados
  de una nueva búsqueda a los de una ya existente.
• Parar. Se emplea para detener la ejecución de
  una búsqueda.
• Suspender. Se emplea para suspender la ejecución
  de una búsqueda.
• Desduplicar Eliminar duplicados en la lista.

68
Crear listas

• Listas nuevas
• Grabar estrategias
• Utilizar estrategias anteriores
• Exportar pasar los registros a Excel o Word.
• Listar registros mandarlos a impresora o correo
  electrónico.
• Ordenar listas ordenar los resultados.
• Ver info Ver la estrategia de búsqueda.

69
Crear listas

• Hacer ejemplos

70
Procesos automáticos, por qué, para qué y cómo
aprovecharlos al máximo

• Procesos que corren automáticamente
• Estandarizan la ejecución de procesos.
• Ahorrar tiempo al ejecutar tareas en el sistema.
• Están desarrollados en Expect

71
Procesos automáticos, por qué, para qué y cómo
aprovecharlos al máximo

• Son controles para fortalecer la operación del
  sistema Millennium
• Son elementos de medición de la operación

72
Procesos automáticos, por qué, para qué y cómo
aprovecharlos al máximo

• Complementan la operación de Millennium
• Estandarizan la comunicación
• Identificar posibles errores en los registros

73
Procesos automáticos, por qué, para qué y cómo
aprovecharlos al máximo

• Contienen
• Título
• Explicación
• Campos que contiene el archivo adjunto
• Recomendaciones
• Nombre del proceso automático

74
Procesos automáticos, por qué, para qué y cómo
aprovecharlos al máximo

• Archivo en Excel
• Ordenado por ubicación.
• Pueden hacer plantillas para interpretar cada
  proceso.

75
Material_reclamado_varias veces_UBICACION

• Hola!
• Material que ha sido reclamado mas de 4 veces,
  hay que darle seguimiento directamente con el
  proveedor o borrar las cajas si es que el
  material ya no se va a recibir, no hacer esto
  ocasiona problemas en reclamaciones,
  encuadernacion e inventario.
• Saludos,
• Rosy
• resbibl/cronjobs/autosis/revistas/reclamaatrasad
  os

76
Inventario de revistas

• Inventario físico se hace igual que el de libros
  o cualquier otro material.
• Inventario de cardex (virtual) verificar que lo
  que esta en el cardex este fisicamente en la
  biblioteca.

77
Inventario de cárdex

• Asegurarse de que las cajas que contiene el
  cardex correspondan a
• lo que está físicamente en los items de
  publicaciones recientes
• Lo que se está reclamando
• Lo que está en encuadernación
• Lo que se sabe que ya no se va a recibir

78
Es un proceso LOCAL

• Este proceso se diseño en base a las necesidades
  de campus Monterrey, se propone utilizarlo en los
  otros campus, pero es algo opcional.

79
Inventario de cárdex archivo 1

• Hola!
• A continuacion encontraran el archivo para el
  inventario virtual de publicaciones periodicas.
• Este archivo hay que ponerlos a la hoja de excel
  que contiene las formulas para terminar el
  inventario.
• Este proceso debe ser corrido despues de que se
  hayan sacado los candidatos de e ncuadernacion.
• Saludos,
• Rosy
• rosy.gomez_at_itesm.mx

80
Inventario de cárdex archivo 2

• Hola!
• A continuacion encontraran el archivo2 para el
  inventario virtual de publicaciones periodicas.
• Este proceso debe ser corrido despues de que se
  hayan sacado los candidatos de encuadernacion.
• Saludos,
• Rosy
• rosy.gomez_at_itesm.mx

81
Borrar cajas

• A continuacion encontraran un archivo con
  registros de item tipo 21 que fueron creados
  durante el dia, en ubicaciones de monterrey,
  emis, egade o gym.
• El archivo contiene los siguientes campos
• LOCATION Ubicacion del ITEM RECORD
  registro I TYPE Tipo de item
• COPY Numero de copia VOLUME Volumen
  ISTATUS Estatus del mat.
• BARCODE Codigo de barra CALL Clasificación
  RECORD reg biblio.
• LOCATION Ubicacion del biblio. TITLE Titulo
  AUTHOR Autor
• PUBLISHER Pie de imprenta
• Se sugiere
• 1.- Con el numero del bibiografico localizar
  el cardex.
• 2.- A traves del volumen determinar las cajas
  que actualmente tienen estatus TO BIND y deben
  ser dadas de baja.
• Saludos,
• Rosy
• resbibl/cronjobs/autosis/revistas/borrarcajas

82
Borrar cajas

• Despues de que sale el material de encuadernación
  hay que borrar las cajas de los material que ya
  salieron de encuadernación.

83
Temario 3er. Día(830 a.m. 100 p.m. y 230
530 p.m.)
84
Estadísticas

• Crear la consulta Poner el nombre y definir si
  lo vamos a grabar o va a ser consulta temporal
• Definir que registros se van a incluir. Grupo de
  registros lista previa, un rango de la base de
  datos, índice o búsqueda avanzada.
• Tipos de registros Bibliográficos, ítems,
  ordenes, etc.

85
Estadísticas

• Tipo de consulta
• Campos estadísticos
• Reporte periódico
• Tabulación cruzada
• Tipo de sumarización Presentar datos hasta el
  final o ir actualizando la información.

86
Estadísticas

• Campus MULTI Si un campo contiene mas de 1
  dato los resultados de los reportes estadísticos
  contendran información de todos los datos.
• Hacer ejercicios

87
http//biblioteca.itesm.mx/millennium

• Herramienta INDISPENSABLE
• Mejora la comunicación
• Estandariza la comunicación
• Ayuda a resolver más rápido los reportes

88
Avisos de recepción

• Poder avisar a un usuario o a un grupo de
  usuarios que llego cierto fascículo de la
  revistas.

89
Avisos de recepción
90
Hay que seleccionar el usuario y verificar que
sea el que buscamos
91
Añadir revista, seleccionando el cárdex correcto
92
Buscar el cárdex
93
Seleccionar la revista
94
Asegurarse de seleccionar el cárdex correcto
95
Seleccionar el cárdex
96
Presionar USAR
97
Marcar para notificar por correo
98

• Un mismo usuario puede tener N publicaciones para
  recibir avisos.
• Una misma publicación puede tener N usuarios para
  enviarles avisos.

99
Preguntas?

• Gracias!
• Espero les haya servido.