IX Feria ChileCompra Tarapac

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IX Feria ChileCompra Tarapacá

• Gestión de Abastecimiento
• Recomendaciones para una compra eficiente
• Natalia Reyes, Sectorialista Salud
• Muriel Troncoso, Sectorialista FFAA
• Patricio Muñoz, Jefe de Soporte

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Agenda

• La función de abastecimiento
• Planificación de compras, el paso inicial
• Método de compra y proceso de evaluación
• Gestión de contratos, una fuente de información

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Agenda

• La función de abastecimiento
• Planificación de compras, el paso inicial
• Método de compra y proceso de evaluación
• Gestión de contratos, una fuente de información

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Antes abastecimiento se orientaba sólo al precio
y a la oportunidad

• Tradicionalmente
• Disponer de los bienes y servicios que son
  requeridos por las áreas usuarias en forma
  oportuna y al menor precio posible
• Consecuencias
• Orientación al precio
• Énfasis fuertemente operativo
• Enfoque de corto-plazo
• Liderado por los usuarios

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Abastecimiento se orienta a eficiencia para
cumplir la misión organizacional

• Actualmente
• Minimizar el gasto en bienes y servicios
  requeridos por una institución para el
  cumplimiento de su misión
• Consecuencias
• No sólo importan los precios, sino también la
  pertinencia, oportunidad y calidad de los
  requerimientos
• Carácter estratégico
• Enfoque de largo plazo
• Liderazgo desde el área de abastecimiento

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El abastecimiento responde a objetivos de
eficiencia y eficacia

• Eficiencia en las compras
• TCO- Enfoque costo integral - Análisis de gastos
• Soporte a usuarios
• Calidad
• Producto Servicio
• Desarrollo de proveedores
• Innovación
• Transparencia
• Auditabilidad y trazabilidad
• Visibilidad

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El éxito de la licitación depende de su estado y
del número de ofertas que recibe

• En consideración a los parámetros que la Ley
  establece y los diversos análisis estadísticos
  realizados, consideraremos que las licitaciones
  son exitosas cuando cumplen con
• Encontrarse adjudicadas habiendo recibido al
  menos 3 ofertas
• Cumplir con plazos publicación-cierre óptimos
• Monto menor a 100 UTM al menos 5 días
• Monto entre 100 y 1000 UTM al menos 10 días
• Monto mayor a 1000 UTM al menos 20 días
• Cumplir con plazos cierre adjudicación óptimos
• Monto menor a 100 UTM máximo 5 días
• Monto entre 100 y 1000 UTM máximo 15 días
• Monto mayor a 1000 UTM máximo 30 días

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La cantidad de ofertas recibidas es una variable
que afecta el éxito de los procesos de compra.
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El Proceso de abastecimiento tiene distintas
etapas, todas importantes
PLANIFICACIÓN
NEGOCIACIÓN
ENTREGA
OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS
INTELIGENCIA DE MERCADOS
ADMINISTRACIÓN DE CONTENIDOS
ANÁLISIS DE CONSUMOS
GESTIÓN DE PROVEEDORES
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Agenda

• La función de abastecimiento
• Planificación de compras, el paso inicial
• Método de compra y proceso de evaluación
• Gestión de contratos, una fuente de información

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Qué significa planificar las compras?

• Planificar las compras significa definir qué
  necesita la organización, cuánto y para cuándo lo
  necesita, dentro de un período de tiempo
  determinado.
• Además en la planificación se identifican los
  proveedores potenciales de cada compra y una
  estimación de sus principales parámetros, tales
  como precio, plazos de entrega, calidad, etc.
• También se programan con anticipación las compras
  requeridas, lo que permite organizar de mejor
  manera el trabajo al interior de la unidad de
  abastecimiento

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Ventajas de planificar las compras

• Precios más competitivos y mejor calidad
  obtenidos en cualquiera de los distintos
  mecanismos de compra, debido a que una adecuada
  programación nos permite
• Agregar demanda y, de este modo, conseguir
  mejores condiciones comerciales (precio, calidad,
  entrega, servicio post venta, etc.).
• Facilitar a la Dirección de Compras y
  Contratación Pública la suscripción de nuevos
  Convenios Marco, basándose en los requerimientos
  futuros estimados por los planes de compra de los
  servicios.
• Realizar una mejor definición de los
  requerimientos y de los plazos de los distintos
  procesos de compra, lo que trae aparejado un
  mayor número de proveedores potenciales y una
  mejor negociación en el caso de un único
  proveedor.

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Toda la organización debe participar de la
planificación de las compras

• Es fundamental tener claro que la planificación
  de las compras no es una tarea exclusiva del
  departamento de abastecimiento, ya que será
  necesario consultar y hacer participar a otros
  departamentos y unidades de la organización.

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• No sabemos como las cosas son, sólo sabemos como
  las observamos o cómo las interpretamos. "

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Visión del Gobierno

• Hacer más transparente el mercado de las compras
  públicas
• Reducir asimetrías de información
• Facilitar la planificación comercial de los
  proveedores del Estado
• Fortalecer el modelo de contratos marco como
  fuente principal de suministro para las
  necesidades del sector público
• Transparencia
• Eficiencia
• Descuentos por volumen
• Menores costos de proceso
• Control

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Planificar las compras genera resultados
positivos para los Servicios

• Planificar las compras permite
• Generar contratos de suministro
• Obtener descuentos por volumen
• Reducir los tamaños de pedido sin perder poder de
  negociación
• Reducir los costos de administración
• Reducir el fraccionamiento de las compras
• Mejorar la programación de actividades
• Generar estrategias de mejoramiento del
  abastecimiento
• Mejorar la planificación financiera

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La planificación de compras se divide en 3
etapas Ejecución, evaluación y ajuste

• Identificar desviaciones
• Analizar causas
• Problemas de planificación
• Problemas de ejecución
• Proponer mejoras y/o medidas correctivas

• Programación de las actividades
• Programación de las licitaciones

• Modificar el plan de compras

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Planificar las compras permite generar Políticas
y gestionar inventarios

• Qué materiales mantener en bodegas y en qué
  cantidad?
• Cuándo y cuánto pedir?
• Qué clasificaciones de materiales emplear?
• Cómo valorizar y contabilizar los materiales en
  bodega?
• Cómo registrar los movimientos de materiales?
• Cómo administrar los materiales con vencimiento?

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Agenda

• La función de abastecimiento
• Planificación de compras, el paso inicial
• Método de compra y proceso de evaluación
• Gestión de contratos, una fuente de información

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La compras se pueden clasificar según precio y
nivel de actividad
Precio Unitario
Nivel de actividad
Bajo
Mejorar negociación
Alto
Consolidar demanda
Agilizar procesos
Alto
Bajo
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La clasificación relacionando Monto Involucrado y
Nivel de Criticidad permite organizar los
esfuerzos
Estratégicas
Nivel de Criticidad
Zona 3
Monto
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La consolidación se puede realizar en distintas
dimensiones
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La consolidación de compras genera importantes
beneficios

• Se obtienen Descuentos por volumen
• Se simplifican los procesos de compra
• Posibilita focalizar los recursos a procesos de
  mayor valor agregado

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Los Convenios son el resultado de la
consolidación de compras

• El Convenio de Suministro es generalmente
  requerido por los Organismos Públicos cuando se
  ven enfrentados a la necesidad de contratar un
  servicio o producto por un tiempo determinado con
  ciertos niveles de Tarifas y que se pueda
  adjudicar a más de un proveedor.

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Haga participar a proveedores en el proceso
previo a la licitación

• Invite a proveedores a participar de un RFI
  (Request for Information), para obtener insumos
  para el diseño de mis bases. Esto NO DEBE generar
  compromisos, ni menos dar ninguna ventaja al
  momento de tener las bases listas.
• Se sugiere invitar a varios proveedores al RFI
• Invite a proveedores de su comuna o provincia a
  inscribirse en el portal y participar del proceso
  de licitación.

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Antes de iniciar el proceso de compra es
necesario tener claridad respecto de la necesidad
del usuario requirente

• La necesidad que se requiere satisfacer debe
  estar explicitada a cabalidad
• Necesidad del usuario requirente
• Metodología de evaluación
• Tiempo de entrega
• Los requerimientos deben estar suficientemente
  claros
• Nivel de detalle
• Calidad requerida
• Debe estar clara la forma de constatar la
  satisfacción de los clientes internos

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Con el requerimiento claro, se debe definir la
metodología y procedimiento de compra a utilizar

• Identifique proceso de compra que sea de mayor
  pertinencia
• Determine actores relevantes en el proceso
• Genere el flujo del proceso a ejecutar,
  considerando responsables por cada tarea

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Identifique factores de éxito para el logro de
los objetivos del proceso de compra a ejecutar

• Verifique qué partes del proceso de compra no
  pueden fallar
• Defina acciones concretas para cubrir la
  posibilidad de que se produzcan fallas en el
  proceso
• Establezca acciones de seguimiento para esta
  variables

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Comuníquese con el proveedor, esto facilita
alcanzar el éxito en el proceso

• No tema comunicarse con el proveedor. Haga RFI
  estratégicos, en los que además de recibir
  información, dé información de su proceso.
• Conteste claramente las preguntas que los
  proveedores realicen a su proceso.
• Realice plan de marketing para los procesos de
  compra relevantes.

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Trabaje con los equipos internos para definir un
proceso más idóneo y establecer responsabilidades
claras

• Genere conciencia en los equipos internos
  respecto de la importancia de su participación y
  responsabilidad en los procesos
• Asegure el cumplimiento de hitos manteniendo
  informados a los responsables respecto de las
  etapas en las que se encuentra el proceso.
• Busque apoyo en áreas legales y técnicas cuando
  corresponda.

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A través de ChileCompra conozca buenas prácticas
de otras instituciones para aplicar en su
organización

• Infórmese a través de www.chilecompra.cl respecto
  de diversos tipos de contrataciones.
• A través de la información disponible en
  ChileCompra genere redes de contactos con otros
  organismos públicos
• Busque apoyo en la Dirección de Compras,
  particularmente en su Ejecutivo de Cuenta.

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Incluya en las bases toda la información
necesaria para la adjudicación y el seguimiento
de los contratos

• Diseñe las bases pensando en los puntos críticos.
• Sea explicativo pero no reiterativo
• Planee la oferta del proveedor generando tablas
  predefinidas que faciliten la comparación.
• Prevea riesgos e identifique acciones correctivas.

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Evalúe las ofertas exclusivamente en conformidad
a los parámetros establecidos en las bases

• Las bases deben dar cuenta de las variables a
  considerar para adjudicar
• Debe establecerse una fórmula para evaluar de
  cada una de las variables
• La evaluación debe ser en concordancia a las
  variables y fórmulas establecidas

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La evaluación es un proceso

• Objetivos
• Qué se quiere obtener
• Indicadores
• Variables observables para medir cumplimiento de
  objetivos
• Meta o estándar
• Valor deseado o ideal para cada indicador,
  incluyendo su tolerancia
• Rangos de evaluación
• Valoración de las diferencias en relación a la
  meta
• Método de medición
• Instrumentos o metodologías
• Evidencia aceptada

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Ejemplo

• Rangos de evaluación
• Jefe proyecto
• Más de 5 excelente
• 3 4 regular
• 2 o menos insuficiente
• Método de medición
• Listado de proyectos
• Certificado de los clientes
• Pregunta para reflexionar
• Cómo se objetiva cuándo un proyecto es similar
  al licitado?

• Objetivo
• Contar con implantadores de software competentes
• Indicador
• Número de proyectos similares al licitado
  realizados
• Meta o estándar
• Jefe de proyecto al menos 5 proyectos similares
  como jefe de proyecto

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Ejemplo de evaluación de la experiencia y la
idoneidad técnica del oferente
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Proceso de evaluación

• Entrega información para orientar la adjudicación
• Busca identificar tempranamente ofertas que no
  satisfacen los requerimientos
• Ayuda a comparar ofertas con fortalezas en
  distintos ámbitos

Administrativa
Oferentes
Técnica
Económica
Acta de evaluación
Adjudicación
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Acta de evaluación

• Entrega información clara y precisa a la persona
  o comisión responsable por la adjudicación
• Mantiene un registro formal y ordenado de todos
  los antecedentes considerados en el proceso de
  observación
• Asegura el fiel cumplimiento del proceso de
  evaluación establecido en las bases
• Entrega los fundamentos para defender a la
  institución en caso de cuestionamientos al
  proceso de adjudicación
• Transparenta el procedimiento de evaluación

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Acta de evaluación
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Agenda

• La función de abastecimiento
• Planificación de compras, el paso inicial
• Método de compra y proceso de evaluación
• Gestión de contratos, una fuente de información

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Un cambio de paradigma
La administración de contratos se inicia con la
firma del contrato
Se basa en actividades a ser realizadas
Se paga por avance en la ejecución de actividades
Mecanismos para monitorear el contrato poco claros
No hay incentivos a mejorar la calidad
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Ciclo de vida del contrato

• Consideraciones Iniciales
• Identificación de Necesidad
• Definición del equipo
• Estudio de mercado

• Proceso previo a la Licitación
• Estrategia de licitación
• Análisis de riesgos y
• Aseguramiento de Calidad
• Preparación de Bases de licitación

• Licitación y firma del Contrato
• Licitación
• Negociación y firma del Contrato
• Planificación del contrato
• Aseguramiento de calidad

• Monitoreo del Contrato
• Actividades de evaluación
• Requisitos de información
• Estudio de mercado
• Renovación de contratos
• Aseguramiento de calidad

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IX Feria ChileCompra Tarapacá

• Gestión de Abastecimiento
• Recomendaciones para una compra eficiente
• Natalia Reyes, Sectorialista Salud
• Muriel Troncoso, Sectorialista FFAA
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