Cuadro General de Clasificacin Archivstica

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Cuadro General de Clasificación Archivística

• PRESENTACION

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En cumplimiento a la Ley Federal de Transparencia
y Acceso a la Información Pública Gubernamental y
en apego en lo establecido por los Lineamientos
Generales para la Organización y Conservación de
los Archivos de las Dependencias y Entidades de
la Administración Pública Federal, Administración
Portuaria Integral de Coatzacoalcos, S.A. de C.V.
(API) elaboró sus Cuadro General de Clasificación
Archivística.El Cuadro General de Clasificación
Archivística es el instrumento que nos permite
unificar los criterios para la clasificación de
la documentación en toda la Institución.

• P R E S E N T A C I O N

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El Cuadro de Clasificación Archivística, es el
documento de consulta para todas las unidades
administrativas porque les permite tener
conocimiento de la forma como se clasifica su
documentación al momento de ingresar a los
archivos de trámite, de concentración e
histórico. El Cuadro General de Clasificación
Archivística es un documento Institucional con
carácter oficial que cumple con las disposiciones
normativas vigentes en materia además de contar
con el consenso de todas las unidades
administrativas de API quienes participaron en su
formulación y la aprobación del Comité de
Información. Por lo anterior, su observancia y
cumplimiento son responsabilidad de todas las
unidades y servidores públicos que laboramos en
API.

• Cuadro General de Clasificación

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INSTRUCCIONES PARA CONSULTAR EL CUADRO GENERAL DE
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

• Contenido del Cuadro General de Clasificación
  Archivística.
• El Cuadro General de Clasificación Archivística
  está estructurado con los siguientes elementos
  Fondo, Subfondo, Sección y Series documentales a
  los que corresponde una clave o código de
  identificación.
• El Fondo API hace referencia a la totalidad de
  los documentos que por el desarrollo de sus
  funciones tiene API, éste se integra por Fondo,
  subfondos, Secciones y Series en las que es
  posible clasificar cualquier tipo de documento
  que reciba o genere la institución.

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ILUSTRACIÓN
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Cada Sección tiene un Código de Clasificación, de
la primera a la 13 se les identifica con la letra
C por ser Secciones que son comunes a todas
Instituciones Públicas y a las 3 restantes con la
letra S por ser sustantivas o inherentes a API.
La Secciones se integran por Series
Documentales, éstas son divisiones que
corresponden a grupos de documentos producidos
por la unidades de API en el ejercicio de una
atribución y que versan sobre una misma materia o
asunto.
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Utilidad del Cuadro de Clasificación Archivística

• El Cuadro General de Clasificación Archivística
  es el instrumento que sirve para clasificar y
  archivar bajo un solo criterio toda la
  documentación que generen o reciban las áreas de
  API.
• Las áreas lo emplearán como instrumento de
  consulta y los responsables de los archivos de
  trámite lo usaran como referencia obligada, por
  ser los responsables de asignar las claves a cada
  uno de los expedientes que su área les turne para
  archivo.
• Aprobación y Actualización del Cuadro General de
  Clasificación
• El Cuadro General de Clasificación Archivística
  será autorizado por el Comité de Información.
  Este Instrumento será revisado periódicamente por
  parte del Comité de Archivos quién recomendará
  las adecuaciones que requieran las series
  documentales, en función de que API deje de
  realizar alguna actividad o incorpore a sus
  atribuciones alguna nueva.
• Carácter del Cuadro General de Clasificación
  Archivística.
• El cuadro General de Clasificación Archivística
  es un documento de carácter público que estará a
  disposición de todos los servidores públicos de
  API, des resto de las instituciones y servidores
  públicos del Gobierno Federal y por supuesto de
  la ciudadanía. Para este propósito será publicado
  en la página de Internet de API.

Cuadro General de Clasificación Archivística

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