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Control de Proyectos Entre los grandes
objetivos y la realidad de los comportamientos
cotidianos no existe una convergencia
espontánea

• Objetivo Revisar y aplicar los principales
  conceptos de Control al caso de Proyectos
  Informáticos
• Luis Fernando Hevia Rodríguez

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Aspectos de los Sistemas de Control Luis Hevia

• Existen para encauzar
  comportamientos hacia el logro de los objetivos
  Org.
• Tienen un costo que encarece el producto
• Pueden restar capacidad ejecutiva (orientación al
  detalle)
• A veces es difícil medir rendimientos
• Puede conducir a situaciones complicadas
• Son dependientes de la Estructura Org.
• Crean un ambiente asociado
• Facilitan la Garantía del ProductoEmpresa v/s
  Artesano

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Proceso Planear, Medir, Analizar y Actuar Luis
Hevia

• Definir Objetivos, Estándares, Tiempo,
  Responsables
• Crear Sistema de Seguimiento, de Medición y
  Monitoreo (y una Estructura?)
• Comparar el Avance y Desempeño Real con Objetivos
  planteados
• Evaluar los Resultados y Retroalimentar
• Emprender Acciones de mejora necesarias

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Respecto a los problemas Luis Hevia

• En general permite
• Averiguar el problema.
• Determinar la causa, dónde, cuándo, tamaño
  estimado, ....
• Tomar acciones correctivas
• Documentar los problemas.
• Informar pérdidas (tiempo, costo, ..)
• Corregir oportunamente condiciones de fuera de
  programa

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Caso Modelo de un Sistema de Control basado en
Planes

Pronostico
Informe/ Evaluación
Plan
Seguimiento /Control
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Pronostico

• Es una planificación a largo plazo, es lo que hay
  que hacer para poder así cumplir con las metas.
• Un pronóstico debe ser usado para mejorar la
  propia predicción a través de una comparación de
  pronóstico contra valor real a alcanzar

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Plan

• Un plan desglosa un pronóstico en incrementos más
  pequeños.
• Es una forma ordenada para organizar el futuro,
  debe ser realista y estar relacionado con las
  capacidades.
• Cuando se genera un plan se debe conocer y
  comprender lo siguiente
• Cuanto trabajo (volumen)?, tiempos?,
  estándares?, objetivos?, ....

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Seguimiento y Control

• Al implementar un plan, es necesario efectuar un
  seguimiento a intervalos apropiados para
  asegurarse que el trabajo planificado pueda ser
  completado.
• Puede identificar áreas problemas donde el
  trabajo planificado no será completado a tiempo o
  dentro del costo. Mientras más pronto se
  identifique esta condición, más pronto se tomará
  la acción correctiva.

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Informe

• El hecho de informar, determina el enfoque para
  el seguimiento superior y gerencial
• Busca entregar un resumen de hechos que pueden
  ser usados para mejorar el rendimiento total. Es
  un proceso de comunicación.
• Informar debe decir lo que realmente logró
  respecto a los objetivos planificados
• Permite determinar cuán preciso fue el plan, su
  calidad, estado de los indicadores y averiguar
  cuales fueron las excepciones al plan

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Evaluación (y Análisis)

• Cada nivel de la estructura debe realizar
  periódicamente una reunión de análisis de los
  resultados.
• El propósito es evaluar el rendimiento del
  período anterior e identificar los problemas.
• Al finalizar se debe revisar la planificación del
  próximo período y tratar de prever los posibles
  problemas
• Genera el aprendizaje organizacional

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Indicadores de Proyectos Prof. Ing. Luis F. Hevia
R

• Referencias meta planificada, valor inicial y
  cumplimiento del compromiso
• Tiempo, Costo y Recursos comprometidos
• Problemas internos o en la fase
• Avance por etapa
• sub-Productos (o módulos) terminados
• Percepción de Satisfacción final del cliente
• ...Usan la solución entregada, ...Mejoran sus
  resultados

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Aspectos del control Prof. Ing. Luis F. Hevia R

• Definir etapas (o fases) y (sub)productos
• Estimar actividades críticas e hitos
• Determinar métodos de seguimiento....
• Formas informes, reuniones, pruebas, terreno
• Verificar avance según etapas e hitos
• Verificar calidad y completitud esperada
• Revisar costos incurridos y proyectados
• Cambios asumidos (o negociados) y su impacto
• Detectar problemas o atrasos...