OAS Enterprise System Purchasing

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Secretaría de Administración y FinanzasOficina
de Servicios de Compras
Secretaría GeneralInforme de Viajes2007
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Tabla de Contenido

• Por qué viajamos?
• Nuestro Mandato
• Memorando Administrativo 79 Rev.3
• Transformación de los Servicios de Viajes y
  Logros en 2007
• Estadísticas de Viajes
• Cumplimiento del Mandato de Política de Viajes
• Mirando al Futuro - La Transformación Continúa en
  2008

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Por Qué Viajamos? Una parte integral de nuestro
negocio

• Una inversión para lograr los objetivos de la
  Organización.
• Permite a la OEA ejecutar sus mandatos reuniendo
  a la gente, tanto en la Sede como en el resto de
  la región, para fortalecer la cooperación y
  avanzar en los intereses comunes.
• Como principal foro político de la región y
  elemento clave en el desarrollo de América Latina
  y el Caribe, la OEA utiliza su exclusivo poder de
  convocatoria. Para ello, los viajes facilitan la
  participación en Cumbres, Reuniones Ministeriales
  y de alto nivel, así como en foros de redes
  regionales.

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Por Qué Viajamos? Una parte integral de nuestro
negocio

• La OEA tiene la legitimidad, credibilidad y los
  mandatos para prevenir conflictos, garantizar la
  paz y proteger los valores democráticos los
  viajes son un elemento clave para desarrollar
  estas funciones. Solamente en el 2007 se llevaron
  a cabo 6 observaciones electorales y misiones
  exploratorias, así como varias misiones de paz
  que se llevaron a cabo a los más altos niveles.
• El diseño e implementación de las actividades de
  cooperación para el desarrollo se realizan en
  función de los países donde se ejecutan los
  programas, lo cual requiere viajar extensamente.
  

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Nuestro Mandato
Resolución AG/RES. 2353 (XXXVII-O/07), Sección
III Disposiciones Generales, párrafo A.11, llama
a la Secretaría General a

• Encomendar a la Secretaría General a que presente
  al Consejo Permanente, a más tardar el 29 de
  febrero de 2008, un informe de progreso que
  describa en detalle las mejoras alcanzadas en el
  proceso de compra de pasajes aéreos a raíz de la
  nueva relación contractual entre la Secretaría
  General y el proveedor exclusivo de servicios de
  agencia de viajes, así como los procedimientos
  operativos que ésta entidad sigue para procurar
  dichos servicios de manera satisfactoria,
  eficiente, y en cumplimiento con las
  recomendaciones hechas por la Junta de Auditores
  Externos en su informe al Consejo Permanente
  JAE/doc.37/07 en materia de viajes, y con los
  reglamentos y procedimientos de la Organización.
• Encomendar a la Secretaría General que implemente
  mecanismos más efectivos para asegurar el
  cumplimiento de la regla vigente establecida por
  el Consejo Permanente que requiere que todos los
  pasajes financiados con el Fondo Regular, el
  FEMCIDI, fondos específicos y fondos fiduciarios,
  administrados por la Secretaría General, sean
  comprados en clase económica, salvo los casos del
  Secretario General, el Secretario General Adjunto
  y el Presidente del Consejo Permanente, e
  informar trimestralmente al Consejo Permanente
  sobre los casos en que no se cumpla con esta
  disposición.

Los Auditores Externos recomendaron un mayor
control sobre los adelantos de viaje.
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Memorandum Administrativo No 79 Rev. 3
La Política de Viajes revisada el 03 de Marzo de
2006 provee las reglas e instrucciones para todo
los viajes a nombre de la Secretaría General.
Tanto los auditores externos como internos
monitorean la adherencia y el cumplimiento de
estas reglas.

• Cubre los viajes oficiales, estatutarios, para la
  Asamblea General y otros viajes de grupos.
• Provee los procedimientos administrativos y
  financieros para la de compra de pasajes aéreos y
  las reservas de viaje.
• Determina los procedimientos para adelantos de
  viaje para el pago de per diem y gastos
  terminales, así como el registro de las
  obligaciones correspondientes en el sistema
  financiero.
• Guía a los viajeros que usan el documento oficial
  de la OEA para viajar y determina los
  procedimientos para solicitar y devolver dicho
  documento.
• Provee las instrucciones para reportar a tiempo
  los resultados de viajes y para la presentación
  del Reporte de Gastos de Viaje (TEC).

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Transformación de los Servicios de Viaje y Logros
en el año 2007- Ejecutando el Mandato -
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Transformación de los Servicios de Viaje y Logros
en el año 2007
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Logros Alcanzados en 2007Administración Efectiva
de Costos
Los ahorros representan la diferencia en costo
anual de tener una oficina dentro o fuera de la
Sede.
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Logros Alcanzados en el año 2007Como parte de la
Transformación

• Otras Áreas de Mejoras
• Servicios de viaje centralizados para mejorar la
  responsabilidad, la supervisión y los informes.
• Estadísticas más exactas para identificar y medir
  los costos de viaje, así como para validar el
  cumplimiento con las normas.
• La SG/OEA logró negociar pasajes y tarifas con
  las aerolíneas (por ej. COPA Airlines).
• Se cuenta con servicios de emergencia de viaje
  24/7.
• Servicio especial con líneas dedicadas 24/7 para
  VIPs.

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ESTADÍSTICAS DE VIAJESEnero - Diciembre2007
Cifras No-Auditadas
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ESTADÍSTICAS DE VIAJE Por Año
1 La eliminación de proveedores genéricos en 2007
resultaron en una mejora en el reporte de Otros
Gastos de Viaje que se registraban bajo la cuenta
de misceláneos. Hoy en día estas transacciones se
registran correctamente usando las cuentas
correspondientes como pasajes, per diem y gastos
terminales.
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ESTADÍSTICAS DE VIAJESPasajes por Capítulos
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ESTADÍSTICAS DE VIAJESDivisión de Pasajes por
Proveedor
Pasajes fuera de la sede incluye todos aquellos
comprados fuera de los EEUU o cualquier agencia
en los Estados Miembros. En el 2008 la gran
mayoría de estos pasajes se comprarán a través de
las oficinas remotas afiliadas a Omega.
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ESTADÍSTICAS DE VIAJESde OMEGA
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OMEGA Resumen de Viajes en 2007
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Excepciones a la Tarifa Más BajaBasado en
Pasajes Emitidos
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Días por Adelantado para Comprar

• El número total de boletos es 3,525. Sin embargo,
  éste no incluye los cambios o reembolsos.

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Mandato de Política de Viajes

• El Reglamento de Personal 108.9(a), AG/RES. 2257
  (XXXVI-O/06), Párrafo III.A.12.b y AG/RES. 2353
  (XXXVII-O/07), Sección III Disposiciones
  Generales, párrafo A.11 requiere que todos los
  pasajes pagados de todos los fondos sean
  comprados en clase económica, excepto para los
  viajes del Secretario General, Secretario General
  Adjuntos, y el Presidente del Consejo
  Permanente salvo que una excepción específica
  se haga por instrucción del Secretario General.
• En algunas oportunidades, el Secretario General
  concede excepciones a VIPs, incluyendo a
  oficiales de alto nivel y ex-ministros que sirven
  como jefes de misiones especiales y de
  observación. En ocasiones incluso sirven sin
  cobrar un sueldo, lo que se convierte en un
  ahorro considerable para la Organización. En
  muchos casos, el costo de un pasaje de tarifa
  económica completa no fue muy distinta a la
  tarifa en clase de negocios.

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Cumplimiento del Mandato de Política de Viajes
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Mirando al FuturoLa Transformación Continúa en
2008

• Uso de reservas en línea y herramientas de
  reporte de gastos.
• Más estricto control en el cumplimiento de viajes
  en clase económica.
• Incluir las oficinas remotas asociadas a Omega en
  los Estados Miembros.
• Mayores estadísticas de las oficinas de la OEA en
  los Estados Miembros para monitorear y optimizar
  los gastos de viaje fuera de la sede.   
• Mejorar las capacidades de presentación de
  informes para analizar cada vez mejor los gastos
  de viajes de la OEA.
• Incrementar la conciencia de nuestro personal
  sobre la importancia y el impacto de los ahorros
  derivados de una adecuada planificación de
  viajes.

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Millas y Puntos

• Millas Por política de las aerolíneas, todas
  las millas se adjudican al viajero.
• Puntos La SG/OEA ha negociado con American
  Airlines un programa especial de puntos llamado
  Business ExtrAA Account que otorga a la OEA un
  punto por cada 10 gastados en pasajes elegibles.
  Estos puntos se están acumulando y son
  administrados por la oficina de viajes de la OEA
  para el uso exclusivo de viajes oficiales.
• La OEA está en proceso de negociar este tipo de
  programas con otras aerolíneas durante el 2008.

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Respuesta a la Recomendación hecha por la Junta
de Auditores Externos (JAE/doc.37/07)

• Como parte del proyecto de Transformación y
  Modernización de la SAF, el proceso completo de
  registro de gastos de viaje está en revisión.
• SAF se encuentra evaluando la posibilidad de
  utilizar herramientas de un proveedor externo
  para el registro y reporte en línea de los
  adelantos de viaje.
• La versión actualizada de Oracle en el módulo de
  cuentas por pagar (actualmente en periodo de
  prueba) permitirá registrar y dar seguimiento a
  los adelantos de viajes y otros anticipos
  (llamados pre-pagos) por proveedor y por
  proyecto.

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En Conclusión

• Los viajes continúan siendo una actividad central
  de la SG/OEA para implementar los mandatos de los
  Estados Miembros. Si bien los costos van a
  continuar teniendo un impacto debido a las
  presiones inflacionarias, anticipamos que las
  mejoras implementadas o previstas permitirán
  mantener los costos por viajes bajo control.