12. Administraci

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12. Administración del tiempo

• Manuel Rodenes Adam
• Jose Onofre Montesa Andrés
• Escuela Universitaria de Informática
• Universidad Politécnica de Valencia
• 1999

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Necesidad de administrar el tiempo.

• Problemas y Causas
• Organización
• Como conservar el equilibrio y control?

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Problemas y Causas

• Coyuntura
• Actitudes
• Causas del stress
• Algunas Soluciones.

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Coyuntura

• Entorno tecnológico
• Cambios frecuentes ...
• necesidad de tiempo para responder
• Economía mundial
• Menos barreras ? downsizing
• recortes de personal
• Empleo
• Logrado por habilidad... Técnica
• Mantenido por habilidad Organizativa

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Habilidades Organizativas

• Capacidades
• Comunicación
• Oral
• escrita
• Trabajo en equipo
• Control eficaz del tiempo

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Actitudes

• Pasiva ir a remolque de los acontecimientos ?
• stress, no tengo tiempo.
• Activa influir sobre el propio destino
• Eficacia.
• Tengo tiempo.

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Síntomas del stress

• Fase inicial
• nerviosismo,
• crisis de humor,
• inseguridad/desconfianza
• dificultad incremental / fatiga mental,
• neuralgias,
• insomnio.

• Fase aguda
• Hipersensibilidad,
• ansiedad,
• desjerarquización de valores/ Pasar
• Depresión/Infarto/Úlceras...
• Apatía,
• sensación de fracaso,
• quejas constantes

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Causas del stress, principales quita tiempos

• Objetivos inalcanzables
• tratar de hacer demasiado, perfeccionismo,..
• Falta de planeación y organización personal
• Falta de delegación eficaz

• Tensiones del propio trabajo
• Descontrol de interrupciones,
• Reuniones excesivas o ineficaces
• comunicación defectuosa (incapacidad de decir
  NO)
• Exceso vida sedentaria.

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Algunas Soluciones.

• Vacaciones
• Deporte
• Cambiar de actividad
• Verlo con perspectiva Distanciarse
• No dejarse llevar por sentimientos negativos
• Administración del tiempo
• Planificación y Organización personal.
• Control de las interrupciones

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Organización

• a) La lista de cosas que hacer (El inventario)
• b) La matriz de prioridades.
• c) Identificar las horas más y menos eficaces.
• d) La realidad del tiempo controlable.
• e) Usar un plan para organizarse.
• f) Vivir con el plan diario

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a) La lista de cosas que hacer ()

• El inventario.
• Origen de muchas urgencias de la lista...
• Criterios de importancia.

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a) La lista de cosas que hacer inventario de
tareas.
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a) Lista de cosas que hacer Origen de muchas
urgencias de la lista...

• 1. Tareas que encarga el jefe.
• Ej. Asigna 5 proyectos y pide el 6º
• Solución Preguntar
• 2. Tareas impuestas por el sistema.
• Ej. Llamadas de clientes con quejas, ...
• Solución Reservar tiempo, Organizar (?núm.
  Errores)

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a) La lista de cosas ha hacer Origen de muchas
urgencias de la lista...

• 3. Acciones derivadas de subordinados
• Bola de nieve o bloqueo.
• Solución Comunicación
• El rebote del problema
• Solución
• Cuál es el problema? Cuales son las opciones?
  Qué recomienda? Y Por qué? Hagalo!
• Pedir soluciones!, Pedir trabajo acabado
• Salvo falta de cualificación
• 4. Metas y actividades impuestas por uno mismo
  1h/día

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a) Lista de cosas que hacer Criterios de
importancia.

• 1) Principio de Pareto
• ley 8020
• lo más es menos y lo menos es más
• La mayoría de las actividades son simples y unas
  pocas
• Causan la mayoría de resultados
• Son importantes
• El 20 de asuntos nos dan el 80 del valor
• El 20 de agencias venden el 80 del producto
• El 20 de los clientes generan el 80 de quejas

• 2) Actividades que Añaden Valor
• En una fabrica
• ? Proceso
• ? Transporte
• ? Stock
• ? Esperas
• ? Inspección

Tareas
Resultados
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b) La matriz de prioridades.
Importancia Mucha ? Poca

• Tener la matriz a mano y actualizarla de vez en
  cuando.
• Es clave haber acabado el día habiendo hecho ?.
• No planear más de 6 actividades/día, lo normal ?
  3, pero ? 1

Urgencia Poca ? Mucha
?
?
?
?

• ? Hacer Ya
• ? Planear a medio plazo
• ? Interrupciones controlarlas
• ? Trivial socializar

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c) Identificar las horas más(E) y menos
eficaces(D).

• E Período del día que uno rinde más.
• Para lo difícil, complejo / importante
• D Período del día que uno rinde menos
• Leer periódico,
• abrir correo
• Telefonear
• Interrupciones
• Entrevistas.

50
100
???PRODUCTIVIDAD???
Seiwert, L.J., Su tiempo es dinero Paraninfo 1992
-50
6 8 10 12 2 4 6 8
10 12 2 4
HORA ???
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d) La realidad del tiempo controlable.

• Rellenar línea cada ½ hora durante 3-5 días
• Permite identificar las interrupciones y tomar
  medidas.
• 5 preguntas clave
• Qué estoy haciendo,
• ... que en realidad no es necesario hacer?
• que pudiera encargar a otras personas?
• que pudiera hacerse con más eficiencia?
• que hace perder el tiempo a otros?
• Qué hice en mis mejores horas?
• Buscar la eficiencia eliminar y añadir
  propio/impte

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e) Usar un plan para organizarse.

• 1) Preparar la lista de cosas que hacer.
• 2) Delegue lo que corresponda.
• 3) Considere sus horas E y D.
• 4) considere su tiempo controlable.
• 5) Elabore un plan diario.
• Según las prioridades y
• consolidar tiempo en fracciones suficientemente
  grandes.
• 6) Señalar las actividades terminadas
• 7) Reprogramar las actividades no terminadas

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f) Vivir con el plan diario

• Ponerlo en práctica
• Revisar la matriz de vez en cuando.
• Programar pocas cosas extra (?3)

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Como conservar el equilibrio y control?

• Equilibrio en la vida
• Control de interrupciones
• Delegar
• Reuniones eficaces

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Equilibrio en la vida

• 1º) Identificar los aspectos importantes de la
  vida
• a qué dedico el tiempo?
• a qué debería dedicar el tiempo?

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Como mantener el equilibrio de su vida

• Social.
• Salud.
• Profesional.
• Educativa.
• Familiar.
• Espiritual.
• Personal.
• Económica.
• De diversión.

• Cómo es
• Cómo quiero que sea

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Equilibrio en la vida ...

• 2º) Efectuar cambios para mantener el equilibrio.
• 3º) Fijar metas para equilibrar el pastel
• Procedimiento para fijar objetivos
• 1. Qué...? ? Declaración objetivos (especif.)
• 2. Por qué...? ? Razones (motivación)
• 3. Cuándo...? ? Fecha inicio/fin (tiempo)
• 4. Cómo...? ? Acciones requeridas/Camino
• 4º) Conecte las metas con el plan diario.

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Control de interrupciones

• 1º) Planificar el espacio de trabajo
• Mesas en oficina diagonal
• Reloj pared espalda
• Mobiliario mínimo.
• 2º) Utilizar señales/símbolos para que los demás
  se enteren cuando está ocupado.
• El 70 de las personas acatan las señales.

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Control de interrupciones

• 3º) Ganar una hora al día y dedicarla a las
  prioridades máximas.
• Pedir a alguien que atienda las interrupciones
  (la hora 0)
• 4º) Anticiparse
• En el café de la mañana
• visitar, llamar.

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Control de interrupciones

• 5º) Comunicar con eficacia
• Preguntar Por qué es tan importante?
• Ofrecer intercambios si hacemos lo tuyo, qué
  puedes hacer por mi?
• Saber decir NO ahora no puedo, pero (ofrecer
  alternativas)
• Saber terminar una conversación
• Resumen puntos importantes, lentamente ponerse de
  pie, extender la mano, encaminar hacia la puerta,
  agradecer
• si sigue Usar el nombre, ponerse de pie