Presentacin de PowerPoint

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VII Encuentro Iberoamericano de Ciudades
Digitales
Oficina de Proyecto y Plataforma Web para el
control y coordinación de las actuaciones de la
iniciativa Ciudad Digital de Leganés
Presentación v 0.1
Segovia, 25 de Octubre 2006
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• Funciones de una Oficina de Gestión
• Qué es Ofipro?
• Para qué sirve ?
• Qué información gestiona?
• A quién va dirigido?
• Tecnología de Soporte
• Funcionalidades
• Seguridad y Control de Acceso
• Sistema de Entorno Cooperativo
• Integración con otras Herramientas
• Ventajas de la Aplicación

3
Capítulo
I
Funciones y Organización de una Oficina de Gestión
4
1. Funciones y Organización de una Oficina de
Gestión
Porqué una oficina de gestión en Leganés?
PROYECTO DE REFERENCIA GRAN ALCANCE Y
COMPLEJIDAD EN SUS ACTUACIONES
RECURSOS LIMITADOS
Necesidad de Constituir una OFICINA DE GESTIÓN DE
PROYECTOS
Seguimiento y coordinación de las iniciativas a
nivel técnico y económico Información del grado
de avance del proyecto, facilitando la toma de
decisiones a la Dirección del Proyecto Alineamient
o de los objetivos de cada iniciativa con los
objetivos del proyecto Leganés Soci_at_l Calidad de
los trabajos realizados Gestión de los
cambios Monitorización Ciudades Digitales
existentes Difusión y promoción de las
actuaciones en marcha
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1. Funciones y Organización de una Oficina de
Gestión
Organización Gestión del Proyecto Leganés Ciudad
Digital
UNIDAD DE SISTEMAS AYUNTAMIENTO DE LEGANÉS
OFICINA DE PROYECTOS
EXPERTOS
Virginia Moreno Bonilla
Jose Alfonso Calderón

GRUPO C.A.U.
BBDD, SSOO, REDES Y COM.
PRODUCTOS
MAQUINAS AUXILIARES
Proyecto A
Proyecto B
Proyecto C
Proyecto D
Miguel Sanchez-paus
Antonio Yagüe
Rosa Callejo
Andres Mohedeano
Pilar Arias
Alfonso Lopez
Andrés Pérez
Equipo de becados
Mª Mar Gónzalez
Hilaria Sánchez
Jesús Rodríguez
Expertos especialistas que transmitan a los
proyectos el conocimiento
necesario para el correcto desarrollo de los
mismos
Unidades usuarias
Responsable área usuaria que supervisan los
productos finales generados
Organización Tipo Proyectos de Sistemas
EJEMPLO
GERENCIA DEL PROYECTO
Proveedor de Servicios
COMITÉ DE DIRECCIÓN DEL SISTEMA
Usuario Final
UNIDAD FINALISTA
DPTO. SISTEMAS DE INFORMACIÓN AYTO LEGANÉS
MANAGEMENT
AREA DE NEGOCIO
PROVEEDOR
OUTSOU RCING
PRÁCTICAS DE DESARROLLO
RESP. PROYECTO
RES. PRODUCTO
RESP. FUNCIONAL
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1. Funciones y Organización de una Oficina de
Gestión
Metodología de Gestión de Proyectos
EVALUACIÓN Y CIERRE DEL PROYECTO
ORGANIZACIÓN Y LANZAMIENTO DEL PROYECTO
SEGUIMIENTO DEL PROYECTO
Gestión de Proyectos

• ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO
• Objetivos del proyecto
• Alcance correctamente definido
• Planificación de las tareas a realizar se ajusta
  a los puntos recogidos en el contrato
• Establecimiento de composición y funciones
  Unidades y Personas que participan en el Proyecto
• Análisis de Riesgos inicial
• Lanzamiento del Proyecto
• Apertura en la herramienta Web

• SEGUIMIENTO DEL PROYECTO
• Cumplimiento de la Metodología de Trabajo
  aplicable
• Disponibilidad de información
• Participación e involucración de expertos
  adecuados
• Seguimiento del Plan de Contingencias en caso de
  ser necesario
• Gestión Documentación del Proyecto
• Control cumplimiento de hitos en plazos previstos
• Control de productos entregables
• Control de los Cambios y reporte al Comité de
  Dirección para la decisión de alternativas

• EVALUACIÓN Y CIERRE DEL PROYECTO
• Comité de Dirección de Cierre de Proyecto.
  Registros de aprobación de producto final
• Informe de Conclusiones puntos fuertes,
  problemas detectados, sugerencias de mejora para
  futuros proyectos

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1. Funciones y Organización de una Oficina de
Gestión
Implicación en el proceso de Desarrollo
/Implantación de sistemas
DISEÑO TÉCNICO
Iterativo
DISEÑO CONCEPTUAL SISTEMA
ANÁLISIS. VIABILIDAD PROYECTO
ANÁLISIS Y DISEÑO FUNCIONAL
PRUEBA SISTEMA Y FAT
MANTENIMIENTO/SOP USUARIOS
CODIFICACIÓN, P. UNITARIAS E INTEGRACIÓN
IMPLANTACIÓN Y PUESTA EN PRODUCCIÓN
DEF DISEÑO ARQ/ENTORNOS E INSTALACIÓN DE ENTORNOS
CONVERSIÓN Y CAMPAÑAS
GESTIÓN DEL CAMBIO
TRADUCCIÓN
Técnico

• ANÁLISIS DE VIABILIDAD
• Impulsar la realización de un Análisis de
  Viabilidad y Gestión de Riesgos Tecnológicos como
  punto de partida antes del
• lanzamiento de cualquier proyecto (impacto
  debido a la integración con otros sistemas,
  gestión de cambios tecnológicos, implicaciones
  de cada una de las alternativas de desarrollo
  posibles, etc.)
• Necesidad de disponer de una Mapa de Sistemas y
  de un Mapa tecnológico de Hw, Sw y Comunicaciones
  
• Exigibilidad de la Arquitectura Técnica
  Estándar del Ayuntamiento

• DISEÑO CONCEPTUAL
• Propiciar la definición, optimización de procesos
  e identificación de métricas de servicio de forma
  previa al Diseño
• Conceptual del Sistema
• Verificar que los requerimientos iniciales de
  usuario son coherentes con la estrategia de la
  Unidad Usuaria, y que están contemplados en el
  Diseño Inicial de la Solución.
• Garantizar contenidos homogénos para los
  distintos Diseños Conceptuales, constituyendo un
  doc. integrado entregable al receptor
• Potenciar la participación del usuario desde las
  fases iniciales del proyecto como futuro motor de
  cambio

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1. Funciones y Organización de una Oficina de
Gestión
Implicación en el proceso de Desarrollo
/Implantación de sistemas
DISEÑO TÉCNICO
Iterativo
DISEÑO CONCEPTUAL SISTEMA
ANÁLISIS. VIABILIDAD PROYECTO
ANÁLISIS Y DISEÑO FUNCIONAL
PRUEBA SISTEMA Y FAT
MANTENIMIENTO/SOP USUARIOS
CODIFICACIÓN, P. UNITARIAS E INTEGRACIÓN
IMPLANTACIÓN Y PUESTA EN PRODUCCIÓN
DEF DISEÑO ARQ/ENTORNOS E INSTALACIÓN DE ENTORNOS
CONVERSIÓN Y CAMPAÑAS
GESTIÓN DEL CAMBIO
TRADUCCIÓN
Técnico

• DISEÑO FUNCIONAL
• Verificar una correcta gestión de requisitos de
  usuario (que éstos se encuentran actualizados,
  mantenidos, y aprobados por el mismo)
• Verificar que el Diseño Funcional ofrece
  cobertura a los requerimientos, requisitos y
  especificaciones del cliente (matriz
  procesos-requisitos) y que se especifican los
  servicios más críticos para el sistema, así como
  las métricas de refernecia
• Validar que se tienen en cuenta las
  especificaciones de la L.O.P.D. (identificación
  de ficheros con datos de carácter personal,
  puntos de riesgo (ediciones de datos, interfaces
  con otros sistemas), funciones de acceso para
  titulares, controles de acceso, etc.)
• Controlar la Gestión de cambios Verificar que se
  dispone de un documento funcional de la solución
  completo y actualizado

• DISEÑO TÉCNICO
• Chequear que el Diseño Técnico de la Solución
  cubre los requerimientos y requisitos técnicos
  propuestos por las áreas técnicas
• Verificar la existencia de mecanismos de
  seguridad según exigencias de la L.O.P.D.
  (encriptación de datos, logs de registros y
  control de accesos, existencia de niveles de
  seguridad, etc.)
• Verificar la correcta coordinación entre los
  agentes implicados (Soporte Técnico al
  Desarrollo, Creación de Entornos, etc.)

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1. Funciones y Organización de una Oficina de
Gestión
Implicación en el proceso de Desarrollo
/Implantación de sistemas
DISEÑO TÉCNICO
Iterativo
DISEÑO CONCEPTUAL SISTEMA
ANÁLISIS. VIABILIDAD PROYECTO
ANÁLISIS Y DISEÑO FUNCIONAL
PRUEBA SISTEMA Y FAT
MANTENIMIENTO/SOP USUARIOS
CODIFICACIÓN, P. UNITARIAS E INTEGRACIÓN
IMPLANTACIÓN Y PUESTA EN PRODUCCIÓN
DEF DISEÑO ARQ/ENTORNOS E INSTALACIÓN DE ENTORNOS
CONVERSIÓN Y CAMPAÑAS
GESTIÓN DEL CAMBIO
TRADUCCIÓN
Técnico

• PRUEBAS
• Verificar la existencia y contenido de la
  estrategia y plan de pruebas del sistema
  (contemplar la realización de procedimientos de
  disociación de datos, pruebas de pre-explotación
  en entorno de pruebas, etc.)
• Definir con el usuario juegos / casos de prueba
  funcionales con el objeto de garantizar la prueba
  de todo el proceso
• Verificar que los requerimientos de usuario
  (funcionales y técnicos) están contemplados en el
  Sistema

• IMPLANTACIÓN
• Verificar la documentación de usuario asociada al
  sistema y su integración con el resto de
  documentación operativa
• Realizar un seguimiento de las actividades de
  verificación pre-implantación (ficheros
  registrados en la Agencia de Protección de Datos,
  disponible el documento de seguridad por fichero,
  etc)
• Asegurar y verificar la realización de
  actividades de certificación del cambio (usuarios
  formados en L.O.P.D. y su responsabilidad ante el
  uso y explotación de datos de carácter personal,
  mapas de sistemas-tecnológicos y PRDs
  actualizados, etc.)

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1. Funciones y Organización de una Oficina de
Gestión
Implicación en el proceso de Desarrollo
/Implantación de sistemas
DISEÑO TÉCNICO
Iterativo
DISEÑO CONCEPTUAL SISTEMA
ANÁLISIS. VIABILIDAD PROYECTO
ANÁLISIS Y DISEÑO FUNCIONAL
PRUEBA SISTEMA Y FAT
MANTENIMIENTO/SOP USUARIOS
CODIFICACIÓN, P. UNITARIAS E INTEGRACIÓN
IMPLANTACIÓN Y PUESTA EN PRODUCCIÓN
DEF DISEÑO ARQ/ENTORNOS E INSTALACIÓN DE ENTORNOS
CONVERSIÓN Y CAMPAÑAS
GESTIÓN DEL CAMBIO
TRADUCCIÓN
Técnico

• MANTENIMIENTO Y SOPORTE A USUARIOS
• Revisar el cumplimiento por parte de los
  proyectos de los procedimientos de gestión de
  incidencias y cambios en producción
• Verificar la validez de los datos en producción y
  la consistencia de los mismos entre diferentes
  sistemas
• Verificar de forma periódica la vigencia y
  actualización de la documentación de seguridad
  exigible por la L.O.P.D.
• Realizar un seguimiento de las métricas de
  mantenimiento así como los reportes de negocio
  identificadas en primera instancia en el Diseño
  Conceptual de la Solución

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Capítulo
II
Qué es ofipro?
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2. Qué es OFIPRO?
Oficina Virtual como punto de encuentro digital
de todos los agentes implicados en un Proyecto,
disponiendo de un único punto de información
orientado a la Gestión del Proyecto Leganés
Ciudad Digital.
Generales
Tele-administración
Colectivos Especiales
Proyecto Educativo
Guía Ciudadana
Intranet
Telecentro
Internet
Gestión Almacén
Teleasistencia
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Capítulo
III
Para qué sirve?
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3. Para qué sirve ?

• Para qué sirve?

• Repositorio único de Información.
• Empleo de una metodología de gestión de proyectos
  única con independencia de los proveedores,
  unidades y/o Socios Tecnológicos.
• Herramienta rápida, ágil y de sencillo uso para
  el seguimiento del grado de avance temporal y
  económica y de la situación de los indicadores de
  gestión desde el punto de vista administrativo y
  técnico.
• Disponibilidad de históricos de actuación para
  la toma de decisiones con que se cuenta para
  ofrecer soluciones basadas en nuestra
  experiencia .
• Herramienta de comunicación entre las partes
  implicadas (mensajes..)
• Directorio de Documentación asociada a los
  proyectos

Herramienta de Entorno Colaborativo
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Capítulo
IV
Qué información gestiona?
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4 . Qué información gestiona?

• Qué información gestiona?

• Información relativa al Proyecto de interés
  público
• Grado de avance del proyecto
• Hitos conseguidos
• Datos generales del proyecto
• Equipo de trabajo
• Repositorio de documentos (formatos tipo de la
  metodología, doc. asociada a cada proyecto)
• Servicio de Mensajería y Citas
• Acceso privado
• Agenda personal y mensajes enviados / recibidos
• Imputación de horas a proyectos
• Acceso a la jefatura
• Visado de imputaciones del equipo de trabajo
• Dirección del Proyecto- Acceso a la información
  económica (informes sgto.,presupuestos, reservas,
  facturación, etc)

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Capítulo
V
A quién va dirigido?
18
5 A quién va dirigido ?

• Dirección del Proyecto
• Oficina de Gestión de Proyectos
• Proveedores y Socios colaboradores
• A toda persona interesada en contribuir con este
  proyecto

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Capítulo
VI
Tecnología de Soporte
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6 Tecnología de Soporte
Plataforma web de soporte a la gestión
La Plataforma Web tiene por objeto facilitar la
coordinación y control de las distintas
actuaciones a partir de la creación de un
repositorio de información único para todo el
Proyecto Leganés Soci_at_l, al que podrán acceder
todos los agentes implicados.
Ayuntamiento de Leganés
Proveedores
Oficina de Proyectos
21
Capítulo
VII
Funcionalidades
22
7. Funcionalidades
Actividades
Gestión de Proyectos
Hitos
Calendario
Agenda
Dedicaciones
Utilidades
Mensajes
Indicadores
Repositorio
Riesgos
Contabilidad
Foros
Informes
Configuración
Proyectos
Seguridad
Noticias
Tablas
Nivel 1
Menús
Nivel 2
Favoritos
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7. Funcionalidades
Funcionalidades por perfil
Dirección
Jefatura
Consultores

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Actividades
Gestión de Proyectos
Hitos
Calendario
Dedicaciones
Indicadores
Riesgos
Contabilidad
Informes
Agenda
Utilidades
Mensajes
Repositorio
Foros
Proyectos
Seguridad
Configuración
Noticias
Tablas
Menús
Favoritos
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Capítulo
VIII
Seguridad y Control de Acceso
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8. Seguridad y Control de Acceso
El Administrador del Sistema definirá los
perfiles que trabajan en cada proyecto. Que un
Jefe de Proyecto o consultor lo sea de más de un
proyecto es algo contemplado por el Sistema.
Un usuario queda vinculado a un proyecto o
proyectos
El funcionamiento de la herramienta se centra en
mostrar solamente la información relativa a esos
proyectos
Agilización del tiempo de respuesta.
Filtrado la información que más interesa
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Capítulo
IX
Sistema de Entorno Cooperativo
27
9. Sistema de Entorno Cooperativo
Consultores
Proveedores
Jefes de Proyecto
Entrada Automática
Entrada Manual
Actividades
Dedicaciones
Indicadores
Noticias
Oficina Gestión del Proyecto
Contabilidad
OFIPRO
Gestión de Calendario
Noticias
Agenda
Dirección
Generación de Informes
Consultas
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Capítulo
X
Integración con otras Herramientas
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10. Integración con otras herramientas

• Integración herramientas corporativas Ayuntamiento

• Integración con MS Office.
• Integración con MS Project

Ofipro facilita el control de los grados de
avance de las actividades haciendo posible este
control sin utilizar MS-Project.
MS-PROJECT
OFIPRO
Para la disponibilidad de datos de grado de
avance, previamente es necesario crear la línea
base
30
Capítulo
XI
Características y Ventajas de la Aplicación
31
11. Principales Características

• Características y ventajas de la Aplicación

• CARACTERÍSTICAS
• Entorno Web
• Accesible
• Acceso concurrente
• Gran rapidez de respuesta
• Interfaz intuitivo y sencillo
• Ofrece cobertura a los procedimientos Admon Local

• VENTAJAS
• Ruptura de barreras entre lo interno y lo
  externo - gt Colaboración
• Permite el aprovechamiento de Sinergias entre
  agentes implicados
• Desarrollo a medida cubre necesidades de un
  Ayuntamiento
• Exportable a todos los proyectos cuya gestión
  sea municipal
• Aumenta la capacidad de gestión, control y
  coordinación de la
• Dirección

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El valor de la anticipación

• Administraciones Públicas y Sanidad