Algunos Ejemplos del Mal Manejo de los Archivos en las Entidades Pblicas y sus Efectos en el Ejercic

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Algunos Ejemplos del Mal Manejo de los Archivos
en las Entidades Públicas y sus Efectos en el
Ejercicio del Derecho de Acceso a la Información

• Ricardo Corcuera Molina
• Coordinador de Proyectos
• Instituto Prensa y Sociedad - IPYS

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En Materia de Valoración de las Labores de
Archivo y de su Personal

• Se desvalora la función de los archivos y de su
  personal
• Se considera que el personal de los archivos son
  los menos valiosos de las entidades (castigados)
• No se destina un presupuesto para la mejora de
  los archivos (falta de equipos y de materiales de
  trabajo).
• No se incluye a las oficinas de archivo dentro de
  los organigramas estructurales de las entidades
• No se permite conocer a qué área pertenece esta
  oficina y relación con otras oficinas o áreas
• No existe claridad en las funciones de esta
  oficina y las obligaciones de su personal.

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En Materia del Espacio Físico, Materiales,
Infraestructura y Ubicación

• Espacios muy reducidos
• No es posible guardar toda la información que
  produce la entidad (se elimina la información más
  antigua o es enviada a depósitos
• Se crean condiciones inseguras para los
  trabajadores por tratar de ganar cada espacio de
  los ambientes (se colocan muebles sobre el
  escritorio de los trabajadores).
• Poca iluminación y ventilación
• Se crean riesgos en la salud de los trabajadores
  (alergias )
• Los documentos se deterioran (hongos y polvo).

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En Materia del Espacio Físico, Materiales,
Infraestructura y Ubicación

• Muebles muy antiguos e insuficientes
• Los documentos son ubicados en lugares no
  apropiados para su conservación (colocados en el
  suelo y en baños)
• Se generan riesgos a la salud e integridad de los
  trabajadores y conservación de los documentos
  (muebles oxidados y a punto de caerse)
• Elección de los ambientes en espacios inseguros
• Los ambientes presentan deficiencias en
  infraestructura que amenazan la conservación de
  los documentos (falta de techos, convivencia con
  tuberias de agua, etc.).

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En Materia de Funcionamiento de los Archivos

• No existen procedimientos internos en las
  entidades públicas que permitan desarrollar
  correctamente las funciones de archivo
• No existe una forma de archivas documentos común
  a todas las oficinas de una entidad (cada
  secretaria archiva según su comodidad)
• No existe un procedimiento común de manejo de la
  documentación en los archivos (riesgo de pérdida
  de documentos).
• No se considera a la información electrónica como
  información que también debe ser archivada
• Pérdida de información de las computadoras (por
  virus o desperfectos de las máquinas o por
  borrado de la información a propósito)
• Se pierde una oportunidad de entregar información
  a través de correo electrónico.