Borrador de Manual para Implementacin de Programas Conjuntos FODM

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Borrador de Manual para Implementación de
Programas ConjuntosF-ODM

• SNU-Honduras
• Junio 2009

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Contenido

• Antecedentes
• Propósito
• Estructura del PC
• Modelo de Gestión
• Comités del PC
• Monitoreo y Evaluación
• Seguimiento y Auditoria
• Plan de Trabajo y Anexos
• Plan de Comunicaciones, Viáticos y Salarios
• Matriz RACI
• Anexos Guías Rápidas de Operaciones y Documentos
  de Referencia

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1.Antecedentes

• NU Honduras asumió el liderazgo para la
  elaboración del Manual en base a un acuerdo de la
  Reunión de CR-NU (Septiembre de 2008 en
  Tegucigalpa) y con asistencia financiera del
  F-ODM.
• Trabajo en proceso, en base a experiencia de
  Honduras y de los siguientes países Guatemala,
  El Salvador, Nicaragua, Costa Rica, Panamá,
  México y República Dominicana, recopilada por la
  consulta Katty Gagliuffi, contratada al efecto.
• Presentación de Borrador actual (elaborada por
  consultora) para revisión por participantes en el
  taller y posterior incorporación de comentarios y
  ajustes, hasta llegar a un solo documento final
  del F-ODM.

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2. Propósito

• Elaborar un Manual para la Implementación de los
  Programas Conjuntos (P C) del F-ODM, que describa
  lo siguiente
• Estructura Organizativa Comités
• Roles y Funciones de los participantes
• Guías rápidas de procesos operativos
• El alcance del Manual es a partir de la etapa de
  Implementación.

Documentos de Referencia
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2. Estructura del PC
Nota El Comité Programático no está en
implementación en Honduras pero si en otros
países.
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3. Modelo de Gestión Agencia Líder
En este modelo de gestión se tiene una Agencia
Líder la cual realiza la coordinación técnica
del Programa Conjunto.
En este modelo de gestión se tiene Agencias
Líderes por Efecto (o componente) las cuales
realizan la coordinación técnica por Efectos del
Programa Conjunto.
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4. Reuniones por Comité
Nota Se puede implementar la figura de un Comité
Programático donde se reúnan semestralmente los
Representantes del SNU para analizar la ejecución
de los Programas Conjuntos a nivel Político y
Técnico.
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5. Monitoreo y Evaluación
Descripción
Responsable /Entregables

• El Coordinador (a) del PC es el responsable del
  seguimiento del plan de monitoreo y evaluación
  del PC.
• El Coordinador (a) del PC junto con los Puntos
  Focales de Agencias y Asociados Nacionales
  definirán el medio y plazos para elaborar la
  línea de base del PC.
• El Coordinador se encargará de consolidar la
  información provista por todos los puntos focales
  y de presentarlo al CDG y al CDP previo VB de la
  Agencia Líder.
• VNUs participan en las funciones de monitoreo en
  campo.
• El Coordinador (a) asegurará que se realicen las
  visitas de monitoreo y elaborará los informes
  junto con los puntos focales de cada Agencia.
• El Coordinador (a) facilitará la información
  para las evaluaciones del F-OM .

• Responsables
• Unidad de Coordinación (Coordinador(a) del PC)
  -gt Responsable del Monitoreo y Evaluación del PC
• Puntos Focales de Agencias y Asociados de
  Implementación-gt Responsables del Monitoreo y
  Evaluación de sus respectivos componentes
  (resultados, productos y actividades)
• Entregables
• Plan de Monitoreo y Evaluación
• Línea de Base
• Informe de Monitoreo y Evaluación
• Informes de visitas
• Informes de Evaluaciones
• Mandatorias de Agencia
• Del F-ODM
• Comité de Gestión aprobará los informes antes de
  su envío al CDP. Y al F-ODM

Monitoreo Y Evaluación
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6. Seguimiento y Auditorias
AS IS
TO BE
Descripción
Entregables

• El Coordinador (a) del PC realizará el
  seguimiento global del Plan de Trabajo.
• Cada punto focal de Agencia es responsable de la
  elaboración del informe narrativo (avance), y
  financiero.
• Cada punto focal de Agencia enviará los Informes
  Narrativos y Financieros al Coordinador(a) del
  Programa Conjunto en los plazos establecidos,
  para su revisión consolidación y presentación al
  CDG (trimestral) y al CDP (Semestral).

• Punto Focales de Agencia -gt Informes Narrativos
  (de Avance) y Financieros Trimestrales
• Coordinador del PC -gt Revisión y Consolidación de
  los Informes Narrativos y Financieros para la
  revisión del CDG y CDP

Informes Narrativos y Financieros

• Las Agencias de NU llevarán a cabo las
  auditorias de sus componentes según sus propias
  normativas.
• Cada agencia elaborará un plan de auditorias
  indicando fechas aproximadas, y lo entregará al
  Coordinador (a) del PC para su consolidación y
  seguimiento.

• Puntos Focales de Agencia -gt Plan de Auditoria
  de c/Agencia
• Puntos Focales -gt Informe de Auditoria de cada
  Agencia
• Sugerido (Realizar auditorias conjuntas y con los
  Asociados, implementar HACT,)

Auditorias
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7. Plan de Trabajo y Anexos
AS IS
TO BE
Descripción
Entregables

• Se podrán actualizar las actividades pero no los
  Productos.
• Si las actividades se actualizan y exceden el 10
  del monto total presupuestado para la Agencia, el
  Coordinador(a) del PC lo presentará a la
  aprobación del CDG.
• Actualización presupuestaria y del Plan del PC
  por el Coordinador (a) en base a los insumos de
  los puntos focales de Agencia.

• Puntos Focales de Agencia -gt Revisiones
  Presupuestarias
• CDG -gt Aprueba, cuando aplique.
• Coordinador (a) del PC -gt Actualiza el
  presupuesto total del PC

Plan de Trabajo

• Se elaborará un Plan de Compras y Contrataciones,
  basado en el Plan de Trabajo, por cada punto
  focal de Agencia con el objetivo de medir el
  costo-eficiencia.
• El Plan de Compras y Contratos se hará bajo la
  responsabilidad del Punto Focal en conjunto con
  el área operativa que corresponda a su Agencia u
  Organismo.
• Los inventarios y traspasos de activos se
  realizarán de acuerdo a la normativa de cada
  agencia.

• Puntos Focales -gt Plan de Compras y
  Contrataciones por cada Agencia y Asociado de
  Implementación
• Sugerido evaluar modalidad de ejecución para
  compra y evitar traspasos sin seguir la
  normativa.

Plan De Adquisiciones
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8. Comunicaciones y Viáticos/Salarios
AS IS
TO BE
Descripción
Entregables

• El Coordinador(a) del Programa Conjunto deberá
  elaborar en coordinación con los puntos focales
  del SNU y Asociados Nacionales en la
  Implementación, el Plan de Comunicación ,el cual
  deberá estar basado en la Estrategia de
  Comunicación e Incidencia, aprobada en última
  instancia por el CDP.
• El mismo debe considerar Imagen, Medios de
  Comunicación (correo, Sitio Web) y formatos.

• Coordinador (a) del PC -gt Plan de Comunicación
• Oficina del Coordinador/a Residente -gt Revisa
• CDP -gt Aprueba
• Nota Se debe considerar los principios de
  confidencialidad, exactitud en los informes y
  publicaciones emitidos por el PC

Comunica- ciones

• Se utilizará la escala de Naciones Unidas o la
  que aplique según la normativa de cada Agencia o
  Asociado Nacional.

• Coordinador (a) del PC -gt oficializar escala de
  viáticos que aplique

Viaticos

• Se define un rango mínimo y máximo de salarios
  por cada PC, en base a categorías de puestos
  (profesionales, administrativos, VNUs, etc.).

• Coordinador (a) del PC -gt Rango mínimo y máximo
  de salarios por PC

Salarios
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9. Matriz RACI
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9. Matriz RACI
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Anexos
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1. Guía Instructiva de Procesos Administrativos -
Consultorías
AS IS
TO BE
Criterios
Checklist

• Convocatoria Abierta y difusión por dos semanas
• Conformar Comité de Evaluación
• Definir Lista Corta
• Preparar Entrevista
• Elaborar Acta de Selección
• Presentarlo a Comité (si aplica)
• Definir propuesta contractual
• Elaborar Contratos y Firmas

• Formulario de Solicitud
• La documentación de soporte 1 a 8.
• Además incluir el CV, Documento de Identidad y
  copia de credenciales académicas.
• Responsable Oficial designado (a) SNU

Pagos Recu- rrentes

• Convocatoria Cerrada, Lista Corta
• Conformar Comité de Evaluación
• Solicitar Propuestas Tec. y Fin.
• Preparar Entrevista (si aplica)
• Elaborar Acta de Selección
• Presentarlo a Comité (si aplica)
• Elaborar Contratos y Firmas

• Formulario de Solicitud
• La documentación de soporte 1 a 7.
• Además incluir el CV, Documento de Identidad.
• Pago contra Certificación de Pago del Oficial de
  Proyecto/Programa
• Responsable Oficial designado (a) SNU

Pagos Por Producto
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2. Guía Instructiva- Talleres, Seminarios, Cursos
AS IS
TO BE
Criterios
Checklist

• Mínimo con 8 días de anticipación
• Reunir Documentación de soporte
• Responsable Oficial Proyecto/Programa SNU

• FACE firmado por Oficial
• Agenda o Programa, presupuesto, transporte, etc
  y número Participantes

Adelan- tos

• Se liquida 15 días después del evento.
• No se puede emitir un adelanto si esta pendiente
  una liquidación
• Responsable Oficial designado (a) SNU

• Formulario de Liquidación
• Listado de Gastos y Facturas
• Programa del Evento y listado de participantes

Liqui- dación

• Adelanto Solicitar si es nacional con 8 días.
• Liquidación Se debe liquidar el viaje para que
  se pueda emitir otro adelanto
• Responsable Oficial designado (a) SNU

• Formulario de Viaje/Liq.
• Security clearance, si aplica (adelanto)
• Originales de Boarding Pass y Comprobantes
  (liquidación)
• Copia Pasaporte

Viajes
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3. Guía Instructiva- Compras
AS IS
TO BE
Criterios
Checklist

• Solicitar Cotizaciones (sugerido 3)
• Elaborar Acta de Adjudicación
• Elaborar Orden de Compra

• Cotizaciones
• Acta
• Responsable Oficial designado (a) SNU

Compras Directas

• TdR/ET
• Lista Corta
• Conformar Comité de Evaluación
• Elaborar Acta de Adjudicación
• Presentarlo a Comité si aplica
• Elaborar Orden de Compra

• Lista Corta
• Acta de Evaluación y documentación de Soporte
• Responsable Oficial designado (a) SNU

Cotiza- ciones
Concursos Abiertos

• TdR / ET
• Anuncio (1 mes)
• Conformar Comité de Evaluación
• Elaborar Acta de Adjudicación
• Presentarlo a Comité(s) si aplica
• Elaborar Orden de Compra

• TdR/ET
• Ofertas
• Acta de Evaluación y documentación de Soporte
• Responsable Oficial designado (a) SNU

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3.1 VNUs
Descripción

• Los VNUs podrán Apoyar a implementación en el
  campo (nivel local) Apoyar en la recopilación de
  la información para el monitoreo Difundir los
  ODMs.
• Los VNUs estarán bajo la supervisión del
  Coordinador (a) del Programa Conjunto. Si aplica,
  estarán bajo la supervisión de Coordinadores
  Intermedios o de Efecto, previo acuerdo con el
  Coordinador (a) del PC o en base a un MOU.
• El Programa VNU es administrado y representado
  por PNUD a nivel país PNUD administrará los
  fondos de UNV para los Programas Conjuntos.
• A nivel de PC se elaborará un solo Informe
  Narrativo y Financiero Anual para la sede,
  incluyendo ambos componentes, bajo
  responsabilidad del PNUD, con el apoyo de VNU,

VNUs
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Documentos de Referencia

• Manual de Joint Programme ( Guía de Orientación
  UNDG)
• Guías del F-ODM
• Guía de Ventana Temática de Género - Guatemala
• Manual de Implementación de PCs Nicaragua
• Manuales y Formatos de PCs - Panamá
• Manual del PC Seguridad Humana Honduras
• Manual del PC Cultura y Desarrollo Costa Rica
• Manual F-ODM Ecuador
• Informe de Lecciones Aprendidas Honduras
• Informes y Notas a los Coordinadores Residentes
• Guías Operativas de PNUD, UNICEF, FAO, OPS/OMS