Gesti

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Gestión de Proyectos

• Master en Evaluación de Proyectos
• ITBA UCEMA
• Semana 5 Planeamiento de Proyectos

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(No Transcript)
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Planeamiento de Proyectos

• Objetivos y beneficios del planeamiento.
• Sistema de planeamiento y control
• Identificación de variables estratégicas.
• Roles y cuestiones del planeamiento
• Información necesaria
• Estructura de Trabajo (WBS).
• Control de Cambios. Procedimientos

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Introducción

• Las responsabilidades más importantes del Project
  Manager son planeamiento, integración y
  ejecución.
• Se establecen cursos de acción en un medio
  proyectado.
• Comprende la toma de decisiones ante
  alternativas.
• Es una función de gestión requerida para
  facilitar la comprensión de problemas complejos
  con factores interrelacionados
• Es deseable que el project manager esté
  involucrado desde la etapa de la concepción del
  proyecto hasta su ejecución

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Planeamiento del Proyecto

• Debe ser
• Sistemático
• Flexible
• Disciplinado
• Multifuncional

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Objetivo Principal

• Definir por completo todo el trabajo necesario
• A través de documentos
• Disponibles para todos los participantes de
  proyecto

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Consecuencias de un Planeamiento Pobre

• Iniciación Proyecto
• Entusiasmo salvaje
• Desilusión
• Caos
• Búsqueda de los culpables
• Castigo de los inocentes
• Promoción de los que no participaron
• Definición de los requerimientos

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Beneficios de la Certidumbre

• Todo el trabajo preplaneado
• Mayor comprensión por anticipado
• Menos cambios en las prioridades, programaciones
  y asignación de recursos
• Mayor cantidad de información se puede procesar
  para asegurar efectividad de los resultados

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Sistema de Planeamiento y Control del Proyecto
REDES PROGRAMACION
DESCRIPCIONES INSTRUCCIONES

• SPECS
• SOW
• WBS

PROGRAMACION DETALLE
METAS OBJETIVOS

• SISTEMA
• EMPRESA

SISTEMA DECISION
PRESUPUESTOS
MONITOREO TIEMPOS COSTOS RESULTADOS

• Situación
• Estrategias
• Tablas repago

SISTEMA DE REPORTES

• Tiempos
• Costos
• Resultados
• Confiabil.

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Los 9 componentes del Planeamiento
1.-Objetivo Meta, blanco o cuota a cumplir
2.-Programa Estrategia o acciones más importantes
3.-Programación Plan de tareas inicio y fin
4.-Presupuesto Erogaciones planificadas para cumplir objetivo
5.-Forecast Proyección de lo que sucederá en el período
6.-Organización Cantidad y nivel de posiciones con sus responsabilidades
7.-Políticas Guía general de decisiones y acciones
8.-Procedimientos Método para llevar a cabo la política
9.-Estándares nivel de resultado de comparación
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Forecasting
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Políticas del Proyecto

• Subordinadas a las Políticas Superiores
• Basadas en los principios conocidos por las
  áreas operativas
• Deben ser
• definibles
• comprensibles
• preferiblemente por escrito
• Flexibles y estables
• Razonablemente abarcativas en su alcance

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Requerimientos de Planeamiento para el Grupo de
Trabajo o nivel funcional

• Acuerdo de propósitos
• Asignación y aceptación de responsabilidades
  individuales y grupales
• Coordinación de tareas
• Compromiso con los objetivos grupales y
  organizacionales
• Comunicación vertical y horizontal
• Reconocimiento y resolución de los conflictos de
  objetivos del grupo

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Variables Estratégicas
INTERNAS EXTERNAS
Operativas Cambios de producto Economías de escala Salarios vs. automatización Investigación y Desarrollo Operativas Requerimientos de clientes Capacidad de Plantas Gastos de préstamos Avances tecnológicos
Legales Calidad del productos Requisitos sindicales Legales Requerimientos de producto Niveles sonoros OMS
Económicas Indicadores Políticas precio promocionales Económicos Proyecciones por sector Niveles de stock en la cadena
Sociopolíticas Asignación de recursos Precios/disponibilidad materias primas Posibilidad de exportar Niveles de productividad Sociopolíticos Producir lo rentable Productos primarios o con valor agregado Amenaza de importación Estabilidad de los mercados abiertos
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Definir los Requerimientos

1. Alcance general
2. Objetivos y antecedentes
3. Tareas contratistas
4. Requerimientos contratistas
5. Referencias a estudios, documentos y
   especificaciones
6. Datos de ítems (documentación)
7. Soporte de equipos para ítems contratados
8. Propiedades, facilities, equipos y servicios
9. Documentación
10. Programas de resultados

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Acuerdo con el Plan
Interfases Gerenciales
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Roles en el Planeamiento

• Project Manager define
• metas y objetivos
• hitos principales
• requerimientos
• reglas generales y supuestos
• limitaciones en tiempos, costos y resultados
• procedimientos operativos
• políticas administrativas
• requerimientos de reportes

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Roles en el Planeamiento

• El Gerente de Línea define
• descripciones detalladas de tareas para hacer
  efectivos los objetivos, requerimientos e hitos
• programaciones de detalle y asignación de
  personal para sostener los presupuestos y
  programas
• áreas de riesgo, incertidumbre o conflictos

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Roles en el Planeamiento

• Alta Gerencia
• actúan como negociadores entre los gerentes de
  proyecto y los de línea
• provee aclaraciones ante cuestiones críticas
• provee canal de comunicación con la alta gerencia
  del cliente

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Cuestiones a partir de la definición de los
Objetivos

• Cuáles son los elementos principales del trabajo
  requerido para satisfacer los objetivos?
• Cómo están interrelacionados?
• Qué áreas funcionales asumirán la
  responsabilidad del trabajo requerido?
• Los requerimientos de recursos están
  disponibles?
• Cuáles son los requerimientos del flujo de
  información para el proyecto?

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Información necesaria
sow
Statement of Work Requerimientos de Trabajo
SPECS
Especificaciones
Programa Hitos
Work breakdown Structure Estructura de Trabajo
WBS
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Requerimientos de Trabajo
sow

• es una descripción narrativa del trabajo
  requerido para el proyecto
• para las contrataciones se usa el CSOW
• es un documento sobre el que deben operarse los
  cambios

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Requerimientos de Trabajo Recomendaciones en su
redacción
sow

• Usar un lenguaje preciso
• Utilizar una estructura y un orden cronológico
• Diferenciar las areas por su importancia
• Describirlas de acuerdo a su importancia
• No mezclar conceptos
• tareas especificaciones aprobaciones
• Requerir la aprobación de terceras partes cuando
  corresponda

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Especificaciones del Proyecto
SPECS

• es el conjunto de estándares que se establecen
  como obligatorios para la ejecución de las tareas
  del proyecto
• condiciones
• actualizados
• precisos
• completos

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Programa de hitos del Proyecto

• Contenido
• fecha inicio del proyecto
• fecha finalización del proyecto
• otros hitos importantes
• revisiones
• disponibilidad prototipos
• entregas
• testeos
• entregables o reportes

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Estructura de Trabajo
WBS

• Es el elemento más importante porque provee un
  marco de referencia común en el cual
• el proyecto puede ser descrito como la suma de
  elementos parciales
• permite una base para el planeamiento
• se establecen costos y presupuestos
• permite el monitoreo de costos, tiempos y
  resultados
• los objetivos se relaciones con los recursos
• se inicia la construcción de la red y el control
  posterior
• se establece el programa y procedimientos de los
  reportes
• se establecen las asignaciones de responsabilidad

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Estructura de Trabajo
WBS

• CONDICIONES
• Deben desarrollarse hasta el mayor grado de
  detalle posible, cada elemento debe cumplir la
  condición
• Acción completa
• Asignable
• Medible

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Realizado por
ESTRUCTURA DE TRABAJO
Aprobado por
Proyecto
Fecha
001
002
003
004
005
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PROYECTO Ampliación zona de carga
2.- EJECUCION AMPLIACION
1.- PLANEAMIENTO AMPLIACION
2.2.- Control de Efectividad
2.1.- Modificación zona de carga
1.2.- Desarrollo de Ingeniería
1.1. Control de Ingeniería
1.1.1.- Revisión de Planos actuales
1.1.2.- Establecer especificaciones
1.1.3.- Prever resultados
1.1.4.- Definir condiciones
1.1.5.- Verificar limitaciones
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1.-Desarrollo del Manual de Compras y
Procedimientos 1.1.-Objetivos del
Manual 1.2.-Compras de Caja Chica 1.3.-Compras
Normales 1.3.1.-Materiales Catalogados 1.3.2.-
Materiales no catalogados 1.4.-Solicitud de
cambios y modificaciones 1.5.-Evaluación de
Proveedores 1.6.-Pagos a Proveedores 1.7.-Acepta
ción de mercadería 1.7.1.-Reclamos de
faltantes 1.7.2.-Devoluciones 1.8.-Aspectos de
Seguridad
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(No Transcript)
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ESTRUCTURA DE TRABAJO
Realizado por
Construcción
Planta Propia
Aprobado por
Proyecto
Fecha

001 Puesta en Marcha
002 Instalaciones
003 Calidad
004 Abastecimiento
005 Recursos Humanos
006 Legales
Tirada Piloto
Edificios (Compra, alqu. , construccion)
Especificación Productos
Localizar Proveedores
Definición
Requisitos Nacionales Locales
Aprobación
Equipos
Especificación Procesos
Evaluación
Selección
Habilitación
Especificación Equipos
Aprobación
Capacitación
Fabricación en Serie
Contratos
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Proyectos

1. Llamado a concurso y juzgamiento de ensayos
   acerca de Proyectos
2. Organización de un viaje de directivos de PYMES a
   una feria internacional de la Industria
3. Organizar una entrega de Premios con cena-show
4. Diseño de un sistema de evaluación de la
   presentación de un proyecto
5. Diseño y ejecución de un programa de radio
   dirigido a líderes de proyecto

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Gestión de ConfiguraciónControl de Cambios

• Debe proveer
• niveles de aprobación de revisión y control de
  cambios
• elementos críticos para introducir cambios
• representantes autorizados
• Debe responder a
• costo del cambio
• mejoras en la calidad
• justificación del costo adicional
• necesidad del cambio
• impacto en la fecha de finalización

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Procedimientos - Beneficios
provee uniformidad estimula la documentación
comunica con efectividad estandariza formatos
une a los grupos de proyecto provee base de análisis
documenta acuerdos para el futuro refuerza compromiso
minimiza el papeleo minimiza conflictos y confusión
delinea tareas conduce nuevos miembros
base de experiencias p/ futuro