Jornada de Capacitaci

1
Jornada de Capacitación

• Programa de Apoyo
• a la Gestión Subnacional en Chile
• Rendición de Gastos de Proyectos

12 de mayo 2009
2
Definición

• Gasto Elegible Son las partidas de gasto
  rendibles, en los que existe una subvención de un
  proyecto por parte del Programa, siempre que se
  encuentren efectivamente pagados, y estén
  formalizados en la ficha de iniciativa/proyecto.
• Se consideran Gastos Elegibles
• Asistencia técnica y Servicio de Consultoría
• Servicios de Capacitación y entrenamiento
• Gastos Recurrentes
• Construcción de Obras
• Equipamiento y Materiales
• Difusión y Comunicaciones
• Proyectos de Fortalecimiento de la Identidad
  Regional
• Proyectos de Inversión mediante modelos de
  gestión territorial.
• Impuestos relativos a las adquisiciones
  realizadas con recursos del Programa.

3
Objetivo de la Rendición

• Conocer el comportamiento del gasto en el ciclo
  de vida de los proyectos aprobados por el
  Programa desde su marco de aprobación, la
  decretación de los recursos, y término del
  proyecto.

4
Proceso de Rendiciones

• El proceso de rendición es mensual.
• Se efectúa en la planilla Excel de rendición
  enviada y visada por la Unidad de Administración
  del Programa.
• La rendición debe contener los gastos elegibles
  de proyectos aprobados por el CAR, con
  Financiamiento del Programa.
• Será visada por la encargada de Gestión
  Financiera y Control Presupuestario del Programa.
• Se determinará si existe aceptación, observación
  y/o rechazo del gasto.

5
Proceso de Rendiciones

• Se comunicará al GORE una vez visada, en que
  situación se encuentra la rendición.
• Si la rendición se encuentra aceptada, el GORE
  debe enviar el Formulario de Rendición firmado
  por las contrapartes, en formato PDF.
• Si la rendición se encuentra Observada, el GORE
  debe dar respuesta a las observaciones dentro de
  5 días, y si es satisfactoria, procede el envió
  de la planilla firmada y enviada en formato PDF.
• Si la rendición se encuentra rechazada en forma
  parcial o total, y el GORE esta de acuerdo con el
  rechazo, lo informado aparecerá sin
  financiamiento del programa, y procederá de igual
  forma el envío de la planilla firmada y enviada
  en formato PDF.
• Se envía planilla de rendición para el mes
  siguiente, con los proyectos en ejecución y
  nuevos proyectos aprobados por el CAR.

6
Fechas Relevantes

• Entre los días 25 y 30 de cada mes la unidad
  envía la planilla Excel, para la rendición de
  gastos del mes siguiente.
• El GORE cuenta con los primeros 10 días del mes,
  para la confección y envio de la planilla Excel y
  la documentación de respaldo de los gastos
  efectivamente pagados el mes anterior.
• La unidad cuenta con 10 días para la revisión y
  visación del gastos informados por el GORE,
  concluida la revisión se enviará las conclusiones
  de ésta con las siguientes modalidades
  aceptación, observación y/o rechazo del gasto.

7
Calendario de Rendición
Estará aceptada, observada O rechazada ?
30
1
10
20
25
Revisión Y Visación
Período Confección y envío
Envió De planilla Excel próxima Rendición
Envió de Respuesta Por parte De la UAP
GORE
UNIDAD
UNIDAD
1 día del mes
Último día del mes
8
Documentación de Rendición

• La documentación constitutiva de la rendición de
  cuentas deberá comprender
• Los comprobantes de egreso con la documentación
  auténtica , o la relación y ubicación de éste
  cuando acredite todos los pagos realizados y
  asociados a un proyecto.
• Se podrá generar soporte electrónico, en formato
  digital, con el requisito que el archivo
  digitalizado es copia fiel del documento original.

9
Documentación de Rendición

• Documentos que se envían al momento de rendir
• Planilla Excel del período a rendir.
• Egreso Contable escaneado en Formato PDF.
  Escaneada en el siguiente orden.
• Egreso Contable
• Factura, boleta de honorario, Invoice
• Planilla de Viáticos, Cometido funcionario
• Orden de compra, licitación
• Resoluciones
• Contratos, boletas de garantía

10
Documentación de respaldo expediente electrónico

• La documentación de respaldo que acompaña a la
  rendición, debe ser enviada

Enviar correo a UAP y a Encargada revisión
Formato PDF Con archivo Nombre Egreso Nº XXX
Escaneo del comprobante de egreso
uap.ages_at_subdere.gov.cl nubia.bouffanais_at_subdere.g
ov.cl
11
Documentación de respaldo del expediente
electrónico
Egreso Nº 239 Factura Orden De
compra Licitación Chilecompra Boleta
Honorarios Informe Actividad O Informe
técnico Resoluciones Y Contratos
Comprobante de egreso Nº 239
12
Vaciado de Información en planilla Excel

• Indicaciones Generales
• La Planilla es de formato único y estandarizado
  para todos los Gobiernos Regionales.
• No pueden modificarse ni filas ni columnas.
• Contiene las siguientes hojas
• Lista ayuda resultados mes rendido
• Contiene Filas con Validación de listas, en Tipo
  de documento y nombre de proyecto, el código de
  proyecto es automático.

13
Vaciado de Información en planilla Excel

• Qué datos debemos ingresar
• Nº de documento
• Nº de egreso
• Fecha de Egreso
• Monto Total del Documento
• Monto a Financiar por el Programa
• Concepto
• Subtitulo
• Ítem

14
Como llenar la Planilla

• Formulario de Rendición

15
Errores más Frecuentes

• Cambio en el formato de la planilla Excel, que
  induce a error en las fórmulas predefinidas.
• Documentación incompleta
• Error en Ítem presupuestario.
• Cofee break, almuerzo, por capacitaciones,
  imputados a Gastos de Representación.

16
Situación Recursos Decretados y gasto de los
GORES al 31-12-2008
17
Situación Decretación V/S Gastos al 31-12-2008